“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理新思路

摘 要：綜合檔案管理作為醫院整體服務體系中的重要環節，在“互聯網+”背景的驅動下，逐漸走向多元化、規范化發展。本文圍繞“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理新思路進行深入分析，根據必要性及意義、面臨的問題與挑戰、未來優化路徑入手，從制度體系建設、團隊建設、信息化建設、開發利用等方面提出相應的對策及建議，以期為醫院綜合檔案管理工作提供參考。

關鍵詞：“互聯網+”；綜合檔案；新思路

醫院綜合檔案包括在醫院的各項工作活動中產生的文字、聲像、圖片等資料，記錄著醫院的發展歷程，為未來各項事務提供重要憑證與決策參考。受各類信息化技術廣泛應用的影響，在線管理系統平臺得到普及，對于業務規模大、數據基數多、隱含價值豐富的信息管理帶來極大便利，醫院綜合檔案管理也逐漸走向數字化、信息化、智慧化發展態勢。在此背景下，需要各類醫院緊跟發展潮流，明確前沿趨勢，制定完善依托“互聯網+”相關技術的信息化管理方案，減少人力物力財力等管理成本，有效提升醫院綜合檔案收集整理、開發利用效率及服務質量，促進醫院可持續發展。

1 “互聯網+”時代醫院綜合檔案管理必要性及優勢

1.1 順應檔案管理時代發展趨勢

在新醫療改革背景下，進一步加強醫院管理與現代化服務成為行業發展的重要目標。目前，醫療系統每天都在產生海量結構化與非結構化數據，需要充分利用大數據、操作系統、云計算等新技術新手段，全面更新換代管理模式，推動信息化建設，進而達到快速處理數據信息、及時反饋關鍵要素的目的。與此同時，在檔案行業內，2021年中辦國辦印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》重點指出，要進一步加快檔案資源數字轉型，主動融入數字政府建設，大力推進“增量電子化”，推進檔案信息資源共享平臺建設。醫院醫療系統可通過推進新一代信息技術在檔案管理中的應用，進行檔案的全面收集整理與深度挖掘，進而實現醫院綜合檔案精細化管理，由此可見，檔案行業的發展規劃也為醫院綜合檔案事業的發展指明了方向。

1.2 提升醫院綜合檔案管理水平

醫院的綜合檔案多種多樣，包含文書檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案等，都在醫院的管理過程中起到重要決定性作用，僅僅依托人工收集、手動查詢的傳統模式，無法對形式各異的數據進行統一分類、集中存放、精細化應用，更無法達到新時代檔案管理效率性、可利用性的要求。“互聯網+”背景下的新興技術為檔案管理帶來了極大便利，通過基于計算機網絡的數據傳輸技術，結合科學健全的管理制度體系，使工作人員對紛繁復雜的檔案內容進行規范化、合理化在線全面審核，在數據庫中完成綜合檔案資源的更新與完善、存儲與共享，在提高工作效率及質量、優化管理效果的同時，更是保證了檔案的真實性、細致性、準確性，為后期實現檔案資源的多元交流共享打下堅實基礎[1]。

1.3 整體推動規范性可持續發展

醫院綜合檔案數據庫的不斷完善和對外利用平臺便捷性的不斷提升，提高了醫院的服務能力，使得醫院可以提升社會知名度與美譽度，帶動長期發展。同時醫院醫務人員可在電子檔案信息資源利用過程中，進行多元化應用及共享，助力科研創新性成果的形成，為實現醫療衛生行業實現轉型升級提供源源不斷的動力。

2 “互聯網+”時代醫院綜合檔案管理面臨的問題與挑戰

2.1 綜合檔案管理模式較為粗放

一是對綜合檔案管理工作的重視程度不夠，隨著“互聯網+”時代各種新興科學技術的興起，整個社會進入信息時代，但是由于受到傳統管理思想潛移默化的影響，導致醫院領導者大多只關注于醫院自身經營或者相關科研業務的拓展，而忽視了綜合檔案精細化管理，沒有認識到信息化技術應用的重要性，使得整體工作開展推動力度不強[2]。二是管理機制落后，部分醫院在綜合檔案管理過程中，沒有出臺相應詳細的管理制度，在制度建設、機制建設等方面缺少統籌規劃，甚至在信息化管理制度方面存在空白，使得相關管理工作無章可循，出現制度與工作實際開展不匹配的問題。三是內部各層級、各部門之間協調性較差，大多醫院缺少綜合檔案管理領導機構，往往只是由辦公室代辦檔案工作，使得在檔案文件收集管理上不夠一致，精細化管理難以貫穿醫院內部各個機構，整體工作氛圍較差，隨意性較強，在一定程度上會對管理工作的開展形成阻礙。

2.2 檔案管理團隊能力較為低下

在“互聯網+”時代醫院綜合檔案管理過程中，離不開專業性過強、業務能力過硬、綜合水平夠高的干部隊伍，尤其在競爭激烈的衛生健康系統內，管好用好檔案更是大勢所趨，但是目前醫院的檔案管理團隊仍然處于較為基礎的階段。一是醫院領導者對綜合檔案管理重視程度不夠，沒有結合“互聯網+”新時期醫院綜合檔案精細化、規范化管理實際，制定切實可行的檔案管理人員繼續教育、培訓計劃與專業技能提升方案，使得干部隊伍視野不夠開闊，創新性意識不夠，無法跟上時代發展步伐，難以實現醫院綜合檔案資源高效管理開發利用的目的。二是干部隊伍專業基礎薄弱，管理人員大多年齡較大、信息化專業水平較低、實操技能有限，無法在短時間內將新興技術應用到實際工作中，甚至大多管理者由其他業務科室職工人員兼職，還未進行崗前培訓便直接上崗，在綜合檔案管理過程中難以圍繞科學化、規范化、合理化標準開展相關工作。

2.3 現代新興科技應用較為滯后

在新時代檔案管理模式下，醫院只有不斷深入應用現代信息化綜合檔案管理技術，才能在競爭激烈的衛生健康體系內獲得主動權，在傳統綜合檔案管理模式下，由于人力有限，無法進行大批量統一管理，使得綜合檔案資源實際管理應用效果也甚微。一是領導層缺乏信息化管理意識，部分仍停留在櫥子柜子盒子的管理層面，使得相當數量醫院綜合檔案仍采用傳統模式，不僅工作量大、復雜度高，而且極易在管理過程中出現文件丟失、資料損壞、數據泄密等不可逆損失。二是由于資金問題與平臺研發問題，互聯網信息技術應用不夠深入，基礎軟硬件設施配套不健全，應用系統平臺功能開發有缺陷，與軟件外包公司應用廠商對接較少，整體缺乏檔案信息平臺自主研發技術，容易出現不匹配、不協調問題。信息化建設僅處于起步階段，在一定程度上限制了綜合檔案規范化管理進程。三是檔案管理安全機制缺失，檔案數據使用較為隨意，尚未明確安全性保障手段，加之紙質檔案同樣面臨較大安全風險，整體上綜合檔案安全管理機制仍需進一步強化。

2.4 綜合檔案開發利用較為單一

醫院機構作為衛生公共服務的重要組成部分，對于綜合檔案管理的最終目的便是對內部、對社會的開放共享，進而提升衛生健康工作質量。但是目前醫院檔案管理機構較為封閉，共享積極度不高，檔案資源還沒有“活起來”。一是管理者仍然停留在檔案的收集、管理、查詢階段，對于對外部業務的支撐力不足。二是開發利用手段單一，大多仍采用出版書籍、舉辦展覽等方式，多媒體新聞媒介等途徑應用不夠，沒有充分發揮“互聯網+”時代的優勢，宣傳效果和社會影響力大打折扣。

3 “互聯網+”時代醫院綜合檔案管理未來優化路徑

在醫院未來運轉過程中，充分應用“互聯網+”時代新興技術，并在制度建設、人才建設、信息化建設、服務建設不斷優化，解決歷史遺留的矛盾與關鍵問題，不斷尋找突破口，實現業務精細化、管理信息化、服務規范化的目標，進而為未來綜合檔案資源開發利用共享創造條件，最終實現醫院醫療水平快速提升。

3.1 建立健全綜合檔案管理“新體系”

在“互聯網+”背景下，醫院綜合檔案管理必須要同步制定科學合理的制度體系。

3.1.1加強領導。提高綜合檔案管理意識，成立綜合檔案管理領導小組，以院長為組長、各業務部門分管領導為副組長，各業務科室科長及檔案管理科為組員，全面負責檔案工作的組織領導，協調解決檔案工作重要事項，切實把檔案工作擺在重要位置。領導小組負責研究謀劃醫院綜合檔案精細化管理、信息化管理等工作發展規劃，部署安排重點任務，協調解決突出困難和問題，整體上形成一把手負總責、分管領導主要負責的銜接順暢，責任落實到位的工作機制。

3.1.2完善制度。根據新修訂的《中華人民共和國檔案法》以及《機關檔案管理規定》等法律法規，結合自身綜合檔案管理工作實際情況[3]，制定《綜合檔案管理制度》《涉密數據保管條例》《檔案信息化管理方案》《數據共建共享注意事項》等各種規章制度，在制度內容上要貼合未來發展路徑，滿足規范性、科學性、合理性、可用性，并對制度的實施引起高度重視。

3.1.3優化管理。細化工作流程，加強動態化管理，對于文件的收集、整理、分類、歸檔、保存、利用、共享等階段要做到有序、合理、規范、高效，工作過程中嚴格遵守標準化、目標化以及流程化等要求，保證各個環節之間有效銜接，為后期實現精細化管理打好基礎。

3.2 持續打造綜合檔案管理“新團隊”

一支綜合素質夠強、專業水平夠硬的復合型人才隊伍，對于醫院綜合檔案高質量管理起到決定性作用。醫院需要多措并舉，不斷加強干部隊伍建設。

3.2.1精選人才。領導者要緊跟時代潮流，拓展選人用人思路，結合社會多種招聘模式，提升人才待遇，面向更加廣泛的圈子選拔專業檔案信息化管理人才，不斷提升人員引進質量，切實解決過去業務復雜與人員編制不足的矛盾，真正實現“專業的人干專業的事”，建設良性的人才發展梯隊，為醫院綜合檔案管理注入源源動力。

3.2.2強化培訓。要自覺開展在職檔案管理人員業務培養工作，可邀請當地檔案主管部門業務骨干開展理論技能學習研討會，帶領醫院全體檔案管理人員增強檔案意識、開闊檔案思路、熟悉業務流程、優化技術手段，助力其牢固樹立綜合檔案精細化管理意識，進而有效提高干部職工檔案基礎知識水平和做好檔案管理工作的責任感、使命感和榮譽感。

3.2.3獎罰激勵。制定合理的獎懲制度，對績效考核流程進行優化，幫助其樹立正確的價值觀，進一步提升檔案管理者的認同感與歸屬感，激發工作的積極性與創造性，從而為檔案工作高質量發展提供扎實的人才保障和隊伍保障。

3.3 不斷優化綜合檔案管理“新模式”

3.3.1強化融合。醫院領導者要充分認識到綜合檔案信息化管理對于未來實現精細化管理的重要意義及必要性，要定期劃撥專項信息化經費來維持系統平臺的建設與運行維護，同時要根據自身需求，結合 （下接68頁）

（上接65頁）計算機網絡、云計算、人工智能、操作系統等先進技術，將其與本單位檔案管理系統平臺建設相融合，使其能夠實現對綜合檔案的科學分類、大容量存儲、高速檢索、主動推送、共建共享、互聯互通，使其真正意義上減少人力物力的浪費[4]。

3.3.2完善系統。醫院在系統平臺建設初期，要申請專項資金用來開展安全防護工作，在硬件上要及時配置漏洞掃描、安全網關、安全審計、防火墻等硬件設備，在軟件及技術上要合理運用殺毒軟件、權限管理、數字簽章、身份核驗、信息加密、數據水印等技術，提高綜合檔案管理系統平臺的安全水平和對源文件的保護，避免因為出現病毒、黑客等原因造成電子文件丟失、重要數據泄露，全方位保護檔案的信息價值，保證綜合檔案電子文件的真實性、可靠性。例如可在檔案數字化過程中，對生成的電子文件采用CAS技術與CDP技術，防止文件被隨意篡改[5]。

3.3.3注重開發。全面開拓綜合檔案開發“新渠道”，全面開發檔案潛在價值，不斷創新思維、轉變服務理念，增強開發利用方式的吸引力，可利用虛擬現實技術，對醫院衛生健康檔案進行視覺重建，讓社會廣大群眾真正領略檔案魅力，也可通過抖音、微信公眾平臺、電視臺等途徑，進一步拓寬檔案宣傳方式，提高醫院檔案文化軟實力。與此同時，可通過系統平臺互聯互通、共建共享功能優勢，加強各部門與檔案部門的溝通交流，通過綜合檔案資源為各項科研工作提供素材，進而提升科研成果數量，為新時代醫院各項工作更新升級賦能。

結語

綜上所述，隨著現代科學技術水平的提升與經濟社會的不斷發展，醫院借助“互聯網+”時代紅利，不斷增強精細化管理意識，在源頭上保障檔案管理工作效果，可在最大限度上提高醫院檔案資源利用率，保障醫院在未來實現更加長遠穩定的可持續發展。

參考文獻

[1]李琳.醫院檔案管理數字化發展面臨的問題及對策[J].黑龍江檔案，2021（06）：174-175.

[2]張蓓蓓.“互聯網+”驅動下醫院綜合檔案多元化服務策略探究[J].黑龍江檔案，2023（04）：207-209.

[3]蔡盈芳.實現科研檔案工作數字化轉型的要求與路徑[J].中國檔案，2021（07）：66-67.

[4]樊怡.信息化背景下醫院綜合檔案信息化管理路徑探析[J].黑龍江檔案，2023（04）：297-299.

[5]于淼.信息化背景下醫院綜合檔案信息化管理路徑探析[J].蘭臺世界，2022（05）：95-97.

作者簡介：付曉燕（1970— ），大學學歷，臨沂市臨沭縣人民醫院館員，研究方向：綜合檔案數字化和檔案利用。