新時代背景下三級公立醫院檔案工作創新思維與持續改進的實踐研究

摘 要：新時代對三級公立醫院檔案工作提出新的要求，要求在做好檔案管理工作的基礎上，檔案利用服務要達到新水平。要加大醫院檔案開放力度，檔案利用方式要更加便捷。為適應新時代的發展，要求三級公立醫院檔案管理部門在工作理念、工作模式上有所創新，有所突破。

關鍵詞：醫院；檔案；創新；持續改進

基金項目：本文系2022年吉林大學醫院管理研究項目“面向醫院規模檔案和績效管理網絡服務平臺的構建與實現”的研究成果之一，項目負責人：孫捷。

進入21世紀以來，三級公立醫院的檔案工作面臨著新機遇與新挑戰。為適應新時代的發展，要求三級公立醫院檔案管理部門在工作理念和工作模式上要有所創新，有所突破。

1 醫院檔案工作所處的時代背景

2019年1月16日，國務院辦公廳印發《關于“加強三級公立醫院績效考核工作的意見》指出：通過績效考核，推動三級公立醫院在發展方式上由規模擴張型轉向質量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理轉向全方位的績效管理，促進收入分配更科學、更公平。”各省份建立省級績效考核信息系統，與全國三級公立醫院績效考核信息系統互聯互通。

2021年6月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》指出：“十四五”時期，檔案工作對黨和國家各項事業的基礎性、支撐性作用更加突出。迫切要求加快檔案開放、擴大檔案利用、提供優質高效服務。迫切要求創新檔案工作理念、方法和模式，加快全面數字轉型和智能升級。

隨著國家行政管理部門行政執法監督檢查力度的不斷加強，醫院機關職能部門、臨床科室和醫技科室越來越重視對工作的痕跡化管理。

2 醫院檔案工作理念的創新

2.1 確立服務型的部門定位

醫院檔案管理部門的日常工作包括：檔案收集、檔案整理、檔案保存價值鑒定、檔案保管、檔案統計、檔案編目和檢索、檔案編研及檔案提供利用等八項工作內容。由此體現出醫院檔案管理部門的主要工作職能是管理和服務。20世紀，由于醫院檔案工作受當時技術條件所限，醫院檔案管理部門的工作模式大多采用的是傳統的半封閉式管理模式。進入21世紀以來，這種管理型的部門定位，已經無法適應醫院發展和民生的需要，要求醫院檔案管理部門樹立服務型的工作理念。

2.2 正確處理檔案管理與檔案服務之間的關系

服務型的醫院檔案管理部門定位會弱化檔案管理職能嗎？在醫院檔案工作中，為了提供優質服務，不但不會弱化檔案管理職能，而且要強化檔案管理職能。只有科學化、規范化和標準化的高水平檔案管理才能為醫院師生員工乃至社會提供更好的檔案服務。反之，通過檔案服務工作的自查和反饋，醫院檔案管理部門才能不斷發現檔案管理的漏洞或短板，并及時予以糾正或彌補。由此可見，檔案管理和檔案服務二者的關系是相輔相成、互為促進的。

2.3 構建現代化開放式的醫院檔案服務模式

服務型醫院檔案管理部門的運行要有與之相適應的檔案工作模式。進入21世紀以來，隨著國家和社會信息化建設的飛速發展，醫院信息化水平的不斷提高帶動醫院檔案信息化建設，促進醫院檔案工作模式的轉型。由傳統的半封閉式的檔案管理模式向現代化開放式的檔案服務模式轉型，是一個帶有組織性與技術性的系統工程。

2.3.1 建立服務型的醫院檔案工作組織體系。在一般情況下，醫院大多采用的是自上而下的檔案工作組織體系：院長——黨政綜合辦公室或院長辦公室主任——綜合檔案室負責人——綜合檔案室專職檔案員——機關職能部門兼職檔案員。綜合檔案室是醫院建立的綜合性檔案保管機構，統一管理本單位各門類檔案。由于過去受技術條件所限，醫院檔案工作組織體系的作用僅體現在管理職能上，其服務職能尚未得到有效發揮。現在，現代移動通信、網絡通信技術已經得到普及，為充分發揮醫院檔案工作組織體系的服務職能提供了可能。建立服務型的醫院檔案工作的組織體系，關鍵在于打通綜合檔案室到基層這個環節（見圖1）。

目前，大部分機關職能部門都設有與綜合檔案室工作對接的聯系人，即兼職檔案員，綜合檔案室對機關職能部門的檔案服務一般比較暢通，機關職能部門對綜合檔案室的服務滿意度相對較高。基于這種情況，綜合檔案室尚需完善機關職能部門兼職檔案員工作制度。由機關職能部門主任（或科長）確定本部門兼職檔案員的合適人選1～2人，并授權擔任。綜合檔案室要明確機關職能部門兼職檔案員的權利與義務，并為兼職檔案員提供檔案利用的綠色通道。由于臨床醫技科室一般不設兼職檔案員，綜合檔案室對臨床醫技科室的檔案服務在一定程度上可能存在瓶頸，不能滿足臨床醫技科室的檔案利用需求。其解決辦法就是參照機關職能部門兼職檔案員工作制度，在臨床醫技科室增設兼職檔案秘書。由臨床醫技科室主任確定本科室兼職檔案秘書的合適人選1～3人，并授權擔任。綜合檔案室要明確臨床醫技科室兼職檔案秘書的權利和義務，并為兼職檔案秘書代辦本科室檔案事務簡化辦事流程和相關手續。

2.3.2建立醫院檔案網格化服務體系。醫院檔案工作組織體系是宏觀、粗放的。為了提供覆蓋全院精細化的檔案服務，綜合檔案室要在醫院檔案工作組織體系的基礎上建立檔案網格化服務體系。

網格化管理起源于計算機的項目管理思想，將管理對象按統一標準分割為多個網格單元，并采用單元之間的協調機制使得網格單元之間能夠高效地交換信息，實現資源共享，最終實現資源整合和效率提高的現代化管理方法[1][2]。首先，將各院區機關職能部門、臨床醫技科室分別納入黨務、行政、后勤、門急診、內科、外科和醫技科室等相應的網格體系中。其次，將以上網格體系中各單元格所代表的機關職能部門或臨床醫技科室名稱，與兼職檔案員或兼職檔案秘書的姓名、工作證號、聯系電話一一對應。綜合檔案室通過與各單元格中的兼職檔案員或兼職檔案秘書建立聯系，從而達到了解和滿足全院師生員工檔案利用需求的目的（見圖2）。

2.3.3建立醫院檔案工作某信服務體系。醫院檔案工作包括日常及涉及全院性的工作。面向每一名教職員工的全院性工作，往往時間緊、任務重。單憑綜合檔案室的一己之力難以做到將檔案數據信息迅速送達每一名教職員工手中，需要借助外力。兼職檔案員或兼職檔案秘書就成為綜合檔案室迅速聯系機關職能部門、臨床醫技科室教職員工的重要橋梁。兼職檔案員或兼職檔案秘書通過添加綜合檔案室工作某信號，與綜合檔案室建立某信聯系。綜合檔案室利用某信，可以為兼職檔案員或兼職檔案秘書提供本部門所需的檔案數據信息，還可以以“人”為單位提供本部門人員所需的檔案數據信息。

綜合檔案室可以邀請兼職檔案員或兼職檔案秘書加入機關職能部門檔案工作某信群與臨床醫技科室檔案工作某信群。兼職檔案員或兼職檔案秘書有義務實時接收檔案工作某信群的通知和消息，并將通知和消息及時轉發到本部門的工作某信群，從而實現綜合檔案室與機關職能部門、臨床醫技科室人員之間的信息互聯互通與互動。

2.3.4建立醫院檔案網絡化服務平臺。依托較為安全的醫院內部網絡，建立綜合檔案室網絡管理與服務平臺，為各院區提供同質、實時、多用戶的檔案網絡化服務，從而實現檔案利用“零距離”“讓數據多跑路，讓群眾少跑腿”。醫院檔案網絡化服務平臺的設計是基于B/S技術結構設計，即Browser/Server——瀏覽器/服務器技術結構。采用當今國際流行的先進的PHP+MySQL程序設計。PHP網絡編程語言和MySQL數據庫管理系統是一對開發動態交互網站的最佳組合（見圖3、圖4）。

在醫院檔案網絡化服務平臺的系統操作培訓工作中，綜合檔案室對兼職檔案員或兼職檔案秘書要優先培訓。之后，兼職檔案員或兼職檔案秘書有義務對本部門進行全員培訓，從而完成覆蓋全院各院區員工的系統操作培訓。

3 醫院檔案工作的持續改進

3.1 提升醫院檔案工作者的思想站位

相對于醫院醫療、教學與科研工作，醫院檔案工作是平凡、默默無聞的。如果說醫務、教育和科研工作者是紅花，那么檔案工作者就是綠葉。如果把檔案工作提升到檔案事業的高度來認識的話，醫院檔案工作者所從事的檔案事業就是“為黨管檔、為國守史、為民服務”的神圣事業。站在這樣的認識高度，醫院檔案工作者就能夠自覺做到愛崗敬業、忠于職守、服務熱情周到，就能夠善于聽取群眾的意見和建議，集思廣益，為群眾辦實事、辦好實事。

3.2 培養復合型醫院檔案專業人才

醫院絕大多數專職檔案員非檔案學專業畢業，主要來自于機關職能部門或臨床醫技科室。為避免醫院專職檔案員出現年齡偏大、知識老化的現象，在專職檔案員的配置上要形成年齡梯隊；在知識結構上要通過繼續教育，把專職檔案員逐漸培養成為具有醫院行政管理工作經驗、熟悉醫院檔案工作特點和規律、掌握計算機和英語專業知識的復合型人才。醫院專職檔案員不在于多，而在于精。每一名專職檔案員不但要成為有一技之長的行家里手，而且要成為工作中的多面手。

3.3 積極開展醫院檔案利用的前置化服務

在檔案利用服務方面，醫院檔案管理部門一般是被動服務，坐等員工主動上門查借閱檔案。檔案前置化服務就是綜合檔案室工作重心下移，將檔案利用服務變被動為主動。綜合檔案室要總結醫院人事、醫療、教學與科研等部門每年例行開展指令性工作的時間規律，有前瞻性、預見性和計劃性地利用現代移動通訊方式主動推送電子檔案數據包，最終達到綜合檔案室為員工提供周到、貼心的檔案利用服務。

3.4 提升醫院檔案信息化建設水平

在醫院檔案網絡化建設的基礎上，探討檔案數據庫信息與智能型電動檔案密集架管理系統的集成化問題，并利用RFID射頻識別技術開展檔案管理系統的二次開發。

3.5 提高醫院檔案工作的應急服務能力

2022年3月，長春市暴發新冠疫情。3月11日，長春市疫情防控指揮部發布通告：除參與防疫工作的人員外，全市所有行政事業單位人員全部居家辦公。疫情防控下的居家辦公模式是對綜合檔案室日常工作的檢驗，也是對檔案信息化服務能力的考驗。面對突如其來的情況，綜合檔案室按照之前制訂的突發事件應急預案，專職檔案員立即行動起來，將各自管理的檔案數據庫全部拷貝備份并隨身攜帶。在居家辦公期間，專職檔案員采用移動通訊或網絡通訊等方式，與兼職檔案員或兼職檔案秘書密切合作，為全院提供24小時某信在線人工服務。疫情期間，綜合檔案室沒有躺平與停擺，檔案電子化、數字化和網絡化服務能力經受住了考驗。

前路漫漫，未來的醫院檔案工作可能還會遇到不確定性因素。為沉著、有效地應對突發事件，醫院綜合檔案室要制訂周密的應急預案，大力開展檔案數字化建設，不斷完善檔案網絡化服務平臺的系統功能。

3.6 提高醫院檔案網絡化服務平臺的抗風險能力

建立健全醫院檔案網絡化服務平臺網絡安全和數據安全的風險評估和應急工作機制，制訂應急預案，并采取技術措施和其他必要措施，保障醫院檔案網絡化服務平臺的網絡安全和數據安全。

3.7 充分發揮醫院檔案的資政作用

醫院綜合檔案室要充分發揮檔案的資政作用，把檔案庫打造成為服務醫院高質量發展的“信息庫”。在三級公立醫院績效考核、學科評估、教學評估、職稱評聘及研究生導師遴選等工作中，綜合檔案室信息庫為醫院乃至國家頂層設計和決策提供參考依據。

3.8 充分發揮醫院歷史和文化的傳承作用

醫院檔案承載著醫院的歷史和文化。綜合檔案室要把檔案庫打造成為傳承醫院歷史和文化、賡續醫院紅色基因的“思想庫”，為院史館不斷挖掘和提供更加翔實的歷史資料。

綜上所述，在新時代背景下，檔案管理部門通過工作理念與工作模式的創新以及檔案利用服務模式的持續改進，為推動三級公立醫院改革與高質量發展做出新的貢獻。

參考文獻

[1]魏小雪，徐亞非，王陳龍，等.基于“WSR”方法論的新冠肺炎疫情期醫共體內醫務人員網格化應急管理機制研究[J].中華全科醫學，2020，18（11）：1884-1888.

[2]周金平，岳麗青.多部門網格化管理在新型冠狀病毒肺炎疫情期間綜合醫院陪護管理中的應用[J].護理學報，2020，27（14）：49-53.