新時期醫(yī)院檔案管理轉型：契機、困境與邏輯進路

摘 要：本文從數(shù)字中國建設的時代背景出發(fā)，研究認為醫(yī)院檔案管理面臨著前所未有的發(fā)展機遇，但是也存在著思維轉型、技術賦能、共享建設、開發(fā)利用與安全建設的困境，需要在強化數(shù)據(jù)管理思維、完善數(shù)據(jù)管理設施、強化共享機制建設、深化檔案文化建設和做好網(wǎng)絡安全保障等方面下功夫，推動醫(yī)院檔案管理轉型升級，更好地服務于醫(yī)院發(fā)展。

關鍵詞：醫(yī)院；檔案；契機；困境；邏輯進路

近年來，新一代信息技術的廣泛應用，推動了醫(yī)院創(chuàng)新檔案工作的理念、方法與模式，加快了全面數(shù)字轉型和智能升級[1]。醫(yī)院檔案管理部門要著眼于信息化發(fā)展的大趨勢，緊扣檔案數(shù)據(jù)化建設的關鍵環(huán)節(jié)和重點目標，著力補短板、強弱項、固基礎、揚優(yōu)勢，錨定目標，持續(xù)發(fā)力，奮力開創(chuàng)醫(yī)院檔案事業(yè)高質量發(fā)展的新局面。

1 新時期醫(yī)院檔案管理轉型的契機

1.1 數(shù)字社會加速演進

大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)和人工智能等新一代數(shù)字技術迅猛發(fā)展，社會結構發(fā)生重大變化，檔案管理面臨的技術環(huán)境大為改變，特別是新信息技術成果不斷融入生產(chǎn)生活，改變了人們的行為方式、組織方式和運行方式，不斷創(chuàng)造新的產(chǎn)業(yè)形態(tài)，推動數(shù)字中國建設不斷向縱深發(fā)展。面對新的發(fā)展環(huán)境，檔案管理需要從傳統(tǒng)思維與方式中走出來，確定以檔案數(shù)據(jù)為核心的治理方式，推動檔案數(shù)據(jù)線上線下聯(lián)絡溝通，地域、空間和邊界有效連接，使檔案要素的配置方式更加靈活多樣，資源的利用更加節(jié)約高效，促進檔案成果共享和利用。

1.2 新醫(yī)改成果加速釋放

信息化是新醫(yī)改的重要任務，是新醫(yī)改成功推進的重要保障。隨著醫(yī)療體制改革的深入推進，醫(yī)療信息化已經(jīng)成為醫(yī)療體制改革的重點發(fā)展方向[2]。近年來，醫(yī)療機構大力開展智慧醫(yī)院建設，通過優(yōu)化重組和整合共建，打破信息孤島，以信息化手段改造、優(yōu)化傳統(tǒng)工作流程，給廣大患者提供快捷、準確的服務。這一過程中產(chǎn)生的大量電子檔案數(shù)據(jù)成為新的管理對象，需要把握好檔案在醫(yī)院轉型中的地位、作用和服務方向，厘清各環(huán)節(jié)之間的內在聯(lián)系，確保檔案數(shù)據(jù)在新醫(yī)改中發(fā)揮獨特作用。

1.3 檔案治理理論應運而生

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》指出要推動檔案治理體系構建，明確提出要進行檔案制度規(guī)范工程建設，體現(xiàn)國家層面推動檔案治理體系構建的實踐指向。近年來，檔案治理理論與“三個走向”理論、“四個好”“兩個服務”理念共同構成推動新時代醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的指針。從實踐層面來看，治理理論將醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)作為重要的生產(chǎn)要素，顯著改善其他生產(chǎn)要素的配置效率。無論是培育新動能、還是提高全要素的生產(chǎn)率，都需要加快檔案管理的轉型升級，向檔案數(shù)據(jù)要動力、向檔案數(shù)據(jù)要潛力[3]。

2 新時期醫(yī)院檔案管理轉型的困境

2.1 思維轉型的困境

信息化時代需要將醫(yī)院檔案管理與數(shù)據(jù)思維有機結合起來，但是醫(yī)院管理層面臨著“思想乏力”的問題，主要表現(xiàn)在：一是思維存在定勢。對檔案事業(yè)發(fā)展前沿問題認識不深刻，對運用信息化工具管理醫(yī)院檔案工作積極性不高，依然延續(xù)傳統(tǒng)的管理模式，檔案工作轉型進程較為緩慢。二是畏難情緒重。對檔案信息化改造產(chǎn)生的負面效應存在擔憂。一些管理人員會考慮檔案數(shù)據(jù)被共享后的安全問題，即是否會被濫用。這種風險的存在同樣會抑制數(shù)據(jù)的提供。對檔案數(shù)據(jù)使用安全性的擔憂是掣肘醫(yī)院數(shù)據(jù)共享與開放的主要因素。三是人員素質不達標。檔案數(shù)據(jù)化管理需要具備扎實的計算機知識和數(shù)據(jù)管理能力，醫(yī)院檔案管理者大多為兼職，專業(yè)化培訓力度不足，難以適應新形勢的需要。

2.2 技術賦能的困境

一是制度建設不到位。《檔案法》《檔案法實施條例》《網(wǎng)絡安全法》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》雖然對檔案信息化轉型升級提出要求，但是具體舉措的針對性和有效性還不足，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)治理體系建設存在較大差異，尚未形成上下聯(lián)動、技術賦能的治理結構。二是標準化建設不到位。醫(yī)院檔案全流程管理標準建設較為滯后，對檔案數(shù)據(jù)管理的設施要求、資源建設、利用體系和安全建設等方面缺乏行之有效的規(guī)定。三是資金投入不到位。基礎設施更新不及時是技術轉型面臨的主要困境，缺乏先進的信息技術和網(wǎng)絡基礎設施，無法為檔案數(shù)據(jù)提供安全保障或滿足其存儲需要，從而不具備檔案數(shù)據(jù)治理的能力。這些問題主要是醫(yī)院資金投入較少造成的，需要持續(xù)加大資金投入，推動基礎設施更新?lián)Q代。

2.3 共享建設的困境

數(shù)據(jù)共享最大的技術障礙是標準不統(tǒng)一，即醫(yī)院職能部門的管理制度、技術標準、運作機制等各不相同，客觀上導致部門數(shù)據(jù)難以直接對接匯入大數(shù)據(jù)平臺[4]。病案檔案具有特定的數(shù)據(jù)結構和排列方式，與文書檔案、會計檔案數(shù)據(jù)類型不同，這些結構化和非結構化的數(shù)據(jù)難以有效整合。同時，有的部門未對檔案數(shù)據(jù)進行梳理和編碼歸類，也沒有按照檔案數(shù)據(jù)共享標準進行源頭清洗，導致部分掛接到共享數(shù)據(jù)平臺的檔案雜亂無章、質量參差不齊。

2.4 開發(fā)利用的困境

檔案資源價值尚未引起足夠重視，對檔案數(shù)據(jù)挖掘與闡釋力度不夠，難以服務于醫(yī)院高質量發(fā)展。文化建設是醫(yī)院競爭的重要因素，檔案在服務醫(yī)院文化建設上具有得天獨厚的優(yōu)勢，但是將檔案文化價值進行闡發(fā)的方式較為落后，依然延續(xù)傳統(tǒng)的方式，感染力與吸引力不強，無法展示出醫(yī)院厚重的文化積淀。新媒體具有方式靈活、圖文并茂、受眾多和交互性強等特點，醫(yī)院需要順應新媒體事業(yè)的發(fā)展趨勢，用好網(wǎng)絡平臺，擯棄對新媒體的排斥和畏懼心理，通過多種文化產(chǎn)品的開發(fā)，展現(xiàn)檔案的獨特魅力。

2.5 安全建設的困境

隨著信息技術的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題日益凸顯，成為社會各界普遍關注的焦點。近年來，網(wǎng)絡安全事件頻發(fā)，給個人和國家?guī)砹藝乐氐膿p失。醫(yī)院檔案大多涉及群眾個人隱私，做好安全建設顯得更加重要。但是醫(yī)院數(shù)據(jù)安全建設面臨著起步晚、基礎弱、增長機制不完善等挑戰(zhàn)。隨著信息化建設的深入，檔案數(shù)據(jù)量爆發(fā)式的增長，數(shù)據(jù)被泄露事件頻出，安全成本逐年上升，群眾就醫(yī)檔案數(shù)據(jù)被泄露事件屢見不鮮，已經(jīng)成為醫(yī)院檔案治理的重點問題。

3 新時期醫(yī)院檔案管理轉型的邏輯進路

3.1 強化數(shù)據(jù)管理思維

思想是行動的先導，推動醫(yī)院轉型升級首先要把管理對象轉變到檔案數(shù)據(jù)上來，持續(xù)構建以檔案數(shù)據(jù)標準為核心、數(shù)據(jù)質量提升為目標的數(shù)據(jù)治理體系。一是深化制度建設。積極協(xié)調處理好管理與服務的關系，推動檔案管理部門從“劃槳”向“掌舵”轉變，由檔案管理者變?yōu)橹贫仍O計者和數(shù)據(jù)處理者。在制度設計上，完善數(shù)據(jù)流轉、安全和利用等方面，研究出臺相關規(guī)范，推進檔案管理的精準設計、施策和解決。二是制定責任清單。制定任務到崗、責任到人的“責任清單”，主要包括檔案利用流程、安全管理和數(shù)據(jù)平臺建設等，劃清權責界限，規(guī)范權利運行，為檔案管理轉型提供規(guī)范保障。三是推進技術平臺改革創(chuàng)新。管理手段信息化是建設智能醫(yī)院、實現(xiàn)智能監(jiān)管的重要舉措。依托檔案數(shù)據(jù)管理信息平臺，與辦公系統(tǒng)平臺融合，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)實時填報、查看、分析和匯總，對于正在推進的工作實時掌握，對于即將到期的工作及時提醒，對于延期的工作按時預警，優(yōu)化管理流程，確保工作精準、到位，為提升管理水平、提高檔案治理能力提供了重要支撐。四是加強人員培訓力度。提升全員的檔案管理技能水平是醫(yī)院檔案轉型升級的重要一環(huán)。要定期組織全員參加業(yè)務培訓，掌握前沿方向、拓展系統(tǒng)思維，提升視野格局。持續(xù)加強實踐鍛煉，組織檔案人員開展資源清查和館藏檔案掃描等工作，在清查中了解館藏、在挖掘中開發(fā)館藏，練好檔案專業(yè)內功，讓管理人員在重要任務中開闊視野、增強本領、成長成才。

3.2 完善數(shù)據(jù)管理設施

一是夯實數(shù)據(jù)應用底座。建立覆蓋全院檔案管理的一體化大數(shù)據(jù)平臺，強化檔案存儲、服務與安全保障能力。加強數(shù)據(jù)庫建設，挖掘具有獨具特色的主題數(shù)據(jù)庫、專題數(shù)據(jù)庫。完善電子檔案全流程管理機制，實現(xiàn)檔案的全流程線上管理。二是強化數(shù)據(jù)資源匯聚。開展全院檔案數(shù)據(jù)資源調查，摸清各類醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)的底數(shù)，為共享利用奠定基礎。二是推進現(xiàn)有的數(shù)據(jù)規(guī)范編目。對照檔案數(shù)據(jù)服務醫(yī)院發(fā)展的標準，梳理現(xiàn)有館藏開放檔案資源的專題目錄，整理歸納發(fā)現(xiàn)問題，并開展數(shù)據(jù)目錄字段補足、數(shù)字化轉換、專題數(shù)據(jù)庫建設等數(shù)據(jù)規(guī)范工作，更好地服務好數(shù)據(jù)規(guī)范化建設。三是完善數(shù)據(jù)結構類型。在傳統(tǒng)文書檔案電子化基礎上對會計、照片、實物和病案檔案等開展數(shù)據(jù)化歸集，優(yōu)化檔案數(shù)據(jù)結構，拓展檔案服務領域。

3.3 強化共享機制建設

打破檔案數(shù)據(jù)壁壘，整合檔案數(shù)據(jù)資源，不僅帶來工作上的便捷，還能提高為民辦事的效率，提升群眾的獲得感和滿意度。要持續(xù)深化共享平臺建設，利用大數(shù)據(jù)、云計算、物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)網(wǎng)等各種先進的信息與通信技術，建立一個彈性、靈活、安全穩(wěn)定、資源高度集中與統(tǒng)一的醫(yī)院局域數(shù)據(jù)交換共享平臺。平臺要基于科學、合理的設計理念，穩(wěn)定的多層結構體系和成熟的共享交換數(shù)據(jù)來構建，有助于保證應用系統(tǒng)的可伸縮性、可擴展性、易維護和易管理性及安全性，有利于推進跨層級、跨系統(tǒng)、跨部門的數(shù)據(jù)共享和貫通響應，不斷提升檔案數(shù)據(jù)共享化、業(yè)務協(xié)同化、管理智慧化與服務知識化的水平。同時，要采用適當?shù)臄?shù)據(jù)處理方法，在數(shù)據(jù)共享過程中，部門需要采取匿名化和去標識化的方法，對敏感的個人信息進行脫敏處理，以保護數(shù)據(jù)主體的隱私。嚴格做好檔案數(shù)據(jù)的質量管理，確保上傳及時、準確，定期自查更新，實現(xiàn)所共享的數(shù)據(jù)具有足夠的質量和準確性，以保證數(shù)據(jù)的有效性和可靠性。

3.4 深化檔案文化建設

一是加強檔案資源挖掘。醫(yī)院檔案蘊含著豐富的人文精神和理念，要認真做好檔案資源摸底，厘清資源結構，對重要的人物檔案與重大事件檔案進行研究，結合時代背景推出有質有量的檔案文化產(chǎn)品。醫(yī)院可利用官方某信公眾號打造特色線上品牌欄目，宣傳“檔案中的榜樣”，以線上品牌欄目傳播醫(yī)院檔案文化的最強音。二是發(fā)揮檔案文化凝聚力的作用。以檔案編研利用為新突破口，進一步深挖檔案的利用價值，將檔案中蘊含的院史資源納入新進教職工入職培訓內容，提升對醫(yī)院的歸屬感和認同感。將檔案資源納入醫(yī)院文化走廊建設，在主題黨日、重大節(jié)點開展重溫院史活動，在潛移默化中發(fā)揮檔案的現(xiàn)代價值。三是用好新媒體平臺。檔案文化闡釋要走出展覽或出版等傳統(tǒng)路徑，適應人民群眾閱讀習慣的轉變，用好某音或某手等新媒體平臺，以人民群眾喜聞樂見的形式發(fā)揮檔案價值。醫(yī)院檔案收藏保管的經(jīng)典古方具有育人和宣傳價值，醫(yī)院可在官方某信平臺或某音號等開展專題欄目，講述檔案中蘊含的醫(yī)學知識與感人故事等，在弘揚醫(yī)學知識、推動大眾健康的過程中展示醫(yī)院厚重的文化實力。

3.5 做好網(wǎng)絡安全保障

檔案管理系統(tǒng)記錄就診者的個人信息，若發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露或篡改，將嚴重危害就診者的合法權益和醫(yī)療服務聲譽。一是筑牢網(wǎng)絡安全防火墻。醫(yī)院數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)復雜，應該實施多層級的防火墻應用模式，部署配置不同類型的防火墻以增強安全性。針對組織網(wǎng)絡中可能存在的一些特定風險，醫(yī)院應該相應地配置邊界層、內部層和應用層的防火墻系統(tǒng)，并通過統(tǒng)一的工具集中控制。通過建立多層級的防御屏障，可以提高組織防御多種網(wǎng)絡威脅的能力。二是深化區(qū)塊鏈技術的應用。區(qū)塊鏈可以打通檔案全數(shù)據(jù)鏈條，實現(xiàn)全程追溯。醫(yī)院可通過智能合約，實現(xiàn)檔案利用的全過程監(jiān)控，簡化交易流程，降低數(shù)據(jù)流通成本。同時，利用區(qū)塊鏈平臺實時跟蹤檔案信息，為醫(yī)院檔案治理提供依據(jù)，更好地滿足檔案利用上下游的需求。三是提高檔案安全的韌性水平。加強檔案空間安全管理，健全完善網(wǎng)絡安全監(jiān)測預警和應急處置機制，構建網(wǎng)絡運行安全管理體系，提升數(shù)據(jù)流通韌性。依法依規(guī)加強數(shù)據(jù)收集、整理、開發(fā)和利用等全過程的安全監(jiān)管，落實數(shù)據(jù)分類分級保護制度，壓實數(shù)據(jù)安全主體責任。要加強個人隱私保護，健全檔案數(shù)據(jù)要素安全實時監(jiān)測預警、數(shù)據(jù)安全事件通報和應急處理機制。

結語

檔案是醫(yī)院工作完整鏈條中的最后一環(huán)，是干事創(chuàng)業(yè)最后一公里的“最后一米”。面向新時代，醫(yī)院管理部門要切實提高檔案工作意識，創(chuàng)新檔案管理手段，提升檔案工作效能。要持續(xù)加強檔案研究，用活用好檔案資源，不斷提升檔案為醫(yī)院高質量發(fā)展服務的能力與水平。持續(xù)創(chuàng)新驅動，加速檔案信息化轉型，推動檔案資源的數(shù)字化與智能化管理，實現(xiàn)檔案信息的高效存儲、精準檢索和安全共享。持續(xù)加強文化引領，深化檔案宣傳教育功能，通過深入挖掘檔案背后的故事，豐富院史內涵，推動醫(yī)院檔案事業(yè)治理體系和治理能力現(xiàn)代化。

參考文獻

[1]郭藝.新《檔案法》實施背景下的機關檔案信息化工作要求[J].辦公自動化，2022（08）：15-16.

[2]宋晶晶.檔案治理視域下的檔案制度演變機理和趨勢研究[J].檔案管理，2023（09）：15-16.

[3]鄧聰.建立健全數(shù)據(jù)基礎制度 充分激活數(shù)據(jù)要素潛能[N].人民郵電，2024（07）：24.

[4]鄭崇明，高梁.數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)風險與智慧城市的平臺選擇——基于深圳市S區(qū)的實證研究[J].理論與改革，2023（05）：11-12.