信息化背景下高職院校行政管理新途徑

薛文華

（福建信息職業技術學院，福建福州 350001）

一、引言

高職院校的行政管理是進行教育教學的重要保障，在信息化時代背景下，傳統的高職院校行政管理方式已經難以滿足發展需要，為了使高職院校行政管理適應當前的發展趨勢，運用信息化管理手段勢在必行。在應用信息化管理方式的過程中，要結合高職院校的特點不斷對傳統的行政管理方式進行改革，這樣才能制定有效的管理策略。基于此，本文探討了信息化背景下高職院校行政管理的新途徑。而在此之前，首先要明確高職院校行政管理信息化的重要性。

二、高職院校行政管理信息化的重要性

首先，信息化是高職院校行政管理工作發展的必然趨勢。在當前時代背景下，互聯網和信息技術飛速發展，與各個領域實現了深度融合，極大地提高了生產和生活效率，在這樣的信息化時代背景下，將互聯網和信息技術應用于高職院校行政管理工作中，為行政管理工作提供了新的方法。另外，隨著高職院校規模的不斷擴大，高職院校的擴招使得越來越多的學生進入高職院校學習，學生數量的增加給高職院校行政管理提出了新的要求。基于這樣的背景，傳統的高職院校行政管理方法和模式已經難以適應現實需求，只有通過信息化的建設提高行政管理的質量和效率，才能滿足高職院校的進一步發展，為高職院校的教育教學奠定堅實的基礎。

其次，在高職院校行政管理工作中加強信息化手段的應用，極大地提高了高職院校行政管理的水平。在信息化建設中，搭建有效的信息交流平臺和資源共享平臺，能夠使行政管理人員第一時間掌握各類動向，發布新的消息，合理進行各項資源的調配，有效提高了高職院校的教育教學質量。另外，利用互聯網和信息技術搭建網絡管理平臺，突破了傳統管理模式下的時空限制，各管理者能夠及時針對管理工作中出現的問題進行探討，并且提出有效的解決策略，進一步提高了高職院校行政管理工作的效率和實效性。

再次，能夠實現信息資源共享。在傳統行政管理中，各個部門、各崗位都是獨立存在的，相互之間的工作聯系很少，信息的傳遞和交流也不夠順暢。而信息化管理能夠實現不同部門、不同崗位之間的信息資源共享，從而為學校行政管理工作提供便利。通過信息化管理平臺，工作人員可以將自己所需的信息及時地傳遞給其他部門的同事，從而使工作人員能夠更加方便地對信息進行處理和加工，進而提高學校行政管理工作的效率。在以往的行政管理中，各個部門都有自己獨立的信息系統和數據庫，通常是獨立運行。這樣一來就會出現信息孤島現象。而在信息化管理中，各部門之間可以通過網絡進行信息傳遞和共享，從而形成了一個龐大的信息系統。當某一位教師需要找其他部門提供某些信息時，只需要通過網絡就能迅速地得到所需要的信息。通過這種方式，高職院校行政管理工作能夠更加快捷和高效地開展起來，從而為學校各項行政管理工作提供便利。

最后，能夠推進民主管理進程。隨著我國社會經濟的快速發展，人們的思想觀念和行為方式都在發生著變化，這也使得高職院校的傳統行政管理模式已經不能適應新時期高職院校發展的需求，因此需要對其進行改革和創新。信息化管理是當前高職院校改革與創新的必然選擇，通過信息化管理能夠充分發揮出現代化信息技術的優勢，打破傳統行政管理中存在的各種弊端。在高職院校實行信息化管理后，行政管理人員能夠通過互聯網對學校內部各個部門的工作進行有效監督和指導，并且能夠對各項工作進行全面有效的監督和管理，這樣能夠使高職院校中各部門之間建立良好的溝通關系。通過信息化管理能夠充分發揮出民主管理作用，能夠讓師生積極參與到學校決策中來，使師生對學校決策發表自己的意見和建議。這樣可以加強師生與管理者之間的溝通與交流，更好地理解上級領導工作安排和工作計劃，從而使決策更加符合師生實際需求。另外，通過信息化管理能夠及時將學生提出的意見和建議進行匯總，并將匯總后的問題反饋給學校領導和相關部門進行解決。這樣做不僅能使廣大師生積極參與到學校行政管理中來，還能使學校行政管理更加民主化和科學化，從而更好地推動學校民主管理進程。

三、信息化背景下高職院校行政管理工作中出現的問題

信息化背景下高職院校行政管理工作迎來新的發展機遇，但同時也面臨著嚴峻的挑戰，在進行信息化建設的過程中，不僅是對傳統的高職院校行政管理工作進行變革，也對行政管理工作人員提出了更高的要求。因此，高職院校在行政管理工作中運用信息化手段時出現了一些問題，具體體現在以下幾個方面。

（一）行政管理人員信息素養有待提升

信息素養是信息化時代下，運用各種信息化手段進行工作和管理的基本能力和素質，對于高職院校行政管理人員來說，信息素養主要體現在信息解讀能力、信息分析以及信息處理等基本能力。由于高職院校行政管理自身的信息意識較為淡薄，信息技術和信息知識較為匱乏，導致信息化手段在行政管理工作中沒有得到具體的應用，難以發揮出相應的價值。究其原因，一方面，由于行政管理人員知識結構相對老化，在管理工作中依然沿用傳統的管理觀念和管理模式，這樣的思想導致信息技術在高職院校行政管理工作中沒有發揮出重要作用；另一方面，高職院校行政管理工作人員的信息技術應用能力和相關知識儲備不夠，在應用信息技術進行行政管理工作時，只能進行簡單的操作，無法利用信息技術進行各項資源的整合，導致行政管理工作效率較為低下。

（二）信息化建設缺乏統一的規劃

進行信息化建設，是利用信息化手段進行高職院校行政管理工作的基礎。在高職院校行政管理工作中應當結合實際情況和高職院校學生的特點，遵循相應的原則進行信息化建設，這樣才能有效提高行政管理的質量和效率。但從實際情況來看，高職院校在信息化管理的過程中，缺乏統一的建設規劃，導致信息化管理方式難以發揮出真正的作用。一方面，在進行信息化建設的過程中，各部門之間權責未能統一，行政管理部門和后勤管理部門未能就信息化建設達成統一，導致信息化建設成為空中樓閣；另一方面，在高職院校行政管理工作中，信息化建設是一個長期的過程，在建設的過程中需要不斷進行完善和優化，才能使信息化不斷適應高職院校管理工作的發展。大多數高職院校信息化建設之后，沒有進行統一的優化和維護，導致相關管理系統和信息技術較為老舊，由于沒有定期升級，導致信息化管理的手段較為落后，難以適應高職院校行政管理工作發展的需要。

（三）行政管理系統各部門合作較少

在進行信息化建設和管理的過程中，只有各部門相互配合、明確分工，才能夠有效提高行政管理工作的質量和效率，但這樣的模式也導致行政管理系統中各部門的合作較少，大多數部門各自為政，出現工作問題時相互推諉，導致行政部門辦事效率和信息處理能力下降。因此，行政部門之間要處理好明確分工與相互合作之間的矛盾，這樣才能通力協作，有效提高行政管理工作的質量和效率。

四、信息化背景下高職院校行政管理新路徑

（一）創新管理理念

通過創新管理理念能夠提升行政管理人員的信息素養，在進行管理理念創新的過程中，管理工作人員要優化自身的知識結構，轉變傳統的觀念，積極探討應用信息化手段進行行政管理的方法。在實際的創新工作中，高職院校首先要加強對大數據技術和互聯網信息技術的應用力度，如對校園管理網頁進行改進，及時發布相關的信息，通過提升信息素養，增強處理信息、收集信息、分析信息的能力，加強信息化建設。及時運用大數據等相關技術分析學生的實際需求，從而提高行政管理工作的針對性，結合高職院校發展的實際情況，對行政管理工作進行優化，提高行政管理工作的實效性。其次，高職院校要做好行政管理工作理念的創新機制，如針對行政管理人員定期召開交流分享會，通過相互交流、共同探討、群策群力才能產生新的管理理念和方法，這樣還能夠提高行政管理工作人員的積極性，使其更好地運用信息化手段進行行政管理工作，在提高工作積極性和創造性的同時迸發出創新的火花。

（二）加強信息化建設的統一規劃

高職院校行政管理工作的信息化是一項系統而復雜的工程，需要多個部門和多個系統的通力合作，在統一規劃的過程中，不僅要結合高職院校的實際情況，還要制定詳細合理的高職院校發展戰略，結合高職院校的教育特點，這樣才能夠使信息化建設更具有針對性；也要考慮高職院校師生的實際需求，遵循以人為本的管理理念。另外，在搭建信息化管理系統的過程中，要具備前瞻性的目光，著眼于學生和高職院校的未來發展，才能使信息化手段更好地服務于行政管理工作，使行政管理工作更好地服務于師生。

（三）健全規章制度，優化管理模式

首先，需要健全規章制度，制定科學合理的行政管理制度，確保行政管理工作的高效進行。高職院校要想實現行政管理工作的順利開展，就必須制定科學合理的行政管理制度，并將其貫徹落實到行政管理工作中。為此，需要建立一套科學、合理的規章制度，為高職院校的行政管理工作提供制度保障。例如，制定《學生信息檔案管理制度》《學生檔案調檔工作制度》《教師個人信息檔案管理制度》等。高職院校在制定這些規章制度時，需要遵循以下原則。

科學性。規章制度制定要以學生的實際需求為出發點，以滿足學生需求為最終目的。例如，在制定《教師個人信息檔案管理制度》時，需要充分考慮到教師個人信息與日常教學工作之間的關系，以便更好地發揮教師個人信息檔案在促進教育教學方面的作用。

規范性。規章制度制定要以規范性為原則，具體表現為：一是在制定過程中，需要充分考慮到教育教學與學生發展之間的關系；二是在制定過程中要充分考慮到個人信息與崗位工作之間的關系。

可操作性。規章制度制定要以可操作性為原則，具體表現為：一是要充分考慮到各崗位工作人員的實際需求；二是要充分考慮到對學生發展產生影響的因素。

其次，需要優化管理模式。在教育信息化背景下，高職院校行政管理工作需要向更高層次邁進。為了適應社會發展趨勢以及高職院校行政管理工作要求，需要采取有效措施優化管理模式，以實現信息化條件下行政管理工作的創新發展。在優化管理模式方面主要可以采取以下措施。

其一，改變傳統行政化管理模式。傳統行政化管理模式過于單一、陳舊，無法滿足高職院校行政管理工作需要。為了改變這一現狀，高職院校需要從根本上轉變行政管理方式和觀念，打破傳統行政化管理模式的束縛。

其二，建立信息化行政管理系統。為了更好地應用信息化技術開展行政管理工作，需要建立信息化行政管理系統，并在實際工作中不斷應用和完善該系統。

其三，建設學校行政工作人員網絡信息平臺。在網絡信息平臺中不僅可以完成學校各類文件的處理、各種數據統計與分析等工作，還可以實現信息交流與共享等功能。學校可以利用網絡信息平臺開展教育教學、科研、人事、后勤等相關工作的處理與分析，并通過該平臺向全校師生發布各種通知等，提高學校行政工作效率和質量。

其四，利用信息技術開展數據分析與研究。利用數據分析技術進行數據分析和研究是高職院校行政管理工作的重要內容之一，通過對數據的分析與研究可以為學校提供決策參考和依據。

（四）建立有效的評估體系

在統一規劃和進行信息化建設之后，運用信息化手段建立有效的評估體系，能夠及時發現行政管理工作中出現的問題，并且結合實際情況提出有效的解決策略，通過這種方式不斷進行優化，能夠進一步提高信息化行政管理的質量和效率。同時，建立有效的評估體系能夠對行政管理人員的工作進行有效控制和監督。例如，在高職院校行政管理網站和系統中設置相應的監督模塊，接受來自學院學生以及教師的反饋，以此對行政管理工作人員的工作進行評估，通過這樣的方式提高其工作效率，使其在工作中遵循相應的原則與理念。在建設評估體系的過程中，要制定相應的原則和評估標準，不斷完善評估體系。其次，在考核評估的過程中采用民主手段，不斷引入先進的判定方法，對行政管理工作人員工作的實效性進行客觀合理的評估，通過這樣的評估體系使行政管理工作人員在工作中不斷強化信息化手段的應用，端正管理態度，有效提高行政管理工作的實效性。

（五）加強人才隊伍的建設

行政管理工作人員作為利用信息化手段的主體，只有不斷提高自身的素質才能更好地利用信息化手段進行行政管理。因此，在信息化時代背景下高職院校的行政管理工作中，應當組建高素質的人才隊伍。在此過程中，首先，要認識到信息化管理手段在高職院校行政管理工作中的應用價值，不斷提高行政管理工作人員的服務意識，堅持以人為本的管理理念，這樣才能使行政管理工作更好地服務高職院校師生。其次，要加強人才隊伍的愛崗敬業建設。在進行行政工作管理的過程中，能夠以相應的工作標準嚴格要求自身，這樣才能更好地進行行政管理工作。最后，要加強培訓體系的建設，通過有效的培訓不斷提高管理人員的信息素養，提高信息技術應用能力，才能更好地將信息化手段運用于行政管理工作中。另外，還要優化人力資源結構，引進高素質人才，在引進人才的過程中，將信息化管理理念作為人才考核的重要標尺，才能不斷提高行政管理工作隊伍的整體素質，有效提高行政管理工作的質量和效率。

（六）強化安全管理，確保數據安全

高職院校行政管理工作具有較高的專業性和復雜性，因此其管理過程中需要應用先進的信息技術。其中最為突出的風險就是數據安全，這是影響高職院校行政管理工作順利開展的主要風險因素。因此，為了確保高職院校行政管理工作順利開展，需要強化數據安全管理工作，確保數據安全。具體措施包括以下幾點。

首先，需要加強對高職院校行政管理工作人員的培訓，使其了解和掌握信息技術應用的相關知識和技能，特別是在大數據時代背景下對信息技術進行合理利用的要求。

其次，需要建立完善的信息安全保障制度，加強對高職院校行政管理工作人員在使用信息技術時的管理和監督，以確保其使用信息技術時不會出現錯誤。同時還需要定期對高職院校行政管理工作人員進行相關培訓，使其了解信息化環境下行政管理工作中存在的風險因素并采取相應措施進行規避。

最后，需要在高職院校中建立完善的數據安全保障機制，建立有效的預警機制和應急機制。一旦高職院校行政管理工作人員出現錯誤操作或濫用權限等問題，能夠及時采取有效措施進行處理和解決。同時還需要加強對數據安全風險的監督和檢查力度，定期開展相關培訓，使其能夠意識到數據安全問題的重要性，從而減少因數據安全問題導致的各種風險和損失。

（七）建設網絡平臺，提升管理水平

隨著網絡技術的快速發展，越來越多的高職院校開始利用網絡進行行政管理，但是由于高職院校信息化基礎設施不完善，導致管理水平不高。因此，高職院校需要建設網絡平臺，提升行政管理水平。在建設網絡平臺時，可以從以下幾個方面入手。

第一，建立學校綜合信息管理平臺。在該平臺中可以實現部門信息共享和文件傳輸，有利于提升工作效率。

第二，建立校園數字化信息管理平臺。在該平臺中可以實現對學校校園基本情況的掌握，提高行政管理水平。

第三，建立公眾信息服務平臺。在該平臺中可以實現學生、教職工的信息查詢功能和互動功能，有利于學生、教職工在網站上發表意見和建議，有利于提高學校行政管理水平。

五、結語

綜上所述，在信息化時代背景下運用信息化手段進行高職院校行政管理工作是時代發展的必然趨勢。在這樣的背景下探討高職院校行政管理工作的新路徑，需要認識到信息化管理在高職院校行政管理工作中的重要性，并且研究當前高職院校行政管理工作信息化存在的問題，結合高職院校教育的特點和師生的實際情況制定有效的管理策略，在解決傳統管理工作問題的同時，有效提高行政管理工作的實效性，使其為高職院校的教學和發展做出重要保障。