自然資源檔案管理信息化建設的對策探討

［摘 要］自然資源檔案管理信息化建設是自然資源檔案管理部門戰略轉型的重要舉措之一，其主要目的是實現自然資源檔案資源的數字化管理、檔案內容的數據化管理、檔案平臺的體系化管理。文章在分析自然資源檔案管理信息化建設時代背景的基礎上，從系統建設、歸檔流程、管理要求、體制機制、統籌協調、技術應用等方面提出自然資源檔案管理信息化建設的措施，以供參考。

［關鍵詞］自然資源；檔案管理；信息化建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.18.064

［中圖分類號］F205；G270.7 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）18-0-03

0 引 言

近年來，“公檢司法”（公安機關、檢察院、司法行政管理機關以及法院）對自然資源領域的檔案查閱越發頻繁，傳統的紙質檔案管理模式既會影響工作效率，也無法保障紙質檔案存儲的長期性。因此，自然資源部門需要始終堅持數字賦能，加強信息化檔案管理系統建設，將傳統的紙質材料進行掃描之后，轉變為圖像文件存儲于電子系統中，方便檢索，提高檔案資源的利用率，為政府各部門提供更為方便、高效、快捷的檔案服務，提高自然資源的檔案管理效能［1］。

1 自然資源檔案管理信息化建設的時代背景

2021年，中共中央辦公廳、國務院辦公廳共同印發《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，指出我國在檔案事業發展過程中面臨的形勢、挑戰，同時對其未來發展提出總體性要求，明確了主要任務以及需要制定的保障性措施。自此，各省市開始頒布與檔案事業有關的地方“十四五”發展規劃，我國“十四五”期間的檔案管理信息化建設正式拉開帷幕。國家多個部門對檔案信息化建設給予關注，除國家檔案局，自然資源部、農業農村部等也積極參與相關政策的制定，政策制定主體呈現出多元化特征，檔案信息化建設政策發文的形式包括聯合發文和單獨發文，發文總量逐年上漲。

近年來，隨著全國信息化進程的不斷加快，各類新領域、新平臺、新業態和新技術等不斷涌現，檔案工作環境、工作對象和工作內容都發生了改變。這就需要自然資源部門跟上時代的發展步伐，強化檔案科學技術的攻關，不斷創新檔案工作理念、方式及模式，以促進自然資源的檔案數字化轉型和智能升級。新思界產業研究中心所頒布的《2021—2025年檔案信息化建設行業風險投資態勢及投融資策略指引報告》顯示，與傳統的檔案管理辦法相比，檔案信息化的服務水平更高，查詢效率更高，成本投入更低，管理過程更為

便捷［2］。

目前，我國的檔案信息化行業客戶以中央國家檔案、政府部門檔案、大型事業單位和金融機構檔案等為主。經過數年的發展，我國的檔案信息化業務已經從傳統的基本檔案管理轉變為檔案服務，從傳統的被動管理轉變為主動管理。而隨著新時期人工智能、大數據和云計算等技術的廣泛運用，未來在檔案信息化發展上，其技術水平將會更加成熟。在國家政策的推動和影響之下，我國自然資源檔案管理信息化建設也日臻成熟，自然資源檔案管理逐步走上服務精細化、業務多樣化、檔案保密化、管理規范化的發展之路。

2 自然資源檔案管理信息化建設措施

2.1 自然資源檔案管理信息化建設要把握好“三個關鍵”

2.1.1 把握好系統這個關鍵前提

在自然資源管理機關權力擴張的背景下，自然資源檔案不再局限于原來的國土部門檔案，而是包括機構合并后由其他功能部門帶來的文件，如規劃、森林、濕地、草原等相關文件，還有不同領域相關信息系統產生的電子文件。鑒于以上所提到的信息內容繁雜、來源廣泛，自然資源檔案數字化管理平臺需為管理者提供各種檔案匯集渠道，一是通過與局內的業務審批系統、自動化辦公系統、不動產登記管理系統，以及與局外的工程建設項目審批系統、房產交易信息系統等接口對接，使電子公文、政務審批過程和結果電子文件自動歸檔與集成，實現增量檔案的歸集。二是借助掛接、導入等方式，有效管理紙質檔案數字化成果。按照統一標準，結合各地實際情況，對本地區檔案管理信息化建設進行統籌規劃和設計，將“一張藍圖”數字化工程試點成果作為“統一標準”的依據。要以本地區自然資源檔案管理信息化建設為基礎，以檔案信息資源共享為目標，以系統整合、開放共享為手段，充分利用現有信息化成果，構建“一張藍圖”數字化工程平臺。三是在此基礎上加強頂層設計和規劃實施，逐步推進自然資源檔案管理信息化建設。對于自然資源部門已有的軟件、數據庫等，要在充分考慮保密要求的基礎上進行共享，避免造成信息資源浪費。例如，在目前已經實現了自然資源部門戶網站與全國互聯網、政務外網、辦公自動化（Office Automation，OA）系統等網絡互聯互通的基礎上，要充分利用已有的數據資源和業務系統，對現有信息進行整合、加工、分析，使其為檔案管理和利用服務。對于一些重復建設、技術不兼容的系統，要充分利用已有信息化成果進行整合和改造，避免因重復開發造成資源浪費［3］。

2.1.2 把握好歸檔這個關鍵流程

在自然資源的檔案管理工作中，信息化系統建設將會對檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性造成直接影響。在這一管理流程中，各種檔案信息經過系統的自動化收集、整理、移交、接收，經歷四大管理環節，共計12個管理步驟，保證整個電子數據信息整理的規范性，實現從傳統紙質文件管理到電子檔案管理的轉變。在歸檔過程中，其是否符合自然資源檔案管理標準及要求，重點考察指標為數據收集的是否全面、完整，整理的過程是否規范和有序，移交過程是否可進行智能化檢測及登記。具體來說，一看文件。檔案管理系統生成電子公文，要求格式規范，電子印章完整，滿足我國有關部門對自然資源檔案提出的公文樣式要求，即電子檔案和紙質檔案具有相同法律效力的紅頭、紅章。首先是原件歸檔。對于原件，應完整齊全；對于復印件，應清晰準確；對未保存原件或已無保存價值的文件材料，可按規定歸檔。其次是案卷目錄表。案卷目錄應包括全宗的名稱、卷號、冊數、題名、份數、日期等。最后是檔案登記表。檔案登記表是對歸檔檔案的基本信息進行登記，包括歸檔時間、卷內目錄及卷內材料情況等內容，是檔案利用的基礎，也是編制檔案保管期限表的依據之一。二看收集。要求信息收集的齊全性和完整性，即所有檔案信息的文本和原始數據信息都需要確保其完整性。收集的數據信息需要在擁有正本的同時，還可以自動化生成文件處理單。發文須形成定稿文件處理單、歷次修改稿以及正本等，且以上文件符合我國有關法律要求。同時還需要自動化保留修改過信息的留痕稿，不可以出現數據信息的多和少問題。對于所有的原始數據信息，需要符合黨政機關電子公文歸檔規范基本要求。在用地立項、審批、預審、辦理施工許可、核查驗收等各個環節，都要按照各個階段的要求，將這些文件資料按照不同的時間節點進行分類保存，從而達到各職能部門之間的業務線上融合目的。在此基礎上，以“存量數字化、增量電子化、服務網絡化”理念，積極推進檔案數字化建設，并對“自然資源檔案集成管理平臺”進行專項研究，解決城市建設檔案和不動產登記檔案在查詢和使用過程中存在的“信息孤島”問題，從而使城市建設檔案信息、地籍信息和不動產登記信息之間的聯系成為可能。三看檢測。要求檔案管理系統通過四性檢驗，也就是嚴格依照我國有關部門提出的《歸檔文件整理規則》（DA/T 22—2015），對檔案信息的真實、完整、可用和安全性進行自動化檢測。四看登記。交接過程合法、合規是重點，登記是自然資源檔案部門將電子檔案從紙質文件轉變為信息化檔案，并對管理權限進行移交的主要環節。在這一過程中，自然資源檔案部門需要結合實際情況，依照批次形成固定化的檔案歸檔登記表。在交接雙方簽字、蓋章并進行確認之后，便自動化完成整個歸檔工作［4］。

2.1.3 把握好管理的關鍵要求

在電子檔案歸檔工作完成之后，其任務管理主要表現在兩個層面：一是進行檔案業務的常規化管理。二是解決檔案在長期管理過程中產生的各種安全問題。普通的檔案操作管理，就是要達到對檔案的轉移、鑒定、統計和銷毀基本規定。要遵循相關法規，按照我國的信息安全性要求，讓檔案使用者能夠在權限內搜索、瀏覽、拷貝和下載檔案。關于檔案轉移，應按照國家相關部門公布的電子文件轉移和接受辦法進行操作。對檔案進行鑒別與銷毀，應按照國家有關部門的文件工作規程逐步推行。在銷毀時，必須完全消除該系統內的所有電子文件，并對元數據進行自動清理。無論是檔案的利用、移交還是鑒定或是銷毀，都需要形成標準化的流程，并提前在系統中內嵌規則。利用系統進行檔案工作的自動化操作，無須進行線下操作。在解決檔案管理長期存儲問題的過程中，必須實現檔案的高效儲存、備份、轉化和遷移。在儲存工作方面，必須采用規范化、標準化的數據儲存管理架構，與存檔數據資料包在形式上保持統一。因此，檔案管理不再依靠傳統的管理體系，也能保證其編排效果的規范性，同時也能讓各部分的文件信息獲得聯系。在進行數據備份時，應考慮到源數據、配置數據、日志數據等，并對其進行全面備份。始終秉承著就近備份這一基礎要求，結合實際進行離線備份。若是自然資源部門有條件，也可以進行異地容災備份。對于轉換和遷移工作，是在檔案數據信息存儲格式發生變化，需對存儲介質進行轉換的條件下進行的檔案管理工作。在進行數據信息和檔案的轉換及遷移時，需要依照《信息與文獻 數字檔案轉換和遷移過程》（ISO 13008：2012）有關標準來操作［5］。

2.2 完善檔案管理信息化建設的體制機制

在檔案管理信息化建設過程中，建立健全管理機制和體制，有利于幫助自然資源檔案部門基于制度規范、組織領導、責任落實等多個維度，確保單位的信息化建設得以順利推進。基于管理機制角度來分析，自然資源檔案管理部門要對各職能部門之間的聯系進行調整，加強對檔案信息化與數字建設的銜接，對公共信息服務平臺進行體制和機制的對接。從國家總體發展的高度出發，對我國自然資源檔案工作的信息化建設進行優化。從職責機制的視角出發，對自然資源檔案信息化建設的主要職責和范疇進行界定，并對相關責任制進行完善。從評價機制的視角出發，對自然資源的檔案信息化建設進行評價，可以使信息化建設得到更加精準的評價，從而實現檔案管理目的。

2.3 加強檔案管理信息化建設的統籌協調

由于檔案管理系統涉及的方面很多，因此，在實際工作中，要加強各方面的統籌和配合。檔案管理系統應由檔案管理部門、業務管理部門、行政檔案部門和其他相關部門組成。為了更好地展示各主體在檔案管理信息化建設中的角色與價值，自然資源部門必須建立起以黨委（黨組）統一領導、檔案主管機關為中心的檔案管理信息化建設的組織協調管理體制。站在單位發展的角度，以系統化思想為導向，強化多個主體之間的協調及配合。并確定在其建設過程中的制度、資源、技術和平臺要素，發揮各項要素在檔案管理信息化建設過程中的作用，并實現各個要素的統籌、協調、整合及流動。

2.4 強化檔案信息化建設的技術應用

信息技術在檔案信息化建設中有著非常重要的現實作用。應合理利用信息技術，使檔案管理信息化建設得以順利推進。從技術與檔案工作相融合的視角出發，對分布式存儲技術、非關系型數據庫等進行有益探討，以期改善我國自然資源檔案的數據結構與信息存儲能力。第一，加強運用數據挖掘技術、分析技術和可視化技術，確定其在建設和利用中的應用方式；第二，在數據風險防范、安全預警和安全檢測等方面，提高應對自然資源數據風險的水平；第三，強化對平臺整合技術、數據集成技術的分析，提高檔案資源的整合水平，強化檔案共享平臺之間的銜接；第四，強化決策支持技術、數據融合技術、趨勢預測技術的使用，實現檔案信息的深度挖掘，充分應用于檔案決策、預案制定工作中。

3 結束語

“十四五”期間，自然資源檔案管理部門需要在我國的信息化規劃建設過程中積極發揮作用，從檔案信息化建設著手，明確其建設的時代背景，把握住系統建設、歸檔管理、管理要求三大重點內容，建立健全檔案信息化建設體制機制，統籌協調體系，強化技術研究和應用，通過自然資源檔案管理工作，為自然資源系統及政府其他部門提供數據資源的調取、查閱服務，促進自然資源檔案管理的轉型，為“十四五”信息化建設規劃的落地提供有力支持。

主要參考文獻

［1］王宇.“互聯網+”背景下，行政事業單位檔案管理信息化建設路徑思考［J］.蘭臺內外，2023（20）：13-15.

［2］趙佳蓉.關于創新事業單位檔案管理工作模式的思考［J］.現代企業，2023（7）：18-20.

［3］彌書喬.基于“互聯網+”時代事業單位檔案管理的創新路徑［J］.黑龍江檔案，2023（3）：157-159.

［4］張春艷.大數據背景下如何提升機關事業單位檔案管理效率［J］.黑龍江檔案，2023（3）：199-201.

［5］張烈芳.大數據環境下事業單位綜合檔案管理創新研究

［J］.蘭臺內外，2023（18）：39-40，43.

［收稿日期］2024-03-25