社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設策略研究

摘要：“互聯網+”時代背景下，社會救助綜合服務中心的檔案管理工作面臨眾多的挑戰和機遇。我國很多事業單位都在積極推動檔案管理信息化建設，并且取得了較好的成效。通過信息化建設有效地提升了相關檔案資源的應用范圍，使檔案資源的價值得到了更加充分的發揮。所以，社會救助綜合服務中心也需要通過檔案信息化建設來實現對檔案管理工作的進一步優化，充分發揮檔案資源的價值。本文對 “互聯網+”背景下社會救助綜合服務中心檔案信息化建設策略進行研究，進一步提升社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設質量。

關鍵詞：“互聯網+”時代；檔案管理；信息化建設；社會救助綜合服務中心

社會救助綜合服務中心的檔案管理工作是指社會救助綜合服務工作中的待遇申請、復審、停止審批和日常管理工作中所產生的具有保存價值的相關數據、圖像、圖表以及文字資料的管理。目前，社會救助綜合服務中心在檔案管理工作中存在管理模式嚴重滯后、檔案管理重視程度不足等問題，導致檔案資源的價值無法得到有效的發揮。“互聯網+”時代背景下，社會救助綜合服務中心需要充分利用信息技術的優勢實現檔案管理的信息化，使檔案資源的價值得到有效的發揮。

一、社會救助綜合服務中心檔案信息化建設必要性

（一）提升社會救助綜合服務中心檔案管理的效率

“互聯網+”是一種全新的業態，傳統行業充分利用 “互聯網+”的優勢來對自身的工作進行優化、升級和轉型，更好地適應時代發展的趨勢。社會救助綜合服務中心的檔案資源數量較為龐大，采用人工管理的方式不僅造成了嚴重的人力物力浪費，還會對檔案管理的質量和效率產生影響。[1]所以在當前 “互聯網+”時代背景下，社會救助綜合服務中心需要通過檔案信息化建設，將傳統的紙質檔案資源轉化為數字檔案，檔案管理人員能夠更加簡單、方便地進行檔案管理工作，有效地提升檔案管理的效率。

（二）推動社會救助綜合服務中心檔案管理規范化發展

很多社會救助綜合服務中心在進行檔案管理工作過程中仍然采用人工管理的方式來進行檔案的收集、整理以及內容填寫等工作。但是，檔案管理過程中不同工作人員在檔案管理思維方式和工作習慣方面都會存在一定的差異，嚴重影響檔案管理的規范性，對檔案管理工作的開展產生一定的影響。檔案管理信息化建設能夠以更加明確的規范要求來開展檔案管理中檔案收集、整理以及內容錄入等工作，能夠更好地提升檔案管理的規范性，促進檔案管理工作的高效開展。[2]

（三）提升社會救助綜合服務中心檔案管理安全等級

社會救助綜合服務中心傳統檔案管理工作是采用紙質材料來進行相關檔案信息的保存，可能導致檔案資料出現字跡不清晰甚至檔案損壞等問題。同時，隨著檔案存放時間的增加，檔案的紙張會變得更薄更脆，更容易受到損壞。檔案信息化建設可以將檔案信息以電子文檔的方式保存在系統中，甚至可通過云端技術來對相關檔案信息進行備份保存，并通過防火墻技術等安全保護措施來有效提升檔案保存的安全等級，有效避免檔案管理中的檔案遺失、損壞、被竊取等情況的發生，提升檔案管理的安全等級，同時還能有效降低檔案管理的成本投入。

二、社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設存在的問題

（一）管理機制不夠完善

很多社會救助綜合服務中心在進行檔案管理信息化建設過程中，僅僅將紙質檔案轉化為電子檔案進行保存，沒有有效應用 “互聯網+”的優勢，在進行檔案信息化建設過程中沒有形成一套完善的管理機制，這就導致社會救助綜合服務中心在檔案信息化建設過程中缺少有效的保障和支持。[3]領導部門不能正確認識檔案信息化建設的重要意義，對檔案管理信息化建設的重視程度不足，同時，檔案管理人員會因為檔案管理工作內容的單調性、枯燥性的影響而缺乏參與檔案管理信息化建設的熱情，進一步影響檔案管理信息化建設。部分社會救助綜合服務中心雖然進行了檔案管理信息化建設，但是沒有結合自身實際情況形成一套完善的檔案信息化管理機制，導致檔案管理信息化的效果無法有效發揮，阻礙了檔案管理工作的進一步發展。

（二）檔案管理信息化水平不足

“互聯網+”時代進行社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設的主要目的，就是通過信息化技術提升檔案管理的信息化水平。但是很多社會救助綜合服務中心在檔案信息化建設中表現出嚴重的信息化水平不足的問題。綜合相關社會救助綜合服務中心的檔案管理信息化建設情況，可以發現導致檔案管理信息化不足的主要因素包括檔案管理程序復雜、檔案管理銜接機制不流暢以及設備技術支持不到位等。[4]檔案管理程序復雜主要表現為部分社會救助綜合服務中心的檔案管理軟件操作較為煩瑣，查閱檔案需要經過較為復雜的流程，影響了檔案管理的效率。檔案管理銜接機制不流暢主要表現為部分社會救助綜合服務中心檔案管理軟件不具備檔案信息共享和檔案信息傳遞功能，在檔案信息傳遞過程中需要通過人工拷貝的方式來進行檔案信息的傳遞。技術設備支持不到位主要表現為部分社會救助綜合服務中心所使用的檔案管理硬件設備性能等級較差，無法有效滿足檔案管理信息化軟件流暢運行的需求，嚴重影響檔案管理信息化水平。

（三）檔案管理人員專業素質不足

檔案管理人員是直接參與檔案管理信息化建設的，所以檔案管理人員的專業素質水平會直接影響檔案管理信息化建設的質量。這就需要檔案管理人員不斷進行檔案管理相關知識的學習來提升自身的專業素質水平，以更好地滿足檔案管理信息化建設的需求。[5]但是，部分檔案管理人員并非檔案管理專業畢業，沒有進行系統性的檔案管理學習，存在檔案管理水平不足的問題，同時在進行檔案管理過程中沒有進行深化檔案管理培訓學習，導致檔案管理專業素質不足。

（四）檔案管理安全性不足

“互聯網+”時代，通過計算技術和信息技術等先進技術能夠有效提升社會救助綜合服務中心的檔案管理效率和質量，但同時也面臨互聯網所帶來的安全問題。檔案管理信息化系統容易受到病毒、黑客的入侵，導致檔案信息被破壞、盜竊等事件的發生，嚴重影響檔案管理的安全性，需要社會救助綜合服務中心更加重視檔案管理的安全性，通過建立防火墻、密鑰等方式來提升檔案管理信息化的安全等級。但是由于部分社會救助綜合服務中心缺乏計算機技術專業人才，導致檔案管理信息化安全防護建設效果不佳，需要進一步提升檔案管理信息化安全建設來提升檔案管理的安全性。

三、提升社會救助綜合服務中心檔案管理信息化質量策略分析

（一）建立健全的檔案管理信息化意識

一直以來，相關部門對檔案管理工作的重視程度不足，部分社會救助綜合服務中心的員工和領導對檔案管理工作的認識停留在檔案調閱、整理以及收集的層面，對檔案管理信息化建設的認識不足。在 “互聯網+”時代背景下，需要社會救助綜合服務中心的員工和管理人員深入了解檔案管理信息化建設的重要性，全面了解檔案管理工作的相關內容，強化檔案管理信息化意識，重視檔案管理信息化建設，并通過實際行動來推動檔案管理信息化的有效開展。檔案管理部門需要充分結合檔案管理信息化建設需求樹立科學的檔案管理思想，推動檔案管理信息化發展。第一，需要具備檔案由實向虛轉換思想。通過檔案管理信息化建設將各種紙質檔案資料轉換成電子數據信息。這會使檔案的類型和方式發生一定的變化，需要檔案管理人員正確認識檔案管理由實向虛的轉變，從而更好地進行檔案管理工作。第二，需要具備由被動向主動轉變的思想。檔案管理信息化建設過程中需要檔案管理人員將傳統的被動檔案管理服務思想轉換成主動式的檔案管理服務思想，需要檔案管理人員樹立積極主動的服務思想，更加高效地開展檔案管理工作，進一步提升檔案管理的水平和服務能力。第三，需要具備由管理轉向服務的思想。傳統的檔案管理工作是一項管理性的工作，而 “互聯網+”時代檔案信息化建設使檔案管理工作具備了更強的服務性質，這就需要檔案管理人員具備由管理轉向服務的思想，以更加積極主動的態度來參與檔案管理工作，為人們提供更好的檔案服務。

（二）健全檔案管理信息化制度體系

“互聯網+”時代背景下，社會救助綜合服務中心需要充分結合檔案管理信息化建設的需求來進一步完善檔案管理信息化工作，建立一套健全的檔案管理信息化制度體系。第一，需要結合檔案管理信息化工作需求來進行工作小組的創建，并充分結合檔案管理信息化工作流程來進行檔案管理程序的制定，并將檔案管理工作的相關責任進行有效落實，從而來保證檔案管理工作的有序開展。第二，需要充分結合社會救助綜合服務中心檔案管理實際需求和檔案管理信息化建設需求來對檔案管理制度體系進行進一步優化和完善，全面提升檔案管理制度體系的規范性。通過健全規范的檔案管理制度體系來提升檔案管理的質量。第三，需要對檔案管理信息化建設的標準進行進一步明確，提升檔案管理工作的規范性。充分結合檔案管理信息化的相關要求來進行檔案管理標準的制定，實現對檔案管理資源的有效整合，提升檔案資源的保管和利用質量。在這個過程中，可以根據檔案管理的相關需求來對檔案信息管理方式和存儲格式等進行分析，來進一步優化檔案信息保存、管理和使用的規范性。第四，強化檔案管理的監督管理。嚴格的監督管理措施是保障檔案管理信息化建設質量的關鍵，通過有效的監督管理措施能夠更好地保障檔案管理信息化建設相關工作有效落實，從而有效提升檔案信息的利用效率和檔案管理的安全性。同時，通過有效的責任落實措施將檔案管理信息化工作責任進行有效落實，使責任更加明確，進一步提升檔案管理信息化建設質量。

（三）強化檔案管理人才隊伍建設

檔案管理信息化建設能夠有效落實的關鍵是具有高素質的專業化人才隊伍。通過建立具有較高專業水平和綜合素質的檔案管理人才隊伍，能夠有效實現檔案管理模式的進一步創新，全面提升檔案管理信息化水平，所以社會救助綜合服務中心需要重視檔案管理人才隊伍的建設和人才培養。通過開展定期進修、培訓等方式來全面提升檔案管理人才隊伍的專業水平，全面提升檔案管理人員的綜合業務水平。同時，還需要通過組織檔案管理工作人員通過網絡學習、參加專家座談會等措施來拓展檔案管理人員的眼界，豐富檔案管理人員的思想，全面提升檔案管理人員的專業素養。需要建立一套完善的檔案管理人員專業素養考核機制，來對檔案管理人員進行定期考察，確保檔案管理人員的專業素養能夠滿足檔案管理信息化建設的要求。對于考核不合格的檔案管理人員需要采取針對性的培訓措施，實現對檔案管理人員專業素養的有效提升，并通過將考核與績效掛鉤的方式來實現對考核優秀的檔案管理人員進行相應的獎勵，從而全面提高檔案管理人員提升專業能力的積極性，實現檔案管理人才隊伍質量的全面提升。

（四）重視檔案信息的保密性、安全性

社會救助綜合服務中心的檔案資料很多都具有一定的保密級別，所以檔案管理信息化建設過程中需要重視檔案信息的保密性、安全性。第一，社會救助綜合服務中心需要對檔案管理人員進行職業道德、法律意識的培養，全面強化檔案管理人員的法律意識和保密意識，正確認識檔案信息的安全性和保密性。這樣可以有效提升檔案管理人員的職業素養，堅定道德底線，有效避免人為的檔案信息泄露的情況發生，提升檔案信息的安全性和保密性。第二，需要建立健全的網絡安全防護措施，充分利用先進的安全態勢感知系統來進行網絡安全體系的構建，有效降低檔案管理系統發生網絡風險的概率，降低檔案信息被泄露、篡改以及損壞的概率。第三，需要強化檔案安全性、保密性檢查工作，通過定期檢查的方式來對檔案管理系統的安全性進行確定，確保檔案管理系統具有較高的安全性能。對檔案管理人員進行定期抽檢，一旦發現存在安全風險需要及時進行相關人員的約談，強化檔案管理保密性教育，對于出現檔案信息泄露的行為需要采取嚴厲的措施進行處罰，或者移交司法機關。

四、結束語

本文對社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設的必要性進行了分析，并對社會救助綜合服務中心檔案管理信息化過程中存在的問題進行了研究，對社會救助綜合服務中心檔案管理信息化建設的策略進行了說明。在 “互聯網+”時代背景下，社會救助綜合服務中心需要充分結合檔案管理工作需求和信息化時代要求來轉化檔案管理工作思路，推動檔案管理信息化建設，并從完善檔案管理制度體系、人才隊伍建設、檔案信息保密性、安全性建設等方面來全面提升檔案管理的質量。

參考文獻：

[1] 李鑫.“互聯網+”背景下居民健康檔案管理數字轉型推進策略研究[D].湘潭：湘潭大學，2020.

[2] 荊龍.互聯網+時代醫院檔案管理的策略研究[J].城市情報，2022（8）：49-51.

[3] 湯新清.人事檔案管理信息化建設的必要性與建設策略[J].數字化用戶，2021（49）：49-51.

[4] 陳冬青.“互聯網+”背景下事業單位檔案信息化管理研究[J].國際援助，2022（33）：13-15.

[5] 張新培，彭建彬.互聯網+檔案信息服務方式創新路徑研究[J].卷宗，2020，10（27）：106.