生命周期理論下醫院電子檔案高質量管理研究

摘 要：過程論認為檔案是有生命周期的，從制作、使用、暫存到永久保存體現了生命周期運行的不同階段過程。文檔一體理論下，文件管理與檔案管理是一個有機整體，文件管理的質量直接影響甚至決定著文書檔案的質量，而文書檔案管理的標準規范和要求也制約或影響著文件制作的質量。本文基于生命周期理論，從電子文件生成、捕獲、保存和利用四個階段探討了醫院電子檔案高質量管理路徑，對推動醫院電子檔案質量大提升，以高質量電子檔案管理保障醫療衛生事業高質量發展具有積極的現實意義。

關鍵詞：生命周期；電子檔案；高質量管理

概述

醫院文書檔案作為檔案事業發展的重要組成部分，要牢固樹立高質量發展理念，把高質量要求落實到檔案工作的每個方面和環節之中。過程理論將事物看作是從生命孕育、出生、成長、成熟、衰老、死亡的生命歷程，稱之為生命周期（Life Cycle，又叫全生命周期）。生命周期被分為四個階段，分別是導入期、成長期、成熟期和衰退期。檔案學上習慣將文件生命周期劃分為制作階段、現實使用階段、暫時保存階段和永久保存階段四個階段。從檔案管理視角來看，制作和現實使用階段為文件，而暫時保存和文件永久保存為檔案。文檔一體理論下，文件管理與檔案管理實際是一個有機整體，文件管理的質量直接影響甚至決定著文書檔案的質量，而文書檔案管理的標準規范和要求也制約或影響著文件制作的質量。因此，要從生命周期為視角來推動醫院文書檔案質量大提升，以高質量文書檔案管理保障醫療衛生事業高質量發展。

1 相關理論概述

1.1 電子文件與電子檔案

根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）規定，電子文件是國家機構、社會組織或個人在履行其法定職責或處理事務過程中，通過計算機等電子設備形成、辦理、傳輸和存儲的數字格式的各種信息記錄。從該概念可知，電子文件的形成主體是國家機構、社會組織及個人；形成依據是法定職責或處理事務；形成載體是計算機等電子設備。內容、結構及背景共同構成電子文件。電子檔案是指具有憑證、查考和保存價值并歸檔保存的電子文件。可見，電子檔案是電子文件生命周期的重要結果之一，具有憑證、查考和保存價值的電子文件才能最終成為檔案。而且從生命周期理論看，還需要電子文件經歷歸檔這一過程才能最終成為檔案。

1.2 文件生命周期理論

文件生命周期理論認為文件是一個完整的生命運動過程。文件在每一階段因其所處“生命階段”的不同，其價值特征、保管地點、管理方式、服務對象、保管期限也存在一定差異（見表1）。

1.3 檔案生命周期理論

從生命周期視角來看，檔案經歷了收集、整理、保管、利用、銷毀等環節，在此過程中檔案經歷形成期、發展期、成熟期、衰退期，即檔案生命周期[1]。檔案生命周期包括檔案運動周期和檔案價值周期兩部分[2]。其中檔案運動周期又包括現行檔案階段、半現行檔案階段、非現行檔案階段和檔案文物永久保存階段，第四階段并非所有檔案運動都經歷到的周期，具體需要根據檔案價值決定著其運動的進程和歸宿。檔案價值周期包括現實價值階段、史料價值階段和文化價值階段。檔案的價值隨著檔案運動周期的變化而變化，檔案價值周期決定和影響著檔案運動進程及歸宿。

1.4 文檔一體化理論

目前，有關文檔一體化的概念及理解不盡相同。有學者認為文檔一體化實際是“文件管理與檔案管理一體化”[3]；有學者認為是“文書、檔案工作一體化”[4]；有學者認為是“文書、檔案管理一體化”[5]；還有學者認為是“文件、檔案管理一體化”[6]。仁者見仁智者見智。這些不同角度的不同理解有利于深化對文檔一體化內涵及外延的深刻理解，也有助于拓寬新時代檔案工作視野和思路。其實，文檔一體化應該涵蓋現行文件到檔案的延續統一、前后銜接的過程。文檔一體化立足于文件生命周期理論和檔案生命周期理論基礎上注重文件生命周期在不同階段管理環節的銜接及簡化。尤其在信息化時代，文檔一體化注重從公文與檔案管理連續性、整體性出發，按照統一標準規范進行公文處理、檔案信息存儲、加工、傳輸及整體優化，降低重復勞動，提高質量和效率。可見，文檔一體化并未改變“文件—檔案”原有屬性，實質是生命周期過程控制。

2 生命周期理論下文書檔案工作意義

2.1 深化了理論認識

從生命周期理論、檔案生命周期理論，以及文檔一體化理論視角來討論和分析醫院文書檔案高質量管理工作，為文件管理和檔案管理工作奠定了理論基礎。首先從“大文件”的概念角度來分析，醫院文書來自文件，而文件與檔案其實質是同一事物在不同發展階段所表現出來的內容、形態及價值的不同，屬于事物在同一事物的不同發展階段，體現了生命周期運動特性。從哲學角度來看，這一特性的根本是“同一事物”，決定了基本理論的相通；而“不同階段”是具體特點，決定了對待同一事物的不同做法。這也就要求我們在開展醫院文書檔案管理時，既要把握文書前端質量控制，也要做好檔案整理歸檔，從不同階段均要以高質量標準要求做好文檔工作。

2.2 強化了實踐指導

從生命周期理論、檔案生命周期為文件、檔案的一體化管理提供了理論依據，也對做好醫院文書檔案管理具體實踐具有積極的現實指導意義。從文檔的本質屬性來看，文件與檔案二者有著內在本質聯系，在不同階段有著不同的管理要求。例如，從文種的選擇，文號、主題詞的確定，行文單位的草擬、核稿、簽批、用印等直接決定和影響著公文的質量，而文書檔案的收集、整理、編目、歸檔質量也影響著其管理質量及價值的發揮。公文與檔案之間具備密切關系，因此，需要從文檔一體化角度來抓，要把文件管理和檔案管理當作一項統一的系統性工作，不能割裂二者之間的關系。使原來相互獨立的，又在具體環節上重復交叉的兩個管理系統，在工作制度上協調統一起來，保證文件管理和檔案管理的高質量。

2.3 理論與實踐更融合

近年來，隨著計算機信息技術的應用和發展以及OA系統的運用，文檔一體化理論與實踐融合為一體文件生命周期理論在電子文件時代文檔一體化管理表現的特征更為明顯。突出表現在全程管理理論與前端控制的實踐。首先，電子文件從其產生到銷毀或轉化為檔案均可在計算機信息系統中完整運動完成。傳統的公文起草、核稿、用印的階段界限日趨模糊，也使院內文件和檔案的聯系越發明顯，從這一特征來看，就需要從公文起草之初就要進行全程質量管理，每一個步驟、環節都要把高質量理念貫穿其間。其次是前端控制理念。醫院辦公系統OA的應用，使電子文件的前端延伸到了電子文件管理系統的設計階段，前端控制實際就是對電子文件管理系統的設計階段的有效控制，盡可能地把電子文件全程管理的所有要求體現在系統之中，設計出功能合理的文件管理系統作為管好電子文件的先決條件。前端控制的實踐意義與生命周期的全過程質量控制，二者既是理論的深化，更是實踐的要求。

3 生命周期理論下醫院文書檔案高質量管理策略——以醫院電子檔案為例

新《檔案法》明確提出“電子檔案與傳統載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用”。這就從法律上確立單軌制的現實可行性，也為文檔一體化掃清技術障礙。參照ICA（國際檔案理事會）《電子文件管理指南》，將電子文件劃分設計、形成及保管三個階段。從生命周期理論來看，這三個階段是一個發展的過程，一個有機整體的過程，是一個連續、不間斷的活動周期。因此，將電子文件到最終成為電子檔案的運行過程劃分為生成、捕獲和長期保存三個階段（見圖1）[7]，并嚴格把控好這三個階段中每個階段的質量，確保醫院電子檔案管理整體質量再上一個新臺階。

3.1 前端：控制電子檔案“生成”質量

從版式固化、文件歸檔到元數據方案制定，都要嚴格執行相關規范和標準，從前端源頭控制電子檔案生成或形成的質量，為醫院電子檔案高質量管理打下堅實基礎。一是確保文件規范化。嚴格執行《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子文件存儲與交換格式版式文檔》的相關規定，嚴格把控文本、數據、圖像等不同形式電子檔案質量。二是確保文件完整性。按照電子文件歸檔范圍，以及醫院日常管理需要，認真查看信息系統中的電子文件，檢查是否存在應歸檔而未歸檔的電子檔案，或者不應歸檔而歸檔。而且還要檢查電子檔案中的信息是否完整。三是確保文件標準化。基于生命周期理論，元數據見證了電子文件從其生成到各個階段運行過程。可借鑒照片類等電子文件元數據方案，明確醫院電子文件歸檔元數據方案。如醫療業務、文件實體元數據，以及實體關系元數據。綜上，從規范、完整和標準三個層面嚴把電子檔案前端“生成”質量關。

3.2 中端：控制電子檔案“捕獲”質量

從應用系統設計、數據捕獲和數據“四性”檢測三個方面，嚴把電子檔案中端“捕獲”質量關。一要科學設計數據“捕獲”接口。選擇性能優越、可擴展性應用系統，及B/C終端，按照《電子文件管理系統通用功能要求》《文書類電子文件元數據方案》《版式電子文件長期保存格式需求》等規定和要求，設置電子文件數據導入/導出軟件模塊，在電子文件生成系統與電子檔案管理系統中設置電子數據接口，便于電子數據流動與流程銜接。二要高質量捕獲電子文件及其元數據。選擇高性能計算機信息系統，系統能夠支持離線、在線電子文件批量接收、處理來自醫院不同部門的電子文件數據，自動生成電子文件，實時進行自主登記，同步將電子檔案數據存儲于檔案管理應用系統。三要嚴格檢測，確保“四性”達到100%。已經捕獲的數據信息及歸檔的電子文件還要接受“完整性、真實性、可用性、安全性”檢測，檢測結果要滿足100%合格。

3.3 末端：控制電子檔案“保存”質量

醫院每年都會新增大量電子檔案，這是做好末端質量控制的重要內容。要從電子檔案的完整性、真實性、可用性、安全性四個方面嚴把保存質量關。一要搭建高質量保存平臺。購買性能先進的電子檔案存儲軟件，或者委托第三方進行系統開發，量身打造適合醫院電子檔案管理的應用平臺，使電子檔案擁有高質量存儲載體。二要出臺高質量標準規范。根據《檔案法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等相關規定和要求，及時出臺醫院電子檔案管理標準及規范性文件，并做好這些文件的實時優化、更新，保持與時俱進，確保標準規范的嚴謹性、實用性。三要確保系統安全性。醫院電子檔案高質量管理面臨著諸多的非傳統安全因素威脅。為此，要高質量做好安全保管，實行電子檔案專人專責，納入醫院中心工作部署和要求，從人防、物防和技防三個方面嚴把電子檔案保存安全質量關。

3.4 后端：控制電子檔案“保障”質量

基于生命周期理論，還需要從后端為整個電子檔案生命周期高質量運行提供優質保障。一要優化體制機制。根據最新的法律法規、部門規章，以及國家標準、行業規范，持續優化醫院電子檔案管理體制機制。二要實化硬件軟件。積極購置計算機、復印機、掃描儀、服務器、存儲設備等硬件，還要引入正版應用軟件，為醫院電子文件歸檔及電子檔案管理提供可靠系統保障。三要強化人財物保障。根據醫院電子檔案管理的現實需要，積極引入復合型人才，做好現有從業者素能提升，增加檔案管理經費預算，為電子檔案高質量管理提供可靠保障。

參考文獻

[1]張蔚.關于完善醫院檔案全生命周期管理流程的思考[J].陜西檔案，2023（1）：40-42.

[2]劉東斌.試論檔案運動周期與檔案價值周期——兼論文件生命周期理論不適合我國檔案工作實際[J].檔案學通訊，1999（1）：6-10.

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[5]馮漢國，陳肖靜.關于文書、檔案管理一體化的思考[J].揚州大學學報：人文社會科學版，1991（4）：120-124.

[6]高霏.文件和檔案管理一體化是現代檔案事業發展的必然趨勢[J].科技檔案，1999（2）：25-27.

[7]劉競一，李豐宇，李澤鋒.國峰煤電電子文件全生命周期管理研究[J].管理工程師，2022（6）：36-42.

作者簡介：張艷（1968— ），大學學歷，棗莊市立醫院副研究館員。主要從事檔案管理研究。