ORTCC模型應用下的人事檔案精細化管理路徑研究

摘 要：近年來，國家加大了醫療衛生體制改革，醫療衛生事業發展取得顯著成果。在醫療機構發展壯大的過程中，產生了大量、不同類型的人事檔案，利用先進的管理理念，助力人事檔案管理提檔升級具有積極的現實意義。本文以ORTCC模型應用為例，從醫院人事檔案精細化管理目標、規則、訓練、考核和文化等五個方面，探討了醫院人事檔案精細化管理的具體內容和實施措施，豐富了醫院人事檔案精細化管理理論，為醫院人事檔案精細化管理積累了豐富的實踐經驗，促進了醫院人力資源優化配置，保障了職工權益，推動進醫院管理水平邁向新臺階。

關鍵詞：ORTCC模型；人事檔案；精細化管理

概述

2023年7月，國家衛生健康、人社部、國家醫保局、財政部、國家發改委聯合印發《深化醫藥衛生體制改革2023年下半年重點工作任務》，包括“發展壯大醫療衛生隊伍”在內共6個方面20條具體任務。以《任務》為指導，為更好推進醫療衛生體制改革，精細化管理成為推動各項改革取得實效的重要手段。隨著醫療衛生體制改革的深入，作為醫院人事管理的重要組成部分的人事檔案，迫切需要轉變傳統的粗放式管理模式，將精細化管理貫穿于人事檔案管理的每一個環節，切實提升人事檔案管理質量和效率。

南昌大學第一附屬醫院成立于1939年，是集醫療、教學、科研、預防、保健、康養于一體的三甲醫院，擁有12個國家臨床重點專科、16個省臨床重點專科、28個省醫學領先學科。現有醫療衛生職工7100余人，其中高級職稱956人，博士766人，國家級人才6人。醫療技術服務推廣覆蓋全國26個省/直轄市200余家醫療機構。為助力做好醫院改革需要，推動醫院高質量發展，醫院先后出臺了《南昌大學第一附屬醫院人事異動管理辦法》《高層次人才引進辦法》《編外人員招聘規定》等，為醫院可持續發展提供了豐富的人才支撐和保障。在此過程中，產生了大量、不同類型的人事檔案，積極研究人事檔案精細化管理路徑和方法，有利于醫院人力資源優化配置、保障職工權益、促進醫院管理水平邁上新臺階。

精細化管理需要建立一套完整、科學的管理體系，既要有精細化管理目標，也要有精細化管理規則，還要有精細化管理的結果考核，并最終形成精細化管理文化。ORTCC模型由Objective（目標）、Rules（規則）、Training（訓練）、Check（考核）、Culture（文化）五個部分組成。ORTCC模型是精細化管理的基礎和核心，涵蓋了各環節管理要素，五個方面缺一不可，彼此關聯、互相促進，構成一個完整系統，為實現精細化管理提供科學的方法和工具。ORTCC模型被廣泛應用于醫療、教育、文化、服務、檔案等各個行業領域，有力促進了行業管理水平。本文基于ORTCC模型理論，探討該模型應用于醫院人事檔案精細化管理內容、方法及路徑，具有積極的現實指導意義。

1.路徑一 目標（Objective）：確立醫院人事檔案管理目標

醫院人事檔案精細化管理，首要是制定明確、具體、可衡量的目標，以便人事檔案管理工作有的放矢。目標管理強調“激發職工對工作的熱情，自覺提高和發揮自己的才干，積極努力按照工作目標做好本職工作。相互協調配合為目標的完成貢獻力量”[1]。一是目標要求。確立人事檔案管理目標，能夠讓職工為實現這一目標而共同奮斗。因此，人事檔案管理目標的確立應滿足民主性、激勵性、考核性要求。所謂民主性，就是人事檔案管理部門內部、部門與檔案材料形成部門、經常查檔的部門之間充分溝通，聽取意見建議，使形成的目標成為全院共同的目標，增強自覺實現人事檔案管理目標責任感與使命感。激勵性就是要求人事檔案管理目標的制定高度、難度、復雜程度要適中，能夠在目標實現中激發內生動力。所謂考核性，就是要求人事檔案目標的設定具有可量化的指標，如人事檔案歸檔率、人事檔案數字化“四性”達標率。二是具體目標。根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》《中華人民共和國檔案法》《關于深化衛生專業技術人員職稱制度改革的指導意見》等文件精神以及醫院醫療衛生事業發展實際需要，將新時代醫院人事檔案管理的目標定位為三個層級：第一層級目標是嚴格《干部人事檔案工作條例》，實現醫院人事檔案工作科學化、制度化、規范化。第二層級目標是發揮人事檔案在建設高素質專業化醫療隊伍中的重要作用。第三層級目標是為醫療衛生事業高質量發展提供可堪重任的專業衛生及行政管理人才支撐。三是目標實施。人事檔案管理目標一經確定和分解，就要圍繞目標、賦予的責任、授予的權力，尋找適宜的實施路徑。具體來說，就是要嚴格執行人事檔案管理各項法律、法規、規范、標準和要求，并在實施過程中不斷進行檢查與控制，借助5W1H理論，圍繞第一層級目標把好人事檔案材料入口關、內容審核關、利用安全關等。

2.路徑二 規則（Rules）：健全醫院人事檔案管理規則

醫院人事檔案精細化管理，要求醫院制定完善、細致且可操作性的人事檔案管理制度、流程，確保人事檔案管理各項工作規范、有序、高效開展。實現精細化管理的重要手段是訂立制度、明確職責、規范流程[2]。具體來說，既要制定人事檔案管理崗位制度，也要制定人事檔案管理法規性制度。首先是壓實責任。醫院高度重視人事檔案精細化管理工作，成立人事檔案管理領導小組，研究制定人事檔案管理方案以及人事檔案管理規章制度。其次是完善制度。主要是完善檔案管理崗位制度和人事檔案管理法規制度。前者主要有《人事檔案管理人員職責》《檔案庫房管理制度》《人事檔案安全保密制度》等。后者主要有《人事檔案材料收集制度》《人事檔案材料收集補充制度》《人事檔案材料鑒別歸檔整理制度》《人事檔案轉遞制度》《人事檔案查（借）閱制度》等，這些規章制度使人事檔案管理崗位及具體業務管理制度化、標準化。再次是制度落實。根據已經出臺的各項規章和要求，把制度內容轉化為精細化管理的具體實踐。例如，人事檔案精細化轉遞工作。醫院會有一部分人因各種原因離職，離職時就需要解決好人事檔案轉遞。為做好精細化轉遞，應嚴格落實《人事檔案轉遞制度》，人事檔案轉遞要求“內容真實準確、材料齊全完整”，并在“2個月內完成轉遞”，轉遞渠道應選擇“機要交通”或“專人送取”等形式，堅持檔隨人走，嚴禁人檔分離，轉遞逾期1個月未收到回執應主動發函或電話詢問，防止丟失。

3.路徑三 訓練（Training）：加強醫院人事檔案管理培訓

醫院人事檔案精細化管理，需要組織醫院職工開展人事檔案業務知識尤其是相關管理規章制度的業務培訓，加強人事檔案業務知識方面的培訓和教育，提高職工尤其是檔案管理人員熟練掌握人事檔案管理知識技能，更好地勝任本職工作。一般選擇業務培訓會、新入職業務培訓或檔案宣傳月、歸檔月組織開展，精心備課，選擇專家授課。首先是明確人事檔案精細化內涵。通過培訓，讓參加培訓的檔案工作者或其他人員明白人事檔案精細化的內涵以及精、準、細、嚴的精細化管理特征，對人事檔案精細化管理有初步的了解。其次是認識人事檔案精細化的意義。通過業務知識培訓，尤其是規章制度等業務知識培訓，明白精細化管理在人事檔案管理中的重大意義，增強自覺執行精細化管理的思想自覺和行動自覺。再次是掌握人事檔案精細化內容。通過業務培訓，重點要讓參訓人員尤其是人事檔案工作人員掌握人事檔案精細化管理的內容：人事檔案精細化操作、控制、核算、分析和規劃。做到人事檔案收集、歸檔、轉遞每一個行為都有規范、要求；按計劃、審核、執行和回顧控制人事檔案管理中每一個業務流程；核算人事檔案管理條件及承擔的任務，選擇最優方案；利用計算機信息技術、人事檔案管理軟件等現代化手段，精細分析人事檔案管理存在的問題，及時予以糾正；并針對醫院發展及人事狀況，做好精細規劃，最終的目標就是要達到人事檔案管理組織專業化、方式標準化、管理制度化、人員職業化，將傳統的“粗放式”人事檔案管理進行精耕細作，達到“精細化”。最后是執行人事檔案精細化制度。通過人事檔案精細化業務知識培訓，讓參訓人員切實增強細節、服務、規則和系統意識，并立足人事檔案管理專業、精細化量化兩大基礎，落實人事檔案管理崗位制度和法規制度。

4.路徑四 考核（Check）：嚴格醫院人事檔案管理考核

醫院人事檔案精細化管理還要求醫院圍繞人事檔案管理目標的實現建立起一套科學、合理的檢查、考核體系，以考核結果檢驗工作成效，確保人事檔案管理內容和要求按時、按質、按量完成，并在考核中及時發現問題、解決問題，實現人事檔案管理目標。醫院人事檔案管理部門要從醫院發展戰略出發建立部門級、崗位級KPI指標（關鍵績效指標），具體流程如圖1。

首先是將醫院人事檔案管理作為醫院績效指標，對人事檔案管理情況進行考核；其次是將人事檔案歸檔完整性、及時性作為考核指標，納入部門或科室考核細則，按年度或季度進行考核。再次是把人事檔案資料收集、整理、歸檔、轉遞、著錄、統計、銷毀等是否滿足人事檔案管理要求作為檔案室考核指標，按月或季進行考核，通過不同類型、層級的考核，確保人事檔案管理精細化規范有序，各項要求落到實處[3]。最后，還要持續加強內部管控。例如，設定檔案室履職、服務、安全等關鍵績效指標（見表1），對人事檔案管理全流程進行定量與定性相結合的精細化考核，根據考核情況及時提出修正意見，并把問題反饋，做到舉一反三，持續改進，防止類似問題再次發生。還要把人事檔案管理績效的具體指標精細化分解至人事檔案管理各崗位，把人事檔案工作全過程、各環節納入考核內容，按月、季、半年、年度進行考核，考核結果與部門、處室及個人績效獎懲掛鉤，從而使醫院戰略指標KPI與部門或科室KPI、個人KPI實行“三聯掛”，促進人事檔案精細化管理各項要求落到實處。

醫院人事檔案精細化管理還要求醫院樹立良好的管理、服務文化，增強職工責任意識和質量意識，形成遵守人事檔案管理的濃厚氛圍。在整個ORTCC管理體系中，塑造文化體系是支撐，是一種隱性規則[4]，它與顯性規則（管理規則）相配合，從而提高整體管理水平[5]。人事檔案是人力資源管理過程中產生的，不僅蘊含著豐富的人力資源信息，也展現了人力資源管理方式方法，是醫院集體智慧的結晶，也是一筆寶貴的精神財富，是重要的文化資源。因此，要把人事檔案管理看作是醫院高質量發展的一項軟實力，并建立相應的考核硬性指標，要高度注重醫院內部人事檔案管理文化建設，將人事檔案管理文化作為醫院文化的重要組成部分[6]。具體來說，包括人事檔案管理制度文化、精神文化、物質文化、行為文化。制度文化讓職工了解醫院包括人事檔案管理在內的各項業務均照章辦事，依法依規執行。總結宣傳和推廣人事檔案管理工作人員執著敬業、甘于平凡的奉獻精神，凝練為全院的精神文化內涵。人事檔案管理的重要設施設備的變遷展現了醫院篳路藍縷的發展歷程，也是醫院文化的重要組成部分。此外，嚴謹、細致等行為特質也是學習的重要內容。總之，通過文化的塑造，尤其是精細化管理文化的塑造，使全院職工重視人事檔案管理工作，并把支持和落實人事檔案管理各項規章制度內化為思想自覺、外化為行為自覺[7]。

結語

精細化管理是一種過程質量控制和改善的管理技術、哲學、系統、工具，通過管理規則的系統化、精細化，使組織管理各單位精確、協同和高效運行[8]。綜上，在新一輪深化醫療衛生體制改革的背景下，傳統人事檔案管理工作面臨諸多挑戰，需要與時俱進，轉變理念，從現代管理學中汲取營養，運用精細化管理創新提升人事檔案管理工作效率，不斷推動公立醫院高效運行，助力高質量發展，確保為老百姓提供優質高效的醫療服務，使人民群眾在醫藥衛生體制改革中獲得更多紅利。

參考文獻

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[3]陜西法土特汽車傳動集團公司.精細化績效考核體制 檔案管理水平持續提升[J].陜西檔案，2010（6）9-11.

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[5]孫國玲，李越，徐一凡.基于精細化管理ORTCC模式的醫院文化建設模式探討[J].繼續醫學教育，2018（3）：95-98.

[6]吳宏彪，趙輝.精細化管理持續改善[M].北京：北京理工大學出版社，2013：55-218.

[7]孫作麗.醫院人事檔案精細化管理措施探究[J].蘭臺內外，2023（11）：61-63.

[8]趙瑩.人事檔案精細化管理探討[J].蘭臺內外，2023（15）：62-63，66.

作者簡介：劉苡（1975—），女，大專學歷，南昌大學第一附屬醫院館員。主要從事干部人事檔案管理、檔案管理研究。