高職院校檔案信息資源優化整合與開發探討

摘 要 高職院校作為知識生產與傳承的重要場所，其豐富的檔案信息資源涵蓋了教學、行政以及科研等多個領域的數據。隨著智慧校園的啟動和建設，高職院校在實現各業務管理系統數據融合共享的前提下，如何將各渠道的電子文件安全有效地整合、歸檔至檔案管理系統中，是當前高職院校信息化資源優化整合與開發面臨的難題。文章提出健全檔案信息資源管理制度，構建多元化資源共享平臺，加強對檔案管理人員的培訓，提高其技術和業務能力等對策，以實現檔案信息資源的優化整合、高效利用和開發。

關鍵詞 高職院校；信息資源；優化；整合

中圖分類號：G712 " " " " " " " " " " " " " " 文獻標識碼：A " " DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2024.22.009

Exploration on the Optimization， Integration and Development of

Archive Information Resources in Vocational Colleges

CHEN Bizhen

（Fuzhou Polytechnic， Fuzhou， Fujian 350108）

Abstract As an important place for knowledge production and inheritance， vocational colleges have rich archival information resources covering data from multiple fields such as teaching， administration， and scientific research. With the launch and construction of smart campuses， how to safely and effectively integrate and archive electronic files from various channels into the archive management system is a challenge facing the optimization， integration， and development of information resources in vocational colleges， while achieving data integration and sharing among various business management systems. By improving the management system of archive information resources， constructing a diversified resource sharing platform， strengthening the training of archive management personnel， and improving their technical and business capabilities， we can achieve the optimization， integration， efficient utilization， and development of archive information resources.

Keywords vocational colleges; information resources; optimization; integration

當前，盡管信息化檔案資源替代了大量紙質資源，有效節約了成本，但同時也面臨碎片化、冗余和難以管理的問題。為適應信息社會的發展需求，高職院校亟須運用先進的信息技術，實現檔案信息資源的智能化整合，為廣大師生提供便捷的檔案服務，促進信息的全面聯通與利用，以應對全球信息共享趨勢和新型數據管理理念的挑戰。因此，深入研究高職院校檔案信息資源的優化整合與開發不僅是順應時代潮流的必然選擇，還是推動學術研究、科研創新和人才培養的重要舉措。

1" 高職院校檔案信息資源優化整合與開發的價值

1.1" 推動高職院校文化建設

高職院校檔案信息資源是承載歷史、傳承文化的載體，在校園文化建設中具有不可替代的作用。首先，檔案信息記錄著高職院校的發展歷程、辦學理念以及學科特色等重要信息，為學校校史的編纂和展示提供了堅實的基礎[1]。其次，系統地整理和開發檔案信息可以還原學校的發展軌跡，凸顯其獨特的教育理念和辦學特色，從而形成鮮明而深刻的校園文化。

1.2" 推動教育評估向規范、科學和專業方向發展

教育評估是提升教育質量的關鍵，而檔案信息是進行教育評估的基礎和前提。首先，檔案信息記錄了高職院校的歷史發展及辦學特色，為評估專家提供了深入了解學校背景和文化底蘊的機會。通過整合檔案信息，評估工作能更全面地審視高職院校在辦學過程中的優勢與不足，使評估結果更為客觀、準確。其次，檔案信息資源對于教職員工的履職情況、科研成果、教學質量等方面提供了詳盡的記錄，對于評估教育質量和師資力量的專業性至關重要[2]。深入挖掘檔案信息，追溯教學團隊的形成、發展歷程及科研項目的實施情況，為評估專家提供了科學、具體的數據依據，有助于確保評估過程的客觀性和科學性，使教育評估更貼近實際情況，真實反映高職院校的綜合實力。

在推進教育評估向規范化發展方面，檔案信息資源的精細整理和科學利用發揮著重要作用。通過建立標準化的檔案信息管理體系，能夠使評估過程更具規范性，不僅能夠提升評估數據的準確性和可比性，還有助于保障評估指標的科學性和合理性。檔案信息的科學整合也能為評估工作提供更為豐富的維度，使評估結果更加全面、多角度，有助于發現問題和改進問題。

1.3" 促進高職院校實現人才培養、科學研究和社會服務職能

高職院校檔案信息資源的優化整合與開發對于推進其人才培養、科學研究以及社會服務職能的實現具有深遠的影響和價值[3]。

在人才培養方面，檔案詳細記錄了高職院校工學結合、校企合作、頂崗實習等人才培養模式，通過對檔案信息的整合和開發，高職院校能夠更加科學地了解和掌握高等職業教育高速發展的趨勢，制訂和踐行有針對性、科學可行的人才培養方案，提高人才培養的質量和效果。

在科學研究方面，雖然高職院校相較于研究型大學在科研領域有一定差距，但檔案信息中記錄了過去的科研成果、研究方向和團隊合作情況，為未來科研工作提供了寶貴經驗和參考。同時，檔案信息也為高職院校尋求產學研合作提供了實證基礎，有助于將科研成果更好地轉化為實際應用，提升高職院校在應用研究領域的影響力。

在社會服務方面，高職院校作為社會服務的重要力量，其社會服務職能體現在為地方經濟社會發展提供智力支持和技術服務。檔案信息資源中記錄了高職院校過去在社會服務方面的成功經驗和實際成果，為未來的社會服務提供了可借鑒的經驗。通過整合檔案信息，高職院校能夠更加有針對性地進行社會服務規劃，更好地滿足社會需求，實現高校與社會的有機銜接。

2" 高職院校檔案信息資源優化整合與開發存在的問題

2.1" 檔案數據存儲分散，信息資源利用效率低

檔案信息資源涉及多個部門和層級，缺乏統一的管理體系和明確的責任劃分，引發信息冗余、管理混亂等問題。當前，院校各個業務部門通常采用不同的系統和工具來管理和存儲檔案信息，數據在不同系統中分散存儲、難以互通，形成了數據碎片化的局面。由于檔案信息分散存儲在各個不同的系統中，無法形成統一的數據視圖和數據集，且同一份檔案信息可能會在不同系統中重復存儲，造成了數據冗余和資源浪費。另外，數據碎片化也給數據安全帶來了隱患。由于檔案信息分散存儲在多個系統中，可能存在數據泄露、數據丟失等安全風險。尤其是在數據傳輸和共享的過程中，信息的安全性難以保障，可能會造成學校的信息資產受到損害。

2.2" 檔案員信息化管理和應用能力有待提高

隨著信息技術的不斷發展，檔案管理已經向數字化、網絡化方向發展，需要檔案員掌握電子文件管理、數據庫應用、信息檢索等方面的技能，能夠熟練運用各種信息化工具和系統，實現檔案信息的高效管理和利用[4-6]。檔案信息資源龐大而復雜，檔案員需要對數據進行有效的管理和分析，識別數據中的規律和價值，為學校的決策提供有力支持。檔案員應具備較強的數據整合能力和數據分析能力，能夠從海量數據中讀取有保存價值的需要歸檔的電子文件信息。另外，檔案員還需要具備較強的溝通和協作能力。由于檔案信息管理涉及多個部門和系統之間的數據交換和共享，需要檔案員與其他部門和人員進行有效的溝通和協作，協調解決各種問題，推動檔案信息資源的整合和開發。

3" 高職院校檔案信息資源優化整合與開發的策略

3.1" 健全檔案信息資源管理制度，構建多元化資源共享平臺

為確保檔案管理的有序進行，需要建立一套科學、完備、透明的管理制度，明確檔案信息的收集、整理、保存、利用等各個環節的標準和規范，確保檔案管理人員有清晰的操作指南。在制度層面，應明確檔案管理的基本原則，例如信息的真實性、完整性、保密性等，確保檔案信息資源的可信度和安全性。同時，需要建立檔案信息管理的責任制度，明確各級檔案管理人員的職責，推動工作的科學化和專業化。

由于高職院校檔案信息資源來自教學、科研、行政等多個領域，要實現全面的開發和共享，需要構建一個多元化的資源平臺，將不同領域的檔案信息整合在一起，實現統一的管理和檢索；同時，建議搭建在線共享平臺，為師生提供便捷的檔案信息獲取渠道，推動信息資源的廣泛利用。在具體實施過程中，可以采取以下措施。

3.1.1" 建立檔案信息資源數字化平臺

運用先進的信息技術，將檔案信息數字化，并建立統一的數字化平臺，其中包括對紙質檔案的數字化處理、建立完善的信息存儲和檢索系統，實現信息資源的集中管理和高效利用。為保證多元系統之間的數據交換和共享，應建立一個統一的數據標準和接口規范，可以采用開放的API技術，使不同系統能夠通過標準接口實現無縫集成，實現整體系統的協同工作。

3.1.2" 制定檔案信息資源管理規范

規范管理應包括信息采集、整理、分類、保存和開發利用等各個環節。院校可以設計或引入檔案管理系統，有效整合和管理各系統生成的文檔、數據和信息，實現文檔的歸檔、檢索和共享，提高信息利用率，同時保障文檔的安全性和隱私。

3.1.3" 建立標準化的資源數據體系

充分利用大數據管理模式，將檔案信息與大數據管理系統緊密融合，實現對傳統檔案信息的數字化處理和高效管理。例如，對已有的電子文件進行電子檔案的單套制歸檔，從而加速檔案歸檔的效率。在數據系統中，應明確資源的存儲分類和使用情況，設置相關的系統參數，以實現對檔案信息的細致管理。同時，應充分考慮傳統檔案的存儲空間，為檔案數據信息的擴展留出足夠的空間，提高檔案數據的可用性。為此，可以建立數據甄別和篩選機制，根據檔案管理規范和標準，制訂甄別和篩選的流程和方法，如制訂甄別標準、分類規則、甄別工具等，確保對數據進行全面、系統地甄別和篩選。

3.1.4" 推動跨部門合作

檔案信息涵蓋多個領域，需要不同部門之間的緊密合作，應構建可相互借鑒、相互利用、有機整合、優勢互補的檔案信息資源。在實施過程中應優化業務流程，不同部門對應不同的系統分支，要深入理解每個系統的工作流程，剔除煩瑣的手工操作，推動業務流程的自動化和監控，以加快審批和決策的速度，提高整體工作效率。

3.1.5" 加強安全和保密機制

針對檔案信息的特殊性，建立健全的安全和保密機制，確保檔案信息的機密性和隱私性，防范信息泄露風險。并設立專門的技術支持團隊，及時解決用戶在使用過程中遇到的問題，提高系統的可維護性和用戶滿意度。

3.2" 加強對檔案管理人員的培訓，提高其技術和業務能力

檔案管理人員作為檔案信息資源的守護者和管理者，其技術和業務能力直接關系到檔案管理的質量和效果。高職院校應通過系統、全面的培訓，提高檔案管理人員的專業水平。

除了熟練掌握應有的檔案專業知識和業務操作能力以外，高職院校檔案管理人員還應加強信息技術培訓，例如檔案管理軟件的使用、數字化檔案的建設與管理等方面，使檔案管理人員適應信息時代的檔案管理需求。此外，培訓過程中應強調實際案例和工作經驗的分享。通過與其他高職院校檔案管理人員的交流合作，分享成功的案例和實際工作中的挑戰，有助于檔案管理人員更好地理解和應對復雜的工作環境。在培訓方式上，可以采取多樣化的形式，如專題培訓講座、研討會、實地考察等，以滿足不同檔案管理人員的需求，同時結合在線學習平臺，實現培訓資源的共享和靈活學習，提高培訓的覆蓋面和實效性。

為進一步提高檔案信息資源的管理效率，檔案員應積極利用檔案管理平臺對不同系統中的數據進行比對和匹配，識別出重復和相似的數據。對于經過自動甄別和篩選后的數據，由專業的檔案管理人員根據實際情況進行審核，確認數據是否符合檔案管理規范和歸檔范圍的要求。在實際工作中，檔案員還應根據實際情況反映管理過程中的不足之處，并提交至系統開發人員進行改善，從而不斷完善管理流程。

4" 結語

隨著信息技術的不斷發展，數字化和智能化成為推動社會進步的引擎，傳統的檔案信息資源管理方式亟待更新升級。為此，高職院校需要建立數字化平臺、制訂管理規范，以及推動校際合作，以實現檔案信息更高效、更智能的整合，提高檔案管理的水平和效率?？偠灾?，高職院校檔案信息資源的優化整合與開發是一個全方位、多層次的工程，需要綜合運用信息技術、管理制度、人才培養等多種手段，服務于高職院校的整體發展，實現檔案信息資源的最大化利用。

參考文獻

[1] 徐懿.對高職院校檔案管理工作的幾點認識[J].長江工程職業技術學院學報，2023，40（4）：70-72.

[2] 甘秀娜，郭曉軍，王愛苗.新時期高職院校人事檔案數字化與人才服務信息化建設現狀及對策研究[J].石家莊鐵路職業技術學院學報，2023，22（4）：74-77.

[3] 郭蘭芳，盛靈利.高職院校學生檔案管理的優化策略——基于安徽省36所高職院校的調查研究[J].宿州教育學院學報，2023，26（4）：56-61.

[4] 趙思，李孟娟.依托學?！半p高計劃”建設，加強檔案工作智慧化[J].楊凌職業技術學院學報，2023，22（2）：71-74.

[5] 李東紅.新時代背景下高職院校檔案信息化管理創新研究[J].遼寧師專學報（社會科學版），2023（2）：138-140.

[6] 夏楠，張麗林.大數據時代高職院校檔案信息安全管理探索[J].九江職業技術學院學報，2022（4）：84-87.