科研事業(yè)單位人力資源節(jié)約型資產(chǎn)信息動態(tài)管理研究

吳煜

[摘 要]為提高科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理績效，解決標(biāo)簽動態(tài)信息頻繁更替問題，降低人力資源管理成本，文章通過分析科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，剖析主要問題。基于二維碼和射頻RFID等信息化技術(shù)，對固定資產(chǎn)存放單元進(jìn)行分區(qū)處理，提出一種標(biāo)簽數(shù)據(jù)動態(tài)管理新模式，從標(biāo)簽內(nèi)容、二維碼技術(shù)、RFID技術(shù)等方面闡釋該模式的具體應(yīng)用方式和難點。該模式能夠在原信息化基礎(chǔ)上，解決標(biāo)簽頻繁更換耗時耗力問題，提高管理效率，降低人力資源成本。

[關(guān)鍵詞]科研事業(yè)單位；固定資產(chǎn)管理；信息化；標(biāo)簽

中圖分類號：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2024）10-0082-03

一、科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀

科研事業(yè)單位的主體任務(wù)為基礎(chǔ)科學(xué)研究、研究生培養(yǎng)和博士后再培養(yǎng)[ 1 ]。特殊的任務(wù)性質(zhì)決定了科研事業(yè)單位重視科研人員和科研工作條件。在辦公場所，科研工作條件方面更側(cè)重于科研人員的滿意度，對于射頻信號傳輸方面則沒有限制。為滿足科研工作需求，單位為科研人員提供了必要的辦公設(shè)備和科研設(shè)備，給予了科研人員很大的資產(chǎn)調(diào)配自由度。因此，固定資產(chǎn)存在流動性極強(qiáng)、設(shè)備數(shù)量大、移動性強(qiáng)、使用周期長等問題，導(dǎo)致管理難度較大[2-4]。

固定資產(chǎn)管理只是科研事業(yè)單位綜合管理的很小一部分，投入的人力、財力成本不足，管理過程容易出現(xiàn)賬目信息與實物動態(tài)信息不符以及人為不重視導(dǎo)致的管理混亂問題[5]。然則，一旦投入較多的人力成本用于固定資產(chǎn)后期運維等非主體任務(wù)方向，其產(chǎn)出效益和成本情況就不被單位接受，在財務(wù)主管部門要求下，管理標(biāo)準(zhǔn)和要求不能降低。上述問題導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)無法通暢流轉(zhuǎn)，管理者無法得到動態(tài)的管理數(shù)據(jù)，固定資產(chǎn)無法得到充分調(diào)配使用，甚至出現(xiàn)資產(chǎn)流失卻無法察覺的情況，影響科研和教學(xué)主體業(yè)務(wù)發(fā)展[6]。

固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)廣泛應(yīng)用于企事業(yè)單位，同時也產(chǎn)生了系統(tǒng)信息與實物更新速度不一致等系列問題。固定資產(chǎn)信息在系統(tǒng)內(nèi)變更后，打印的實物標(biāo)簽內(nèi)容無法隨系統(tǒng)自動改變，仍需要大量人工操作進(jìn)行打印、查找和替換實物標(biāo)簽。同時，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)一般不能兼顧所有打印、掃描等配套管理設(shè)備。例如，從系統(tǒng)導(dǎo)出的數(shù)據(jù)并不能直接與打印機(jī)聯(lián)機(jī)實時打印，需要人工轉(zhuǎn)換格式。這些過程伴生的問題會導(dǎo)致信息化的效率優(yōu)勢不能充分發(fā)揮甚至降低[7]。

基于以上現(xiàn)狀，文章綜合利用兩種標(biāo)簽信息技術(shù)，從標(biāo)簽管理信息數(shù)據(jù)處理的角度進(jìn)行管理模式簡化探索，為解決標(biāo)簽重復(fù)替換耗時耗力、人為不重視導(dǎo)致資產(chǎn)頻繁流動、動態(tài)管理不完善、系統(tǒng)操作復(fù)雜等信息化伴生問題提供參考。

二、單元動態(tài)管理模式

（一）模式基礎(chǔ)和目標(biāo)

賬實相符是固定資產(chǎn)管理的基本要求。同時，管理模式應(yīng)將單位的人力、財力投入控制在合理范圍內(nèi)，減少管理過程的人工重復(fù)性操作，提高效率。

預(yù)期實現(xiàn)：標(biāo)簽避免頻繁制作替換，延長標(biāo)簽信息有效使用時間，從而降低耗材使用成本和運維人力成本；固定資產(chǎn)信息在系統(tǒng)內(nèi)隨實際位置變化實現(xiàn)動態(tài)變化，并聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)動態(tài)查詢、報警追蹤、顯示結(jié)果等功能。

（二）實施方法及分析

1 .標(biāo)簽內(nèi)容精簡

固定資產(chǎn)標(biāo)簽一般采用耐腐蝕、黏性強(qiáng)、耐水、耐旱、耐寒等綜合性能較高的材質(zhì)制成，成本高于普通標(biāo)簽[8]，通過表面打印或者信號寫入標(biāo)簽芯片等方式存儲固定資產(chǎn)信息[9]。采用在標(biāo)簽表面打印數(shù)據(jù)的方式，如果出現(xiàn)打印信息與系統(tǒng)信息不符的情況，則標(biāo)簽作廢；采用信號寫入標(biāo)簽芯片的方式，則對寫入芯片的字?jǐn)?shù)和符號有一定限制。

為減少固定資產(chǎn)信息發(fā)生變化而導(dǎo)致標(biāo)簽需要更換的人工操作，建議將標(biāo)簽內(nèi)容設(shè)為固定且唯一辨識的固定資產(chǎn)信息（例如資產(chǎn)編號），而不是位置、責(zé)任人等經(jīng)常變化的固定資產(chǎn)信息。

為讓使用者直觀地獲取資產(chǎn)信息，單位可能要求資產(chǎn)存放位置、責(zé)任人和責(zé)任人所在部門等信息必須在標(biāo)簽上直觀打印。同時，為方便資產(chǎn)清查，這些強(qiáng)制要求顯示的信息也是核對賬實的重要依據(jù)。這種情況下，由于低成本標(biāo)簽無法像顯示器一樣同步顯示修改后的信息，因此無法通過簡化標(biāo)簽內(nèi)容來提高效率。

在單位沒有要求標(biāo)簽表面必須直觀顯示位置、責(zé)任人等容易動態(tài)變化的信息時，可以在標(biāo)簽上隱形存儲這些動態(tài)信息，比如通過二維碼、RFID等技術(shù)存儲這些數(shù)據(jù)[10]。采用這種方法，在資產(chǎn)清查時，既可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速收集，也可避免標(biāo)簽的頻繁更換工作[ 1 1 ]。為讓使用者能夠?qū)崟r查詢到固定資產(chǎn)詳細(xì)內(nèi)容，使用者在讀取標(biāo)簽信息時，可聯(lián)網(wǎng)打開系統(tǒng)平臺并發(fā)送唯一標(biāo)識ID查詢和顯示數(shù)據(jù)庫的固定資產(chǎn)信息。

2.QR二維碼標(biāo)簽打印技術(shù)應(yīng)用

在固定資產(chǎn)清查、信息變更等情況下，需要快讀標(biāo)簽信息并錄到計算機(jī)中處理。采用QR二維碼技術(shù)，可將固定資產(chǎn)信息生成二維碼并在標(biāo)簽上打印[ 1 2 ]。使用掃碼槍、手機(jī)等設(shè)備可批量快速讀取和收集二維碼信息。

與傳統(tǒng)紙質(zhì)統(tǒng)計方式相比，采用QR二維碼和掃碼設(shè)備相結(jié)合批量讀取信息的方式極大提高了管理效率，但也產(chǎn)生一些操作性問題，容易出現(xiàn)二維碼信息讀取后亂碼，掃碼設(shè)備不支持中文數(shù)據(jù)掃描，實時讀取信息錯行等情況，導(dǎo)致掃碼數(shù)據(jù)不夠準(zhǔn)確，需要進(jìn)一步人工核對；當(dāng)固定資產(chǎn)的多個信息字段需要合并存儲在同一個二維碼中時，還需用分隔符合并字段；掃碼設(shè)備讀取的信息一般還需要人工進(jìn)行字段分割數(shù)據(jù)處理，核對掃碼的數(shù)據(jù)是否齊全、準(zhǔn)確，這要求管理人員有一定編程能力；此外，采用QR二維碼存儲固定資產(chǎn)動態(tài)信息的方式，并不能避免因信息變更導(dǎo)致的標(biāo)簽需要替換的問題。

為解決以上問題，可使用“鏈接+ID+其他信息”的內(nèi)容樣式寫入QR二維碼。在手機(jī)、計算機(jī)等用戶端掃碼后，用戶端自動打開鏈接進(jìn)入系統(tǒng)。同時，系統(tǒng)通過GET方式獲取ID并根據(jù)ID自動查詢和呈現(xiàn)對應(yīng)固定資產(chǎn)信息。系統(tǒng)還可授權(quán)登錄者在手持用戶端自主發(fā)起資產(chǎn)信息變更。固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)存儲在服務(wù)器內(nèi)，避免了因信息變更導(dǎo)致的標(biāo)簽人工更換操作；掃碼設(shè)備直接讀取二維碼信息進(jìn)行資產(chǎn)清查時，對獲取到ID在系統(tǒng)內(nèi)匹配后，可快速記錄該固定資產(chǎn)是否已被清查，從而排重篩漏快速得到清查的進(jìn)展和結(jié)果。

基于ID自動獲取固定資產(chǎn)信息的方式，適用于統(tǒng)一更換標(biāo)簽的情形。統(tǒng)一更換標(biāo)簽會導(dǎo)致實際操作者需要重新打印和操作，大量的數(shù)據(jù)操作在急劇增加工作量的同時，也會產(chǎn)生很多數(shù)據(jù)錯誤。為避免以上情況發(fā)生，可采用網(wǎng)頁編程的方式，也可以直接基于現(xiàn)有標(biāo)簽二維碼信息，直接進(jìn)行數(shù)據(jù)分割和模糊檢索，根據(jù)數(shù)據(jù)信息優(yōu)先等級進(jìn)行分布檢索確認(rèn)。該方式能避免現(xiàn)有二維碼標(biāo)簽需要重新設(shè)計內(nèi)容和更換的問題，降低人力成本和標(biāo)簽成本，但對編程要求較高。

3.RFID標(biāo)簽打印技術(shù)應(yīng)用

類似QR二維碼技術(shù)，RFID技術(shù)也可以實現(xiàn)非接觸的機(jī)器自動識別。相比之下，通過調(diào)節(jié)射頻頻率，RFID技術(shù)可實現(xiàn)更大距離范圍讀取標(biāo)簽信號。使用RFID標(biāo)簽代替普通固定資產(chǎn)標(biāo)簽，理論上可實現(xiàn)實時判斷固定資產(chǎn)實物是否存在，這對實現(xiàn)固定資產(chǎn)動態(tài)位置的管理起到了關(guān)鍵作用。

具體實施時，在每個固定資產(chǎn)上粘貼RFID標(biāo)簽，寫入加密固定資產(chǎn)信息，并通過天線、饋線、讀取器與聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)進(jìn)行信息動態(tài)處理。將資產(chǎn)移動到存放單元距離或區(qū)域后，系統(tǒng)將自動追蹤報告、變更位置信息，從而實現(xiàn)動態(tài)監(jiān)管，解決人工監(jiān)管不到位的問題。

單位內(nèi)對射頻信號沒有限制的區(qū)域可采用RFID標(biāo)簽進(jìn)行資產(chǎn)監(jiān)管。考慮到教學(xué)科研單位固定資產(chǎn)一般以教室、辦公室等房間為基本存放單元。基于存放單元的固定資產(chǎn)RFID標(biāo)簽技術(shù)在讀取標(biāo)簽信號方面可采用不同的方式。

一是在每個存放單元固定資產(chǎn)移動必經(jīng)之路安裝RFID標(biāo)簽讀取相關(guān)裝置（含天線、饋線和讀取器等），讀取器網(wǎng)絡(luò)連接服務(wù)器。

二是在每個存放單元內(nèi)，根據(jù)有效讀取距離安裝天線，信號通過饋線統(tǒng)一反饋到讀取器。讀取器通過網(wǎng)絡(luò)與服務(wù)器連接。

目前，RFID標(biāo)簽信號在3—10米以上距離寫入仍存在難度且可擦寫標(biāo)簽成本較高，不建議采用標(biāo)簽實時寫入數(shù)據(jù)的模式。在RFID標(biāo)簽內(nèi)一次性寫入固定資產(chǎn)唯一標(biāo)識信息即可實現(xiàn)動態(tài)追蹤，額外寫入其他信息需要增加人工維護(hù)成本。

此外，射頻信號遇到金屬或尺寸較大的物品遮擋時，信號強(qiáng)度衰減較快。實際部署時應(yīng)增強(qiáng)天線信號或替換功能更強(qiáng)的RFID標(biāo)簽以減少誤差。

同時，部署讀取器時需要考慮美觀效果，很難做到部署均勻，建議部署于隱蔽位置，通過強(qiáng)度檢測將信號強(qiáng)度控制在有效范圍即可。

在成本方面，基于RFID技術(shù)的動態(tài)管理模式使用的標(biāo)簽單價遠(yuǎn)高于常用標(biāo)簽單價，配置設(shè)備（天線、讀取器等）成本也會隨存放單元的數(shù)量而增加。

在降低成本方面，可行方式主要有以下兩種。

一是降低標(biāo)簽替換頻率，發(fā)揮標(biāo)簽使用壽命長的優(yōu)勢。理論上RFID標(biāo)簽物理使用壽命一般可達(dá)十幾年。

二是讀取器（讀寫器）成本遠(yuǎn)高于天線。讀取器可設(shè)置多個輸入端口，可通過合并多個存儲單元、一個讀取器多連接一些天線的方式減少讀取器個數(shù)，從而降低成本。

4 .網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)編程技術(shù)應(yīng)用

網(wǎng)絡(luò)及系統(tǒng)編程可將標(biāo)簽信息動態(tài)存儲于服務(wù)器內(nèi)，并在線實時顯示和變更數(shù)據(jù)。

通過將存放單元的位置標(biāo)識與讀取器在系統(tǒng)內(nèi)綁定的方式（例如“房間A101與讀取器1綁定”），當(dāng)固定資產(chǎn)跨存放單元移動時，由于獲取信號的讀取器發(fā)生了變更，系統(tǒng)獲取到信號時將自動變更“存放位置”信息，從而實現(xiàn)位置追蹤。

通過將“鏈接+ID+其他信息”作為QR二維碼內(nèi)容的方式，實現(xiàn)系統(tǒng)與實物標(biāo)簽關(guān)聯(lián)。掃碼后系統(tǒng)根據(jù)獲取的ID進(jìn)行查詢、反饋、顯示和變更數(shù)據(jù)。同時，掃描設(shè)備直接掃碼讀取內(nèi)容中包含的“ID+其他信息”，可用于固定資產(chǎn)清查和統(tǒng)計。清查時，系統(tǒng)自動獲取查詢次數(shù)，配合實際掃描統(tǒng)計數(shù)據(jù)，實現(xiàn)最終數(shù)據(jù)的排重篩漏。

通過在走廊、大門等資產(chǎn)移動必經(jīng)路段安裝讀取器，在系統(tǒng)中綁定位置信息，實現(xiàn)移動路徑追蹤。當(dāng)設(shè)備離開大樓或存放在信號未覆蓋位置時，可根據(jù)系統(tǒng)提示確定追蹤路徑和時間，配合監(jiān)控進(jìn)行溯源查找。

此外，系統(tǒng)應(yīng)配置固定資產(chǎn)采購、驗收、信息變更、報廢、損失遺失報告、出院、到位等常見固定資產(chǎn)管理功能并根據(jù)單位實際情況調(diào)整。

三、結(jié)語

教學(xué)科研單位一般不限制射頻信號使用，位置、責(zé)任人等固定資產(chǎn)信息動態(tài)變化頻繁，同時單位人力精簡，管理難度大。為解決科研事業(yè)單位固定資產(chǎn)信息化管理過程中伴生的實際困難，基于二維碼和射頻RFID等新標(biāo)簽技術(shù)，文章提出了綜合信息化技術(shù)應(yīng)用于基本存放單元的固定資產(chǎn)標(biāo)簽動態(tài)管理模式。該模式能夠在原信息化基礎(chǔ)上，解決標(biāo)簽頻繁更換耗時耗力問題，從而提高管理效率、降低成本。

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