數字化時代不動產登記中心檔案管理信息化建設探究

藺江勇

摘 要：不動產登記檔案是由國家機關負責管理的記錄各類城市、鄉村不動產登記、建設、交易等活動的文檔、數據以及資料。我國不動產登記檔案內容涉及范圍廣、數據量大，具有唯一性、實時性、公開性、法定性等諸多特點，具有重要的歷史價值和經濟價值。隨著我國社會經濟的快速發展，各類不動產交易越發活躍，伴隨而來的不動產檔案資料數量也愈發龐大，傳統的不動產檔案管理模式已經無法滿足社會發展的需要。近年來，數字技術的廣泛應用為不動產檔案管理模式注入了新的活力，也為不動產檔案管理現代化、數字化管理提供了有力的技術支撐。文章以數字化、不動產檔案基本概念為切入點，分析了不動產檔案數字化管理的重要作用和重要意義，針對當前不動產檔案數字化建設過程中存在的問題展開分析，并提出相應的解決方案。

關鍵詞：數字化時代；不動產登記；檔案管理；信息化建設

中圖分類號：G270.7；F299.23 文獻標識碼：A

不動產登記檔案是證明不動產產權的重要依據，保護了產權人的合法權益。數字化技術的應用則是時代發展的產物，具有存儲海量信息、并通過自動數據分析對檔案資料快速高效的處理和利用的諸多優勢。將數字化技術應用于不動產檔案管理模式中，可以有效提高不動產檔案的收集、整理及利用的效率。

一、數字化及不動產檔案的基本概念

數字化的概念從廣義上來說，是在信息化時代通過運用數字化技術對組織機構原有管理、運營方式的改造創新。狹義上，數字化則是針對特定的具體業務操作，通過數字化技術的應用，降低運營成本，提高效率的方式。不動產登記檔案是指土地、房屋、林木、海域等各類不動產在規劃、建造、登記、確權、交易、使用、維護、消滅及其他相關管理活動中，形成的作為檔案保存的各類記錄信息和文件材料。數字化技術是時代進步、科技發展的產物，通過數字技術改進和創新不動產檔案管理具有重要的現實意義。

二、不動產登記檔案管理信息化建設的現實意義

1.不動產登記檔案管理信息化建設是時代發展的需要

隨著我國經濟的迅猛發展，不動產交易也日益增多，隨之而來的海量檔案資料讓傳統不動產檔案管理模式已無法適應。落后的工作方式及低下的工作效率讓檔案管理人員不堪重負。數字化時代的到來，讓各項成熟的信息技術融入不動產檔案管理工作中，有效提高了檔案管理效率，減輕了檔案工作人員的工作負擔，讓不動產檔案管理工作向著數字化、智能化、規范化的方向開展。因此，數字化時代不動產檔案管理信息化建設是時代發展的需要。

2.有利于提高不動產登記檔案管理效率，節省管理成本，避免人力資源浪費

傳統的不動產檔案資料以紙質化文檔、圖表為主，不僅占據大量儲存空間，還對儲存空間的溫度、濕度有嚴格的要求，容易因存儲空間的外部環境發生變化而導致檔案資料的破損、丟失，特別是在檔案收集、整理、歸檔過程中要耗費大量的人力與時間。通過不動產中心檔案管理信息化建設，打破了傳統管理模式的局限性，降低了檔案管理成本，并可實現不動產檔案的快速收集、查詢和調取，節省了大量的時間和人力成本。因此，不動產登記檔案管理信息化建設是降低檔案管理成本的有效途徑。

3.提高了物權確認的準確性和便利性

不動產檔案具有唯一性、實時性、公開性以及法定性等諸多特點，開展不動產檔案管理信息化建設，在有效提升不動產登記中心的整體服務質量的同時，滿足了不同用戶及相關部門的個性化需求，并在物權確認中具有唯一性和法定性，有效避免了物權所屬權的糾紛，彰顯了物權確認的準確性。

4.有效提高不動產登記中心檔案管理服務水平

信息技術為海量的不動產檔案存儲提供了便利條件，作為信息資源，不動產檔案要分類記錄檔案內容，并設置相應的檢索目錄，信息化建設能夠有效提高檔案管理中信息處理的速度，并分析檔案中的信息內容，為后續不動產交易等活動提供可靠依據，滿足了廣大用戶的實際需求，有效提高了整體服務水平。由此可見，不動產登記檔案管理信息化建設是提高檔案整體服務水平的需要。

經過多年實踐，不動產登記檔案管理信息化建設，充分證明了其操作流程的快捷、穩定和高效性的特點，但由于我國不動產檔案管理信息化建設仍處于發展階段，還在信息化建設過程中，存在著諸多問題亟須解決和完善。

三、當前我國不動產登記檔案管理信息化建設中存在的問題

1.缺乏標準化體系建設

標準化體系建設是不動產登記檔案信息化建設中的固有問題，還需要完善。信息化建設需要完善的管理體系與系統，當前在不動產登記檔案管理中，受管理經驗、管理能力等方面的限制，其標準化建設仍存在很多不足之處。對于當前我國檔案事業而言，國家已經出臺了多部相關法律法規予以規范，但作為具有特殊行業特點的不動產檔案管理方面，則缺乏細化的專業標準和指導。而針對傳統紙質檔案的管理標準，在信息化建設后，已經無法適用于電子檔案的管理模式。由此可見，在信息化時代背景下，還需有針對性地制定管理標準，以保證信息技術支撐下的不動產檔案管理體系安全、有效。

2.不動產檔案要加快構建服務平臺

信息技術的最大優勢就是快捷、資源共享，能給用戶提供最優的服務體驗。在不動產檔案管理信息化建設中，服務平臺的搭建直接決定了信息化水平的高低。當前，我國不動產管理中心服務平臺搭建速度較為緩慢，導致平臺信息化程度低、服務能力不足等現象。服務平臺的服務能力不足，不僅給客戶在檢索過程中帶來了不便，還影響了不動產登記中心與民政部門、住房保障部門及稅務部門等相關單位的信息溝通，難以實現實時資源共享，影響了檔案的服務效率。

3.不動產檔案數據庫建設滯后，檔案資源整合不全面

在不動產中心的檔案管理中，數據庫建設滯后是個突出問題。不動產登記檔案管理主要是開展各類信息數據資料的管理數據庫作為儲存登記檔案信息的重要資源平臺，數據庫建設水平不高、儲存容量有限、難以及時調取資料等，也在一定程度上制約了不動產登記檔案管理水平，導致不同部門內部信息交流緩慢，數據傳輸存在壁壘，更新的檔案數據無法及時同步，數據安全性難以保障，進而無法有效管理檔案數據，影響了不動產檔案應用效率和經濟價值的有效體現。

4.不動產檔案管理工作人員缺乏專業素養，后續人才儲備不足

傳統的不動產檔案管理方式，對工作人員的檔案專業素養要求較高，其固有的工作模式已經成為工作人員的習慣，也導致不動產檔案管理進入信息化管理模式后，大量的工作人員由于缺乏相關的技術，而對新的工作方式無法適應，甚至依舊采用傳統工作方式管理檔案，充分說明了當前工作人員缺乏對信息技術的掌控能力，無法滿足現代化檔案管理的要求。不動產登記檔案管理信息化建設對工作人員數量的需求有所降低，但對人員素質的要求不斷提升，參與信息化管理的工作人員專業性不足，在很大程度上影響了信息化建設水平。不動產登記檔案管理的很多工作人員欠缺對數字化、網絡技術的了解，對最新的數據處理技術、信息分析原理等并不熟悉，導致其在利用信息管理平臺時工作效率緩慢，在開展不動產登記檔案管理信息化建設中難以有效處理各項問題，不利于工作的順利開展。管理人員專業性不足是不動產登記檔案管理中常見的人力資源問題，應該關注管理人員的素養提升，解決信息化建設與人才隊伍之間的矛盾。

5.不動產檔案信息安全保障工作有待加強

信息安全問題始終是檔案管理工作中的重要環節，一旦檔案資料被泄露，就會帶來不可估量的損失，尤其是不動產檔案，其中所包含的信息有著較高的私密性。因此，需要格外重視檔案安全問題。在檔案管理信息化建設中，對網絡的依賴程度較深，而網絡安全正成為檔案安全管理工作中的重中之重。在當前不動產檔案安全管理中，還存在因為工作人員欠缺安全保密意識、操作不規范等人為原因造成的檔案丟失、被盜、設備損壞等諸多問題亟須解決。

四、數字化時代不動產登記中心檔案管理信息化建設路徑

1.建立完善的檔案管理制度和管理體系

完善的信息管理系統是不動產登記中心檔案管理工作的基礎，完善檔案管理規范能夠為數字技術的合理應用奠定良好基礎，提高信息化建設水平。在不動產登記檔案管理過程中，管理人員應該注重信息化檔案管理的規范建立與完善，根據不動產登記檔案管理的工作目的、工作流程以及工作內容，分析信息化的相關條件，探究檔案管理的規范建設。在完善信息管理系統時，應該關注當前不動產登記檔案管理的相關問題，分析信息化管理的組織結構、管理方式上的不足，運用合理方式提高信息系統的建設水平。不動產登記檔案管理的信息化建設要密切聯系現行法律法規的相關內容，信息化流程與內容必須與法律規范的工作流程保持一致，加強數據安全、隱私保護等方面的規劃設計。同時，在信息化建設過程中，必須明確不動產登記檔案管理信息流轉的時限，明確數據更新速度與時間，合理利用大數據技術完成檔案的有效存儲與分析，提升管理質量。

2.建設不動產登記檔案管理信息服務平臺，擴展服務平臺功能

建設不動產登記檔案管理信息服務平臺是數字化技術條件下信息化建設的重要內容，能夠有效幫助提升不動產登記檔案管理服務質量。不動產登記檔案管理工作需要提供相應的檔案服務，在服務平臺功能擴展中融入大數據分析、大數據處理等相關技術內容，讓服務平臺的工作效率更高，更好地滿足檔案管理需求，提高檔案服務的水平。首先，不動產登記檔案管理信息化建設是在網絡基礎上，通過構建完善的信息管理體系，將原有的管理流程環節轉化為信息平臺的相應步驟，在利用信息技術開展檔案資料收集、歸類、存檔后，可通過信息平臺實現快捷傳遞，實現檔案信息共享；其次，不動產檔案管理部門在構建網絡信息平臺時，除了關注平臺的信息傳遞便捷性外，需要格外關注網絡運行的順暢和信息的安全保密性，有針對性地設置嚴密的安全機制，確保檔案管理人員規范操作，防止發生不動產檔案信息被泄露事故。

3.數字化時代必須格外關注不動產檔案安全管理問題

不動產檔案所具有的特殊性決定了安全管理措施的嚴密性，檔案安全問題也是數字化時代檔案信息化建設中必須關注的重點內容。首先，不動產檔案登記管理中心要肩負起保證檔案管理安全的重任，通過制定嚴密的安全管理制度，落實責任到人，嚴防死守檔案安全底線；其次，不動產檔案管理部門要加強對員工的信息安全及保密工作的培訓，深入學習《檔案法》等相關法律條文，從思想上加強工作人員的保密意識和安全意識；再次，不動產檔案管理中心要加強基礎設施的投入，尤其是事關網絡安全、信息安全等相關的硬件配套設備設施要投入到位，從硬件條件上為檔案信息安全創造條件。同時，要加強殺毒軟件等的利用，通過設置防火墻和訪問權限等手段，形成系統性的檔案信息安全體系。在具體實施檔案安全管理時，還應該注意與國家信息安全部門的合作，積極響應國家檔案信息安全管理方針政策，做好信息安全處理工作，安全、有效地完成信息化建設。

4.提升管理人員專業素養，堅持專業人才培養

不動產檔案管理人員的專業素養提升對數字化時代檔案管理信息化建設具有重要意義。不動產檔案管理部門要重視人員的素質提升，加強管理團隊的整體素質，尤其是要加大專業技術人才隊伍的建設力度。數字化時代，檔案管理對工作人員的要求不僅要具備扎實的檔案專業素養，還要熟練掌握現代化信息技術，檔案管理部門要有針對性地對外招聘技術型人才，對原有工作人員開展信息技術的培訓，通過內部選拔及外部聘用的方式，為不動產檔案管理部門建設一支高素質的復合型人才隊伍，以此提升不動產檔案管理工作的效率及服務質量。

5.拓展不動產檔案信息服務功能，創新服務方式

我國經濟的快速發展帶動了不動產交易的繁榮，作為不動產檔案管理部門，在不動產檔案管理內容不斷擴大化的背景下，與城市規劃、住房保障等部門的交集越發頻繁，傳統檔案管理模式顯然已經落后。不動產檔案管理信息化建設主要任務就是資源共享，以滿足不同單位及用戶的需求。不動產登記管理中心在網絡基礎上搭建信息平臺，在與相關單位部門達成資源共享的同時，也會針對相關部門的具體需求，提供針對性的檔案服務。此外，不動產登記管理中心通過開辦網上業務途徑，提供用戶自助查詢辦理服務等方式，讓用戶足不出戶就可對所需檔案資料進行查詢及下載使用，節省了用戶大量的時間。通過拓展不動產檔案信息服務功能，促進了不動產檔案服務質量的提升，也有效提高了檔案的利用率。

五、結束語

綜上所述，作為檔案工作中的重要組成部分，不動產檔案管理信息化建設符合時代發展需要，是大勢所趨。針對當前不動產檔案信息化建設中存在的問題，要建立科學、規范、完善的管理制度，組建一支專業的檔案管理隊伍，不斷開發、利用不動產檔案資源，充分發揮其經濟價值，在緊密結合社會實際需求的同時，要注重不動產檔案安全防護，通過信息化建設，加快提升檔案服務質量，從根本上提高不動產檔案的管理效果，推動檔案管理工作實現高質量開展。

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作者單位：濱州市不動產交易登記中心