高校人事管理數字化建設探討

摘"要：數字化建設是國家教育改革發展的戰略部署，也是新時代高校加快實現治理體系和治理能力現代化的內在選擇。在當前高校人事管理工作中，運用數字化技術，提高了人事管理工作效率，規范了人事管理業務流程，為高校人事管理提供了決策支持和管理系統。本文以高校人事管理數字化建設的必要性為出發點，對高校人事管理數字化建設的現狀進行分析，并進一步對高校人事管理數字化建設提出一些較為可行的建議。

關鍵詞：高校；人事管理；數字化建設

中圖分類號：F24"""""文獻標識碼：A""""""doi：10.19311/j.cnki.16723198.2024.17.038

1"高校人事管理數字化建設的必要性

高校人事管理工作具體可分為師資管理、人事勞資管理、人才管理3大類。根據學校發展需要和建設實際，做好人才師資隊伍規劃和發展建設，高層次人才及優秀緊缺人才引進、人事調配與人才交流工作。負責學校機構及人員編制和崗位設置、聘用管理工作，做好編外用工管理、教職工考勤、勞動工資與薪酬待遇發放工作，落實教職工社會保障相關工作，完成好教職工人才項目申報與管理，抓好專業技術職務評聘與職員職級評定工作，同時做好新進教職工培訓、到齡教職工退休手續辦理工作，并按規定做好教職工（除干部）因私出國（境）審批及證件的管理等工作。因此，高校人事管理工作是一項既宏大又系統的工程，事關每位教職工的切身利益。所以高校人事管理數字化建設必不可少。

1.1"有利于提高人事管理工作效率，降低管理成本

高校人事工作十分繁瑣。不僅基礎數據工作量大，而且政策性強，時效性、準確性要求高。比如，在以往人事管理模式中，辦理新教師入職報到時，需要人事管理人員負責收集新教師個人基礎信息，如姓名、出生年月、參加工作時間、籍貫、畢業院校、所學專業等信息，與此同時，要把收集到的基礎信息進行分類整理。后續該新教師基礎信息又有更新，人事管理人員要對這些信息進行更新，需要進行重復的分類整理工作。在繁瑣且重復的基礎信息整理工作中，人事管理工作人員的工作效率普遍低下。但是使用人事管理數字化建設，使用互聯網、信息等先進技術處理工作，可大幅度提高人事管理人員的工作效率。新教師可自行在線上人事系統中，填寫和更新自己的基本信息，由所在學院（部門）負責人審核，更新的信息保存在人事系統中，系統會自行進行分類整理，人事管理人員可以隨時查詢或者導出需要人員基礎數據。極大地節約工作時間、人員成本，使人事管理人員擺脫繁瑣的數據工作，將更多的精力投入到數據分析、工作創新等方面，真正實現人事管理工作效率顯著提高。

1.2"有助于規范人事管理業務流程，使流程更透明、更公平

在傳統的人事業務流程中，比如，以往教職工年度考核工作，要求每位教職工線下填寫年度考核表格，交由所在學院（部門）負責人、人事處負責人、學校負責人等部門審核并填寫考核評語、考核等次，最后匯總上報。教職工手工填寫，層層審核、效率不高、程序繁瑣且容易出錯導致返工。在高校人事管理數字化建設后，教職工可以在人事系統中在線填寫并提交年度考核表，系統自動提取所需數據，形成年度考核表格，推送至學院（部門）負責人、人事負責人、學校負責人處在線確認并審批電子簽章，形成了規范的業務流程閉環。全校年度業務流程完成后，人事管理人員就可以從系統數據中，獲取全校教職工年度考核結果進行匯總導出。人事管理數字化流程擁有修改和退回功能，操作過程系統也留有記錄，保障了人事管理業務流程更透明、更公平。

1.3"有利于提高高校人事管理人員的決策水平

通過高校人事數字化建設，借助人事數字化系統，高校管理層可以隨時查看教職工信息，還可以利用大數據構建“教師畫像”，形成一個完整的數據分析圖，為高校管理層提供了決策支持，同時數據分析可以隨系統實時更新，確保數據信息的準確性、科學性，為高校長遠發展提供數據支持。

1.4"有利于提升教職工的幸福感、獲得感

高校人事管理部門雖然屬于高校重要的職能部門，但實則是高校為教職工服務的窗口部門。高校數字化建設有助于教職工將重復和機械的線下審批業務，運用互聯網、信息等技術處理審批流程，實現從“教職工跑”變成“教師最多跑一次”“智慧校園線上跑”，從而使教職工的幸福感、獲得感得到提升。以往若是教職工在寒暑假期間需要開具收入證明，必須前往人事部門所在辦公室當場開具，由人事管理工作人員加蓋部門公章，并手寫用印登記。但通過高校人事管理數字化系統，教職工可全天候在線在系統中自行查詢并下載在職證明、收入證明等材料，并同時加蓋電子簽章，系統也有信息登記，方便人事管理人員導出匯總用印信息。

1.5"有助于打造信息共享優勢，促進各個部門協作

高校人事數字化建設有助于打造信息共享優勢，促進各個部門的協作。由于高校人事管理工作事務繁瑣、數據龐大，需要多個部門之間的互相協作。以往人事、教務、科研等職能部門都擁有各自的數字化系統，形成了“單打獨斗”的局面，難以實現信息共享和部門協作的目的，會造成工作效率不高的情況。因此構建一套科學、統一的、可共享的人事數字化系統至關重要。在人事數字化系統中，人事管理人員要及時做好數據更新和維護，同時基礎數據可以做到與其他科室共享，不僅提高了工作效率，而且增加了各個部門之間的協作與溝通。

2"高校人事管理數字化建設現狀

2.1"高校人事管理數字化建設的重視和認知不足

高校人事管理數字化建設，目的在于整合校內人事信息，健全人事管理信息系統功能，確保能夠將人事工作放在系統中操作，用更先進的技術服務人事管理工作。有些高校人事管理人員的對人事管理數字建設不夠重視，導致不理解其真實含義。誤以為所謂的人事數字化建設，只是將線下紙質材料，錄入到線上人事系統中去，反而徒增了工作量。有些高校人事管理人員，繼續沿用傳統的人事管理工作方式，主觀意識上認為數字化建設對提高人事管理工作效率并有沒有顯著的效果，導致高校人事數字化建設的接受程度有所不同，阻礙了高校人事數字化建設發展。

2.2"高校人事管理人才隊伍有待加強

高校人事管理人員作為職能部門工作人員，綜合素質和業務水平普遍較好，對政策的學習理解和貫徹也比較到位，但缺乏對新技術的探索與學習，缺乏專業的數字化素養，對數字化建設對提高工作效率的把握不夠精準，對高校人事數字化系統僅停留在數據記錄與儲存的功能上，其他的功能并沒有被開發與使用，高校人事管理人員數字化素養匱乏，無法發揮高校人事管理數字化建設的作用。

2.3"缺乏系統性，整體性的人事系統，共享程度低

高校各個職能部門都建立了自己的數字化系統，由于使用的數據庫、信息系統等均存在顯著差異，導致信息資源無法共享，造成“信息孤島”現象。同時，信息共享程度較低導致工作人員需要進行許多次重復性工作，造成了人力和時間的浪費。建設形成系統性、整體性并且可共享的人事系統非常重要。

3"高校人事管理數字化建設的策略

3.1"強化數字化建設的重要性，統籌規劃好數字化建設目標

新時代下，高校人事數字化建設發展是時代的發展趨勢，傳統的人事管理工作方式已經不能滿足當前的工作要求，高校管理層應該明確人事管理數字化建設的緊迫性，優化頂層設計。

以推進高校數字化建設改革發展為契機，推動高校事業高質量發展。高校人事管理人員應該轉變思想，強化數字化建設理念，增強對數字化建設的理解和認知。具體從以下幾個方面來說明。

3.1.1"實際工作中開展和推進人事管理數字化建設

在實際工作中運用數字化手段處理工作，在工作中發現數字化建設存在的問題與不足，進行思考與反饋，并根據學校實際情況及時進行調整和完善。

3.1.2"數字化系統內，數據更新要有時效性、準確性、完整性

人事管理數字化系統的基礎數據準確，是開展所有人事管理工作的基礎，需要人事管理人員及時做到系統內的數據更新和維護。

3.1.3"樹立學習觀念、與時俱進

以人事管理數字化建設為主線，加強學習，積極探索人事數字化建設和傳統人事管理整合，提高個人數字化素養，助力高校人事管理數字化建設進程。

3.2"引育并舉，加強人事管理數字化人才隊伍建設

3.2.1"加強引進數字化專業素養人才

為保障高校人事數字化建設持續推進，需要引進數字化經驗和數字化專業背景的人才，以專業為背景導向，不斷加快高校人事管理人才隊伍的建設與發展。對高校數字化系統進行日常維護、數據處理，為高校定制符合高校實際情況的功能模塊。

3.2.2"加強培育人事管理人員

引進擁有數字化專業素養的人才，加快師資隊伍建設很重要，但更重要的是對現有的人事管理人員進行培養，只有堅持引育并舉、匯智聚力，才能不斷優化人才隊伍結構，促進學校人事管理數字化建設高質量發展。具體可以從以下3個方面展開對人事管理人員的培育：（1）高校建立完善的人事管理制度，明確業務流程，分工業務模塊、落實各科室崗位職責；（2）定期開展人事管理數字化業務培訓工作，提升人事管理人員的數字化工作技能；（3）赴不同高校實地走訪調研，學習不同高校人事管理數字化建設的經驗和做法，及人事管理數字化人才培養模式。

3.3"建構一套統一的人事管理數字化數據平臺和支撐體系

構建信息標準、公共數據平臺、數據交換平臺、數據質量管理平臺、數據集成管理平臺。構建覆蓋全校教職工信息的核心基礎數據庫，使其真正成為學校的“人事數字倉庫”，形成學校權威的基礎數據源，為數字化建設奠定堅實的數據基礎。核心基礎數據庫的建立是整個信息化建設的基礎，其覆蓋了全校教職工的信息，不僅提供了全面、準確的人員信息，還為學校的各項決策提供了權威的數據支持。通過數據的管理和整合，可以形成學校權威的基礎數據源，為學校的各項建設提供堅實的數據基礎。在做好核心基礎數據庫的同時，也應該重視數據的質量和標準化問題，確保數據的準確性和規范性。通過持續改進和優化平臺和數據庫的功能和性能，可以更好地適應變化的需求和技術發展，保持數據的實時性和準確性。

在這套完整的人事管理數字化平臺中，人事管理日常業務所需模塊包括教職工信息（畫像）、機構編制、薪資管理、入職管理、離退休管理、人才引進、師資管理、校內異動、考勤管理等人事管理數字化系統（如圖1所示），以盡可能簡約的工作投入獲得盡可能多的管理效益輸出，是人事管理中的一項重要的基礎工作，也是實現人事管理數字化建設現代化和科學化的前提條件。高校需要構建并不斷完善人事管理數字化建設體系，實現管理環環相扣、科學高效。要健全人事管理數字化平臺的系統功能，確保能夠將人事工作放在系統中操作。

3.4"實現人事數據信息動態共享

人事管理數字化系統可以打破校內部門壁壘，應用于不同部門之間數據信息的銜接互通。不同部門的管理員有權限查閱和抓取實時的數據信息，增加了部門之間的協作與配合，同時系統也留有記錄，促進管理科學化、規范化。比如，在課程安排方面，教務部門可以根據實時的人事數據信息，了解每位教師的專業方向、授課能力和時間安排，從而更加合理地安排課程。

3.5"駐守保密防線，強化信息安全管理

高校人事管理數字化工作的保密性不容忽視，人事信息安全的重要性體現在保護個人隱私、維護高校穩定以及防范外部威脅等方面。因此，高校必須高度重視人事信息安全工作，采取切實有效的措施加強保護和管理，確保人事信息的安全、完整和可用性。

（1）保護個人隱私：高校人事信息涉及教職工的個人隱私，包括個人身份信息、家庭情況、工作經歷、薪資待遇等敏感信息。如果這些信息泄露或被濫用，將對教職工的隱私權和人格尊嚴造成嚴重侵害，甚至導致個人財產安全受到威脅。

（2）維護高校穩定：高校是一個復雜的組織系統，人事信息是高校穩定運行的重要基礎。如果人事信息遭到篡改、破壞或丟失，將嚴重影響高校的日常管理和決策，甚至引發內部矛盾和紛爭，破壞高校的穩定和發展。

（3）防范外部威脅：隨著信息技術的快速發展，網絡攻擊和數據泄露事件頻發。高校作為人才培養和科技創新的重要基地，其人事信息具有重要的戰略價值。加強人事信息安全保護，可以有效防范外部黑客攻擊、惡意軟件感染等威脅，確保高校信息系統的安全穩定運行。

3.6"為教職工提供“自助式”服務

在高校人事管理系統中，為不同類別的提供教職工“自助式”服務。“自助式”服務具有提高工作效率、便捷性、減少人為錯誤、個性化服務和降低管理成本等優點，為高校的人事管理工作帶來了極大的便利和效益，同時，也可以為教職工提供更加便捷、個性化的服務體驗。具體功能如下。

（1）通過自助服務平臺，教職工可以隨時隨地訪問系統，自助完成各類人事業務辦理，如個人信息查詢與更新、薪資單查看、考勤記錄、請銷假申請等，無須再排隊等待人工處理，大大節省了時間，提高了工作效率。

（2）自助服務平臺為教職工提供了24小時不間斷的服務，不受時間和空間的限制，教職工根據自己的時間安排和需求隨時使用，非常便捷。

（3）自助服務平臺通過自動化處理，可以減少人為操作錯誤和數據輸入錯誤的可能性，提高了數據的準確性和可靠性。

（4）自助服務平臺可以根據教職工的個人需求和偏好提供個性化的服務，如定制化的報表、提醒功能等，滿足教職工的多樣化需求。

4"結語

高校人事數字化建設符合當前全球數字化轉型的時代背景，是推動高校發展的必然趨勢。在當今高校人事管理工作中，通過運用先進的數字化技術，優化了人事管理流程，減少了繁瑣的人工操作，實現了人事管理工作效率的大幅提升，促進了人事管理業務的規范性，極大地增強了工作的透明度和可追溯性。數字化技術的運用為高校人事管理提供了強大的決策支持，通過對海量的人事數據進行深度挖掘和分析，能夠獲取更多有價值的信息，為高校管理層制定科學合理的人事政策提供堅實的數據支撐。高校數字化建設為高校人事管理注入了新的活力，推動了高校人事管理工作的不斷發展。

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