論人事檔案在人力資源管理中的效用

摘 要：人事檔案作為企事業單位對員工個人基本情況、工作經歷和業績表現的全面記錄，是人力資源管理工作中不可或缺的一部分，對于企事業單位的人力資源管理具有重要的意義。文章從人事檔案的定義概述、內容和人事檔案在人力資源管理中的作用、人事檔案管理存在的問題以及完善人事檔案管理的對策等方面，深入分析了人事檔案在人力資源管理中的效用。通過對我國企事業單位人事檔案管理的現狀和問題剖析，提出了提高人事檔案管理水平的建議，以期為人力資源管理工作者提供有益的參考。

關鍵詞：人事檔案；人力資源管理；效用；管理水平

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

隨著市場經濟的發展和企業競爭的加劇，人力資源管理已經成為企事業單位健康發展的關鍵因素之一。人事檔案作為企事業單位中記錄員工個人信息、工作經歷和績效表現的重要文件，對于企事業的人力資源管理具有重要的意義。因此，加強人事檔案管理，提高其效用，對企事業單位的發展和競爭力提升具有重要的意義。

一、人事檔案的定義概述和內容

人事檔案是指對企事業單位職工個人基本情況、工作經歷、業績表現以及獎懲情況等方面的全面記錄，包括員工的基本信息、教育背景、工作經歷、培訓記錄以及績效考核等內容。人事檔案是企業對員工管理和決策的重要依據，也是員工個人發展的重要參考。在我國，人事檔案管理制度起源于計劃經濟時期，隨著市場經濟的不斷發展和企事業單位改革的深入，人事檔案的管理模式也在不斷調整和完善。然而，人事檔案在人力資源管理中的重要性始終未變，既是對員工個人信息的備案，也是企業對員工選拔、考核、培訓和激勵的依據。

二、人事檔案在人力資源管理中的效用

1.為選拔與招聘提供依據

人事檔案作為我國人事管理制度的重要特色，對人員的選拔與招聘提供了重要的依據。人事檔案不僅能反映個人的學習和工作經歷，還能體現個人的政治素質、道德品質和專業能力。這些信息可為企事業單位的招聘提供依據。人事檔案在選拔與招聘中起著至關重要的作用。

首先，是教育培養、選拔任用、管理監督干部和評鑒人才的重要基礎。通過人事檔案，組織可以全面了解候選人的經歷、能力和特長，為選人用人提供真實、全面的檔案信息。

其次，人事檔案是維護干部人才合法權益的重要依據。其與個人的工資待遇、社會勞動保障和組織關系緊密掛鉤，具有法律效用。因此，當在選拔或招聘過程中出現爭議時，人事檔案可以作為解決問題的參考依據。

在人員的選拔與招聘過程中，人事檔案能夠為招聘單位提供以下依據：

（1）個人背景的真實性。人事檔案中包含的個人基本信息、學習和工作經歷等，為招聘單位提供個人背景的真實性憑證，確保招聘對象的可靠性。

（2）能力與經驗的匹配度。通過人事檔案信息，招聘單位可以了解應聘者以往的工作表現、專業能力和技能特長，從而判斷其是否適合擬招聘的崗位。

（3）政治素質和道德品質。人事檔案中記錄的政治面貌、思想表現以及品德作風等信息，對于選拔政治素質高、道德品質好的員工具有重要意義。

（4）法律效力和參考價值。人事檔案具有法律效力，是個人享受工資待遇、社會勞動保障以及組織關系等權益的重要憑證，也是評定職稱、辦理養老保險、出國留學和考公務員等事項的重要參考。

（5）人員發展的歷史記錄。人事檔案記錄了個人成長、思想發展的歷史，有助于招聘單位全面了解員工的發展潛力和培養方向。

2.為績效評估、考核與評價提供依據

人事檔案中記錄了員工的年度考核結果和評價意見，是對員工工作表現的全面記錄，包括員工的業績、考勤和獎懲等，為企事業單位的績效評估、考核和評價提供依據。通過對人事檔案的分析，企事業單位可以了解員工的工作表現和能力水平，為薪酬待遇、工資晉級、晉升選拔等決策提供依據，從而更好地實行績效評估和激勵機制。

在員工績效評估和考核過程中，人事檔案起到了以下作用：

（1）員工基本信息。人事檔案記錄了員工的基本信息，如學歷、入團入黨情況、參工時間、工作經歷、工資情況以及簽訂合同情況等，有助于企事業單位了解員工的整體結構和人力資源狀況，為績效評估提供宏觀數據。

（2） 工作經歷和崗位變動。人事檔案詳細記錄了員工的工作經歷和崗位變動情況，包括工齡的認定、崗位名稱、職務級別以及任職時間等，有助于企事業單位分析員工的晉升通道、崗位適應性以及職業發展規劃，為績效評估提供有針對性的參考。

（3）培訓和證書。人事檔案記載了員工的培訓情況和所獲得的獎勵，反映員工的專業技能和知識儲備，有助于企事業單位了解員工的成長需求和潛力，為績效評估中的能力提升和人才培養提供依據。

（4）業績表現。人事檔案展示了員工在過去工作中的業績表現，包括完成任務情況和獎勵情況等，有助于企事業單位全面了解員工的工作能力和業績水平，為績效評估提供客觀依據。

（5）考勤和獎懲記錄。人事檔案包含了員工的考勤記錄、請假情況以及獎懲記錄，反映了員工的工作態度和紀律性，為績效評估中的工作態度和紀律性評價提供了直接依據。

（6）綜合素質評價。人事檔案可以為企事業單位提供員工在團隊合作、溝通能力以及解決問題等方面的綜合素質評價，有助于企事業單位全面了解員工的能力和特點，為績效評估提供多維度參考。

總之，人事檔案作為員工績效評估和考核的重要依據，有助于企事業單位全面、客觀、公正地評價員工的工作表現，從而更好地激發員工潛力，提高單位的整體運營效率。

3.為員工培訓與發展提供參考

人事檔案中記錄了員工教育背景、技能和能力等方面的詳細情況，為員工的發展提供參考。通過對人事檔案的分析，企事業單位可以發現員工的優點和不足，了解員工的培訓需求和發展意愿，從而更好地制訂員工培訓計劃和職業發展規劃。

人事檔案中還包含了員工的技能和能力信息，如語言能力、計算機技能和專業技能等。單位可以根據這些信息為員工提供相應的培訓課程，提高員工的技能水平和工作能力。

4.為員工關系管理提供依據

人事檔案中記錄了員工的個人信息和學習、工作經歷，這些信息可以為員工關系管理提供依據。通過對人事檔案的分析，企事業單位可以了解員工的個人特點和工作需求，從而更好地開展員工關系管理和溝通。

5.激勵與留住人才

人事檔案記錄了員工的工作表現和業績成果，企事業單位可以據此制定合理的激勵制度，激發員工的積極性和創造力。此外，通過人事檔案，企事業單位還可以了解員工的離職風險，采取相應的措施留住人才。

三、加強人事檔案管理的建議

1. 建立完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理制度是企事業單位對員工個人檔案實行有效管理的重要依據。企事業單位應建立完善的人事檔案管理制度，明確人事檔案的收集、整理、存儲和使用流程，確保人事檔案的準確性和完整性。建立完善的人事檔案管理制度需要從定義分類、管理流程、存儲安全、利用維護、監督評估、培訓及法律遵守等多個維度開展，并細致規劃和落實，以確保人事檔案的準確、安全和有效管理。建立完善的人事檔案管理制度需要遵循以下步驟：

（1）制定人事檔案管理政策和規定。應該明確人事檔案管理的目標、原則和要求，確保所有員工了解并遵守相關規定。

（2）設立專門的人事檔案管理部門。為確保人事檔案管理工作順利開展，可以設立專門的人事檔案管理部門，負責檔案的收集、整理、存儲和使用等工作。同時，還需要指定專人負責檔案的日常管理工作。

（3）建立人事檔案分類體系。根據單位的實際情況，建立一套完善的人事檔案分類體系，將員工的各類信息分類歸檔，便于查找和使用。

（4）制定人事檔案收集和整理流程。明確人事檔案的收集、整理和更新流程，確保檔案信息的完整性和準確性。新入職員工應在入職時及時收集和整理相關檔案，在職員工應定期更新檔案信息，確保檔案內容的時效性。

（5）建立人事檔案保密制度。為了保護員工的隱私，需要建立嚴格的人事檔案保密制度。對于查閱和使用檔案的員工，應嚴格審批和登記，確保檔案的安全。

（6）加強人事檔案數字化管理。隨著信息技術的發展，可以采用數字化技術開展人事檔案管理，提高檔案管理的效率和安全性。通過建立人事檔案管理系統，實現電子檔案查詢功能。

2.加強人事檔案信息化建設

企事業單位應加強人事檔案信息化建設，利用信息技術手段管理和查詢人事檔案，提高人事檔案的使用效率和準確性。同時，還應加強對人事檔案信息安全的保護，防止信息被泄露和濫用。加強人事檔案信息化建設，不僅能夠提高檔案管理的效率和安全性，還能更好地服務于人力資源的開發和配置。第一，加強人事檔案信息化建設需要確立清晰的規劃和目標。根據上級部門相關政策和單位實際需求，制定符合單位特點的信息化建設方案，明確建設的階段性目標和長遠規劃。第二，建設和完善信息化基礎設備設施。包括優化檔案管理系統，建立數據庫，及時維護檔案存儲和檢索的硬件設備設施，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。第三，優化人事檔案管理流程。通過信息化手段，簡化檔案的收集、整理、歸檔和查詢等流程，提高工作效率，減少人工操作錯誤。第四，培養專業的管理人員。加強對人事檔案管理人員的培訓，提升其業務能力和信息化水平，確保他們能夠適應新時代的管理工作。第五，保障信息安全。在人事檔案信息化建設過程中，需要嚴格按照國家關于信息安全的法律法規，在確保個人隱私不被泄露的同時，還要防止數據被非法篡改。第六，加強檔案的法治化建設。建立和完善檔案保密的規章制度，確保制度的嚴密性和完整性。完善相關規章制度，確保檔案管理工作的規范性，提高檔案工作的法治化水平。

綜上所述，加強人事檔案信息化建設是一項系統工程，需要綜合考慮政策、技術、人員以及資金等多方面因素，實現管理現代化，提升服務質量，為人力資源管理提供強有力的支撐。

3. 定期更新和維護人事檔案

企事業單位應定期更新和維護人事檔案，及時將考核情況、工資表、各種獎懲表以及職稱晉升表等材料歸檔。同時，還應加強對人事檔案的審查、核實，嚴格按照檔案審核標準，確保人事檔案的真實性和可靠性。

定期更新和維護人事檔案是確保檔案信息準確性和時效性的重要工作，以下是一些建議：

（1）制定檔案更新制度。建立一套完善的檔案更新和維護制度，明確檔案更新的時間節點、責任人及更新流程。

（2）定期收集信息。對于員工的信息變動，如職位變動、學歷提升和技能培訓等，應定期收集并更新檔案。

（3） 建立歸檔制度。確保所有與員工相關的材料，如體檢表、職稱材料、任職材料、工資材料、黨團材料以及獎勵處分材料等，在形成后都能及時歸檔。

（4） 推行數字化管理。隨著信息技術的發展，推行人事檔案的數字化管理已成為必然。通過購買專業的人事檔案管理軟件，建立基礎數據庫，實現檔案的數字化存儲和檢索。同時，應定期對電子檔案備份，防止數據丟失。

（5） 信息轉移與更新。員工離職或調動時，應及時辦理檔案的轉移手續。對于存放在人才市場或其他機構的檔案，應根據個人工作變動情況，及時更新檔案中的工作單位、職務等信息。

（6）定期審核。定期審核檔案，檢查是否有遺漏或過時的信息，確保檔案內容的時效性和完整性。

綜上所述，定期更新和維護人事檔案是一個系統化的工作，需要各方面的協作和努力，才能確保檔案的準確性和時效性。

4.加強人事檔案保密工作

企事業單位應加強人事檔案保密工作，建立健全保密制度和措施，防止人事檔案信息被泄露和濫用。

（1）增強保密意識。對員工加強保密教育和培訓，增強對人事檔案保密重要性的認識，樹立正確的保密觀念。

（2）完善保密制度。建立完善的保密制度，包括檔案的保管、查閱、借用和銷毀等環節的保密規定，確保制度執行的科學性和嚴謹性。

（3）嚴格執行保密規定。嚴格按照保密制度辦事，查處違反保密規定的行為，確保制度的權威性。

（4）加強檔案管理人員的培訓。針對檔案管理人員開展專業培訓，提高其業務能力，增強保密意識，確保檔案管理工作的專業性。

（5）加密技術應用。采用現代信息技術手段，如數字化、網絡化、加密存儲和傳輸等，提高檔案信息的安全性。

（6）嚴格控制查閱和借閱檔案。嚴格控制查閱和借閱檔案，確保只有經過授權的人員才能接觸檔案，并對查閱和借閱行為實行登記。

通過實施上述措施，可以有效加強人事檔案的保密工作，確保檔案信息的安全，為組織的人才選拔和人事管理提供堅實的安全保障。

四、結論

人事檔案是企事業單位記錄員工個人信息、工作經歷和績效表現的重要文件，對于企事業單位的人力資源管理具有重要的意義。企事業單位應充分認識人事檔案的重要性，不斷完善人事檔案管理制度，提高人事檔案的管理水平，為人力資源管理提供有力支持，以便更好地開展人才選拔和招聘、績效評估和激勵、員工發展和管理等工作，從而提高企事業的競爭力和發展潛力。

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（作者單位：淄博日報社）

作者簡介：孫向楠（1982—），女，漢族，吉林榆樹人，本科，館員，研究方向：檔案管理。