醫院檔案管理問題及其信息化建設探析

摘 要：隨著醫療技術的不斷發展，醫院檔案管理在醫療服務中的重要性日益凸顯。然而，當前醫院檔案管理仍存在諸多問題，如檔案管理制度不完善、檔案人員素質不高以及檔案利用效率低等。文章旨在探討醫院檔案管理存在的問題及其解決方案，重點關注信息化建設在醫院檔案管理中的應用。通過對國內外醫院檔案管理信息化建設的實踐案例展開分析，總結經驗教訓，為我國醫院檔案管理的信息化建設提供參考。

關鍵詞：醫院檔案管理；問題；信息化建設；實踐探討

中圖分類號：R197.3；G270.7 文獻標識碼：A

醫院檔案是醫院在醫療、保健、教學以及科研等活動中形成的具有保存價值的歷史記錄，是國家檔案的重要組成部分。醫院檔案管理對于維護患者權益、促進醫療質量的提高、保障醫院可持續發展具有重要意義。然而，在我國醫院檔案管理中，仍存在一些問題，制約了檔案管理工作的有效開展。近年來，隨著信息技術的飛速發展，醫院檔案管理信息化建設逐漸成為解決現有問題的關鍵。本文將對醫院檔案管理存在的問題展開分析，并對醫院檔案管理信息化建設的實踐展開深入探討。

一、醫院檔案管理存在的問題

1.檔案管理制度不完善

檔案管理制度不完善表現在檔案資源的統一管理程度較低。由于醫院規模、科室設置和業務范圍不斷擴大，檔案數量和種類繁多，部分醫院尚未建立統一的檔案管理制度，導致檔案資源分散管理，增加了檔案管理的難度。因此，醫院應制定統一的檔案管理制度，明確各部門的檔案管理職責，確保檔案資源的整合與共享。在實際工作中，部分醫院在檔案收集過程中，對歸檔范圍、時間等要求不明確，導致檔案材料遺漏、缺失。在檔案整理環節，缺乏專業的檔案整理規范，使得檔案資料分類不明確，編排混亂；在檔案歸檔環節中，歸檔質量不高，歸檔不全，影響了檔案利用效果。為此，醫院應制定詳細的檔案收集、整理及歸檔規范，確保檔案材料的完整性、準確性和規范性。部分醫院檔案室設施陳舊，無法滿足檔案保管的基本要求，如防火、防盜、防潮以及防蟲等，容易導致檔案材料損毀。同時，檔案利用信息化程度較低，檢索手段落后，無法滿足醫院各部門及患者的查閱需求。因此，醫院應加大檔案設施投入，提高檔案利用信息化水平，實現檔案的便捷查詢與利用。在一些醫院，檔案管理人員專業素質不高，缺乏必要的檔案管理知識和技能，難以勝任檔案管理工作。同時，檔案管理人員的流動性較大，導致檔案管理工作的連續性和穩定性受到影響。為解決這一問題，醫院應加強對檔案管理人員的培訓與考核，提高其專業素質，穩定管理隊伍。

2.檔案人員素質不高

首先，從專業素質來看，部分檔案人員對檔案管理的基本理論、法規、政策和業務知識掌握不扎實，對檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環節缺乏系統的了解，導致檔案管理工作的不規范和混亂；其次，檔案人員的信息技術素養也值得商榷。在信息化時代，醫院檔案管理逐漸向數字化、網絡化以及智能化方向發展，但部分檔案人員對計算機操作不熟練，對電子檔案管理、數據庫建設以及數據分析等技能掌握不足，影響了醫院檔案管理的現代化進程。在檔案管理過程中，部分人員對檔案的保密性、完整性和真實性保護不夠，容易導致檔案被泄露、篡改等現象，在很大程度上是由于檔案人員對相關法律法規了解不夠，缺乏必要的法律知識培訓。與此同時，檔案人員的服務意識和服務態度也存在問題。由于檔案管理工作的特殊性，部分檔案人員在工作中表現出責任心不強、態度消極、服務意識淡薄的現象，不僅影響了檔案管理的效率，還損害了醫院的形象；再次，醫院檔案管理涉及多個學科領域，如醫學、藥學以及護理等，但部分檔案人員對這些領域的專業知識了解有限，使得檔案管理在一定程度上失去了針對性和專業性。例如，在整理和分析醫學研究成果時，檔案人員若對醫學知識掌握不足，將難以準確理解和評價醫學檔案的價值，從而影響檔案管理的效果；最后，醫院檔案管理往往涉及多個部門和崗位，需要檔案人員之間密切協作。然而，部分檔案人員缺乏團隊精神，合作意識淡薄，導致檔案管理工作中出現溝通不暢、協調不力的問題。

3.檔案利用效率低

當前，醫院檔案利用主要以線下查詢為主，檔案資源難以實現共享，不僅限制了檔案利用的便捷性，還降低了檔案利用的效率。在實際工作中，醫院檔案通常分散在各個科室和部門，各自為政的管理模式導致檔案資源的整合程度不高。由于缺乏統一的檔案管理和查詢平臺，檔案使用者需要在各個科室之間來回奔波，耗費大量的時間和精力，從而降低了檔案的利用效率。許多醫院依然采用傳統的手工檢索方式，檔案管理人員在查找特定檔案時，需要逐頁翻閱目錄和檔案內容，費時費力。此外，由于檔案目錄和索引的編制不夠規范，檔案檢索的準確性和效率也受到影響。盡管當前醫院檔案管理逐漸向信息化轉型，但受限于技術水平、資金投入和人員配備等因素，信息化建設進程依然緩慢。部分醫院檔案管理系統功能單一，難以滿足多元化需求，導致檔案利用效率難以提升。醫院檔案涉及患者隱私和醫院運營數據，保障檔案安全至關重要。然而，當前在醫院檔案管理中，對檔案的安全意識不足，導致檔案在收集、存儲以及利用等環節存在安全隱患。例如，部分醫院在檔案借閱過程中，未對歸還的檔案實行嚴格檢查，可能造成檔案內容被泄露。醫院檔案管理的最終目的是為臨床、科研和管理工作提供有效支持。然而，當前醫院對檔案利用的政策規定不夠明確，導致檔案利用受限。例如，對于某些具有科研價值的檔案，由于缺乏明確的政策支持，研究人員無法順利獲取所需資料，進而影響檔案利用效率。

4.檔案信息安全保障不足

隨著信息化建設的推進，醫院檔案逐漸實現數字化。從檔案的收集、存儲、傳輸到利用的全過程中，都可能存在信息被泄露的風險。在檔案收集階段，醫療機構在患者就診過程中產生的病歷、診斷報告以及檢驗報告等隱私信息，如果沒有得到有效的安全保障，可能導致患者信息被泄露。尤其在當前醫患關系緊張的社會背景下，部分醫務人員可能出于私利或私憤等目的，故意泄露患者隱私信息，對患者造成極大的損害；在檔案存儲階段，醫院應當采取可靠的存儲措施，確保檔案的完整性和安全性。然而，實際情況中，部分醫院檔案室的設備設施陳舊、防護措施不到位，容易導致檔案資料的損毀、丟失或被盜。此外，檔案庫房的管理人員素質參差不齊，也可能影響檔案的安全；在檔案傳輸階段，由于網絡技術的普及，醫院檔案的傳輸逐漸采用電子方式。然而，電子檔案傳輸過程中如果沒有采取加密、防火墻等安全措施，容易受到黑客攻擊、病毒入侵等威脅，導致檔案信息被泄露或篡改；在檔案利用階段，醫院內部人員可能出于科研、職稱評定等目的，非法獲取和利用患者檔案信息。此外，部分醫療機構在合作、交流過程中，未對合作單位實行嚴格審查，導致患者檔案在合作過程中被泄露。

二、醫院檔案管理信息化建設的實踐探討

1.建立健全檔案管理制度

醫院應根據國家相關法律法規，結合自身實際情況，制定一套完整的檔案管理規章制度。該制度應涵蓋檔案的收集、整理、歸檔、利用、保密以及銷毀等各個環節，確保檔案管理工作的規范化、制度化。同時，要明確各部門、各崗位的職責與權限，確保檔案管理工作順利開展。醫院檔案分類與編碼體系是實現檔案管理信息化的重要基礎。應根據檔案的性質、內容以及來源等方面實行合理分類，建立科學的檔案編碼體系。編碼體系應具有唯一性、穩定性和可擴展性等特點，以便于檔案的檢索、統計和分析。醫院檔案管理信息化建設需要依托先進的信息技術平臺，實現檔案的數字化、網絡化和智能化。應選購符合醫院實際需求的檔案管理軟件，實現檔案的收集、整理、歸檔以及利用等環節的信息化處理。同時，要保障檔案信息系統的安全性、穩定性，做好數據備份與恢復工作，防止數據被泄露與損失。醫院應重視檔案管理人員的培訓與選拔，提高檔案管理人員的信息化素質。檔案管理人員應掌握一定的檔案管理理論知識，具備較強的信息技術應用能力，能夠熟練操作檔案管理軟件，適應檔案管理信息化建設的需求。醫院檔案是醫院寶貴的信息資源，應充分發揮檔案在醫療、教學、科研和管理等方面的作用，建立健全檔案利用與服務機制，簡化檔案查閱手續，提高檔案利用效率，為醫院各項工作提供有力支持。醫院檔案涉及患者隱私和醫院利益，必須重視檔案保密與安全工作，要制定嚴格的檔案保密制度，加強對涉密檔案的管理，防范檔案被泄露、篡改等風險。同時，要做好檔案庫房的安全防護，確保檔案實體安全。

2.提升檔案人員素質

隨著信息技術的發展，醫院檔案管理逐漸從傳統方式轉向現代化、信息化管理，要求檔案管理人員具備一定的信息化知識，能夠熟練運用信息化手段開展檔案收集、整理、保管和利用。培訓內容應包括計算機操作技能、網絡技術、數據庫管理以及電子檔案管理等方面的知識。通過定期培訓，使檔案人員不斷更新知識體系，提高自身信息化素質。檔案工作具有很強的社會責任感和使命感，檔案人員應具備良好的職業道德品質。職業道德教育應注重培養檔案人員的敬業精神、保密意識、責任心和團隊協作能力。通過職業道德教育，使檔案人員樹立正確的工作態度，為醫院檔案管理提供高質量的服務。醫院檔案管理涉及醫學、藥學和護理等多個領域，檔案人員需要具備扎實的業務知識。業務技能培訓應涵蓋檔案整理、分類、編目、歸檔以及利用等方面的內容。通過業務技能培訓，提高檔案人員的專業素養，確保醫院檔案管理工作的規范化、標準化。繼續教育旨在拓展檔案人員的知識面，提高其綜合素質。繼續教育內容包括最新的檔案管理理論、方法和技術等。通過參加繼續教育，檔案人員可以不斷提高自身能力，適應醫院檔案管理發展的需要。醫院應制定相應的考核指標，對檔案人員的工作績效實行考核，給予優秀員工一定的獎勵。同時，建立晉升機制，為檔案人員提供職業發展的空間。通過激勵機制，激發檔案人員的工作積極性，提高醫院檔案管理的整體水平。

3.推進檔案資源數字化

檔案資源數字化是將傳統紙質檔案轉化為數字化格式，以便于存儲、檢索和利用。檔案資源數字化涉及檔案的采集、整理、存儲、檢索和利用等多個環節。在采集階段，需要對紙質檔案實行掃描、拍照等操作，將其轉化為數字圖像或電子文件。在此過程中，應確保圖像清晰、文件完整，遵循檔案數字化規范與標準。在整理階段，應對采集的數字檔案實行分類、著錄、標注等操作。分類依據包括檔案的類型、來源、時間等要素，著錄內容包括檔案的題名、作者、日期和主題等。還應根據檔案的密級和開放程度，對數字檔案實行權限管理，確保檔案的安全與可控。在存儲階段，應選擇合適的數字存儲設備設施和技術，確保數字檔案的安全、穩定、長久保存。常用的存儲設備包括磁盤、光盤以及網絡存儲等，存儲技術涉及分布式存儲、云計算以及大數據等。還需定期對存儲設備實行維護和檢查，確保檔案數據的完整性和可用性。在檢索階段，通過構建檔案資源數字化數據庫，提供快速、精準的檢索功能。數據庫技術包括關系型數據庫、非關系型數據庫和搜索引擎等。通過這些技術，用戶可以根據關鍵詞、主題和時間等條件檢索到相關檔案，提高檔案利用效率。在利用階段，通過檔案資源數字化平臺，提供多種形式的檔案呈現和訪問方式。例如，圖文、視頻和音頻等多媒體展示，移動端和桌面端訪問等。還可通過數據挖掘、人工智能等技術，分析和挖掘檔案內容，為醫院決策、科研創新等提供支持。

4.加強檔案信息安全保障

檔案信息安全保障涉及檔案的保密性、完整性和可用性，是實現醫院信息化建設目標的基礎。醫院應根據國家和行業的相關規定，制定一套完善的檔案信息安全管理制度，明確檔案安全管理的職責、權限和流程。還要定期對檔案管理人員開展安全培訓，增強其安全意識，確保檔案管理過程中的信息安全。醫院應投入足夠的經費，保障檔案信息化建設的硬件設備設施更新和維護，如加密存儲設備、防火墻以及入侵檢測系統等。同時，選用性能穩定、安全可靠的軟件系統，并對現有軟件定期升級，確保檔案管理信息系統穩定運行。醫院檔案中含有大量敏感信息，采用數據加密技術可以有效防止數據被泄露。對于不同類型的檔案數據，可選擇不同的加密算法，如對稱加密、非對稱加密和哈希算法等，實現檔案數據在傳輸和存儲過程中的加密保護。醫院應建立完善的用戶權限管理機制，根據檔案的敏感程度和用戶角色，設定不同的訪問權限。通過登錄認證、權限控制、操作審計等措施，確保只有授權用戶才能訪問特定檔案，防止非法訪問和數據被泄露。醫院應制定合理的檔案數據備份策略，確保重要檔案數據在不同存儲設備設施上的備份，并定期實行數據恢復測試，以驗證備份數據的完整性和可用性。一旦發生數據丟失或損壞，可迅速恢復檔案數據，減少損失。醫院應制定針對檔案信息安全事件的應急預案，明確應急響應流程和責任分工。一旦發生安全事件，能夠迅速啟動應急預案，及時采取措施降低損失，確保檔案信息的安全。

三、結語

醫院檔案管理信息化建設是解決當前醫院檔案管理問題的關鍵。通過建立健全檔案管理制度、提升檔案人員素質、推進檔案資源數字化和加強檔案信息安全保障等措施，可以有效提高醫院檔案管理水平，為醫院的發展提供有力支持。然而，醫院檔案管理信息化建設仍需不斷探索和實踐，以適應醫療事業發展的新需求。

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（作者單位：菏澤市第二人民醫院）

作者簡介：沈俊龍（1988—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。