信息時代檔案文化建設現(xiàn)狀及其發(fā)展探析

麥郁珊

摘 要：我國文化底蘊淵博精深，檔案文化在人類歷史的長河中蓬勃發(fā)展為保存、汲取、消化、再創(chuàng)造于一身的嶄新文化。信息技術的應用，對行業(yè)發(fā)展造成了重大影響。在信息時代，檔案機關在開展檔案文化建設工作同時要順應時代的發(fā)展趨勢，深刻認識檔案文化建設的重要性，并利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術手段，促進檔案文化建設工作向新的高度發(fā)展。本文對信息時代檔案文化建設現(xiàn)象開展了研究。

關鍵詞：信息時代；檔案；文化建設；現(xiàn)狀

引言

隨著現(xiàn)代化進程的日益增強，中國的信息化還將進一步升級。檔案文化也帶有社會教育、傳播的性質(zhì)，在建設檔案文明的進程中，檔案機關應進一步研究當前檔案文化發(fā)展中存在的新問題，緊隨時代潮流，了解信息時代的新特點，迎接挑戰(zhàn)，抓住新機遇，積極提高信息時代檔案文化建設的水平高度。

1 信息時代的到來對檔案文化建設的影響

信息時代的來臨，為檔案文化建設提出了新的機會與挑戰(zhàn)。而檔案文化建設若想在信息時代進行進一步蓬勃發(fā)展，就必須對信息時代對其有怎樣的影響加以分析，從而使之能更快發(fā)展。

1.1 對檔案原始文件保存的影響

由于歷史原因，一直以來檔案資料主要都是采用紙質(zhì)材料為載體進行保存，特別是一些機密性較高的機關文件，大多采用紙質(zhì)文件存檔。隨著檔案數(shù)量逐年遞增，各企事業(yè)單位檔案存儲空間告急。由于儲存環(huán)境不達標，年久的檔案發(fā)霉字跡不清，受到破損，存在引起糾紛的風險，而且在數(shù)以萬計的傳統(tǒng)檔案室中，想要準確而迅速地找出所需要的檔案好比大海撈針。隨著日新月異的信息技術時代到來，計算機技術運用更加廣泛，能夠?qū)⒋罅繖n案數(shù)字化。在檔案文化建設中，可將原始文檔通過電子掃描，在電腦數(shù)據(jù)庫進行存儲，以后發(fā)生查閱或更改的情形，人員即可直接使用電腦進行查閱或更改，不必再查找原件，使其更為方便。此外，利用電腦進行存儲，能夠做到檔案工作者與人員之間的信息資源共享，便于彼此間的交流溝通。

1.2 對檔案收集的影響

在信息時代以前，資料采集大多是采用人工方式，采集與處理既復雜又易錯誤，花費巨大的人力物力資金，降低了效率。在信息化社會，檔案數(shù)據(jù)和信息呈現(xiàn)出“井噴式”增長的態(tài)勢，檔案信息形成的數(shù)據(jù)往往是海量且冗長的，在對檔案進行信息化采集時，如何從海量的數(shù)據(jù)中快速提取到有保存價值的信息數(shù)據(jù)是檔案收集過程中首先需要解決的問題。通過計算機技術，能夠?qū)κ占馁Y料進行加工、分類、細化、清理等，既降低紙質(zhì)資料的成本，也減少了發(fā)生差錯的可能性，從而提高了檔案收集的質(zhì)量和效率。

1.3 對檔案保管的影響

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案置于檔案室中加以保管。在這種保管模式下，一方面紙質(zhì)檔案易于損毀，又極易出現(xiàn)重要文檔模糊或遺漏的現(xiàn)象；另一方面在進行檢索時，范圍很大，無法檢索。信息化背景下檔案保管不僅節(jié)約了人力成本，也節(jié)省很多紙質(zhì)材料，檔案錄入工作也更加便利，只需錄入一次就可以通過網(wǎng)絡在不同的部門之間進行共享。使用U盤、移動硬盤或者是網(wǎng)盤等電子技術存儲文檔，能夠很大程度避免文檔的缺失和遺漏，便于工作人員檢索。不過，在使用計算機存儲文檔時，要注意進行備份操作，謹防電子數(shù)據(jù)的流失。

1.4 對社會大眾的影響

信息時代對于電子檔案的管理工作，更應該重視社會大眾的實際需要，切實實現(xiàn)電子檔案文化信息服務全民共享。新媒體增強了人們對檔案信息利用和傳播的迫切性，檔案信息由潛在記憶模式轉(zhuǎn)變?yōu)檎鎸嵱洃浤Ｊ降倪^程處于加速狀態(tài)。記憶的不斷再現(xiàn)，為人們系統(tǒng)化和整體化存儲過去的記憶提供了可能性。與紙質(zhì)檔案的分散與低使用度相比，檔案數(shù)字化為檔案資源的整合與共享提供了可能性，有助于檔案資源的集中及重組。隨著檔案數(shù)字化、建立檔案網(wǎng)站等基礎性、技術性工作的推進，越來越多的檔案資源被推送到互聯(lián)網(wǎng)，可供用戶直接查詢，為大眾更正已有記憶的錯誤、形成新的記憶開辟了廣闊道路。

2 信息時代檔案文化建設的現(xiàn)狀

信息數(shù)字化是信息時代檔案文化建設的主要途徑，通過對檔案文化建設過程中信息資料的利用，可以使檔案文化建設和其他各方面相結合，大大提高信息時代下檔案文化建設的整體效果。現(xiàn)階段，雖然檔案文化建設工作已經(jīng)取得一定成績，但是檔案文化建設工作與信息化還在磨合之中，對檔案文化建設工作的發(fā)展也形成了一些影響。

2.1 對檔案信息資源的利用度不深

現(xiàn)階段，檔案管理工作單位對檔案工作及史料文化發(fā)展的了解還僅僅停滯在史料使用價值上，亟待有需求的個人或其他單位來提供檢索。這些檔案的文化建設模式往往反映不出檔案歷史文化建設的功效與社會價值，也限制了檔案歷史文化建設的深入發(fā)展。尤其是隨著社會信息化程度的普遍增強，公眾對檔案信息的需求發(fā)生了一定程度的變化，不僅要求提供原始信息，而且要求提供經(jīng)過分析、預測和匯總的綜合信息。而目前部分檔案工作者服務方式仍未完全擺脫看攤守業(yè)的單一模式，不能滿足信息時代多樣化的需要。

2.2 檔案文化建設信息化緩慢

在信息時代，除涉密內(nèi)容外，檔案信息資源共享應該是一種全民、全面的共享。但現(xiàn)階段，檔案文化建設與信息化融合的步伐還較慢，檔案的文化共享性并不高。究其原因是目前檔案管理信息化建設較為分散，缺乏統(tǒng)籌安排，再加上很多檔案管理信息化建設的目標不夠明確，而且在檔案信息化建設的過程中缺乏統(tǒng)一的標準，處理信息化建設中的問題方式也比較單一，這阻礙了檔案信息化建設的整體發(fā)展。此外，由于缺少統(tǒng)一的信息規(guī)則，使得檔案庫的檢索功能沒有辦法順利開展，從而最終影響到檔案信息化建設水平的提高。

2.3 針對檔案文化建設的法律規(guī)范較少

盡管人們已經(jīng)逐步意識到了檔案文化教育的必要性，但在現(xiàn)階段有關檔案文化建設的法律規(guī)定仍然較少，目前主要有《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》。《中華人民共和國檔案法》是從法律的角度對國家的檔案作出相應的規(guī)定，國家的檔案必須根據(jù)這一部法律進行保存和開放。而《中華人民共和國檔案法實施辦法》是從行政法規(guī)的角度，對《中華人民共和國檔案法》的內(nèi)容進行細致的劃分，但其中涉及檔案文化建設的內(nèi)容有限，使得檔案文化建設工作若在實施中無法正確地依據(jù)法律規(guī)定實施，很容易對檔案文化教育成果產(chǎn)生消極影響。

2.4 檔案文化工作者積極性不高

步入信息時代發(fā)展以后，傳統(tǒng)的紙張文檔逐步被電子文檔所代替，這些變化也給管理檔案工作人員增加了一定的困難。檔案工作人員中一些由于對信息技術的不熟悉而形成了抵抗性心理狀態(tài)，另一些由于對變化的無所適從而造成消極態(tài)度，嚴重影響了工作積極性，也抑制了檔案文化建設的發(fā)展進程。尤其是基層檔案人員專業(yè)型人才較少，仍然處于供不應求的狀況，多數(shù)人員雖也受過計算機和專業(yè)知識培訓，但掌握的信息技術和專業(yè)技能十分有限，既懂計算機技術又懂檔案專業(yè)的復合型人才嚴重短缺。此外，機關檔案人員更迭頻繁，兼職過多，難以全身心投入工作，無力承擔檔案信息化建設的任務。同時，基層檔案部門對信息技術人員的教育培訓工作相對薄弱，相關制度、規(guī)范還未建立或剛起步，培訓教育工作開展不力，人員接受信息化知識機會少、層次低，制約了人員素質(zhì)的提高。

3 信息時代檔案文化建設發(fā)展

現(xiàn)階段，由于中國檔案文化建設在信息時代中的發(fā)展速度緩慢，對檔案文化資源開發(fā)利用程度較低，所以，必須做好對檔案文化建設的宣傳，并確定長期發(fā)展任務，以確保中國檔案文化建設的健康發(fā)展方向

3.1 加強檔案文化資源的利用度

檔案文明建設成為文明發(fā)展與傳播的主要途徑，為民眾的日常生活提供了很大的方便。檔案文化工作單位應以人民群眾日益增長的精神需要為引導，進一步提高檔案單位的精神地位，積極做好對檔案信息資源的利用，比如通過運用方言建檔、家庭建檔等手段提高群眾對檔案信息資源的利用程度；同時，通過網(wǎng)站或者其他方式定期公布開放檔案的目錄，不斷完善利用規(guī)則，創(chuàng)新服務形式，強化服務功能，提高服務水平，積極為檔案的利用創(chuàng)造條件，簡化手續(xù)，提供便利。

3.2 通過各種方式實現(xiàn)檔案資源共享

現(xiàn)階段，我國檔案歷史科學知識的使用水平低下主要在于我們對檔案歷史了解不足。所以，一方面可以進行檔案室的建設，將其建設成為融歷史文化、教學、科學研究等職能于一身的新型檔案室；一方面通過舉辦檔案歷史文化公益性咨詢服務，提高檔案歷史文化的認知性、娛樂性和趣味性，并運用國家重點節(jié)慶或紀念活動日，開發(fā)利用館藏檔案，通過開展專題展覽、公益講座、媒體宣傳等活動，進行愛國主義、集體主義、中國特色社會主義教育，傳承發(fā)展中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化，繼承革命文化，發(fā)展社會主義先進文化，增強文化自信，弘揚社會主義核心價值觀，進一步增強全國人民群眾對檔案歷史文化的了解；另一方面，通過運用各類新聞等媒體傳播檔案歷史文化的重要性意義，并借助大數(shù)據(jù)、網(wǎng)絡等現(xiàn)代信息技術，建立全國檔案歷史文化交流平臺，共同進行檔案歷史文化資源共享。

3.3 以法律規(guī)范作引導開展檔案文化建設

實現(xiàn)中國式現(xiàn)代化，檔案工作作為一項基礎性、支撐性工作，與其他領域發(fā)生密切聯(lián)系。在推進國家整體發(fā)展“四個現(xiàn)代化”進程中，檔案法規(guī)體系建設應注意檔案領域與其他領域的制度銜接與規(guī)則相吻合，保證在其他事業(yè)領域依然能夠?qū)崿F(xiàn)檔案治理的制度化、規(guī)范化、程序化。同時，檔案事業(yè)的自我現(xiàn)代化也是我國檔案法規(guī)體系建設需要著重考慮的問題。因此信息時代，在檔案文化建設過程中，要對目前僅存的檔案文化法律制度加以深入研究，掌握法律規(guī)定內(nèi)涵，并根據(jù)檔案文化建設的實際狀況，認真學習并嚴格執(zhí)行法律法規(guī)政策，在立法條例的指導下，合理進行檔案文化建設工作。

3.4 加強檔案文化建設工作人員的培訓

在檔案文化工程建設中，要對檔案歷史文化工程建設情況做好多角度分析研究，對硬件和軟件設備方面加大投入，同時，在人員做好技術培訓工作，除培訓計算機技術等知識之外，要增加人員對法律法規(guī)等的了解，以確保檔案歷史文化工程建設向信息化時代的發(fā)展。一是從檔案保管期限、歸檔范圍、檔案的作用、歸檔流程等方面，對檔案的收集、整理和利用等進行學習，提高檔案管理人員業(yè)務水平和工作能力。二是學習檔案管理系統(tǒng)使用方法。將檔案管理系統(tǒng)運用于檔案管理工作中，針對檔案管理系統(tǒng)實際運用中出現(xiàn)的 （下接26頁）

（上接23頁）問題，從系統(tǒng)的設置、導入、掛接、查詢等方面進行詳細講解，使檔案管理人員利用好檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案保持一致。三是通過培訓，進一步提高參訓人員的思想認識，增強其責任感和使命感，樹立推進檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的思想，全面提升檔案管理工作能力。同時，優(yōu)化檔案工作人才隊伍結構，建設一支具有較高專業(yè)素質(zhì)和綜合實力，管理型、技術型、服務型、研究型相結合的創(chuàng)新團隊。

3.5 共同推動信息化電子檔案的轉(zhuǎn)化建設

我國的一些企業(yè)如果想要提升檔案管理的水平，就應與其他各地區(qū)以及各部門共同進行電子檔案的信息平臺建設，搭建具有共享功能的電子檔案數(shù)據(jù)庫，按照國家有關規(guī)定配置適宜檔案保存的電子設備，從而為檔案的信息化管理奠定基礎。檔案的信息化建設必須保證檔案內(nèi)容的真實、完整、有效，并且檔案管理必須配備專門的錄入掃描儀、控制系統(tǒng)、監(jiān)督應用以及安全防護系統(tǒng)等，實現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)的掃描錄入，嚴格監(jiān)督應用系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全，避免出現(xiàn)檔案丟失與被盜的情況。檔案的管理部門應將檔案信息化管理作為重點工作內(nèi)容，建立科學的信息化管理制度，提高檔案信息化管理的規(guī)范性，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

結語

綜上所述，中國檔案文化工作在現(xiàn)階段面對著全新的問題，中國檔案文化工作必須迎接新挑戰(zhàn)，抓住機遇，在利用信息化的條件下，增強工作人員的專業(yè)技能和法律意識，并利用信息化所提供的服務方式，促進中國檔案文化工作穩(wěn)步前進。

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（作者單位：吉林省高等學校畢業(yè)生就業(yè)指導中心）