城建檔案電子文件歸檔的制約因素及對應方法分析

摘 要：隨著信息技術的飛速發展和城市化進程的加速，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著越來越多的挑戰和機遇。電子文件歸檔作為一種新型的檔案管理模式，具有高效、便捷、環保等優勢，但也存在著一些制約因素，如失真風險、規章制度不完善、人員等方面的問題。對此，本研究結合實踐工作，提出了有效的應對方法，僅供參考。

關鍵詞：城建檔案；電子文件；歸檔；制約因素；應對方法

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A

隨著城市化進程的加快，城市建設項目的數量和規模不斷增大，產生了大量的電子文件，需要有效管理和歸檔，以確保城市建設信息能夠長期保存和高效利用。與傳統的紙質檔案相比，電子文件具有易修改、易復制、易傳播等特點，給檔案管理帶來了新的挑戰。如何確保電子文件的完整性、真實性、可靠性和安全性，是城建檔案電子文件歸檔需要解決的問題。對此，深入分析與研究城建檔案電子文件歸檔的制約因素和對應方法尤為必要，以此來更好地指導我國城建檔案電子文件歸檔工作。

一、城建檔案電子文件歸檔的意義分析

1.提高歸檔效率

電子文件歸檔系統可以實現文件的批量處理、自動整理和快速檢索，大幅提高了城建檔案的歸檔效率。相比傳統的手工操作，電子文件歸檔能夠減少人力資源的浪費，縮短歸檔周期，更好地滿足城市建設快速發展的需求。

2.方便信息查詢

電子文件歸檔系統具有強大的信息查詢功能，可以快速、準確地找到所需文件。通過關鍵詞、日期、主題等搜索條件，可以輕松地查詢到所需信息，為城市規劃、建設和管理提供更加便捷的服務。

3.提升檔案管理水平

電子文件歸檔系統可以實現檔案的數字化管理，提高檔案的完整性、準確性和可靠性。同時，電子文件歸檔系統能夠實現檔案的動態管理，及時更新檔案信息，為城市建設和管理的決策提供更加準確、全面的信息支持。

4.促進信息資源共享

電子文件歸檔系統可以實現信息的共享和交換，促進城市各部門之間的信息交流和協同工作。通過電子文件歸檔系統，不同部門可以方便地共享城市建設相關信息，提高城市管理的整體水平。

5.降低檔案管理成本

電子文件歸檔系統可以實現檔案的無紙化存儲和管理，減少紙質檔案的打印、存儲和管理成本。同時，電子文件歸檔系統可以實現檔案的自動化管理，減少人力資源的投入，進一步降低檔案管理成本。

二、城建檔案電子文件歸檔的制約因素

1.重視程度不足

主要體現在工作人員沒有正確、清楚地認識文件歸檔的具體范圍，無法準確判定文件的歸檔程序，導致許多電子文件無法及時歸檔或者存在遺漏。此外，工作人員不具備相應的綜合素養，遇到問題時無法采取有效的措施處理。還有工作人員沒有樹立起高度的責任意識，一旦出現工作崗位的調動，無法準確及時地將相關工作有效轉接，最終導致整體工作質量出現問題，給城建檔案的管理工作帶來負面影響。

2.規章制度不健全

在對城建檔案的電子文件歸檔時，主要工作目標是分離實體和信息兩個部分。然而，由于我國在對城建檔案電子文件檔案管理方面，仍未有規范化的規章制度，因此，當文件出現損壞后，難以界定文件的價值。同時，制度內容與城建檔案管理存在一定的差距。通常，城建檔案管理制度應與電子文件歸檔的實際需求相匹配，但在一些情況下，制度內容可能過于籠統，沒有充分考慮到電子文件的特點和需求，可能導致在電子文件歸檔過程中出現操作上的困惑或混亂，影響歸檔工作的效率和準確性。另外，缺乏對城建電子文件歸檔制度的解讀，使一些部門對政策和術語的理解上有一些誤差。這種情況可能會引發一系列問題，如相關部門可能無法準確理解電子文件歸檔的具體要求和方法，導致在實際操作中出現錯誤或遺漏；又如因為對政策的誤解，某些部門可能無法有效地將電子文件分類、保存和管理，導致電子文件的完整性和可追溯性受到影響。

3.存在失真風險

在城建檔案電子文件歸檔的制約因素中，城建檔案電子文件存在失真風險是一個重要的問題，主要是因為在電子文件在存儲、傳輸和使用過程中，可能會因為各種原因，如技術故障、病毒感染、非法訪問等導致文件內容的改變或丟失，從而造成文件失真。這種失真風險可能會影響到電子文件的真實性和可靠性，使其無法準確反映城建項目的實際情況。

4.基于互聯網的信息資源融合力度不夠

在“互聯網+”時代，城建檔案館應借助網絡實現跨界融合、資源共享，將城建檔案館與相關機構互聯互通，加強檔案管理的協同合作。然而，現實情況是這方面的資源融合力度還不夠。首先，缺乏統一的信息資源整合平臺。城建檔案涉及的信息資源種類繁多，包括文字、圖片、視頻、音頻等多種形式。然而，目前很多城建檔案館缺乏統一的信息資源整合平臺，導致不同類型的信息資源無法有效整合和管理，給電子文件歸檔工作帶來了一定的困難；其次，信息資源共享意識不足。城建檔案館之間的信息共享意識不足，導致很多有價值的電子文件無法在各館之間有效流通和利用，不僅影響電子文件歸檔的效率，還制約了城建檔案管理水平的提高。

5.缺乏復合型人才

缺乏復合型人才是制約城建檔案電子文件歸檔工作開展的一個重要因素。隨著城建檔案管理的不斷發展和進步，電子文件歸檔成為越來越重要的工作。然而，目前許多城建檔案館缺乏具備相關技術和知識的復合型人才，使得電子文件歸檔工作開展受到了很大的限制。

三、城建檔案電子文件歸檔優化措施

1.加強對電子文件歸檔工作的重視

首先，增強意識。增強所有涉及城建檔案電子文件管理人員的歸檔意識，使其清楚地理解電子文件歸檔的重要性以及他們的角色和責任。通過教育和培訓，使員工了解電子文件歸檔不僅是對檔案的整理和保存，還是對城市建設和發展的記錄和見證；其次，提高領導層的參與度。領導層的參與和重視是推動城建檔案電子文件歸檔工作的關鍵。他們需充分了解電子文件歸檔的重要性，并制定相應的政策和策略來支持這項工作。并且，領導層還需要對電子文件歸檔工作的進展實施定期評估和監督，以確保工作順利開展；最后，建立激勵機制。為了更好地加強對電子文件歸檔工作的重視，建立激勵機制也是必要的，包括對在電子文件歸檔工作中表現出色的人員獎勵或表彰，以此提高員工對這項工作的重視程度。

2.構建標準化城建檔案文件歸檔體系

標準化是構建城建電子檔案文件歸檔體系的基礎。標準化的電子檔案文件歸檔體系可以提高工作效率，減少錯誤，保證文件的真實性和完整性。同時，標準化也有助于實現不同系統之間的數據交換和信息共享。

首先，需要制定標準化的電子檔案文件歸檔流程。包括從文件的收集、整理、分類、存儲、檢索到利用等各個環節的標準操作流程。標準化的流程可以確保每個環節的規范性和一致性，提高工作效率和質量；其次，為了實現電子檔案文件的標準化管理，需要建立相應的管理系統。該系統應具備完善的電子檔案文件管理功能，包括文件的上傳、下載、修改、刪除、查詢等。并且，系統還應具備安全保障機制，確保文件的真實性和完整性；其次，建立標準化的質量控制體系。通過建立標準化的質量控制體系，可確保電子檔案文件的質量符合要求。包括對文件的完整性、準確性、真實性、安全性等方面的質量檢查和控制。值得注意的是，構建標準化城建電子檔案文件歸檔體系不是一勞永逸的，需要定期評估和改進，包括對現有的標準和流程評估和修訂，以適應不斷變化的工作需求和技術發展。同時，還需要關注新的標準和規范的出現，及時學習和應用。

3.加強安全風險防控

其一，建立完善的電子文件管理制度和技術保障體系。通過制定嚴格的電子文件管理規定和標準，明確電子文件的收集、整理、存儲、使用和銷毀等環節的具體要求和操作流程，確保電子文件的真實性和可靠性。同時，建立可靠的技術保障體系，包括數據備份、病毒防范、系統升級等方面，確保電子文件的安全性和穩定性。

其二，加強電子文件的元數據管理。元數據是描述電子文件內容、結構、屬性等信息的數據，通過加強元數據的管理，可以更好地了解電子文件的來源、內容和屬性等信息，從而更好地保障其真實性和可靠性。

其三，推廣電子簽名技術。電子簽名可以確保電子文件的真實性和不可抵賴性，通過推廣電子簽名技術，可在電子文件上留下不可更改的簽名信息，從而保障其真實性和可靠性。

其四，定期對電子文件備份和恢復測試。備份是防止電子文件丟失和損壞的重要措施，應該定期備份電子文件，并定期實施備份恢復測試，確保備份的完整性和可恢復性。

其五，加強電子文件的安全防護。通過建立防火墻、使用加密技術、限制訪問權限等措施，加強電子文件的安全防護，防止非法訪問和惡意攻擊，從而保障其真實性和可靠性。

4.加強基于互聯網的信息資源融合

首先，建立統一的信息資源整合平臺。通過構建統一的信息資源整合平臺，可將各種類型的城建檔案信息資源展開有效整合和管理，提高電子文件歸檔的效率和效果；其次，加強信息資源的標準化建設。為了實現不同類型信息資源的有效整合和共享，需要加強信息資源的標準化建設。包括制定相關的標準規范、建立標準化數據庫、推廣標準化軟件等措施，促進信息資源的標準化管理和利用；最后，推廣互聯網+檔案管理模式。通過推廣互聯網+檔案管理模式，可將互聯網技術與城建檔案管理相結合，實現電子文件歸檔的在線化、智能化和遠程化，不僅可提高電子文件歸檔的效率和質量，還可以降低檔案管理成本，提高檔案利用效率。

5.培養和引進復合型人才

首先，加強復合型人才的培養。為現有的城建檔案電子文件管理人員提供專業知識和技能培訓，包括檔案管理、信息科技、網絡安全等方面的知識和技能。通過定期的培訓課程、研討會或在線學習平臺，幫助他們不斷更新知識和技能，適應電子文件歸檔的新趨勢和技術發展。鼓勵員工通過進修課程、參加研討會或在線學習等方式，拓展自己的跨學科知識，包括對信息技術、圖書館學、檔案學等相關學科的學習，以培養更全面的知識結構和技能。通過參與實際項目和實踐操作，讓員工在實際工作中積累經驗，有助于他們將理論知識應用到實踐中，提高解決實際問題的能力；其次，加強復合型人才的引進。在招聘過程中，積極吸引具備城建檔案電子文件管理背景和技能的人才，通過校園招聘、社會招聘或與專業機構合作，吸引更多具備相關經驗和技能的人才加入團隊。為引進的人才提供良好的工作環境和發展機會，包括提供穩定的工作職位、完善的福利制度以及職業發展路徑等，以此來吸引更多的人才加入，激發其工作積極性和創造力；最后，建立人才交流平臺。促進引進人才與現有團隊成員之間的交流與合作，將有助于快速傳遞知識、分享經驗和創新思維，進一步提高整個團隊的能力。通過培養和引進復合型人才，可以增強城建檔案電子文件歸檔工作的實力和活力，人才將為電子文件歸檔工作帶來新的思路和方法，推動城建檔案事業的持續發展和進步。

6.定期對電子文件歸檔工作實施評估和監督

定期對電子文件歸檔工作實施評估和監督是城建檔案電子文件歸檔工作的重要環節，應確保其符合規范和標準，提高城建檔案電子文件歸檔工作的整體水平。首先，制定定期評估和監督的機制。包括評估的頻率、方法、內容以及監督的流程等，有助于確保電子文件歸檔工作的規范化和持續改進。然后，按照評估機制，定期評估電子文件歸檔工作，可以通過收集員工反饋、審查文件質量、分析系統性能等方式實現；其次，注意評估的全面性和深入性，確保發現問題并提供改進的方向。對于評估中發現的問題，要深入分析，找出問題的根源和解決方案。根據問題性質，制定相應的改進措施，并跟蹤改進效果，確保問題得到有效解決。對于成功的經驗和做法，要及時總結并推廣應用，有助于提高整個團隊的工作效率和質量。并且，也要鼓勵員工分享經驗和創新思路，促進團隊之間的交流和學習；最后，監督是確保評估結果得到有效落實的關鍵環節。通過對電子文件歸檔工作的日常監督和定期檢查，可以確保各項改進措施得到有效執行，并及時糾正執行過程中的偏差。值得注意的是，定期評估和監督不是一次性的活動，而是需要持續并不斷改進的過程。通過不斷總結經驗、發現問題并采取改進措施，可以不斷完善電子文件歸檔工作，提升其質量和效率。

四、結語

綜上所述，城建檔案電子文件歸檔工作面臨著諸多挑戰和制約因素。然而，通過科學的技術投入、完善的管理制度和流程以及提高人員素質等措施，可有效解決這些問題，推動電子文件歸檔工作順利開展。

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（作者單位：湖南省衡陽市城建檔案館）

作者簡介：丁琳（1979—），女，漢族，湖南省衡陽人，本科，館員，研究方向：城建檔案資源利用及信息化建設。