基于“以人為本”理念的人事檔案管理工作研究

摘 要：近年來，“以人為本”管理理念受到各領(lǐng)域廣泛關(guān)注，人事檔案管理工作也不例外。但結(jié)合實(shí)際人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)行的企事業(yè)單位人事檔案管理存在一些問題，如管理理念創(chuàng)新意識有待加強(qiáng)、缺乏“以人為本”的意識等。文章提出了一系列基于“以人為本”理念的人事檔案管理策略，包括更新管理理念、樹立“以人為本”的檔案管理方針、開展檔案職業(yè)生涯規(guī)劃服務(wù)以及強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)力度等，以供參考。

關(guān)鍵詞：“以人為本”理念；人事檔案管理；企事業(yè)單位

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在現(xiàn)代管理環(huán)境下，人事檔案管理是企事業(yè)單位管理的重要組成部分，不僅可以規(guī)范人事管理流程，還能夠全面反映員工的發(fā)展和變化，是促進(jìn)人力資源合理配置和優(yōu)化利用的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。但結(jié)合實(shí)際人事檔案管理工作發(fā)現(xiàn)，部分企事業(yè)單位在人事檔案管理工作方面仍需改進(jìn)，管理模式有待創(chuàng)新，亟須提高管理水平。

一、企事業(yè)單位人事檔案管理的重要性

1.規(guī)范人事管理

人事檔案管理工作是企事業(yè)單位人事管理的重要組成部分，該工作需要遵循國家有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定，按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、程序和方法，對人事檔案展開收集、整理、歸檔、保管、利用和監(jiān)督，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。同時(shí)，企事業(yè)單位人事檔案管理工作要與人事管理的其他環(huán)節(jié)相銜接，做到相互協(xié)調(diào)和相互制約，為人事管理的決策、執(zhí)行、監(jiān)督和評估提供可靠的依據(jù)和參考，保障人事管理的公正、合理、透明和有效。

2.反映人員的全面情況和發(fā)展變化

企事業(yè)單位人事檔案是職工的歷史記錄和現(xiàn)實(shí)寫照，可以被視作職工的第二身份證和個(gè)人檔案。通過充分發(fā)揮人事檔案的記載和反映功能，全面、準(zhǔn)確、及時(shí)地收集、記錄和更新人員的基本情況、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、思想品德、業(yè)績表現(xiàn)和專長愛好等方面的信息，能夠動(dòng)態(tài)反映人員的全面情況和發(fā)展變化，為人員的培養(yǎng)、使用、考核、激勵(lì)和保障等提供客觀的依據(jù)和參考，促進(jìn)人員的成長和發(fā)展。

3.促進(jìn)人力資源的合理配置和優(yōu)化利用

作為人力資源的重要組成部分，人事檔案屬于人力資源的信息資源，是人力資源的開發(fā)利用的重要手段。只有充分發(fā)揮人事檔案的配置功能和利用功能，科學(xué)、合理地收集、整理、分析、評價(jià)和利用人事檔案中的人力資源信息，才能更好地為人力資源規(guī)劃、配置、開發(fā)和利用等提供依據(jù)和參考，實(shí)現(xiàn)人力資源的合理配置和優(yōu)化利用，進(jìn)而提高人力資源的質(zhì)量和效益，滿足企事業(yè)單位的核心競爭力提升和長期可持續(xù)發(fā)展的需要。

二、企事業(yè)單位人事檔案管理常見問題

1.管理理念落后

當(dāng)前，我國部分企事業(yè)單位人事檔案管理還存在一些突出問題，人事檔案管理理念有待改進(jìn)。例如，缺乏規(guī)范意識、創(chuàng)新意識等。部分企事業(yè)單位人事檔案管理工作人員沒有充分認(rèn)識到人事檔案工作的重要性。此外，未能較好把握人事檔案工作的新形勢、新任務(wù)和新要求。人事檔案管理工作人員的政治素質(zhì)、專業(yè)能力和水平不高也屬于常見問題，制約了人事檔案的價(jià)值發(fā)揮和利用水平的提高，企事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展也會受到一定負(fù)面影響。

2.檔案管理缺乏人本意識

檔案管理是一項(xiàng)技術(shù)服務(wù)的工作，其目的是更好地服務(wù)于檔案的利用者和被利用者。因此，檔案管理應(yīng)該以人為本，從人的角度出發(fā)，滿足人的合理需求，保護(hù)人的合法權(quán)益，促進(jìn)人的全面發(fā)展。但是，現(xiàn)階段部分企事業(yè)單位人事檔案管理缺乏人本意識，對檔案所有者的尊重和關(guān)懷不足、對檔案使用者的服務(wù)和支持水平不高等。如果檔案管理人員沒有及時(shí)收集、整理、更新和核實(shí)檔案所有者的基本信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績成果以及獎(jiǎng)懲情況，就可能對職工的個(gè)人形象和職業(yè)發(fā)展造成負(fù)面影響。此外，對檔案使用者的檔案利用目的、方式和范圍不夠了解，無法提供個(gè)性化、差異化、多樣化的檔案服務(wù)也屬于常見問題，直接影響了檔案服務(wù)質(zhì)量。

3.未能關(guān)注職工發(fā)展

企事業(yè)單位人事檔案管理的一個(gè)重要目的是為職工的發(fā)展提供支持和服務(wù)，通過人事檔案的收集、整理、保管和利用，可及時(shí)反映職工的工作表現(xiàn)、能力水平、成長軌跡以及培訓(xùn)需求。為職工的崗位調(diào)整、職稱評定、培訓(xùn)教育和獎(jiǎng)懲激勵(lì)等提供依據(jù)和參考，促進(jìn)職工的職業(yè)發(fā)展和個(gè)人成長。然而，很多企事業(yè)單位往往忽視了這方面的工作，沒有充分發(fā)揮人事檔案的服務(wù)功能，容易出現(xiàn)人事檔案內(nèi)容不全面、利用不充分，相關(guān)溝通不暢的情況。例如，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作未能對職工的工作業(yè)績、專業(yè)技能、培訓(xùn)經(jīng)歷和獎(jiǎng)懲情況等及時(shí)記錄和更新，忽視對檔案的利用和開發(fā)，導(dǎo)致人事檔案成為一種“死”的資料也屬于常見問題。上述問題使得職工的工作和發(fā)展?fàn)顩r無法通過檔案及時(shí)準(zhǔn)確反映，職工培訓(xùn)計(jì)劃和發(fā)展規(guī)劃制定也難以利用檔案信息，對職工發(fā)展造成不良影響。

三、“以人為本”視域下企事業(yè)單位人事檔案管理策略

1.更新管理理念

管理理念是人事檔案管理工作的靈魂和核心，決定著人事檔案管理工作的方向和目標(biāo)，并影響管理的效果和質(zhì)量。為更新管理理念，可從以下幾方面入手：

第一，樹立政治化理念。在政治化理念下，需要將人事檔案工作放在黨的政治建設(shè)和組織建設(shè)的高度，將人事檔案工作作為黨的建設(shè)和事業(yè)發(fā)展的重要支撐。在具體實(shí)踐中，企事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)堅(jiān)持和加強(qiáng)黨的全面領(lǐng)導(dǎo)，堅(jiān)持黨要管黨、全面從嚴(yán)治黨，堅(jiān)持德才兼?zhèn)洹⒁缘聻橄取⑷稳宋ㄙt，堅(jiān)持科學(xué)管理、改革創(chuàng)新，服務(wù)廣大干部人才，進(jìn)而滿足企事業(yè)單位的長期可持續(xù)發(fā)展需要。

第二，樹立法治化理念。法治化理念的樹立極為關(guān)鍵，這要求企事業(yè)單位將人事檔案工作放在法治軌道上推進(jìn)，嚴(yán)格遵循《檔案法》《干部人事檔案工作條例》等法律法規(guī)和規(guī)章制度。這一過程應(yīng)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，做好人事檔案的建立、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。及時(shí)處理人事檔案中的錯(cuò)誤和矛盾，有效防范和化解人事檔案風(fēng)險(xiǎn)。此外，企事業(yè)單位人事檔案管理工作還應(yīng)堅(jiān)持依法管理、堅(jiān)持公開透明、堅(jiān)持權(quán)責(zé)一致、堅(jiān)持規(guī)范有序，持續(xù)提高人事檔案管理的規(guī)范性和法治化水平。

第三，推動(dòng)管理理念創(chuàng)新。創(chuàng)新屬于企事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)在動(dòng)力和重要手段，人事檔案工作應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，把握人事檔案工作的新形勢、新任務(wù)和新要求，動(dòng)態(tài)創(chuàng)新人事檔案工作的理念、方法、模式，大力推進(jìn)人事檔案工作的信息化、數(shù)字化和智能化建設(shè)，人事檔案的資源價(jià)值和文化價(jià)值才能夠更好發(fā)揮，人事檔案的開放利用和服務(wù)水平也才能夠隨之提高。為實(shí)現(xiàn)該目標(biāo)，必須聚焦理念、方法、技術(shù)和軟硬件方面的更新，同時(shí)做到因地制宜、堅(jiān)持問題導(dǎo)向和堅(jiān)持持續(xù)改進(jìn)，以此持續(xù)提高人事檔案管理水平。

2.樹立“以人為本”檔案管理方針

人事檔案管理是企事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，也是企事業(yè)單位改革發(fā)展的重要保障。為提高企事業(yè)單位人事檔案管理的水平和質(zhì)量，必須從“以人為本”視域出發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案管理與人力資源管理的有機(jī)融合及協(xié)同發(fā)展，具體需要樹立“以人為本”的檔案管理方針，尊重人的價(jià)值和尊嚴(yán)，關(guān)注人的需求和發(fā)展，體現(xiàn)人的主體地位和作用，具體可從以下幾方面入手：

第一，尊重檔案所有者的權(quán)益。檔案所有者是檔案的主人，也是檔案的第一責(zé)任人，其對檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和利用效率有著最直接的利益關(guān)系。因此，應(yīng)該尊重檔案所有者的權(quán)益，保障其知情權(quán)、參與權(quán)、監(jiān)督權(quán)和反饋權(quán)等，讓檔案所有者對檔案的收集、整理、更新、核實(shí)、提供、轉(zhuǎn)遞、借閱和復(fù)印等有所了解，且能夠適時(shí)參與、監(jiān)督和反饋，使其真正成為檔案管理的主體和參與者，而不是被動(dòng)的旁觀者。在具體實(shí)踐中，企事業(yè)單位應(yīng)建立檔案信息反饋機(jī)制、核實(shí)機(jī)制和更新機(jī)制。

第二，關(guān)注檔案使用者的需求。檔案使用者與檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和利用效率有著最直接的關(guān)系，只有關(guān)注其需求，才能更好地滿足檔案使用者的查詢、借閱、復(fù)制和引用等需要。因此，應(yīng)設(shè)法建立健全檔案信息查詢、借閱和引用等機(jī)制，根據(jù)檔案使用者的不同查詢需求，提供不同查詢方式，包括線上查詢、線下查詢、電話查詢和郵件查詢等。同時(shí)，需要提供不同借閱條件并設(shè)置不同的權(quán)限，檔案使用效率及安全性可由此得到更好的保障。

3.開展基于檔案的職業(yè)生涯規(guī)劃服務(wù)探索

職業(yè)生涯規(guī)劃是指個(gè)人根據(jù)自身的興趣、能力、價(jià)值觀和職業(yè)目標(biāo)，結(jié)合社會和組織的需求和機(jī)會，制訂和實(shí)施的職業(yè)發(fā)展計(jì)劃。企事業(yè)單位人事檔案管理工作應(yīng)該為職工的職業(yè)生涯規(guī)劃提供高水平的服務(wù)和支持，幫助職工認(rèn)識自己、優(yōu)化決策、實(shí)施行動(dòng)、評估效果和調(diào)整方向，促進(jìn)職工的職業(yè)發(fā)展和個(gè)人成長。具體而言，應(yīng)開展基于檔案的職業(yè)生涯規(guī)劃服務(wù)探索，可從以下幾方面入手：

第一，全面記錄和反映職工的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顩r。企事業(yè)單位應(yīng)該根據(jù)職工的職業(yè)生涯規(guī)劃的內(nèi)容和流程，制定職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案收集范圍和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要收集職工的基本信息，還應(yīng)聚焦職工的職業(yè)興趣、職業(yè)能力、職業(yè)價(jià)值觀和職業(yè)目標(biāo)等，使檔案能夠全面、客觀、準(zhǔn)確地反映職工的職業(yè)生涯發(fā)展?fàn)顩r。同時(shí)，企事業(yè)單位還應(yīng)該建立檔案更新機(jī)制，定期對職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案進(jìn)一步核查、補(bǔ)充和修訂，及時(shí)消除和補(bǔ)充其中的錯(cuò)誤和遺漏，保證檔案的真實(shí)性和時(shí)效性。

第二，提供和推送職業(yè)生涯規(guī)劃服務(wù)和信息。根據(jù)職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案的內(nèi)容和特點(diǎn)，企事業(yè)單位應(yīng)提供職工職業(yè)生涯規(guī)劃的基本知識和方法以及個(gè)性化和定制化的服務(wù)與信息。例如，企事業(yè)單位可以利用檔案分析職工的職業(yè)興趣和能力，提供職業(yè)發(fā)展方向和崗位選擇建議。同時(shí)，檔案也可以用于職工的職業(yè)目標(biāo)和計(jì)劃評估、職業(yè)行動(dòng)和效果監(jiān)測，不僅可以為職工提供有針對性的培訓(xùn)資源和機(jī)會，還能夠向職工提供價(jià)值較高的反饋和調(diào)整意見。

第三，強(qiáng)化基于檔案的溝通。為滿足職工的職業(yè)生涯規(guī)劃參與和知情權(quán)，企事業(yè)單位在做好職工職業(yè)生涯規(guī)劃檔案保密工作的同時(shí)，還應(yīng)積極與職工溝通及交流，在一定程度上保證職工的參與權(quán)和知情權(quán)，以此助力職工職業(yè)生涯規(guī)劃。具體實(shí)踐應(yīng)結(jié)合企事業(yè)單位內(nèi)部信息反饋機(jī)制，向職工及時(shí)傳遞職業(yè)生涯規(guī)劃檔案的收集、整理、變更和利用等情況。

4.強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在“以人為本”的檔案管理探索中，還需要設(shè)法強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)力度，保證培訓(xùn)方式的多樣化與實(shí)踐性，具體可采用以下措施：

第一，線上和線下結(jié)合的培訓(xùn)模式。企事業(yè)單位可以設(shè)計(jì)一個(gè)多階段的培訓(xùn)計(jì)劃，初期通過線上平臺提供基礎(chǔ)知識的學(xué)習(xí)，隨后在線下組織研討會進(jìn)一步深入學(xué)習(xí)和實(shí)踐操作。具體實(shí)踐可考慮實(shí)施“檔案管理卓越計(jì)劃”的培訓(xùn)項(xiàng)目，項(xiàng)目的第一階段通過在線課程覆蓋了基礎(chǔ)的檔案管理知識和最新的法規(guī)政策，第二階段則是線下集中培訓(xùn)，包括模擬檔案處理場景、專家互動(dòng)和小組討論，以增強(qiáng)實(shí)際操作能力和解決問題的技能。

第二，案例研討和角色扮演。通過實(shí)際案例的分析和角色扮演，管理人員能夠更好地理解理論知識在實(shí)際工作中的應(yīng)用，這一過程中參與者需要分析真實(shí)或模擬的檔案管理案例，并在角色扮演中模擬處理各種情景。例如，在某企事業(yè)單位針對中級檔案管理人員的培訓(xùn)班中，組織者引入了一個(gè)關(guān)于數(shù)據(jù)被泄露的模擬案例。參與者被分配到不同的角色，如檔案管理員、IT支持、法律顧問等，以模擬實(shí)際的危機(jī)響應(yīng)過程。通過這種方式，參與者不僅學(xué)習(xí)到了危機(jī)管理的理論知識，還能夠體驗(yàn)到在緊張情境下的決策過程。

第三，專家講座和研討會。企事業(yè)單位還應(yīng)定期邀請行業(yè)專家舉辦講座和研討會，保證檔案管理人員能夠及時(shí)接觸最新的行業(yè)動(dòng)態(tài)和前沿技術(shù)。這種方式不僅提供了學(xué)習(xí)的機(jī)會，還促進(jìn)了專業(yè)交流和思想碰撞。具體實(shí)踐可考慮舉辦以“數(shù)字化檔案管理”為主題的研討會，邀請同類單位檔案專家分享其在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的經(jīng)驗(yàn)和挑戰(zhàn)，這一過程中檔案管理人員不僅能夠了解新技術(shù)的應(yīng)用，還能夠通過與專家的互動(dòng)獲得寶貴的建議。

第四，持續(xù)學(xué)習(xí)機(jī)制。應(yīng)設(shè)法鼓勵(lì)檔案管理人員持續(xù)學(xué)習(xí)，如參加在線課程、訂閱專業(yè)期刊等，保持其專業(yè)知識的更新和拓展。具體實(shí)踐可基于人本理念，打造檔案管理人員的學(xué)習(xí)社區(qū)，并提供在線學(xué)習(xí)資源，社區(qū)成員可以訪問最新的在線課程、專業(yè)文章和研究報(bào)告，并在論壇上與同行交流經(jīng)驗(yàn)和見解，輔以一定獎(jiǎng)懲機(jī)制，可保證檔案管理人員真正形成終身學(xué)習(xí)意識，更好地為企事業(yè)單位提供人事檔案管理等服務(wù)。

四、結(jié)論

綜上所述，企事業(yè)單位在人事檔案管理工作中實(shí)施“以人為本”的管理理念具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和深遠(yuǎn)的影響。通過更新管理理念，開展針對性的職業(yè)生涯規(guī)劃服務(wù)，可以有效提升員工的滿意度和職業(yè)發(fā)展水平。此外，強(qiáng)化檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不僅提升了管理效率，還增強(qiáng)了檔案管理工作的專業(yè)性和系統(tǒng)性。未來，企事業(yè)單位應(yīng)繼續(xù)探索和實(shí)踐“以人為本”的管理模式，不斷適應(yīng)社會發(fā)展的新趨勢，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作。

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（作者單位：水利部珠江水利委員會檔案館）

作者簡介： 田偵 （1983—），女，漢族 ，廣東梅州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。