淺談加強不動產登記檔案管理的作用及措施

摘 要：隨著我國社會主義市場經濟的快速發展，不動產的需求及買賣有了更廣闊的市場，尤其是房產交易已是常態。國家為了切實保障物權人的利益，保持社會穩定，規避不動產市場的交易風險，加強了對不動產的管理，積極推進不動產登記工作。作為不動產登記檔案管理者，要加強不動產登記檔案的管理，緊隨時代發展，創新管理模式，不斷優化管理流程，以此提高不動產登記檔案的管理效率和質量，充分發揮不動產登記檔案的作用和價值。文章通過對不動產登記檔案管理的作用描述，分析了優化不動產登記檔案管理工作的措施和方法。

關鍵詞：不動產登記；檔案管理；作用；管理措施

中圖分類號：G271；F299.23 文獻標識碼：A

不動產登記檔案是記錄各類不動產登記、建設、交易等活動的資料和信息。國家出臺了相關的不動產登記管理制度，以規范不動產市場的秩序與安全。檔案內容涉及范圍廣、數據量大是不動產登記檔案的特點，容易出現收集、保存數據錯誤或者遺失等情況，會對社會產生惡劣影響。不動產登記檔案管理工作只有科學、規范地建立完善的管理制度，才能保障此項工作的順利開展。

新時期，由于我國不動產登記檔案的管理內容日益增多，流程較為復雜，并具有唯一性、實時性、公開性和法定性等諸多特點。因此，在不動產登記檔案管理工作過程中，工作人員要充分結合以上特點，合理、合法、合規地開展工作。

一、不動產登記檔案管理的特點

1.復雜性

首先，不動產包括了房屋、土地、山林以及礦產等，具有復雜性。其次，不動產內容中涉及的海量群體導致了登記的不動產檔案數量龐大。不管是土地信息、房屋買賣還是常住人口的調查登記，都會產生海量的檔案資料。可見不動產登記檔案管理有著復雜性的特點。

2.獨特性

與其他檔案相較而言，不動產檔案有其獨特性。不動產檔案詳細記錄不動產物權歸屬及自然存在狀況等，是證明不動產物權的重要資料。不動產產權權屬和特定區域的獨特性，決定不動產檔案管理工作的獨特性。

3.真實性和實時性

隨著我國房地產行業的興起和快速發展，房產交易已成為不動產市場的主要交易內容。頻繁的房屋產權交易、變更在無形中加大了不動產登記檔案管理的工作量。只有真實記錄并實時更新不動產產權變更情況，才能有效保障產權人的權益。

4.規范性

不動產登記檔案的復雜性及獨特性，決定了管理工作必須具備規范性，才能確保不動產檔案內容的真實性和完整性。尤其是檔案格式，必須遵循嚴格的規范標準，避免出現登記混亂的現象。

5.公開性與唯一性

不動產登記檔案的公開性，指的是在對某地特定不動產的所屬權及保存的自然狀態展開真實、客觀的記錄，并以證明的形式公示物權。而不動產登記檔案的唯一性是對不動產產權所屬的唯一指定，具有唯一排他性。不動產登記檔案由國家專屬部門展開保管、應用，是為了保證不動產檔案的公開性和唯一性，從全方位保證產權所有人的正當權益，避免市場買賣的風險。

6.法定性

國家授權機關部門以法律為依據，管理與制作不動產登記檔案，我國的《物權法》也在進一步出臺完善中，專門針對不動產檔案管理的相關法律也在進一步完善中。由此可見，國家機關是不動產登記檔案的管理者，從法律角度賦予了不動產檔案從形成到制作過程中的法律效應，具有法定性，在更好地發揮不動產檔案的社會價值和經濟價值的同時，維護國家法律的嚴肅性。

二、不動產登記檔案的重要價值

1.不動產檔案具有歷史價值

對不動產檔案開展管理與整合，可以充分利用不動產檔案的歷史價值。尤其是在房地產行業中，多年的不動產登記檔案管理，可以為國家制定相關的房產制度提供信息依據，在對歷史不動產登記檔案的分析過程中，吸取其中先進的管理理念，并整改不合理的方案和措施，避免在以后工作中出現類似的錯誤。長期積累的不動產檔案管理資料，具有很高的借鑒作用。

2.不動產檔案具有經濟價值

不動產檔案的現實價值主要是為不動產所有人提供不動產產權證明，為個人不動產的歸屬權提供資料證明，從而避免出現產權糾紛等問題，進一步保證了物權所有人的合法權益。注重對不動產登記檔案管理與分析工作，是目前房地產開展統計和整合資料的重要目標。通過對不動產登記檔案的分析與整合，能夠讓國家直觀、清晰地了解到目前人民居住狀況以及購房狀況，推斷人民生活水平，并對房地產行業展開合理調控等。因此，不動產登記檔案具有很高的經濟價值。

三、不動產登記檔案管理的重要作用

1.有力保障了不動產交易安全

我國經濟快速發展，促進了不動產交易市場的繁榮，隨之而來的是各類不動產產權的交易與變更，由此也出現了在交易過程中的諸多不合法、不合規的交易行為，損害了產權所有人的利益，擾亂了不動產交易市場的正常秩序，甚至影響社會的穩定。不動產登記檔案具有法定性，通過其具有的法律效力，以檔案的形式明確了不動產產權的歸屬，加上具有的公示性和唯一性，確保了不動產交易市場的有序交易，規避了行業風險，減少了在交易中的經濟糾紛，有力保障了產權人的切身權益。

2.構建健康的不動產市場交易環境

不動產登記和管理工作由國家專業部門負責，有著較強的穩定性，可以有效監督不動產交易過程，約束違法、違規不動產交易行為的發生，降低不動產交易風險，為不動產交易市場構建健康的交易環境。

3.記錄了城市的發展和興衰

不動產登記檔案的歷史價值在于讓我們可以看到每座城市的規劃、建設、發展中土地、建筑的變化，體現了城市的發展與變遷。

4.有利于實現不動產物權的公示原則，規避不動產交易風險

對不動產展開登記的目的就是要實現不動產物權的公示原則。通過不動產的登記檔案管理，可以對某個地區內的不動產，其歸屬權利和交易變更的情況通過公開、公正、透明的方式展示，客觀、準確地反映不動產的詳細情況，并為不動產所有人、相關機構、單位等利益相關人的查詢提供了便利。可見不動產登記檔案的公示原則，在提高社會公信力方面起到重要作用。而作為公示載體的不動產登記檔案，只有經過公示，方能真正發揮其真實作用。經過公示后的不動產登記檔案，是不動產產權所有人避免交易風險的重要依據。

四、不動產登記檔案信息化建設中存在的問題

1.缺乏統一的檔案管理體系

不動產登記檔案的復雜性特點是由管理內容的多樣性造成的。在不動產檔案中記錄了不同地域、不同存在形式的不動產資源信息，包括水域、陸地、森林、山丘、農田、城市住宅以及商業用地等。這些不動產資源由國家規定不同的管理部門實施管理，導致在管理方式和內容記錄形式都有著各自的特點，區別明顯，造成不動產登記檔案的復雜性，不利于檔案的統一管理，在無形中提高了不動產檔案的收集、歸類、保存的難度。進入信息化時代，檔案管理信息化建設是不可逆轉的時代潮流，不動產登記檔案的復雜性為信息化建設增加了難度，缺乏統一的檔案管理，就無法建立完善、標準化的檔案管理體系，難以實現不動產檔案信息的及時梳理和匯總。

2.難以實現實時共享，檔案數據與業務系統無法展開有效對接

在信息化時代，實現信息資源實時共享是時代特征之一。在不動產登記檔案管理中，信息技術已經逐步取代傳統的人工操作，本應可以為檔案使用者提供方便、快捷的查詢、使用、共享資料服務，但因檔案信息管理平臺沒有共享功能或沒有啟動共享程序，導致服務質量和效率大幅下降。

在不動產登記檔案信息化建設過程中，還有一個較為突出的問題，就是不動產登記檔案數據庫和實際不動產交易業務系統無法實現有效對接，導致不動產登記的檔案資料與具體業務之間無法實時同步，未形成統一性，甚至造成二者信息出現了一定的時間差，導致在不動產交易過程中出現利用時間差、信息差、非法買賣、徇私舞弊等嚴重問題，危害了不動產產權所有人的根本利益，擾亂了市場正常交易秩序。

3.檔案信息化管理缺乏有效的法律保障

不動產登記檔案管理信息化是滿足時代發展需求的必由之路，也是大勢所趨。盡管近年來我國不動產登記檔案信息化進程不斷推進，但缺乏相應的法律法規也是事實。沒有明文法律法規的保障，檔案信息化建設就缺乏規范、統一的基礎，容易出現鉆法律漏洞、通過網絡技術盜取不動產登記檔案資料、信息，操控市場價格等惡性事件。

4.缺乏專業的管理人員

各項信息技術在不動產登記檔案管理工作中的應用，進一步提高了對檔案管理工作者的要求。檔案管理工作者在新時代面臨著新的機遇和挑戰，尤其是和傳統工作模式相比，信息技術有著無可比擬的優勢。新技術的應用，會讓不動產登記檔案管理人員在學習應用過程中產生的不適應，尤其是年紀較長的老員工，無法改變傳統工作方式，對信息技術接受和運用能力較差，由此產生了排斥思想，在工作中繼續沿用舊式方式，導致無法完全展示信息技術在檔案管理工作中的高效性、便捷性。由此可見，在不動產登記檔案管理工作中，需要一批既具備檔案管理能力又精通互聯網等信息技術的專業管理人才。

五、加強不動產登記檔案管理的策略

1.建立不動產檔案管理的信息化平臺，完善信息化管理系統

不動產登記檔案管理工作內容繁雜，如果采用紙質檔案，將給管理工作增添許多難度，為適當減少工作量，提高檔案管理效率，相關部門必須將先進的信息技術引入不動產登記檔案管理中，在現行不動產登記檔案管理模式的基礎上，利用計算機信息技術建立信息化管理系統，為不動產產權信息登記配置專門獨立的數據庫，將傳統管理形式與電子文件管理形式有機結合，確保各項不動產產權信息能得到合理儲存、妥善管理，不會出現信息遺失或信息失真等情況。

2.建立完善、規范的管理制度

完善、規范的不動產登記檔案管理制度是保證不動產交易合理合規、順利開展的基礎和前提。通過制定合理、科學的檔案管理制度，規范不動產檔案資料信息的收集、整理、歸類和保管等工作環節，可以有效確保不動產檔案的真實性、完整性。建立統一的管理模式，設立統一格式標準，有利于用戶方便、快捷查找和使用，提高不動產登記檔案的使用率，充分發揮不動產檔案的社會價值和經濟價值。

3.加強檔案管理人員主動服務意識

在社會主義市場經濟繁榮發展的同時，不動產交易日漸興盛，越來越多的人對不動產檔案的使用和查詢有了更多的需求。但不可否認的是，其中相當一部分人群，尤其是老年用戶對不動產檔案的查詢和運用還不能熟練操作，需要不動產登記檔案管理人員主動為其提供服務。除了在辦公現場提供服務外，還應通過廣播、數字電視、電話咨詢和小區宣傳欄等不同方式，加強對不動產登記檔案重要性和重要價值的宣傳，讓人們充分了解相應的法律法規及各環節流程，避免在不動產交易中遭受經濟損失，有效保障不動產產權所有人的切身利益不受侵犯。

4.樹立保密意識，確保不動產登記檔案的安全

在不動產登記檔案中記載了大量的不動產情況信息和產權人信息，具有一定的私密性和保密性。不動產登記檔案管理人員要樹立安全保密意識，認真盡責地保管檔案資料，防止因人為原因造成檔案的破損、遺失等情況。此外，在信息技術盛行的今天，作為不動產登記檔案管理部門的機關單位，在建立信息化數據庫的同時，應注意網絡安全工作，要通過設立訪問權限、設置防火墻，運用安全網關軟件等行為，防范不法分子或網絡黑客盜取、挪用、被篡改不動產登記檔案資料的不法行為，確保檔案數據安全。

5.加強檔案管理人員培訓，提升管理人員專業素養

不動產登記檔案所具有的復雜性、真實性、實效性、規范性以及法定性等特點，決定了檔案管理人員要具有嚴謹的工作態度、扎實的檔案管理專業知識、熟悉《檔案法》《保密法》等法律法規。在信息化時代，檔案管理人員還要熟練掌握互聯網、計算機等信息技術，對管理人員的綜合素質有著較高的要求。不動產登記檔案管理部門，要重視工作人員綜合素質的培養，不僅要提高檔案管理人員的專業素質，還要加強其對信息技術的熟練掌握程度。不動產登記檔案管理部門要對檔案管理人員信息技術能力定期開展相關培訓，可以從外部聘請檔案、保密、互聯網等不同專業的專家開展培訓，全方位提升工作人員的綜合素養，滿足不動產登記檔案管理信息化建設的要求。

六、結束語

我國社會主義市場經濟的快速發展，帶動了不動產市場的繁榮，各類不動產產權變更日益頻繁，對當代不動產登記檔案管理工作提出了全新的要求。進入信息化時代，不動產登記檔案管理部門要充分認識不動產檔案管理工作的重要性以及檔案的重要價值，通過建立完善、科學、規范的管理制度，搭建信息化管理平臺，提高管理人員綜合素質和服務意識，加強對不動產登記檔案的保密防范措施，保障不動產檔案管理工作的效率和質量，從而有效維護不動產交易市場秩序，確保不動產產權人的合法權益，為社會的繁榮穩定發展做出貢獻。

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（作者單位：濱州市不動產交易登記中心）

作者簡介：藺江勇（1978—），男，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。