數字化時代檔案管理信息化建設探微

摘 要：在數字化時代，檔案管理信息化建設成為必然趨勢的同時，也對檔案管理工作提出更高要求。基于此，文章分析了數字化時代檔案管理信息化建設的相關問題，包括其特點、重要意義以及具體的建設策略，為檔案管理工作發展提供有益的參考。

關鍵詞：數字化時代；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

一、數字化時代檔案管理工作特點

數字化時代的到來，深刻改變了人們的生活方式和工作模式，信息資源的獲取、處理、存儲和利用方式都發生了翻天覆地的變化。這些變化對檔案管理產生了深遠的影響，促使檔案管理向信息化、數字化方向發展。首先，在傳統模式下，信息的產生和傳播主要依靠紙張、書籍等物理媒介。而在數字化時代，信息的產生和傳播主要依靠數字技術，如電子文檔、電子郵件、社交媒體等。這些數字技術的應用，大幅提高了信息的產生和傳播效率，同時，也提高了信息利用的便捷性；其次，在傳統模式下，人們對檔案信息的需求相對有限，主要集中在特定領域或特定機構。而在數字化時代，隨著社會信息化程度的提高和人們信息意識的增強，對檔案信息的需求越來越普遍，涉及的領域也越來越廣泛。同時，數字化時代還使得人們可以利用信息技術深度挖掘和分析檔案信息，更好地發揮檔案信息的價值；再次，在傳統模式下，檔案管理主要是手工操作，工作量大且效率低下。而在數字化時代，檔案管理逐步實現了自動化、信息化和數字化，通過數字化技術和軟件實現檔案的自動分類、整理、存儲和利用等操作，不僅提高了檔案管理效率，還使得檔案管理更加規范化和科學化；最后，在傳統模式下，檔案信息的安全性和保密性主要依靠物理鎖和保密制度等措施來保障。而在數字化時代，隨著網絡攻擊和信息被泄露事件的增加，檔案管理的安全性和保密性面臨著更大的挑戰。因此，需要采取更加先進的安全技術和措施，如加密技術、身份認證技術等來保障檔案信息的安全性和保密性。

二、數字化時代檔案管理信息化建設的重要意義

1.提高檔案管理效率

數字化時代，檔案管理信息化建設可以通過引入自動化處理技術和智能化管理軟件，實現檔案信息的自動分類、整理、存儲和檢索等操作，大大減少了人工干預和手動處理，提高了檔案管理的效率。同時，這些自動化處理技術還可以快速、準確地開展檔案信息處理，滿足了大量檔案信息的處理需求。

2.降低檔案管理成本

傳統的檔案管理方式需要耗費大量的人力、物力和財力，包括紙質檔案的制作、存儲和保管以及相關人員的工資和福利等成本。而數字化時代檔案管理信息化建設可以有效降低這些成本，通過電子化存儲和傳輸，減少了紙張和存儲空間的消耗的同時，還可以減少人員數量和相關費用。此外，數字化時代還可以采用云存儲等技術，進一步降低了存儲成本。

3.實現檔案信息共享

數字化時代，網絡技術的普及使得檔案信息可以實現跨地域、跨部門、跨機構的共享。通過檔案管理信息化建設，可以將檔案信息存儲在網絡服務器中，用戶可以通過網絡隨時隨地獲取所需的檔案信息，無須受到時間和空間的限制。這種共享方式不僅可以提高檔案利用效率，還可以促進不同機構之間的信息交流和合作。

4.保障檔案信息安全

數字化時代，檔案信息安全問題日益突出。通過數字化技術和安全措施，可以有效保障檔案信息安全。一方面，數字化存儲技術可以避免檔案信息的丟失和損壞；另一方面，加密技術、訪問控制技術等安全措施可以避免檔案信息被篡改和被泄露等風險。同時，檔案管理信息化建設還需要建立完善的安全管理制度和規范，加強人員管理和安全監測等措施，確保檔案信息的安全性和可靠性。

三、數字化時代檔案管理信息化建設策略

1.強化數字化檔案管理的標準化建設

在數字化時代，檔案管理信息化建設需要更加注重標準化建設，包括檔案管理的標準流程、數字化檔案的格式標準、數據交換標準等。通過制定標準化的檔案管理流程，可以規范檔案管理工作，提高管理效率和質量。同時，標準化的檔案管理還可以確保檔案數據的交換和共享不受限制，為數字化時代檔案管理信息化建設提供有力保障。

（1）檔案管理流程的標準化是檔案管理信息化建設的基礎。通過制定標準化的檔案管理流程，可以規范檔案的收集、整理、存儲、檢索和利用等環節，提高管理效率和質量。同時，標準化的檔案管理流程還可以確保檔案數據的交換和共享不受限制，為數字化時代檔案管理信息化建設提供有力保障。

（2）數字化檔案的格式標準是檔案管理信息化建設的關鍵。通過制定數字化檔案的格式標準，可以規范數字化檔案的存儲格式、元數據標準等，確保數字化檔案的真實性和可讀性。同時，數字化檔案的格式標準還可以為數據挖掘、數據分析等應用提供有力支持。

（3）數據交換是數字化時代檔案管理信息化建設的重要環節。通過制定數據交換標準，可以規范不同系統之間的數據交換方式，確保數據交換的可靠性和安全性。同時，數據交換標準還可以為跨部門、跨機構之間的檔案數據共享提供有力支持。

（4）制定標準化的檔案管理流程、數字化檔案的格式標準、數據交換標準等之后需要推廣實施。通過培訓、宣傳等方式，讓管理人員了解并掌握這些標準化的流程和規范，確保檔案管理信息化建設的順利實施。綜上所述，強化數字化檔案管理的標準化建設有助于提高檔案管理效率和質量，為數字化時代檔案管理信息化建設提供有力保障。

2.建設高效的數字化檔案管理系統

建設高效的數字化檔案管理系統是推動檔案管理信息化建設的關鍵步驟，需要明確系統建設目標、選用合適的系統架構、集成多元化功能、構建智能化檢索引擎、引入移動互聯技術以及推廣培訓和技術支持等方面的綜合措施。通過實現這些措施，可以提升檔案管理信息化建設的程度和質量，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務。

（1）在建設數字化檔案管理系統之前，需要明確系統的建設目標。這些目標應圍繞提高檔案管理效率、優化用戶體驗、確保數據安全等方面展開。通過明確系統的建設目標，可以為后續的系統設計和開發提供方向。

（2）數字化檔案管理系統的架構選擇對于其高效運行至關重要。在選擇系統架構時，需要考慮系統的可擴展性、可維護性以及可定制性等因素。同時，還需要確保系統架構與現有的IT基礎設施相兼容，以降低系統集成的難度和成本。

（3）數字化檔案管理系統需要具備多元化的功能，以滿足不同用戶的需求。這些功能包括但不限于檔案的數字化處理、存儲、檢索和傳輸等。此外，系統還應提供權限管理、數據備份、安全保障等附加功能，以確保檔案管理的效率和安全性。

（4）智能化檢索引擎是數字化檔案管理系統的核心組成部分。通過構建智能化檢索引擎，用戶可以更加便捷地查找所需檔案信息。同時，智能化檢索引擎還可以深度挖掘和分析檔案信息，為決策提供支持。

（5）隨著移動設備的普及，引入移動互聯技術可以為用戶提供更加便捷的檔案服務。通過開發移動應用程序或利用現有移動平臺，用戶可以在手機、平板等設備上隨時隨地訪問數字化檔案管理系統，提高檔案服務的效率和質量。

（6）建設高效的數字化檔案管理系統，需要為用戶提供培訓和技術支持，以確保系統的順利運行和用戶的順暢使用。通過培訓用戶如何使用系統，并為其提供及時的技術支持，可以降低系統使用中的障礙，提高用戶對數字化檔案管理系統的滿意度。

3.引入先進的數字化檔案管理技術

引入先進的數字化檔案管理技術是提高檔案管理效率和質量的重要手段。通過采用數據壓縮技術、數據加密技術、網絡傳輸技術等先進技術，可以大幅提高檔案管理的效率和安全性，并確保檔案數據的安全性和完整性。第一，數據壓縮技術可以將大量檔案數據壓縮成較小的文件，從而節省存儲空間并加快傳輸速度。在數字化檔案管理中，數據壓縮技術可以大幅提高檔案管理的效率，并減少存儲成本和傳輸成本。第二，數據加密技術可以保護檔案數據的安全性，防止非法獲取和篡改。通過使用加密算法，可以將檔案數據轉換為無法讀取的密文，只有擁有解密密鑰的用戶才能查看原始數據，可以大幅提高檔案數據的安全性，確保檔案數據的完整性。第三，網絡傳輸技術可以加快檔案數據的傳輸速度，提高檔案管理的效率。通過使用高速網絡和可靠的傳輸協議，可以確保檔案數據在傳輸過程中的穩定性和可靠性，減少傳輸過程中的延遲和錯誤。此外，先進的數字化檔案管理技術還可以包括數字簽名技術、身份認證技術等。數字簽名技術可以驗證檔案數據的真實性和完整性，身份認證技術可以確保用戶身份的合法性和安全性。這些技術的應用可以提高檔案管理的安全性和可靠性。

4.建立完善的安全保障機制

建立完善的安全保障機制是確保檔案數據安全性和完整性的關鍵措施。通過實施數據加密、訪問控制、權限管理和加強網絡安全防護等措施，可以有效防范信息安全風險，保護檔案數據的機密性和完整性。第一，通過使用加密算法，可以將檔案數據轉換為無法讀取的密文，只有擁有解密密鑰的用戶才能查看原始數據，提高了檔案數據的安全性，防止信息被泄露和被攻擊。第二，訪問控制可以限制用戶對檔案數據的訪問權限，確保只有擁有相應權限的用戶才能訪問和操作檔案數據。通過設置訪問控制策略，可以防止未經授權的用戶訪問和篡改檔案數據。第三，權限管理是對用戶在數字化檔案管理系統中的角色和權限開展管理的過程。通過設置合理的權限管理策略，可以確保用戶只能在其權限范圍內操作，防止越權操作和數據被泄露。除了以上措施，建立完善的安全保障機制還需要加強網絡安全防護，防范黑客攻擊和病毒入侵等安全風險，可以通過安裝防火墻、入侵檢測系統等安全設備設施以及定期安全漏洞掃描和風險評估來實現。

5.加強人員培訓和管理

檔案管理信息化建設需要建立一支高素質的檔案管理團隊，為數字化時代檔案管理信息化建設提供有力保障。同時，加強人員培訓和管理還可以提高整個團隊的合作精神和凝聚力，為檔案管理信息化建設創造更好的工作環境和氛圍。首先，通過定期開展培訓課程和研討會，使管理人員了解最新的檔案管理技術和方法，提高他們的專業素質和技術水平。此外，還可以邀請行業專家現場指導，以提高管理團隊的技術能力和管理水平；其次，制定明確的人員管理制度，包括崗位職責、工作流程、考核標準等，以確保團隊成員明確自己的職責和工作要求。同時，建立合理的激勵機制，如設立績效考核制度、獎勵制度等，以提高員工的工作積極性和創造力。

6.加強數據備份和恢復工作

加強數據備份和恢復工作是檔案管理信息化建設的重要一環，通過建立多層次的備份策略和有效的安全措施，可以確保檔案數據的安全性和完整性，為檔案管理信息化建設提供有力保障。一是制定定期備份和增量備份等策略，確保數據在不同層次得到備份，以降低數據丟失的風險；二是定期數據備份，確保數據在發生意外情況時能夠及時恢復；三是定期檢查備份數據的完整性，確保備份數據的有效性和可用性。同時，為了應對可能出現的網絡攻擊和病毒入侵等安全威脅，還需要采取其他安全措施，如安裝防病毒軟件、設置防火墻等。這些措施可以有效提高檔案數據的安全性，確保數字化時代檔案數據的安全性和完整性。

7.加強信息安全的培訓和宣傳

加強信息安全的培訓和宣傳是檔案管理信息化建設中的重要環節。通過定期的培訓、宣傳、審計和評估等措施，可以確保管理人員具備足夠的信息安全意識和技能水平，為檔案管理信息化建設保駕護航。一是針對檔案管理人員定期開展信息安全培訓，包括信息安全基本知識、防范網絡攻擊、防病毒軟件使用等，增強管理人員的安全意識和技能水平；二是通過多種渠道，如內部宣傳欄、會議等，宣傳信息安全的重要性，強調保護檔案數據的重要性以及個人在信息安全方面的責任和義務；三是制定信息安全管理制度，明確管理人員的信息安全職責和操作規范，確保管理人員在工作中遵守信息安全規定；四是定期對檔案管理人員開展信息安全審計和評估，檢查管理人員是否按照規定操作，及時發現和糾正存在的安全隱患。通過以上措施，可以有效提高檔案管理人員的信息安全意識和技能水平，降低因個人操作失誤導致的信息安全風險。同時，加強信息安全的培訓和宣傳還可以提高整個檔案管理團隊的信息安全意識和防范能力，為檔案管理信息化建設提供更加穩定和可靠的安全保障。

四、結語

綜上所述，數字化時代檔案管理信息化建設價值在于提高檔案管理效率、降低檔案管理成本、實現檔案信息共享、保障檔案信息安全以及促進檔案管理的科學化和規范化。具體而言，數字化時代檔案管理信息化建設需要從標準化建設、數字化檔案管理系統的建設、數字化檔案管理技術的引入、安全保障機制的建立以及人員培訓和管理等方面展開細致分析。這些策略的實施可以有效提高檔案管理工作的效率和服務質量，推動檔案管理工作的現代化進程，為數字化時代的發展提供有力的支持。

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（作者單位：商丘醫學高等專科學校）

作者簡介：劉麗敏（1986—）女，漢族，河南項城人，本科，館員，研究方向：檔案管理。