信息化背景下基層退役軍人檔案數字化管理模式探究

摘 要：社會進步和時代發展給退役軍人的檔案管理帶來了更多挑戰，在信息化背景下，基層退役軍人檔案管理應符合時代發展要求，創新基層退役軍人檔案管理，探索信息化管理模式不但有利于提高管理效率，而且可以保障退役軍人的權益，對于退役軍人和社會發展均具有重要意義。文章主要研究信息化背景下基層退役軍人檔案數字化管理模式，為基層退役軍人的檔案信息化管理提供參考。

關鍵詞：退役軍人；檔案；管理；信息化；數字化

中圖分類號：D630.3 文獻標識碼：A

退伍軍人的檔案與其享受到的福利待遇、經濟補貼和安置就業有直接關系，對其檔案開展管理是非常重要的。國家高度重視退伍軍人的檔案管理工作，對退伍軍人檔案的科學管理提出了明確要求。同時，科學技術的發展和信息化進程的加快為退伍軍人檔案管理提供了更多的基礎服務。目前，我國退伍軍人檔案管理依舊存在較多問題，包括檔案的移交、管理和利用等各方面。科學管理基層退伍軍人檔案、改進傳統檔案管理模式，對于提高退伍軍人檔案管理水平和保證基層退伍軍人的權益具有重要意義。

一、我國現階段基層退伍軍人檔案管理存在的問題

1.檔案管理主體混亂，職責分工不明確

國家對退伍軍人檔案管理的職責分工、檔案交接、日常服務等重要任務均作出了明確要求，同時，也強調了檔案管理主體權責明確的重要性，指出做好退伍軍人檔案管理對于推動檔案管理高效運行、更好地維護退伍軍人合法權益以及推動社會經濟發展均具有重要意義。在退伍軍人檔案管理工作實際開展過程中，檔案分類不明確的問題普遍存在，檔案的移交和審核缺乏規范化流程，未明確劃分管理部門各自職責分工，退伍軍人的接收、保管和轉調等工作大多由多個部門同時負責，導致檔案丟失、資料不準確和重復性移交等問題頻繁出現。還存在檔案存放在組織部門、退役安置單位甚至是存放在個人手中的情況，這也是導致檔案信息不全、檔案查閱和管理困難的主要原因之一。另外，在提取退伍軍人檔案的過程中，轉調工作由多個部門開展，不但不能有效解決檔案管理中存在的問題，而且影響了退伍軍人的辦事進度，造成延誤。因此，在創新退伍軍人檔案管理模式之前，要明確劃分相關部門的職責，細化管理主體的各項職責，嚴格遵守屬地部門管理原則，以不同安置情況和分類方式確定相應的管理單位，提高檔案查詢、提取、移交等流程效率，提高檔案管理水平，確保基層退役軍人檔案管理高效、有序和規范。

2.檔案管理不善，信息變更方式傳統

國家非常重視退伍軍人檔案管理工作，檔案信息與退伍軍人的個人發展有直接關系，檔案管理不善所導致的損傷與國家部署退役軍人檔案管理方針政策相悖。基層退伍軍人的自身發展與其檔案管理密切相關，與其經濟補貼服務和各項福利政策也有直接關系。另外，還涉及退伍軍人工作的安置和保障政策的實施。目前，我國相關政策規定，退役軍人個人檔案信息的更改需要實名攜帶有效證件跨地區更改，檔案信息更改難度較大，也增加了信息處理的難度，不但影響了退役軍人信息的完善，而且對下一步工作的正常開展也造成較大影響。如果未妥善保管檔案資料，信息較難更改，就難以有效保障退役軍人的利益。因此，需進一步完善基層退伍軍人的檔案資料管理工作，除了對檔案資料妥善保管之外，還要確定檔案移交過程中的各種細節問題，同步信息化檔案數據庫，從而更好地管理基層退役軍人的檔案。

3.忽視了檔案管理的重要性，工作人員綜合素養不高

對工作的重視程度是積極有效開展工作的重要條件。作為退役軍人服役期間的有效證明，對退役軍人的檔案信息管理工作要高度重視。因為基層退役軍人退役后，大多自主就業或者務農，對于檔案的利用率較低，檔案利用率低導致管理人員對于檔案保存管理不重視，未意識到檔案管理的重要性。檔案管理人員認識不足、檔案管理工作重要性宣傳不夠等原因，導致檔案管理人員對退役軍人檔案管理工作不夠重視，對于及時轉告檔案信息的重要性也沒有深刻的認識，有的置業單位未及時接收相關檔案資料，多種原因導致退役軍人未能享受到國家的經濟補貼和優惠福利。另外，檔案管理人員缺乏較高的綜合素養，對于檔案資料、退伍軍人享受國家福利政策以及轉業安置證明的關系沒有深刻的認識，在開展檔案管理工作時，對軍人個人信息和敏感檔案文件保密性不足，導致信息被泄露。對于檔案管理工作中存在的問題，上級管理人員沒能及時發現，導致退役軍人的合法權益受到了嚴重影響，國家利益也因此受到損害。因此，要加強對退役軍人檔案宣傳，通過多種方式提高相關人員的綜合素質，從而保障退役軍人的各項權益，使其在社會中能夠得到更好的發展。

二、建設基層退役軍人檔案管理信息化系統的意義

1.提高檔案管理的綜合效率

成立退役軍人服務管理機構，并嚴格管理退役軍人的檔案信息，以保障其各項利益，推進檔案管理系統向信息化發展。信息化管理模式的建立可以為退役軍人檔案管理工作提供更加便捷的服務，提供的服務也更加及時和精準，信息化檔案管理模式的建立還可提供自動化的辦公流程，提高檔案管理人員的管理綜合效率。在信息化管理平臺可以實施各項工作，包括檔案查詢、接收、保管和移交等。此外，還可對檔案分類管理，使基層退役軍人在相關手續辦理時獲取信息資料更加及時，檔案遞交也可通過互聯網技術快速實現，有效提高了檔案管理工作效率，并在篩查退役軍人相關信息時也更加準確、快速，有利于發現優秀人才，對于退役軍人的高質量發展具有重要意義。

2.提高檔案信息的安全性

個人信息安全隨著互聯網時代的推進得到了國家相關制度的保障，退役軍人檔案信息與部隊事業和國防安全有直接關系，檔案毀損、檔案信息被泄露等問題的出現均會對檔案信息安全造成威脅，影響軍人事業發展的同時，也會影響其合法權益。在傳統檔案管理中，檔案交接主要是人工交接，人為導致的檔案資料丟失、檔案信息錯誤以及信息更改不及時等問題無法避免，還容易出現人員和職位不匹配的情況，這些問題都是無法避免的。信息化系統的建立可以備份退役軍人檔案信息，加密處理不同分類系統的檔案，利用互聯網后臺實名信息保護功能可以保證信息的安全以及避免出現資料失效的情況。退役軍人也可在保密安全的環境下實現個人信息更改和檔案移交。在信息化管理模式下，退役軍人檔案管理確保了檔案管理工作安全可靠的同時，還實現了檔案管理工作統一規范開展。

3.是提供戰時召回和儲備力量的依據

如有戰爭爆發或國家面臨緊急情況時，通常需要動員退役軍人和將其召回，以此來增加國防力量。完善的退役軍人檔案管理系統可準確記錄和管理退役軍人的信息，在有需要的時候可快速查找和調動適合的人選。退役軍人檔案中不但記錄相關專業知識，同時，也記錄了軍事背景，同時可通過查閱檔案對退役軍人的專長、經驗、軍事技能以及在部隊的崗位和表現等展開了解，因此，可通過檔案查詢對人選的可用性和合適性。軍方退役軍人召回是可通過退役軍人檔案查閱了解相關信息，從而做出合理選擇和明智決策，進而確保軍人戰斗力和最佳戰略配備。另外，在和平時期，利用退役軍人檔案還可管理和調度儲備力量。

4.構建完善的數字化信息服務體系

實施退役軍人檔案管理工作旨在為退役軍人生活和發展提供良好服務。為實現退役軍人檔案管理標準化，國家強調了對相關部門檔案庫房的基礎性建設。建立數字檔案，構建完善規范的信息檔案管理服務體系，從而實現人性化的信息化管理模式。另外，利用信息化管理模式也可有效解決退役軍人異地管理出現的問題，檔案信息可通過互聯網系統實現資源共享，退役軍人的基本信息和工作情況也在各項分類數據中被詳細記錄，通過大數據分析和篩選條件的建立可對跨區域軍人的資料快速定位，不但使得數據檢索和信息同步更加快速，而且管理服務機制更加高效，服務標準也更加人性化。

三、退役軍人檔案管理信息化模式的創新策略

1.重視系統篩查工作和優化數字化流程

首先，加強對檔案管理人員的管理，明確劃分管理人員的各項工作職責，對管理人員開展培訓教育，使其對學習和檔案管理的重要性有深刻認識，提高其專業水平和綜合素質，充分掌握檔案管理各項條例。不但要熟練掌握《檔案學習法》《退役士兵安置條例》等相關法律和管理規定，還要會靈活運用，通過開展相關條例和法規學習增強其法律意識，認真履行自身職責，對退役軍人檔案管理的意義和重要性有全面認識，深刻了解國家對退役軍人檔案管理實施的政策方針；其次，要做好檔案信息數據庫同步工作。信息變更進程要健全完善，人才數據庫也要及時更新。退役軍人在跨地區業務辦理時，數據同步后可在系統內及時檢索信息，工作人員也可更加方便、高效地審查對接的信息，不僅減少了不必要的工作，還有效提高了工作效率。更新人才數據庫和挖掘退役軍人中的各類人才，也有利于進一步優化部隊的管理辦法。加強檔案管理信息化建設不但有利于信息準確化和分類具體化，而且可以實現管理工作的細節統一化和高效標準化；最后，在退役軍人檔案管理中，人性化分析和自動匹配兩項高智能服務更有利于對信息開展識別、篩查和匹配。加強檔案信息篩查，重視人性化分析機制，準確、高效地對退役軍人的軍種、職級分類識別，根據不同類型的檔案開展分類和排序，用人單位在招攬人才時也可根據分類排序的信息綜合考量人才標準，進而招攬到符合自身需求的人才。退役軍人檔案信息綜合篩查因為大數據的準確性變得更加高效，還可以為用人單位提供更多有效信息，有利于退役軍人的職業發展道路更加規范。

2.提高檔案管理人員的綜合能力和基礎素養

首先，國家重視退役軍人各項保障政策的開展和實施，退役軍人檔案非常重要，因此，在開展退役軍人檔案管理時要嚴格遵守管理辦法，檔案管理人員也要具備合格的基礎素養。雖然信息化管理系統可以解決因人為因素所導致的大部分失誤，但檔案管理人員素質高和責任心較強可以減少和避免問題的發生，還能進一步提高檔案管理的工作效率。退役軍人檔案管理較為復雜，需要做好保密工作，要求檔案管理人員要堅持自身職業操守，盡職盡責且恪守本分，遵守國家保密規章條例；其次，檔案管理人員不但要具備合格的學歷，而且要有相關經驗，需要詳細了解智能化檢索體系和對其有自我判斷，對于關鍵詞背后的邏輯意義也要有深挖檢索的能力，可高效解決系統相關處理意見，并對意見能提出獨到的見解。檔案管理人員應具備相應的管理經驗，能夠更加深刻的認識和理解退役軍人檔案管理工作的重要性及其對退役軍人的重要意義。同時，還要具備檔案資料保密性常識；最后，熟練操作程序也是檔案管理人員需要具備的能力。檔案管理人員需要熟練核對信息處理前端的各項檔案的時效性和準確性，及時處理服務器故障等問題，具備應對突發情況的能力。

3.加強信息化檔案管理系統的基礎設施

信息化管理平臺是退役軍人檔案數字化的基礎，確保平臺正常運營和做好其維護才能保證檔案管理工作正常開展，不但要規范化整理平臺數據，而且要完善硬件設施，實現標準化管理。還要定期檢測和維護機房設備設施，對管理系統軟硬件設施正常工作狀態開展分析和做好復核記錄，加強細節管理，做好每個環節的工作，對于可能引發數據庫問題的環節要做好處理，加強機房管理，消除退役軍人檔案信息安全隱患。為了保證檔案管理工作正常開展和進一步提高管理水平，數字化檢索系統在運行過程中會優化服務，必須升級管理系統的功能。檔案管理系統會因為時代進步、人工智能技術的進步以及人為習慣的改變不可避免地出現問題，因此，需要不斷完善和審計系統更新服務和各項功能操作，并簡化數據分析模型，更高級的功能設定通過最簡單的方式完成，從而建立更好的信息化服務體系。為保證數據安全，也要提高系統對信息更新的時效性和準確性。此外，后臺智能系統對各類數據開展批量處理時，為保證檔案信息的安全有效，需強化木馬防盜識別功能。

四、結語

開展基層退役軍人檔案管理信息化建設不僅符合時代進步要求，還提高了檔案信息的安全性，提供了更加精細化的社會服務。基層退役軍人檔案信息化管理有效提高了檔案管理工作效率，使退役軍人更好地享受國家的政策支持，不但有利于退役軍人更好的發展，而且有利于其更好地實現自我社會價值。時代和科技的進步也為退役軍人檔案管理信息化帶來了挑戰，基層退役軍人檔案管理工作開展過程中依舊面臨較多問題，需要探索新的管理方式，不斷優化創新管理模式，提高檔案管理水平，保障退役軍人的各項權益。

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（作者單位：曹縣曹城街道辦事處便民服務中心 ）

作者簡介：安美娥（1978—），女，漢族，山東曹縣人，本科，館員，研究方向：民政優撫、退伍軍人檔案及事務管理。