“互聯網+”時代學術會議組織形式思考與展望

文芳菲

摘要：隨著互聯網技術對會議產業的不斷“重塑”，學術會議的組織形式也呈現出線下、線上融合的趨勢。學術會議的組織者必須不斷探索辦會新理念、新思路、新方法，促使學術會議在保有其自身特色的同時，為與會者提供更多參與價值和良好體驗。本文主要通過對線下和線上兩種辦會形式的優劣勢、在組織過程中的區別和面臨的困境進行分析，對“互聯網+”時代中學術會議的組織籌辦進行展望，希望能夠為學術會議的高質量發展提供參考。

關鍵詞：“互聯網+”；學術會議；線上辦會；線下辦會；組織形式

引言

在互聯網與傳統行業持續深度融合的今天，會議產業也同樣在“互聯網+”時代中邁入了新階段，面臨新機遇、新挑戰。而學術會議作為會議行業中極具特色的分支，主以學術研討，時而輔以展覽交流，既是推動學科發展、創新的必要平臺之一，也是提升辦會主體乃至會議召開地知名度和影響力的重要手段[1]。傳統的線下辦會形式雖具有其獨特的優勢，但線上辦會形式的興起及快速發展也為學術會議組織管理帶來了更多可能性。因此，積極探索學術會議的多樣化組織形式，在保證其效果及價值的基礎上促進高質量辦會十分必要[2]。

一、 線下與線上辦會形式優劣分析

（一） 知識受眾面

學術會議通常在主題設定上具有靶向性，因其基于某一專業領域，導致會議本身具有較強的“封閉性”。學術會議的知識受眾面不僅受主題內容影響，還與日程設置等有關[3]。以醫學學術會議為例，無需組織者要求，與會者可以直接根據會議名稱、主題、議程等判斷是否需要報名參會。線下大型學術會議受時間、地點、費用等因素影響，加之組織者會因演講者眾多在同一時間段設置十幾個甚至幾十個分會場，與會者只能根據自身目的有針對性地選擇演講聆聽，疲于在各會場來回穿梭，使實際與會范圍被進一步限定，直接導致知識受眾面降低。相較而言，線上會議不受物理空間制約，與會者可不受奔波之苦就能享受到知識的“饕餮盛宴”，從而使線上會議在一定程度上受與會者青睞。同時，因參會成本降低，本應“封閉”的學術會議在線上也會意外收獲潛在與會者的注冊報名，使知識受眾面得以擴展[4]。

（二）交流互動感

舉辦學術會議的必要性之一，在于其作為一個正式的知識交流平臺，可以將專業內不同地區、不同領域的專家學者自身持有的隱性知識及經驗顯性化，從而使知識經驗得以傳播、共享和創新。知識交流的特點之一在于其互動性，所以學術會議無論采取何種形式舉辦都不應將演講者和與會者間的溝通割裂開。特別是在嘗試采取線上辦會形式后，會議各方均對面對面交流的需求變得更加強烈。部分演講者在線上演講后表示面對電腦屏幕發言會感到無所適從，而與會者也對無法與領域內享有聲望的專家學者直接對話感到遺憾。即使線上會議設置多屏幕顯示、實時留言板、直播答疑討論等環節，線下會議所特有的“面對面”交流互動優勢依舊無法被替代[5]。

（三）信息時效性

交流的實質在于信息交換。學術信息日新月異，如無法被及時傳播和吸收，便會失去時效性，進而弱化信息原本的價值。只有同時存在提供者和需求者，信息交換才會發生，交流才能被實現。學術會議作為交流的平臺，在內容設計及組織管理時也需要考慮到信息傳播的效果，使在會議中交換的信息發揮其最大的價值。設置單一會場的線上學術會議在組織籌備方面耗時較短，特別是在不公開招募演講者的情況下，組織者可以根據會議主題并就時下流行話題邀請專業領域內炙手可熱的專家傳道授業。而但凡計劃舉辦同期多會場的學術會議，無論是線下還是線上會議，組織者都需要提前通知演講者提供題目和內容來配合會議宣傳和資料準備等，因此如何保證信息時效性并同時保證辦會質量就需要組織者在籌劃設計時具備前瞻性、戰略性和系統性視野。

（四） 資源再利用

知識交流的目的在于知識的共享與創新，這也是學術會議存在的價值之一。當提供者愿意將知識“傾囊相贈”時，需求者需要一個過程將知識消化吸收，并需要時間重建自身的知識系統，從而獲得知識再創造的能力。傳統的線下學術會議，一方面使與會者因疲于奔波導致所能吸收消化的知識有限，另一方面組織者雖然能在籌備階段基本完成論文摘要、演講幻燈片等資料收集工作，但無法完整、清晰地記錄所有講座和討論內容并在會后進行梳理發布，致使學術會議最終可保留的資源極為有限，有價值的學術資料大部分情況僅被一次性使用。反觀線上學術會議，為避免網絡問題導致會議質量下降，組織者可選擇錄播形式，這使學術資源可以被影像化采集和儲存。在演講者自愿簽署知情協議的情況下，這些學術資源除可以在會議期間被反復播放外，會議時間以外還可以再次被用于不同場合的學術交流，從而使知識得以無限傳播。

二、線下與線上會議組織工作分析與對比

線上會議模式起初多被用于短時間工作交流或是百余人的小型學術會議。大型學術會議由于其規模龐大、環節復雜，曾被認為無法在線上實現。然而，隨著信息通信技術的飛速發展以及互聯網平臺的日益成熟，越來越多的會議組織者開始主動探索線上會議的可能性，或是采用線上線下相結合的方式，嘗試組織策劃大型學術會議。這些嘗試不僅取得了一定的突破，而且進一步推動了學術思想的碰撞與同行間的情感交流[6]。

（一）組織成本分析

線下學術會議的組織成本通常較高，涉及場地租賃、設備購置、交通食宿等多項費用。然而除需要提前一年左右確定會場、食宿、交通等落地事宜外，線上學術會議在主題選定、環節設計等方面與線下會議在組織環節上基本無異。但為最大程度保證線上學術會議平穩運行并保障網絡信息安全，大型學術會議可在組稿發言方面采取錄播為主、直播為輔的組織形式，這需要組織者根據會期提前確定統一錄制方式和時間，與講者溝通提交事宜等，同時需要安排專人負責確保所有錄制視頻合規并按照既定議程順利播放。因此盡管線上會議不涉及線下會議在交通接待、現場協調、資料發放等臨場方面的工作，但實際組織者在會前籌備期的工作量卻有所翻倍，組織成本的投入方向有所轉移但并未大幅減少。

（二）技術支持對比

學術會議不管是在形式上還是目的上都重視“面對面”。發言者和聽會者都希望第一時間就發言內容進行交流，就熱點話題進行討論，并能與更多同行建立聯系。線下會議時，會場技術人員大部分時間只需要保障音響屏幕等設備正常運轉即可。而線上會議時則在會期需要大量的后臺技術支持和人力保障。雖然線上會議的互動感體驗較弱，但組織者可以技術支持來彌補這一不足。例如，通過設置答疑環節或研討辯論來增強線上會議的互動性；開設實時留言板和討論會議室，通知同一時段的發言者在線參與討論和答疑。但要保證直播環節的平穩運行，就必須提前測試技術、評估人力需求并制定應急預案。這包括會議平臺用戶承載量及網速測算、實時留言板敏感詞屏蔽設置以及直播討論環節主持人與技術人員相互配合控制節奏與秩序等。

（三）資源協調差異

學術會議不僅可以推動學術繁榮，還可以帶來一定的經濟效應和社會效應。線下大型學術會議往往伴隨著展覽展示、衛星會議等相關活動，參會參展人數眾多，對會場及周邊餐飲、住宿、交通等資源的需求巨大。組織者需要在前期進行多方調研，充分協調和利用當地資源，以最大程度地發揮會議的經濟效應和社會效應。相比之下，線上會議在資源協調方面更加靈活和便捷。通過互聯網技術，線上會議可以打破地域限制，吸引更多來自不同地區的人員參會。此外，無論線下還是線上，隨著會議主體呈現多元化和多層次化，學術會議由多家協辦、聯合承辦等也已成為常見模式，組織者在易于協調優勢資源的同時，也可以思考利用學術會議平臺促進學科交叉和產學研結合發展。

三、學術會議組織的困境

2023年，國家衛生健康委等10個部門共同啟動了為期一年的全國醫藥領域腐敗問題集中整治工作。同年，中央宣傳部、中央網信辦、中央外辦、外交部、教育部、公安部、民政部、文化和旅游部、國務院國資委、市場監管總局等10部門聯合印發了《關于進一步加強論壇活動規范管理的通知》，對各類主體面向社會公開舉辦的論壇活動（包括論壇、峰會、年會以及其他具有論壇性質的會議活動）提出10條工作要求。無論是在醫藥還是其他領域，在反腐風暴下，如何保證學術會議的合法性、合規性、合理性，并真正體現學術會議的舉辦價值已然成為組織者需要思考和實踐的核心問題。而在此基礎上，如何充分利用互聯網技術提升學術會議的組織效率和影響力，使學術會議能適應當下新發展、新要求，則是組織者需要面對的現實挑戰[7]。

（一）技術應用與管理融合

盡管線上辦會形勢日趨成熟，但如何有效地將現有的互聯網技術應用于會議組織過程中，實現線上線下的無縫銜接，仍是一個巨大的挑戰。目前，學術會議在技術應用上仍存在碎片化、片面化的問題，多數互聯網+會務系統只能實現信息發布、網上報名等面向與會者的常規功能，但少有涵蓋會議進度管理、學術質量管理、線上學術交流等同時面向組織者、演講者和與會者的綜合會議管理平臺。

（二）版權保護與數據安全

學術會議涉及大量的個人信息與學術成果，如何防止學術資源的泄露和濫用，是會議組織者仍需探索的問題。目前，線下會議會安排安保人員和志愿者進行現場提醒和秩序維持，線上會議可以提示演講者在影像資料上制作水印保護，并通過平臺要求與會者簽署知情同意書，但從技術層面仍無法避免盜錄。

（三）會議價值與互動平衡

辦會形式的豐富雖然使學術會議參與門檻降低，但如何保證演講者積極性和與會者參與度，也是會議組織者需要解決的重要問題。當下，同專業、同類型學術會議種類繁多，會議內容多存在非平權化現象，出現有會無議、有問無爭、有交無流等問題，需要會議組織者在交流方式創新和學術氛圍提升方面引導百家爭鳴、百花齊放。

四、“互聯網+”時代學術會議組織的展望

在互聯網時代初期，視頻直播形式就已開始應用于各類會議，以網絡為聯系組織方式的學術會議不斷涌現，為學術交流搭建了更為開放的平臺，其實時性、高效性等優勢也逐步凸顯而在學術會議組織籌辦中占有一席之地。而順應科學技術的進步，伴隨可被帶動和利用資源的增加，“互聯網+”也將持續通過其自身的優勢，對會議產業進行了優化升級轉型，助力提升了會議組織的新質生產力。

（一）加強人才培養與技術研發

會議組織者需要培養一支具備專業技能和創新思維的人才隊伍，為會議組織的技術創新提供有力支持。同時，加大對互聯網技術的研發投入，通過引入人工智能、大數據等更多先進技術手段，提高會議組織的效率和質量，并為參會者提供更加便捷、高效的服務體驗。人才與技術的“組合拳”將成為推動學術會議組織變革的重要力量，引領著會議組織走向更加智能化、高效化的未來。

（二）制定完善管理制度與規范

會議組織者需要針對學術會議組織的各個環節，制定和完善的管理制度以保障學術會議組織規范性和專業性，確保會議從籌備到結束的每一個環節都能夠有條不紊地進行。同時，會議組織者也需要不斷學習并參與相關培訓和指導，通過提升自身組織能力和專業素養，進一步提高學術會議的質量和水平。

（三）創新線上與線下融合模式

會議組織者需要注重線上線下融合模式的創新重要趨勢，可以嘗試通過線上直播、虛擬展廳等方式，將線下會議的內容傳播給更廣泛的受眾，擴大學術交流的影響力。同時，利用線上互動環節增強與會者之間的交流與討論，提升會議的互動性和參與度，為學術思想的碰撞和交流提供更加豐富的平臺。

結語

在“互聯網+”時代的浪潮中，學術會議組織正經歷著前所未有的變革。這一變革不僅重塑了學術交流的傳統模式，為學術思想的碰撞與交融注入了新的活力，更對學術會議組織者提出了更高的要求。會議組織者以更加開放、包容和創新的姿態迎接挑戰，在持續學習的基礎上，深入理解和嚴格遵照國家有關政策文件的精神與要求，建立健全會議組織籌辦的目標體系、經費管理、運行機制等全方位流程，積極關注學術界的最新動態和發展趨勢，靈活利用多種組織形式推動學術會議不斷向專業化、系列化和精品化發展，為學術會議注入新的思想和觀點，推動學術界的持續創新和發展。

參考文獻：

[1]崔繼齋，梁超，李銘祿，等.雙清論壇：一種典型學術研討會議的組織管理實踐與思考[J].中國科學基金，2023，37（05）：877-882.

[2]周珞晶，胡梅，呂云霄，等.線上、線下和混合式研究生學術交流模式研究與實踐[J].大學，2023，（13）：62-65.

[3]劉興平，學術會議的興起與發展，科技導報，2010，28（06）：19-24.

[4]黃巨臣，趙強，學術會議的本質屬性與功能：基于場域理論的視角，浙江大學學報（人文社會科學版），2022，52（08），122-133.

[5]陳宋敏.跨邊界多源學術知識集成平臺建模與關鍵技術研究[D].北京交通大學，2021.

[6]于依瓊，特殊時期線上學術會議模式探索與實踐，辦公室業務，2021（12），66-67.

[7]黃卓，雷笑瑜，朱子昱.我國大型醫學學術會議進度管理的改進研究[J].中國衛生產業，2015，12（12）：152-153.

（責任編輯：袁麗娜）