加強大數據時代人事檔案管理工作的研究

[摘 要]隨著大數據時代的到來，國有企業作為國民經濟的重要支柱，面臨著人才競爭加劇、管理效率提升以及數字化轉型等多重挑戰。人事檔案作為記錄員工個人信息、職業經歷、績效評價等關鍵資料的核心載體，其管理效率與質量直接影響到企業的人力資源配置、員工職業發展路徑規劃以及合規性管理。本文旨在深入探討大數據技術在國有企業人事檔案管理中的應用現狀、改進策略，以期為國有企業人事檔案管理的創新與發展提供理論支持和實踐指導。

[關鍵詞]大數據時代；國企；人事檔案管理；隱私保護

人事檔案管理作為企業管理的基礎性工作，不僅關系到企業人才的合理配置和高效利用，更直接影響到企業的競爭力和持續發展能力。傳統的國有企業人事檔案管理模式往往以紙質檔案為主，管理效率低下，信息更新不及時，且難以滿足大規模數據處理和快速檢索的需求。而大數據技術的應用，為國有企業人事檔案管理工作帶來了革命性的變革。企業可以利用大數據技術實現對人事檔案的數字化管理、智能化分析和精準化應用，提高管理效率，優化人力資源配置，進而提升企業的整體運營效率和核心競爭力。因此，加強對大數據時代國有企業人事檔案管理工作的研究，具有重要的現實意義和理論價值。

一、大數據時代概述

大數據時代是信息技術高度發達的新紀元。它以數據量呈爆炸性增長，數據類型多樣化和數據處理速度得到極大提升為主要特征。在這個時代背景下，由于互聯網、物聯網、社交媒體和傳感器等多種技術的普遍運用，每天都在生成龐大的數據量。這些數據涉及從個人行為習慣到企業運營細節，再到宏觀經濟動態等各個方面，構成一個巨大的數字宇宙。大數據不只是指“大”，還包括其所引發的深刻變革——從商業決策到社會治理再到科學研究，每個行業都已經開始依賴采集這些數據，對其進行分析和運用，從而找出其中潛藏的規律，預測其未來走向，優化其決策

過程[1]。

二、加強大數據時代人事檔案管理工作的必要性

《數字中國建設整體布局規劃》提出，數字中國建設是數字時代中國式現代化發展的主要動力，也是構建國家競爭新優勢的強有力支撐。加快數字中國建設對于全面建設社會主義現代化國家，實現中華民族的偉大復興有著重大而深遠的意義[2]。在這樣的背景之下，作為我國經濟支柱的國有企業，在大數據時代強化人事檔案管理工作是非常有必要的。

（一）優化資源配置，提升管理效率

隨著信息技術的飛速發展，國有企業正處于向數字化、智能化轉型的關鍵期。人事檔案作為企業人力資源管理的基礎，其數字化轉型是整個企業數字化進程的重要組成部分。加強大數據技術在人事檔案管理中的應用，可以實現檔案的電子化存儲、智能化檢索和自動化更新，極大地提升管理效率，減少人力成本，使人力資源部門能夠從煩瑣的手工操作中解放出來，專注于更高價值的戰略性工作。而大數據分析能夠幫助企業從海量的員工信息中提取有價值的數據點，如技能特長、績效表現、職業傾向等，通過算法模型進行智能分析，精準識別員工的能力與潛力，從而在招聘、晉升、培訓等環節做出更為科學合理的決策，實現人才與崗位的最優匹配。

（二）強化合規管理，保障信息安全

在大數據時代，個人信息保護成為全球關注的焦點，各國紛紛出臺嚴格的數據保護法律。國有企業作為公有制經濟的主體，更應承擔起保護員工個人信息安全的社會責任。加強人事檔案管理，確保數據收集、存儲、使用和銷毀的每一個環節都符合法律法規要求，可以有效避免因數據泄露引發的法律風險，維護企業聲譽，同時保障了員工的合法權益不受侵害。除此之外，大數據技術的應用可以幫助企業構建更加嚴密的內部控制體系，對人事檔案數據的實時監控和智能分析，可以及時發現和預防潛在的違規行為，如職位濫用、利益沖突等，維護企業內部的公平正義，增強員工對組織的信任感和歸屬感。

三、大數據時代人事檔案管理工作現狀

（一）數據整合與標準化問題

大數據時代下，國有企業人事檔案信息的來源非常廣，主要涉及員工的基本情況、教育背景、工作經歷和績效考核等諸多方面。但由于不同部門、不同子公司的數據格式、標準各不相同，造成數據整合困難，很難做到統一管理與高效利用。另外，一些國有企業人事檔案數據缺乏及時更新，出現數據滯后、信息不準確的現象，從而影響人事檔案管理的準確性與有效性。

（二）信息安全與隱私保護問題

在利用大數據技術時，部分國有企業人事檔案管理在信息安全、隱私保護等方面還存在一些挑戰。一方面，隨著數據量增大，系統漏洞和黑客攻擊的安全風險相應加大，這可能會造成人事檔案信息外泄和篡改的嚴重后果。另一方面，一些國有企業人事檔案信息在采集、儲存和利用過程中缺乏嚴密的隱私保護措施，有可能暴露職工個人隱私信息。這樣既損害了職工合法權益，又給企業聲譽與形象帶來不利影響。

（三）存在數據孤島現象

目前，一些國有企業內部信息系統各自為政，人事檔案數據分散于各部門系統，存在數據孤島現象。這種分散式存儲方式造成數據整合難度大，信息不能跨部門共享，數據利用價值下降等問題。這有可能會造成人事檔案完整性、一致性以及時效性等方面難以得到保障，從而影響到以大數據為基礎的精準分析與決策支持。

四、加強大數據時代人事檔案管理工作的研究

（一）建立統一的數字化平臺

隨著大數據時代的到來，國有企業人事檔案管理工作必須緊跟時代步伐，充分利用數字化技術，建立統一的數字化平臺，以實現人事檔案的高效管理、精確查詢和便捷使用。這樣的平臺不僅是檔案管理創新的基礎，也是國有企業優化資源配置、提高管理效率的重要途徑。基于云計算的架構設計，是實現平臺高效運行、靈活擴展的基石。云技術提供的彈性計算資源，確保了即使面對數據量的指數級增長，平臺也能保持高效響應，支持企業規模的快速擴張和業務的靈活調整。

在數據采集環節，平臺需集成廣泛的數據接口，包括企業內部HR系統、財務系統、考勤系統以及外部社交網絡、公開數據庫等，實現全方位數據捕獲。利用API接口、爬蟲技術等手段，確保數據來源的多樣性和時效性。實時數據流處理技術的應用，使得平臺能夠即時反映員工狀態變化，無論是新員工入職、崗位變動還是離職情況，都能做到即刻更新，為管理層提供最新的組織結構視圖和人力資源分布情況[3]。而分布式存儲技術的引入，解決了傳統集中式存儲在容量、性能和可靠性上的局限。數據分片、冗余備份等機制，可以確保數據的高可用性和災難恢復能力，提升數據訪問的速度，即便在高并發場景下也能保持流暢的用戶體驗。同時，嚴格的加密算法、訪問控制機制以及定期的安全審計，構成了平臺數據安全的堅固防線，確保敏感的員工信息不會遭受未經授權的訪問或泄露，符合GDPR、《個人信息保護法》等國內外數據保護法規要求。

值得注意的是，一個直觀易用的用戶界面是平臺成功實施的關鍵。設計時需充分考慮不同用戶群體的需求，包括管理層、HR專業人員以及普通國企職工。界面應清晰展示關鍵指標、圖表和報告，支持自定義查詢和可視化配置，使得非技術人員也能輕松獲取所需信息，參與決策過程。同時，移動適配、多語言支持等特性，進一步增強了平臺的便捷性和普適性，確保每位用戶無論身處何地，都能高效、安全地訪問和操作人事檔案信息。

（二）強化數據安全與隱私保護機制

國有企業人事檔案包含大量敏感個人信息，強化數據安全與隱私保護機制是首要任務。基于此，國有企業應構建多層次的安全防護體系，從物理安全、網絡安全、數據安全和應用安全四個維度出發，確保檔案數據的全方位保護。物理安全上，加強對數據中心的管理和監控，確保服務器、存儲設備等硬件設施安全可靠；網絡安全層面，部署防火墻、入侵檢測系統等技術手段，防范外部攻擊和非法入侵；數據安全上，實施數據加密技術，無論是數據傳輸還是靜止存儲狀態，都應確保數據的保密性；應用安全方面，則需定期進行系統漏洞掃描和安全測試，確保人事檔案管理軟件無安全漏洞。

為了防止未經授權的訪問，必須實施嚴格的數據訪問控制機制。基于角色的訪問控制（RBAC）是一種有效方法，根據員工的職責和需要，分配相應的數據訪問權限，確保“最小權限原則”的落實。同時，采用多因素認證技術，如密碼、生物特征、動態口令等組合驗證方式，增強用戶身份認證的嚴密性，防止身份冒用。對敏感操作實施審計追蹤，記錄每一次數據訪問和修改的詳細信息，以便在發生安全事件時進行追溯和調查。在強化技術措施的同時，國有企業還需建立健全的數據隱私保護政策，確保所有數據處理活動符合國內外相關法律法規，如《中華人民共和國個人信息保護法》、歐盟《通用數據保護條例》（GDPR）等。政策應明確規定數據收集、存儲、處理、傳輸和銷毀的全過程管理要求，特別強調個人信息的最小化收集原則，只收集完成業務所必需的最少量信息，并明確告知員工信息的用途、處理方式及保護措施。

（三）制定統一的數據標準和規范

大數據時代，國有企業人事檔案管理存在數據量大、來源多、格式不一等問題。建立數據統一標準與規范，是破解數據孤島問題、提升數據質量與利用效率的先決條件。數據標準的統一化有利于保證人事檔案信息一致性、完整性與準確性。并為之后數據整合、分析與決策奠定堅實的基礎[4]。制定統一的數據標準和規范的主要目的是：簡化數據集成的過程和減少數據處理的費用；提高數據互操作性，促進跨部門、跨系統的數據共享；確保數據安全和防止數據混亂造成的隱私泄露。

建設數據標準體系框架，是統一數據標準建立的首要環節。該框架應涵蓋數據元素標準、數據交換標準、數據質量標準和元數據標準等多個方面。如數據元素標準對人事檔案各數據的命名、定義、形式、長度和允許值進行界定，以保證不同系統對相同數據項的表達統一。數據交換標準則對不同系統之間的數據傳輸協議及格式作出規定，例如使用XML、JSON以及其他通用格式來保證數據無縫連接。數據質量標準制定了對數據準確性、完整性、時效性以及一致性等方面的需求。而數據質量監控與清洗機制能夠保證數據的可用性。元數據標準詳細闡述了數據的起源、所有權以及更新的頻次等核心信息，旨在幫助用戶更深入地理解和應用這些數據。

（四）引入大數據分析技術

大數據分析技術就是將統計學方法、機器學習算法、數據挖掘技術和高性能的計算手段，應用于大規模、多源異構的數據集，揭示隱藏在數據后面的關聯性、模式和趨勢等一系列的加工過程。其內容涵蓋了數據采集、清洗、存儲、加工和可視化等各個環節，其目的是從大量數據中挖掘出寶貴信息，為商業決策、市場預測、用戶行為分析和風險控制等眾多應用場景提供支持。大數據分析不只注重數據大小，更加注重對數據多樣性與復雜性的處理，借助高級分析技術，例如深度學習、自然語言處理以及實時流計算，使得企業能對市場的變化作出迅速的反應，優化運營策略，從而帶動產品的創新，實現服務的個性化，最終取得競爭優勢[5]。在云計算、人工智能技術持續進步的背景下，大數據分析技術逐漸向社會經濟各領域滲透，成為數字化轉型與智能決策核心驅動力。大數據時代，國有企業人事檔案管理中引入大數據分析技術是人力資源管理智慧化和精細化發展的關鍵一步。大數據分析技術對海量人事檔案數據進行深度挖掘，發現其中可能存在的聯系和規律，從而實現更準確的人才畫像、績效評估、趨勢預測和其他分析結果，為管理層作出更科學和更有效的決定提供支持。

以某大型國有企業為例，其人才隊伍規模大，組織結構復雜，傳統人事檔案管理模式已經很難適應其人力資源管理的需要。為促進人事檔案管理水平的提高，企業將大數據分析技術引入其中，效果明顯。在具體的實踐過程中，企業率先建立人事檔案統一管理系統，把各個部門、各個子公司人事檔案信息集成于一個平臺，對信息進行集中存儲與管理。接著，企業運用大數據分析技術深入挖掘人事檔案數據并加以分析。企業從員工基本信息、教育背景、工作經歷、績效考核等多維度數據分析，確定各類型人才共同特征及潛在需求，對企業招聘、選拔和培訓提供了強有力的支撐。同時，該企業還運用大數據分析技術追蹤分析員工流動數據，對未來人才流動趨勢作出預測，這對于企業人力資源戰略制定具有重要借鑒意義。除此之外，企業運用大數據分析技術、搭建人才畫像、人才地圖等可視化工具，給企業管理層以直觀清晰地呈現人才信息。借助這些手段，管理層對員工隊伍現狀及企業未來發展趨勢有更深刻的認識，從而對企業制定更科學合理的人力資源戰略起到強有力的支撐作用。

結束語

綜上所述，加強大數據時代國有企業人事檔案管理工作的必要性，不僅體現在提升管理效率、優化資源配置的經濟效益上，更在于其對于保障信息安全、遵循法律法規、構建健康企業文化和增強組織競爭力的深遠意義。因此，國有企業應該重視對大數據時代背景下的人事檔案工作進行深入研究并加以實踐應用，從而實現對傳統檔案管理模式的革新和創新。

參考文獻

[1]馮海生.加強大數據時代人事檔案管理工作的探討[J].四川勞動保障，2023（3）：14-15.

[2]周文波.新時代干部人事檔案數字化管理策略研究[J].蘭臺世界，2023（6）：113-115.

[3]楊玲.大數據時代干部人事檔案管理數字化建設研究[J].蘭臺內外，2022（21）：30-31.

[4]胡淑君.大數據時代下人事檔案電子化管理探討[J].數碼設計，2022（12）：72-74.

[5]陳龍.大數據時代檔案安全管理問題研究[J].知識經濟，2022，620（19）：83-85.

作者簡介：蔡芳蕓（1991— ），女，漢族，福建漳州人，漳州高新人力資源有限公司，中級館員，本科。

研究方向：流動人員檔案相關專業。