信息化建設在醫院干部人事檔案管理工作中的意義與策略研究

［摘 要］干部人事檔案是我們黨的重要執政資源，是黨創造的獨特財富。對干部人事檔案進行信息化管理，是組建現代醫院高素質、專業化干部隊伍的重要保證。隨著醫院醫療衛生機構改革的逐步推進，傳統的干部人事檔案管理體系已經不能完全適應新醫改環境下醫療機構的發展趨勢。大數據在醫院人事管理信息化過程中廣泛應用，對干部人事檔案管理工作提出了更高的要求，醫院人事檔案管理工作面臨著前所未有的機遇和挑戰。本文從傳統醫院干部人事檔案管理工作現狀出發，闡述信息化建設在醫院干部人事檔案管理中的意義，探索干部人事檔案信息化建設的策略和有效途徑，為醫院人力資源配置、領導團隊建設、組織人事工作規范開展提供精準高效的服務。

［關鍵詞］干部人事檔案；信息化建設；管理；意義；研究策略

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2024.07.053

［中圖分類號］G271；TP391 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）07-0181-04

0" " "引 言

信息化建設是組建現代醫院高素質人才梯隊的重要保證，對醫院的人事檔案管理工作起到了重大的指導作用，為醫院選人用人提供了科學化、規范化的參考依據。推進干部人事檔案管理信息化建設，既要始終堅持以習近平新時代中國特色社會主義思想為指導，認真貫徹落實黨的十九大精神和新時代黨的組織路線，嚴格執行《干部人事檔案工作條例》，又要在持續推動干部人事檔案工作科學化、制度化、規范化上下功夫，全面提升新時代干部人事檔案工作質量和水平［1］，深層開發信息資源，形成信息聯動效應，更好地服務廣大干部人才、服務黨的建設新的偉大工程、服務新時代中國特色社會主義偉大事業［2］。

1" " "傳統醫院干部人事檔案管理工作現狀

傳統意義上的干部人事檔案管理，仍然集中體現在對紙質版人事檔案的管理上。就干部人事檔案管理日常工作之一——檔案的查借閱而言，一份檔案或者一份檔案材料在同一天中可能因為不同工作而被查閱很多次。每次查閱或者借閱，都應履行相應的查借閱手續。但在很多情況下，為方便工作，不同部門之間查閱檔案，經常因為一些原因未及時履行相應的查借閱手續，或者登記完之后逾期未還，工作人員并未繼續催還，檔案管理工作尚不規范；同時，傳統的檔案管理工作中并未建立成熟的信息化查借閱登記系統，這樣，不僅在查借閱管理上存在著疏漏，檢索查詢步驟也比較復雜，年終統計還費時費力，給各級單位、管檔部門和管檔工作人員的管理工作造成了一定困難。

在干部人事檔案轉遞方面，醫院工作人員工作調動、辭職等原因引發的人事關系變更，導致本人的干部人事檔案在不同單位、醫療機構和具有存檔資質的人才服務機構之間的轉入和轉出。人才流動日漸頻繁，“檔案隨人走”執行得不夠規范，人事檔案并沒有隨著離職人員的離開而及時調出，日積月累，離職人員可能幾經周轉已經換了多家工作單位，但其人事檔案卻長期留存在起始單位的存檔部門，人檔分離的現象日益普遍，這也導致了新的存檔單位收不到其原始檔案，只能在征得本人同意后，為其新建干部人事檔案，重建檔案的現象不斷增多。

在硬件配備方面，傳統醫院的人事檔案庫房、整檔室、閱檔室和辦公室并未完全分開，有的甚至在一間屋子里完成所有檔案接收、審核、整理、查借閱和其他檔案管理工作；有些醫院的檔案管理庫房未能按照檔案管理規定嚴格執行庫房溫濕度監測、定期除蟲消毒等任務，存在未及時引入加濕器、除濕器、空氣凈化器、紫外線臭氧檔案消毒柜等必要硬件設施的情況；以往的檔案庫房、整檔室、閱檔室并未接入組織部的視頻巡檢平臺，沒有安裝視頻巡檢系統，在迎接上級單位的檢查方面，信息化程度不高，不能高效快速地配合上級主管部門的監督工作；對管檔工作者自身而言，不能很好地完成檔案管理工作中的自糾自查。從長遠看，硬件配備也是影響醫院的干部人事檔案管理信息化進程的一大重要因素。

在崗位職責和人員配備上，有些醫院的人事檔案管理部門未設置全職工作崗位，存在兼職管檔的情況。隨著醫療衛生機構改革的逐步推進，事業單位改革，公立醫院擴招，醫院對醫、藥、護、技及管理方面的人才需求也逐漸增多，繼而紙質版人事檔案數量與日俱增。為了完善黨治國理政的重要資源，為領導干部選人用人提供重要依據，檔案管理部門專兼職工作人員每年都會將大量的人事檔案及材料在規定時限內接收、審核、整理、移交、歸檔，以最大限度地保證檔案材料的真實完整和可利用度。兼職工作人員在完成本職工作的前提下，若稍有疏忽則會出現檔案審核存在疏漏，檔案材料未及時入卷，查借閱過程中遺漏登記，轉遞檔案時不規范操作等問題，嚴重延緩了醫院干部人事檔案管理規范化建設進程。

2" " "醫院干部人事檔案管理信息化建設的意義

2.1" "促進檔案管理規范化建設，鞏固擴大黨的從嚴管檔成果

檔案信息化建設，能夠集中力量統籌數據資源，便于管檔人員集中統一管理，在查借閱檔案、檔案材料及時入卷、檔案轉遞、審核、利用等方面提供了規范化的模式與樣本。同時，檔案信息化建設也是堅持問題導向，落實黨的全面從嚴要求的重要途徑，鞏固擴大了黨的從嚴管黨成果，對全面推動醫院干部人事檔案規范化管理具有重大意義。

2.2" "有利于規范管檔人員工作，敦促檔案工作責任落實

檔案管理庫房視頻巡檢是中共中央組織部進行檔案信息化建設的一大創新思路，也是監督管檔單位、管檔部門、管檔人員責任落實的一項重要舉措。全面啟動醫院干部人事檔案信息化建設，管檔單位接入信息化平臺，院黨委組織部即可依托市電子政務外網，搭建庫房管理視頻巡檢平臺，對已接入平臺的管檔單位庫房實施全方位、無死角、不間斷視頻巡檢，對于上級管檔部門而言，能夠有效解決實地檢查耗時費力問題，對于醫院檔案管理部門來說，能夠有效加強對檔案管理工作者的監督和管理，切實規范管檔人員的工作，促使檔案工作者自查自糾，及時調整和修正檔案管理過程中出現的一系列問題，做到檔案及材料及時接收、審核、整理、移交、歸檔，規范查借閱手續，檔案轉遞做好相應流轉記錄等等，實現內部自我約束與外部監督的有效結合。

2.3" "實現檔案資源優化配置，提升人才工作的核心競爭力

信息化建設促使檔案資源發揮最大的效用，是實現檔案資源優化配置的有效途徑。傳統的紙質版檔案材料，特別是年代久遠的檔案材料，經過多次翻閱會出現紙張破損、字跡模糊的情況，對干部人事檔案的長期保存和有效管理提出了嚴峻的挑戰。然而，檔案內容一經科學、系統的掃描錄入，則可以實現多次利用，管檔部門利用豐富的數字化檔案材料，能夠高效便捷地查找人事檔案資料，檢索數據信息，實現檔案管理部門內部資源共享，特別是對于需要異地轉移檔案的工作來說，既大大縮短了工作時間，又極大地提高了管理人員的工作效率。

同時，檔案信息化建設能夠為醫院各項事業的發展提供科學、精準、可靠、便捷的數據支撐，對醫院黨委、人事、醫務、教學、科研等部門的人才工作帶來了極大便利。2018年3月，習近平總書記在兩會期間，參加廣東代表團審議時曾強調，人才是第一資源，創新是第一動力。干部人事檔案信息化建設就是統籌人力資源的一項創新舉措，能夠集中掌握人力資源系統全面豐富的信息，從長遠看，既為醫院選人用人、人才引進、科學決策提供數據支持，又能進一步提升醫院人才工作的核心競爭力。

3" " "醫院干部人事檔案信息化建設的策略

3.1" "統籌建設，確保干部人事檔案信息高速公路的良性運行

醫院干部人事檔案信息化建設是一項科學化、系統化的工程，為保障信息化建設的順利推進，勢必要正確處理好多方面的關系，統籌醫院基礎設施建設、檔案信息資源建設、應用系統建設、準則規范建設和人才隊伍建設，這幾項建設通常被人們形象地比喻成“路”“車”“貨物”“交通規則”“駕駛員”。大數據背景下的計算機網絡環境是“路”；載體是“車”，

也就是計算機的硬件和軟件；干部人事檔案數據庫相當于“貨物”；“交通規則”映射干部人事檔案信息化過程中制定的一系列準則規范；“駕駛員”則是檔案管理工作人員，也是現代信息技術人員。

為了干部人事檔案信息高速公路的良性運行，就要正確處理好以上幾方面之間的關系，持續加大各項投入力度，切實加強干部人事檔案工作的軟硬件配套設施建設，著眼于頂層設計和整體規劃，對干部人事檔案信息化建設制定出科學、規范、安全、高效的規則標準，嚴把“質量關”“準確關”“認定關”。

同時，還要重視多媒體技術在干部人事檔案信息化建設中的輔助作用。多媒體是指文本、圖像、影音、動畫、視頻等電子文件信息的集合［3］。由于現代信息技術的發展以及信息量的急劇膨脹，傳統的信息收集、整理加工、傳播途徑已不能滿足人們日益增長的信息需求［4］，加之多媒體技術具有較強的直觀性、信息量大、易于接受和傳播迅速等特點［5］，多媒體技術已引起檔案界的普遍關注，并且在數字化建設過程中發揮著不可替代的作用。

3.2" "以人為本，著力提升醫院管檔人員檔案信息化管理水平

干部人事檔案工作人員責任重大，大數據時代對檔案工作者提出了更高的要求。在管檔工作人員的選拔上，要堅持以人為本，選拔政治立場堅定、堅守組織原則、嚴守工作紀律、對黨忠誠、甘于奉獻的優秀人才。要強化黨性修養、將優良傳統教育和紀律約束結合起來，始終不忘初心、牢記使命，嚴格按照干部人事檔案管理條例做好檔案管理工作；激勵和引導檔案管理人員發揮專長，為推進新時代干部人事檔案管理規范化建設作出更大貢獻。

同時，為保證檔案工作者對檔案管理工作保持更好的適應性和穩定性，要求在檔案工作者的培養過程中，更加注重復合型人才的培養，檔案管理人員既要深知檔案業務，又要熟悉信息技術，從而更好地處理檔案管理工作中出現的一系列問題。

提高管檔人員的信息化管理水平，切實加強干部人事檔案信息化管理能力。一是要加強政策和業務培訓，定期組織網絡學習，不斷提高檔案工作人員的政策水平和專業素養，為檔案管理工作創建良好的人才培養機制。二是要做好崗前培訓，在干部人事檔案信息化培訓前合理設計培訓內容，將培訓內容和檔案管理實際工作有機結合，知行合一，以更好地指導實踐工作。三是要正確處理好傳統檔案和數字檔案之間的關系，改變現行的管理模式，不斷提高大數據運用分析能力。在干部人事檔案信息化建設實踐中邊操作邊學習，做好理論知識儲備，提升信息化實踐運用能力。

3.3" "共建共享，推進醫院干部人事檔案信息化管理網絡安全建設

在制度方面，目前我國醫院人事檔案信息化管理的政策支持和協作機制方面還存在一定的短板，比如，各個醫院之間很難實現信息共享，且醫院內部各部門之間由于政策的不明確，院內檔案管理的共享機制也未能建立。因此，在干部人事檔案管理信息化建設過程中既要進一步推進信息共建共享機制建設，又要著力推進醫院干部人事檔案管理信息化的網絡安全建設，切實保障檔案信息安全。

4" " "結 論

綜上所述，醫院干部人事檔案信息化建設工作，需立足實際，統籌建設，完善管理，實現信息資源共建共享。新時期，干部人事檔案管理工作必須立足于實踐，通過網絡信息技術等管理手段，縱向開發、全面利用檔案信息資源，提高檔案管理工作者業務素質和信息化管理水平，促進信息網絡安全建設，為醫院人力資源配置、領導團隊建設、組織人事工作規范開展提供精準高效的服務。

主要參考文獻

［1］〔作者不詳〕.新時代干部人事檔案工作怎么做［J］.四川黨的建設，2019（1）：58-59.

［2］褚麗娜.事業單位人事檔案管理的必要性與具體策略［J］.蘭臺世界，2019（增刊1）：154.

［3］孫遠芳.對高職院校檔案信息化建設的幾點認識［J］. 價值工程，2011（34）：225-226.

［4］林小玲.試析數字化檔案信息的社會性［J］. 重慶科技學院學報（社會科學版），2009（10）：180，186.

［5］屈培紅.多媒體在檔案信息化建設中的應用［J］. 決策探索，2008（22）：22-23.