醫院人事檔案工作高質量發展的實踐與思考

摘 要：醫院人事檔案工作是醫院管理中非常重要的一部分，其作用主要體現在規范管理、提高效率和風險控制三個方面。但是，在實踐中也面臨著很多問題，如檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規范化等。針對這些問題，文章提出了一些實踐策略，包括高效的檔案管理流程、檔案數字化處理、人才培育和引進等。同時，在實施過程中也需注意保密性原則、及時歸檔、規范化管理和定期檢查等。

關鍵詞：醫院人事檔案；高質量發展；實踐策略；管理流程

人事檔案是醫院管理中必不可少的一環，在醫院管理中發揮著日益重要的作用。醫院人事檔案管理的好壞直接關系到醫院的治理能力和效率。目前，醫院人事檔案工作面臨著很多問題，如檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規范化等。為了解決這些問題，需要從實踐中摸索出一些有效的策略和經驗，以確保醫院人事檔案工作高質量開展。

一、醫院人事檔案工作的意義

人才是醫院發展的重要資源，人事檔案工作對醫院管理和發展具有重要的意義。

1.規范管理

人事檔案記錄的是醫院員工的個人信息、職業資格、工作記錄等，對保障醫院員工的信息準確無誤是至關重要的。通過建立健全人事檔案管理體系，醫院可以規范員工行為，科學制定相關規章制度。通過管理人事檔案，及時發現員工的問題，并做出相應處理，以確保醫院管理的公正性和有效性。此外，規范管理還可以提高醫院的形象和信譽度。通過嚴格管理，醫院可以在人才招聘、工作調配和培訓晉升等方面突顯規范性和正規性，吸引更多優秀的人才加入，提高醫院整體的形象和信譽度。

2.提高效率

醫院的業務繁忙，對人力和時間的利用十分重要。建立健全人事檔案管理體系，可以提高工作效率，降低管理成本。通過檔案記錄員工的任職、晉升和培訓等信息，可以及時跟進員工的發展情況，讓員工感受到醫院對他們的關注和支持，提高團隊凝聚力和員工工作積極性。

3.風險控制

醫院作為一個特殊的機構，因特殊的工作性質而存在安全隱患。人事檔案工作可以幫助醫院對員工開展背景調查、安全風險評估等工作，提前發現潛在危險因素。但同時也需要注意保護員工的個人隱私，不泄露敏感信息，防止侵犯個人隱私。

二、醫院人事檔案管理現狀及存在的問題

部分醫院人事檔案管理現狀不佳，存在較為嚴重的問題，這種情況可能會讓醫院遭受巨大的經濟損失，對醫院的形象造成損害。其中，最顯著的三個問題是檔案管理軟件落后、檔案保密措施不完善和流程不夠規范化。

1.檔案管理軟件落后

在現代醫院的日常管理中，人事檔案管理是必不可少的一個環節。然而，在某些醫院由于使用的人事檔案管理軟件較為落后，其管理效率和及時性受到限制，給醫院的日常管理和人力資源運營帶來了極大的不便。例如，界面操作相對煩瑣，無法對員工檔案開展便捷的分類整理、文件查找等操作，也無法實現電子簽名和在線授權等功能。落后的軟件操作系統導致醫院人事檔案管理缺乏效率和及時性，給醫院的日常管理和人力資源運營帶來了極大的困難。

2.檔案信息保密措施不完善

醫院有關人事檔案信息的保密措施不完善，還存在很大的提升空間。首先，多位員工使用同一密碼登錄系統，給密碼泄露帶來了潛在風險。因為一旦員工的密碼被泄露，黑客或者其他不法分子就有可能利用密碼進入系統，竊取敏感數據。這種情況的發生將會給醫院人事檔案的安全保密性帶來嚴重的威脅；其次，醫院現有的硬件設備設施和網絡安全保護措施缺乏實時監測，導致醫院對惡意攻擊和數據被泄露的預防力度不夠。尤其是在如今數字化信息高度依賴的社會，信息安全問題已經成為許多公司、組織和機構面臨的重要考驗。因此，醫院必須及時采取行動，加強設備設施更新和安全監控，完善安全防護措施，才能夠更好地保護人事檔案的安全。

3.檔案管理流程不夠規范化

目前，醫院人事檔案分類方式較為松散，容易出現數據處理漏洞和失誤。此外，部分人事檔案管理崗位的員工對管理規范的要求和操作流程理解不足，缺乏相關的專業技能和知識。例如，有些醫院的員工會把過期和未過期的人事檔案存放在同一個區域，這種做法容易導致分類混亂。還有一些員工在管理過程中可能會遺漏某些重要的信息，或者填寫不規范的個人檔案，導致后續的流程出現錯誤。這些問題的存在，不僅給醫院帶來了管理混亂和效率低下的問題，也會對醫院的聲譽造成一定的影響。

三、醫院人事檔案工作高質量發展的實踐策略

作為醫院人事管理的基礎性工作之一，檔案工作是各種醫院管理工作中不可或缺的一環。為了保證醫院檔案工作的高質量發展，寧夏醫科大學總醫院結合自身情況，制定了以下四項實踐策略。

1.高效的檔案管理流程

為了更好地管理檔案，醫院明確了檔案管理流程，并嚴格規定了檔案管理的責任和權限。對紙質檔案和電子檔案的不同處理標準，醫院分別制定了不同的檔案處理程序，以保證檔案管理流程順利實施。工作人員要遵循制定的檔案管理流程要求，認真落實檔案的分類、歸檔、查詢和維護等工作，保證檔案處理能夠無縫銜接。針對不同檔案的查詢和保管期限，醫院制定了不同的查詢和處置規定，包括檔案查詢、借閱、存放和銷毀等具體細則。醫院通過嚴格的檔案管理規范、完備的檔案管理流程，有效提高了檔案管理的精度和效率。例如，在管理電子資料時，采用了電子檔案管理系統，實現了所有電子資料的便攜和共享，以確保電子檔案的機密性和安全性。

2.檔案數字化處理

隨著信息化時代的來臨，數字化處理已成為許多行業的發展趨勢，醫療行業也不例外。為適應這一趨勢，醫院開始推進檔案數字化處理工作。數字化處理是指將傳統的紙質檔案轉化為電子數據，目的在于提高檔案的使用效率，在降低管理成本的同時，實現信息的共享與協同，提高醫院的整體運行效率。對醫院人事檔案的數字化處理主要包括以下幾個方面：第一，掃描處理。紙質檔案數字化處理可采用文檔掃描儀等設備。通過OCR技術，將數據轉化為電子文本，并儲存在電腦系統中，保證了檔案的安全性和穩定性；第二，建立人事檔案數據庫。將數字化處理后的人事檔案建立數據庫，實現信息的快速檢索、分類和標簽等操作，方便醫院對檔案的管理；第三，系統集成。將人事檔案系統與其他相關系統集成，實現數據的共享和互通。例如，將人事檔案系統集成到醫院信息管理系統中，可實現更好的信息協同；第四，數據備份和恢復。為避免檔案數據的丟失或損壞，應定期備份數據，并保存至不同的存儲介質中。在檔案數據丟失或損壞時，可通過備份數據來恢復，保證檔案數據的完整性。

3.人才培育和引進

為了保證醫院檔案管理工作的質量，需要注重檔案管理人才的培育和引進。檔案管理工作需要專業的技能和經驗，因此，應積極聘請具有相關專業知識和經驗的人才，通過內部培訓和外部招聘，提升檔案管理人員的綜合素質。醫院可以建立檔案管理專家顧問團隊，不定期組織專題培訓，以提高工作人員的綜合素質和業務能力，幫助工作人員在日常檔案管理工作中更好地運用自己的知識和技能來開展工作。除了內部人員培訓，外部人才的引進也是一個重要措施，可以通過多種渠道尋求具有相關經驗和專業技能的復合型檔案管理人才。醫院應注重引進能力強、責任心強的人才，在錄用過程中注重考察其個人素質和工作經驗，確保引進的人才與醫院的檔案管理工作要求相符。

4.質量管理和評估

為了確保檔案工作質量穩步提升，醫院開展了一系列質量管理和評估工作，同時，也加強了對檔案管理人員的培訓和考核，確保檔案管理人員具有高水平的知識和技能，能夠為醫院的檔案管理工作作出貢獻。此外，醫院要定期評估檔案管理工作，優化檔案管理模式和工作流程，并形成相應的改進措施，從而不斷提高檔案管理水平。例如，對檔案管理人員每日的工作進展情況實時監控，及時發現問題并采取措施，確保每一項工作得到有效推進。這些細致而有力的管理工作，在保障醫院順利運營和提高患者滿意度方面具有重要意義。

四、高質量發展背景下醫院開展人事檔案工作的注意事項

1.保密性原則

人事檔案中包含了員工的個人信息，這些信息涉及員工的隱私，因此，保密性原則是開展人事檔案管理工作的基本原則之一。醫院人事部門在管理、傳遞和使用檔案時，必須嚴格遵守保密性原則，以確保所有員工個人信息的安全。

第一，嚴格限制查閱檔案的人員。應該設置不同級別的查閱和編輯權限，以確保只有授權人員才能夠接觸到檔案中的信息，從而避免檔案信息外泄；第二，為了防止檔案抄錄和復印，應該對重要檔案采取一定的防抄錄、防復印措施，以確保敏感信息不會被泄露；第三，在查閱檔案時，應該建立檔案查閱記錄，查閱人員必須登記并簽字，以追蹤每個人的查閱記錄，保證檔案的安全；第四，當需要轉移檔案時，應該仔細確認并及時更新檔案信息，以確保檔案的真實性和完整性。第五，當員工離職時，其檔案應該被及時封存，以防止個人信息被不法利用，保證員工的隱私和利益受到保護。

2.及時歸檔

醫院人事檔案歸檔是一個煩瑣而又重要的工作，只有及時、有效地歸檔，才能確保檔案質量，提高工作效率。首先，在歸檔過程中應建立檔案數據庫和電子存檔系統，以保證檔案的快速檢索和合理存儲；其次，為避免檔案混亂和丟失，必須執行規范的檔案命名、編號和歸檔規則，使檔案管理人員可以更加有效地管理檔案信息。

3.規范化管理

醫院人事檔案管理工作的核心要求是規范化管理，而在人事檔案的保密和質量方面，規范化管理是最基本的保障。

首先，要建立完整的人事檔案管理制度，明確檔案管理流程、責任和系統等內容，以保證醫院人事檔案管理順利開展。此外，還應明確相關人員的職責、權限和義務，在管理過程中規避風險和管理漏洞。只有如此，才能建立一個完善的檔案管理系統，提高檔案管理的效率和質量；其次，醫院的人事檔案管理制度應符合國家法律法規的要求，以確保文檔的合法性和科學性。基于此，檔案管理制度應在國家法律法規和行業標準的基礎上制定。檔案管理體系能夠更好地為醫院管理工作提供有效的支持和保障，避免管理上的問題和糾紛；最后，在規范檔案命名、存儲和保管方面，醫院人事檔案管理人員應該加強培訓。這些培訓應圍繞檔案的基本原則展開。通過相關措施，可以有效降低檔案管理的風險，確保醫院人事檔案的安全可靠，維護醫院名譽和形象。

4.定期審查

人事檔案是醫院管理的重要組成部分，對保障醫院管理工作的正常運轉具有重要意義。因此，人事檔案工作的高質量發展至關重要。同時，為了確保醫院人事檔案工作順利開展，需要定期審核檔案信息。定期審查的主要作用在于及時發現和糾正人事檔案管理中存在的問題和不足，提高管理效率和優化工作流程。此外，定期審查還有助于醫院人事檔案管理的合法性和規范性。首先，需要明確制定相關的審核標準和程序，確保審核工作的全面性和規范性，可以通過制定規章制度、標準操作流程等方案實施；其次，應當建立健全醫院人事檔案工作的內部控制制度，明確各崗位職責和權限。例如，可以成立內部審計小組，定期檢查和督導醫院文件、人事檔案和人才儲備等工作，及時發現問題，確保醫院人事檔案管理的正常運行；再次，由于醫院人事檔案管理工作涉及人員較多、內容復雜，任何一項工作環節出現錯誤或者失誤都可能導致整個工作出現不可挽回的錯誤。因此，在審核時應當采取客觀、公正、有效的檢查方式，及時發現問題，查找原因，并加強整改；最后，需要根據審核結果及時總結經驗，及時反饋工作成果，完善工作流程，促進醫院人事檔案管理水平不斷提高。在這個過程中，可以結合具體的例子，分析問題所在，總結經驗和教訓，作為今后工作的參考依據。

五、結束語

寧夏醫科大學總醫院在人事檔案管理方面取得了一些成就，但在數字化、安全性等方面還有一些提升空間。隨著醫療服務領域的變化和業務的轉型，醫院管理的未來將更加數字化、網絡化和智能化，醫院將繼續不斷完善人事檔案管理工作，實現高質量發展。

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（作者單位：寧夏醫科大學總醫院）

作者簡介：楊曉燕（1982—），女，漢族，寧夏銀川人，碩士研究生，中級館員，研究方向：醫院檔案管理、人力資源。