數(shù)字時(shí)代傳統(tǒng)檔案向電子檔案融合轉(zhuǎn)型研究

摘要：在檔案管理領(lǐng)域，受到辦公現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等的影響，電子文檔數(shù)量日益增多，電子檔案管理應(yīng)運(yùn)而生，成為現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分。當(dāng)前已經(jīng)形成了電子檔案與紙質(zhì)檔案并行管理的格局，二者在管理和使用過程中都有著各自的優(yōu)缺點(diǎn)，在今后的檔案管理工作中，要著重關(guān)注紙質(zhì)檔案和電子檔案之間融合管理的問題，目的就是實(shí)現(xiàn)兩者的優(yōu)勢互補(bǔ)，促進(jìn)兩者之間的相互轉(zhuǎn)化，以切實(shí)提升檔案管理的綜合化與科學(xué)化水平。

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；融合管理

Research on the Integration and Transformation of Traditional Archives to Electronic Archives in the Digital Era

WANG Donghui

（Lingyuan Integrated Media Center （Lingyuan Radio and Television Station）， Lingyuan 122500， China）

Abstract： In the field of archive management， influenced by modern office work， computer and network technology applications， the number of electronic documents is increasing day by day， and electronic archive management has emerged as an important component of modern archive management. The current pattern of parallel management of electronic archives and paper archives has been formed， both of which have their own advantages and disadvantages in management and use. In future archive management work， it is important to focus on the integration management between paper archives and electronic archives， with the aim of achieving complementary advantages and promoting mutual transformation between the two， in order to effectively improve the comprehensive and scientific level of archive management.

Key words： paper archives; electronic archives; integrated management

檔案是企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體組織或者是個(gè)人在參與社會(huì)活動(dòng)的過程中所形成的各類信息、數(shù)據(jù)的匯總和記錄。檔案可以說是我們社會(huì)生活中不可或缺的一類信息資源，檔案管理的范疇涉及社會(huì)生活的方方面面，檔案的種類主要包括文書檔案、人事檔案、科技檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案等，同時(shí)在一些專業(yè)性較強(qiáng)的領(lǐng)域，也會(huì)生成一些專門的檔案，比如稅務(wù)檔案、工商檔案、訴訟檔案、海關(guān)檔案等[1]。在信息時(shí)代，電子檔案管理的重要性日益凸顯，如何實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理，是擺在檔案工作者面前的首要問題。

1" "紙質(zhì)檔案管理的特點(diǎn)

1.1 原始性

紙質(zhì)檔案具有原始性特征。一般紙質(zhì)檔案所保存的信息、資料或者是有關(guān)的憑證記錄都是第一手的，具有極高的可信度、真實(shí)性。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的過程中，有著一套嚴(yán)格的檔案收發(fā)程序，對檔案內(nèi)容也有專門的管理人員進(jìn)行篩選和核實(shí)，并且還會(huì)有有關(guān)負(fù)責(zé)人的簽名，因此這些信息資料具有原始憑證的作用，并且具有一定的法律效力。

1.2 載體唯一性

紙質(zhì)檔案管理還具有載體唯一性的特征。紙質(zhì)檔案的載體主要就是紙張，還有部分是膠片，其內(nèi)容的呈現(xiàn)方式主要就是文字或者是文字加圖片、文字加表格等，具有一定的實(shí)體性，也就是說紙質(zhì)檔案對于管理者和使用者來說是“看得見也摸得著的”[2]。

1.3 長期性

紙質(zhì)檔案管理還具有長期性的特征，這主要是從紙質(zhì)檔案管理的淵源來看。紙質(zhì)檔案是一種長期的、普遍為人們所接受的檔案管理方式。早在東漢蔡倫改進(jìn)造紙術(shù)后，紙張的出現(xiàn)就開啟了紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史篇章，紙質(zhì)檔案的管理技術(shù)也就應(yīng)運(yùn)而生。到魏晉時(shí)期紙張的制造成本大大下降，這使得在書寫材料方面，紙張已經(jīng)完全取代了帛簡，這時(shí)在進(jìn)行文書、文獻(xiàn)資料留存和整理時(shí)就已經(jīng)普遍使用紙張，紙質(zhì)檔案發(fā)揮出了無比的優(yōu)越性。一直到明清時(shí)期，隨著中央集權(quán)的發(fā)展，統(tǒng)治集團(tuán)在檔案管理上也采取了多項(xiàng)強(qiáng)化措施[3]。

2" "電子檔案管理的的特點(diǎn)

2.1 載體多樣性

電子檔案呈現(xiàn)出載體多樣性的特征，這也是電子檔案與紙質(zhì)檔案最大的區(qū)別所在。由于電子檔案主要是依靠計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行存儲(chǔ)和傳遞的，因此電子檔案中的文字內(nèi)容其本質(zhì)是數(shù)字代碼、音頻信號、視頻信號等，并不是記錄在紙張上的實(shí)體文字。具體到電子檔案的呈現(xiàn)方式上，可以是普通的Word、Excel文檔，也可以是影音圖片，還可以是視頻文件等，它們的載體既可以是計(jì)算機(jī)，也可以是固態(tài)硬盤、光盤、磁盤，還可以是云端[4]。

2.2 共享性

電子檔案管理具有共享性的特點(diǎn)。即同一份電子文件或者是其他形式的資料，可以實(shí)現(xiàn)在同一時(shí)間、不同地方，被多個(gè)使用者以多種載體形式所利用。就比如針對某一份電子文檔，兩個(gè)使用者在同一時(shí)間，一個(gè)可以在云端的檔案數(shù)據(jù)庫中進(jìn)行查找和翻閱，另一個(gè)則可以通過外接固態(tài)硬盤來進(jìn)行查找和翻閱。電子文件不會(huì)再受到原始本、副本或者是影印本的數(shù)量和使用范圍限制，一份電子文件可以供所有需要的人共享使用。

2.3 便利性

這種便利性主要體現(xiàn)在檔案信息資料收集、整理、分類、存儲(chǔ)、利用等方面。在進(jìn)行檔案信息資料收集的過程中，無論是企事業(yè)單位還是社會(huì)團(tuán)體，利用現(xiàn)代化辦公設(shè)備和計(jì)算機(jī)軟件，可以更加方便快捷地進(jìn)行部門間檔案信息資料的收集和傳遞，不再需要工作人員進(jìn)行部門聯(lián)系和跑腿。在檔案信息資料整理、分類以及存儲(chǔ)的過程中，可以借助于相應(yīng)的檔案管理信息系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)做好信息資源的分析和處理，極大地提升了檔案管理的自動(dòng)化和信息化水平。

3" "紙質(zhì)檔案相比于電子檔案管理的優(yōu)勢

3.1 穩(wěn)定性、安全性更強(qiáng)

紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，在管理過程中其最為明顯的優(yōu)勢在于穩(wěn)定性和安全性更強(qiáng)。首先，從穩(wěn)定性上來看，紙質(zhì)檔案在進(jìn)行收集整理和利用的過程中，其信息內(nèi)容和載體是相對穩(wěn)定的。紙質(zhì)檔案一旦歸檔，那么其中所記載的有關(guān)信息數(shù)據(jù)就不會(huì)輕易被更改，并且其文件的結(jié)構(gòu)和格式也是相對固定的。而電子檔案雖然在一定程度上便于進(jìn)行格式修改和內(nèi)容刪減，并且不容易留下痕跡。再加上當(dāng)前的信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境比較復(fù)雜，一旦保留在計(jì)算機(jī)中的電子檔案因?yàn)椴《净蛘呤呛诳凸粼獾狡茐模茈y恢復(fù)。其次，從安全性上看，硬盤、光盤或者是磁盤這樣的電子檔案載體容易受到外界的強(qiáng)磁干擾，并且如果存儲(chǔ)不當(dāng)使硬盤光盤等發(fā)生損壞，里面的內(nèi)容是完全沒有辦法被讀取的，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息資料全部丟失。紙質(zhì)檔案相比于電子檔案其保存的安全性要更高，實(shí)踐證明，紙張是最適宜進(jìn)行長期保存的檔案載體。雖然在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的過程中，也面臨著蟲蛀、發(fā)霉、風(fēng)化等的風(fēng)險(xiǎn)問題，但是只要定期做好檢查，并且配置好相應(yīng)的除潮除蟲通風(fēng)設(shè)備，是能夠確保紙質(zhì)檔案安全的。即使紙質(zhì)檔案發(fā)生了部分損毀，也可以及時(shí)地進(jìn)行修補(bǔ)或修復(fù)，不至于全部丟失。

3.2 對設(shè)備依賴程度不高

紙質(zhì)檔案相比于電子檔案，還有一大優(yōu)勢就是對設(shè)備的依賴程度不高。在針對電子檔案進(jìn)行管理的過程中，必須要依靠計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備和信息網(wǎng)絡(luò)來完成相應(yīng)的操作，一旦計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備或者是網(wǎng)絡(luò)發(fā)生故障，電子檔案管理信息系統(tǒng)就會(huì)發(fā)生癱瘓，導(dǎo)致檔案管理工作難以繼續(xù)，因此電子檔案管理對于設(shè)備具有很強(qiáng)的依賴性。而紙質(zhì)檔案管理的載體主要就是實(shí)體的紙張，不受任何設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的限制，不要說是在斷網(wǎng)環(huán)境下，即使是斷電，工作人員也是可以進(jìn)入檔案室進(jìn)行有關(guān)檔案資料的查找和翻閱的，無須借助任何的特殊設(shè)備。從這一點(diǎn)上來看，紙質(zhì)檔案更具直觀性和安全性，這也是紙質(zhì)檔案相比于電子檔案最不可替代的優(yōu)勢。

4" "電子檔案相比于紙質(zhì)檔案管理的優(yōu)勢

4.1 管理流程簡化

前面提到電子檔案管理的一大特點(diǎn)就是便利性，因此相比于紙質(zhì)檔案，電子檔案更具高效性優(yōu)勢。首先，電子檔案在一定程度上簡化了檔案管理的流程，檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)可以進(jìn)行電子檔案的遠(yuǎn)程傳遞，使得電子檔案的異地調(diào)取和查閱成為可能，不需要再執(zhí)行煩瑣的審批手續(xù)，大大提升了檔案管理和使用的效率。其次，檔案管理是一項(xiàng)非常復(fù)雜且煩瑣的工作，尤其是當(dāng)前檔案信息數(shù)量的增加，使得檔案管理人員的工作難度也隨之加大，電子檔案管理模式的有效應(yīng)用，建立起了相對完善的檔案管理信息系統(tǒng)，通過嵌入大數(shù)據(jù)技術(shù)使得一些基礎(chǔ)性的信息收集和信息篩選等的工作變得更加便利，使工作人員從繁重的基礎(chǔ)性工作中解脫出來，把更多的精力放在檔案信息資源的開發(fā)利用和檔案信息服務(wù)上，從而提升了檔案管理的質(zhì)量和效率。

4.2 信息利用率提升

相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案更像是一種“無形的信息資源”，它既可以突破“有形”的限制，同時(shí)又能夠打破時(shí)間和空間的局限性，使得信息資源的利用率大大提升。檔案的價(jià)值就體現(xiàn)在使用上，檔案只有被人們利用，才能夠發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。在以往的紙質(zhì)檔案管理中，受到“有形”的限制，很難在海量的紙質(zhì)檔案中實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的信息提取，在進(jìn)行一些專題檔案匯編時(shí)，也需要逐一對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查找和翻閱。而電子檔案由于其存儲(chǔ)形態(tài)是一些數(shù)字信息，對于這種數(shù)字化的信息資源利用大數(shù)據(jù)分析、大數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)是很容易進(jìn)行集中處理的。依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，電子檔案管理人員可以進(jìn)行一些檢索目錄的編制，方便使用者進(jìn)行更為精準(zhǔn)地查找檔案，大大提升了檔案信息資源的利用率。

4.3 更加經(jīng)濟(jì)環(huán)保

對于管理者來說，電子檔案相比于紙質(zhì)檔案更具經(jīng)濟(jì)環(huán)保的優(yōu)勢。電子檔案可以直接利用計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備完成傳遞和查閱，沒有必要再使用紙張進(jìn)行檔案的裝訂、搬運(yùn)，同時(shí)也可以減少對原始檔案資料的復(fù)印，這些都能夠節(jié)約紙張，體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)環(huán)保的原則。除此之外，相比于電子檔案，紙質(zhì)檔案需要修建專門的檔案室，不斷地?cái)U(kuò)充檔案柜等基礎(chǔ)設(shè)施，同時(shí)還要配置相應(yīng)的防塵除潮防蟲設(shè)備，這些都導(dǎo)致紙質(zhì)檔案管理的成本增加，而電子檔案管理最大的優(yōu)勢就在于節(jié)約存儲(chǔ)空間，如果是以一張A4紙作為參照物，那么一個(gè)500 GB的固態(tài)硬盤可以存儲(chǔ)大約33 010 712頁的A4紙張的檔案資料，而其所占的空間僅僅是一個(gè)巴掌大小。

5" "紙質(zhì)檔案和電子檔案融合管理的優(yōu)化措施

紙質(zhì)檔案和電子檔案并不是相互代替的關(guān)系，二者是相互補(bǔ)充、相互融合的。電子檔案是信息時(shí)代的產(chǎn)物，而紙質(zhì)檔案則有著悠久的發(fā)展歷史和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾眢w系，各自擁有優(yōu)勢和特點(diǎn)，當(dāng)前檔案管理工作的重點(diǎn)是促進(jìn)兩者之間的融合，在實(shí)現(xiàn)共存的基礎(chǔ)上又能夠做到優(yōu)勢互補(bǔ)。下面具體地提出幾點(diǎn)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的優(yōu)化舉措。

5.1 實(shí)行檔案管理的雙軌制

要加快實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理，首先就要從制度層面入手，各單位及各有關(guān)部門要深入落實(shí)檔案管理的雙軌制。所謂雙軌制就是在檔案管理領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案管理和電子檔案管理的雙軌并行，紙質(zhì)檔案和電子檔案在管理中相輔相成，為檔案信息資料上“雙保險(xiǎn)”。

5.2 利用電子檔案保護(hù)原始文件

檔案管理的最終目的是方便檔案的使用，但我們都知道傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由于是原始的資料憑證，在進(jìn)行調(diào)取和查閱時(shí)，出于保護(hù)原始文件的目的，可以提供一些副本或者是影印本，而這樣的方式又不夠經(jīng)濟(jì)環(huán)保。在探索紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理的過程中，為了更好地解決類似這樣的問題，管理人員可以利用電子檔案來保護(hù)原始文件。電子檔案依托計(jì)算機(jī)等設(shè)備更加便于進(jìn)行檢索和查找，這時(shí)就可以將紙質(zhì)檔案通過拍照、復(fù)印或者是掃描等方式轉(zhuǎn)化成電子檔案，由于電子檔案具有無損耗性的優(yōu)勢，優(yōu)先使用電子檔案供人調(diào)取和查閱，這樣就很好地保護(hù)了原始的紙質(zhì)文件，同時(shí)也延長了紙質(zhì)檔案的壽命。

5.3 有序落實(shí)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化工作

在探索紙質(zhì)檔案和電子檔案融合管理的過程中，有關(guān)單位和部門還要有序地落實(shí)紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化工作。首先要加強(qiáng)資金和技術(shù)投入，完善有關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的配置，尤其是在軟件配置上，要確保檔案管理的電子程序規(guī)范，所使用的平臺(tái)和軟件功能完備且具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性，這樣才能夠保證紙質(zhì)檔案的數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)化與存儲(chǔ)質(zhì)量。其次是由于紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)數(shù)量和存儲(chǔ)空間不相匹配，有關(guān)單位要制定完備的紙質(zhì)檔案篩選和轉(zhuǎn)化計(jì)劃，按照年份、密級等分批次進(jìn)行紙質(zhì)檔案的轉(zhuǎn)化、清理，以確保檔案資料的高效管理與應(yīng)用。

6" "結(jié)束語

檔案事業(yè)的健康發(fā)展離不開紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理，應(yīng)當(dāng)發(fā)揮各自的優(yōu)勢，相互借鑒、取長補(bǔ)短，真正構(gòu)建起雙軌并行的新模式，使檔案管理工作在信息時(shí)代煥發(fā)出新的生機(jī)與活力，為檔案信息資源的開發(fā)利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙曦．事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案并存與融合管理[J]．黑龍江檔案，2022（5）：80-82.

[2] 王霞．事業(yè)單位紙質(zhì)檔案和電子檔案的融合管理[J]．黑龍江檔案，2022（5）：107-109.

[3] 鄧敏．紙質(zhì)檔案管理與電子檔案管理的融合分析[J]．黑龍江檔案，2022（3）：165-167.

[4] 王迪．紙質(zhì)檔案與電子檔案融合管理創(chuàng)新的研究[J]．科技視界，2021（27）：75-76.

作者簡介：王東輝（1977-），男，漢族，遼寧凌源人，館員，本科，研究方向?yàn)闄n案管理。