基于專項審核視角的高職院校干部人事檔案管理研究

摘 要：干部人事檔案，綜合反映干部的基本情況，準確鮮活的干部人事檔案能為學校選人用人等工作提供重要的參考依據［1］。高職院校作為人才密集單位，干部人事檔案管理水平的高低對學校的干部人才隊伍建設、事業發展有重要的影響。本文以干部人事檔案專項審核工作為契機，總結歸納新時代高職院校干部人事檔案管理存在的問題，深刻剖析產生問題的根源，提出進一步提升高職院校干部人事檔案管理水平的策略。

關鍵詞：專項審核；高職院校；干部人事檔案

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：2095-9052（2024）08-0076-03

引言

為深入貫徹《干部人事檔案工作條例》和全國干部人事檔案工作會議精神，江蘇省開展了干部人事檔案專項審核全覆蓋工作。按照要求，高職院校對具有副高級及以上專業技術職務人員的干部人事檔案進行審核。此次干部人事檔案專項審核暴露出高職院校干部人事檔案管理還存在一定問題，同時也對高職院校干部人事檔案工作提出了更高的要求。

一、高職院校開展干部人事檔案專項審核工作的意義

（一）落實全面從嚴治黨、從嚴管理干部的要求

全面從嚴治黨是黨的十八大以來黨中央作出的重大戰略部署，從嚴管理干部是從嚴治黨的首要任務［2］。開展干部人事檔案專項審核工作，對干部的各種信息進行嚴格審核，去偽存真、正本清源，是從嚴管理干部的一項重要手段。干部人事檔案記載著干部的德能勤績廉情況，借助干部人事檔案，組織部門可以全面了解干部的現實表現，為干部的選任、管理和監督工作提供重要參考。通過開展此項工作，確保干部各項信息準確、鮮活，為干部工作提供堅實的基礎。

（二）推動高職院校干部人事檔案管理規范化建設

高職院校通過專審工作，對本校的干部人事檔案工作進行全面的檢查，對干部人事檔案的內容建設、日常管理等工作不足的地方可進行規范、完善，為進一步健全檔案接收、保管、轉遞、審核等配套方法提供有力的支撐。通過此項工作，干部人事檔案管理工作人員的業務水平也得到進一步提升，為干部人事檔案管理的規范化建設提供有力支撐。

（三）提升選人用人公信力、營造風清氣正政治生態的必然要求

近年來發現的干部人事檔案涂改造假等問題，嚴重損害了檔案的權威性和公信力。通過開展專項審核工作，對于有造假涂改等問題的信息可以及時進行糾正，推動檔案內容還原本來面目，匡正了風氣、教育了干部。檔案審核是選人用人的必經程序，清爽的人事檔案在準確識別干部、合理使用干部、防止“帶病提拔”等方面發揮了不可替代的作用，為營造風清氣正的政治生態奠定堅實的基礎。

二、高職院校干部人事檔案存在的問題

（一）檔案材料歸檔不及時

高職院校中，干部人事檔案材料由不同部門上交至檔案收集部門，由檔案收集部門整理分類后歸入檔案。在專審工作中發現，部分教職工招錄相關材料、年度考核表、干部任免審批表等未及時歸檔。長期以來，高職院校干部人事檔案一直存在“你交我收”“你要我找”的被動管理模式［3］。高職院校干部人事檔案材料形成部門較多，材料形成部門由于檔案意識比較缺乏，沒有及時將需要歸檔的材料交至檔案收集部門，檔案收集部門也沒有及時催收相關材料，就導致了檔案材料歸檔不及時的問題。

（二）部分干部檔案材料缺失

干部人事檔案材料形成時間跨度較大，早期材料容易出現缺失的情況，具有不穩定性。在審核中發現，團員材料由于形成時間較早，缺失情況較為普遍，黨員材料存在個別缺失現象。部分干部在進入學校之前有過工作經歷，尤其是在私企工作的干部，缺少工作合同及工作調動等相關材料，導致難以對此階段的工作經歷進行認定。

（三）信息前后記載不一致

“三齡兩歷”是干部選拔任用時對干部人事檔案進行審核的重要內容，也是干部專項審核工作首先要解決的問題。在審核中發現，部分檔案材料中“三齡兩歷”中“三齡”的信息存在著不同程度前后不一致的情況：年齡上，有的干部多項材料中記載的出生日期不一致。工齡上，部分干部在各個工作崗位的時間節點不清；有離職攻讀碩士或博士學位的干部按畢業后的工作時間作為自己的工作時間來填寫。黨齡上，主要為入黨時間的記憶不夠準確，或將入黨時間誤認為是預備黨員轉為正式黨員的時間。

三、高職院校干部人事檔案管理存在問題的原因剖析

（一）干部人事檔案管理制度機制尚不健全

部分學校對干部人事檔案管理工作不夠重視，尚未制定出臺相關制度規定。部分學校雖出臺了相關管理制度，但是仍存在如下問題：一是制度內容不夠全面。有的學校尚未建立符合學校自身實際情況的收集歸檔內容，沒有對歸檔范圍、歸檔期限、歸檔要求等作出明確的規定；二是制度出臺時間較早，內容陳舊，未根據國家最新政策進行完善。經調查，部分學校制度出臺時間為九零年左右，時間較為久遠，制度作用發揮不明顯。

（二）干部人事檔案工作力量偏弱

目前，高職院校干部人事檔案管理工作在隊伍建設上仍存在一定的差距。一是人員配備不到位。有的學校未按照“千卷一人”的要求配備專職管檔人員，兼職人員由于自身還負責本部門的其他工作，因此在日常工作中沒有太多精力投入到人事檔案管理工作中。二是業務能力水平較低。負責人事檔案工作的人員有的并非檔案相關專業畢業，又缺少專業培訓，專業化水平較低，導致材料形成不夠規范，信息認定不夠準確。三是自身職業認可度低，工作態度消極。部分人事檔案工作人員存在對該項工作的重視程度不夠，工作作風不扎實，責任心不夠強等問題。

（三）干部人事檔案工作宣傳教育不到位

雖然有的干部本人或相關部門意識到干部人事檔案對于干部本人的發展較為重要，但是由于高職院校普遍對干部人事檔案工作的宣傳教育不到位，無論是檔案材料形成的部門還是干部本人，對于人事檔案的內容建設、歸檔范圍、材料標準以及歸檔期限等缺少最基本的了解，無法做到“心中有遵循”，因此停留在思想上重視，行動上滯后的狀態。組織人事部門對干部人事檔案問題的源頭缺少把關，導致后續各類問題的出現，最終造成了材料的不完整或信息的失準。部分材料形成部門由于不清楚哪些材料需要入檔、如何入檔，加之材料收集部門又未進行及時有效的指導、溝通、督促，導致該入檔的材料未及時入檔，嚴重影響了干部人事檔案規范性的推進。

（四）干部人事檔案信息化建設相對滯后

《條例》對干部人事檔案工作的信息化提出了要求，要建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。但大部分高職院校干部人事檔案工作的信息化建設一直處于較為落后的狀態，推進力度較小［4］。一方面是由于干部人事檔案信息化建設需要借助先進的技術或選擇外包商等進行實施，需要一定的費用，而大部分高職院校沒有給予相應的經費支持。另一方面，由于干部人事檔案材料主要為組織人事等相關部門在開展工作時需要查閱，檔案中的信息未能對其他職能部門的工作發揮價值，尚未建立干部人事檔案信息共享機制，不同部門、不同信息系統之間的壁壘仍然存在，檔案信息的服務率較低，因此多數高職院校僅停留在使用紙質檔案層面，對于信息化建設一直未提上日程。另外，由于信息化建設牽涉到人力、財力、安全等方面，很多學校也存在畏難的情緒，因此建設情況相對滯后。

四、提升高職院校人事檔案管理效能的策略

（一）提高認識，高度重視干部人事檔案管理工作

習近平總書記指出，檔案工作是一項非常重要的基礎性工作，經驗得以總結、規律得以認識、歷史得以延續、各項事業得以發展，都離不開檔案。《干部人事檔案工作條例》的印發及專審工作的開展表明上級部門對干部人事檔案管理工作的高度重視，同時也對此項工作的開展提出了更高要求［5］。高職院校要提升干部人事檔案管理效能，就需要自上而下從思想上提高對此項工作重要性的認識。

一是學校黨委要對干部人事檔案管理工作進行統籌安排，堅持黨管干部原則，主動適應新時代干部工作新要求，把干部人事檔案工作牢牢抓在手上，層層壓實責任，幫助協調解決各方面的困難，從而推動干部人事檔案管理工作高質量開展。二是具體負責干部人事檔案工作的部門，要建立健全相關規章制度和工作機制，組織開展宣傳、指導，加強相關部門、教職工本人對干部人事檔案工作的了解；建立日常“雙向聯動”機制，經常性、針對性地與材料形成部門加強溝通，形成工作合力，營造教職工以及相關部門大力支持干部人事檔案管理工作的良好局面，讓干部人事檔案工作不再停留在“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的階段。

（二）扎緊織密干部人事檔案制度“籠子”

加強制度建設和創新，要以《條例》為遵循，結合學校實際情況，認真總結工作中的經驗做法，突出問題導向，從內容建設、日常管理、利用審核等方面，找出薄弱環節，堵塞漏洞，形成系統完備、科學規范、有效管用的從嚴管檔工作體系，使負責干部人事檔案工作人員有章可循［2］。

一是要加強干部人事檔案的內容建設。干部人事檔案能否發揮存史、留憑、資政、育人的作用，關鍵是抓好內容建設。首先明確干部人事檔案的分類及內容，確保檔案材料的全面性；其次要明確檔案材料的內容填寫、格式規范等要求，確保檔案材料的規范性。第三要限定材料歸檔時間期限，確保檔案材料的時效性。二是要對干部人事檔案日常管理各個方面做出明確的規定和要求。針對檔案日常管理的各個方面，例如檔案的建立、接收、保管等，都需要切實可行的規定，并在日常工作中認真貫徹落實，避免因管理不當出現檔案材料丟失、損壞，檔案信息被涂改等問題的出現。三是制定干部人事檔案利用審核的具體規定。檔案的價值和生命都在于“用”，用好了就是“活檔案”，用不好或者不用就是“死材料”。在規章制度的建立健全中，應對可以利用的情況以及程序和要求作出明確的規定。四是對干部人事檔案的工作紀律及監督作出規定。干部人事檔案對于國家、學校及干部個人有著重要的作用，是具有法律效力的憑證和依據。因此，應嚴格人事檔案的工作紀律要求，防止出現偽造、篡改檔案等違法行為。相關職能部門對于干部人事檔案的各項管理規定、制度的貫徹落實情況還需要進行監督檢查，維護檔案工作的嚴肅性和公信力。

（三）著力加強干部人事檔案工作隊伍建設

檔案管理人員是開展干部人事檔案管理的主體，其專業素養直接影響干部人事檔案管理的成效［6］。一是要確保人員力量配備到位，檔案管理工作人員要按照“千卷一人”要求配備，達不到千卷的要安排兼職人員負責此項工作，但要對其工作職責等進行明確規定。干部人事檔案管理工作較為繁雜，組織人事部門應將工作作風扎實、政治素質較好的黨員干部選拔到檔案工作崗位。二是要提升檔案工作人員的責任意識。干部人事檔案對于了解干部、開展干部選拔任用工作等具有重要的作用，要引導干部人事檔案工作者以高度的責任心和使命感開展此項工作，大力弘揚“責任重于泰山”“視檔案如生命”精神，引導干部人事檔案工作人員不忘初心，牢記使命，深入貫徹落實好學校關于干部人事檔案工作的規章制度，推進檔案管理的規范化建設。三是要加強對檔案工作人員的政策和業務培訓。檔案工作的政策性和專業性很強，學校要適時組織專兼職管理人員參加各級業務培訓，不斷提升檔案工作隊伍的專業素質和業務水平。四是要對檔案工作隊伍采取鼓勵約束措施。組織人事部門對檔案工作隊伍要堅持嚴管厚愛相結合的原則，激勵約束并重。干部人事檔案工作較為繁雜，對于工作作風扎實、工作表現優秀的檔案管理工作人員給予一定的獎勵。對于不嚴守工作紀律，在工作中弄虛作假的人員要從嚴處理。

（四）持續推進干部人事檔案信息化建設

提升檔案信息化水平，是利用現代信息技術提升檔案工作水平的重要途徑，也是從技術上防止檔案涂改造假的有效手段。針對當前高職院校干部人事檔案信息化建設推動力度較小的問題，學校黨委及相關部門應拓寬工作思路，借助先進的技術，提升信息化水平。

一是確保經費保障到位，克服畏難情緒。檔案的信息化建設因涉及系統購買或外包等工作，因此需要一定的經費。學校黨委要對人事檔案工作的信息化足夠的重視，給予各方面的支持，讓推進該工作的領導、老師有足夠的底氣。具體負責干部人事檔案管理的部門要克服畏難情緒，深入信息化建設工作富有成效的兄弟院校開展調研，吸取借鑒好的工作經驗方法，做好信息化建設的項目實施方案，對于信息化工作的組織實施、信息的安全保障等各方面考慮到位，將信息化工作提上日程。二是探索建立干部人事檔案信息共享機制。當前將檔案利用貫穿干部“選、育、管、用”全過程上持續用力，同時也要深度開發干部人事檔案資源信息，為黨員教育管理、干部培養監督、人才引進等工作服務。高效運用人事檔案信息，實現與學校現有的人事系統數據的互通，切實能夠通過信息化建設提升干部人事檔案的利用率和服務水平。三是繃緊保密安全弦。干部人事檔案部分信息涉及干部本人的隱私，因此在干部人事檔案信息化的過程中要特別注意保密，防止干部個人信息出現泄漏的情況，增強風險防范意識，要確保干部人事檔案的絕對安全，切實“系好安全帶”。

結語

高職院校應深刻總結干部人事檔案工作中存在的問題，以《干部人事檔案工作條例》為根本遵循，不斷提升干部人事檔案工作的規范化、信息化水平等，扎實做好新時代干部人事檔案工作，為學校干部人才工作、學校的高質量發展提供重要的支撐。

參考文獻：

［1］袁海芳.干部人事檔案專項審核對完善機關事業單位人事檔案管理的啟示［J］.邯鄲職業技術學院學報，2022（9）：90-92.

［2］王偉東.事業單位干部人事檔案專項審核工作要點分析［J］.黑龍江檔案，2022（5）：228-230

［3］亢云潔，孔愛蘋.高校干部人事檔案專項審核工作的啟示［J］.蘭州交通大學學報，2019（3）：128-132.

［4］王喆.信息化背景下高職院校干部人事檔案建設的探索［J］.陜西檔案，2021（5）：51-53.

［5］莊菁.干部人事檔案專項審核工作現狀及解決對策［J］.黑龍江檔案，2021（6）：112-113.

［6］王振華.事業單位干部人事檔案規范化管理探討［J］.人事管理，2022（1）：145-146.