機關事業單位檔案信息資源開發利用實踐研究

摘 要：機關事業單位作為我國重要的社會組織，在正常運行過程中承擔著重要的綜合職能，其檔案管理工作的落實情況不僅關系到機關事業單位的經營和發展，還會對國家和人民群眾的切身利益產生較為深遠的影響。為了做好對機關事業單位檔案信息資源開發利用工作現有問題的合理化調整，需要從相關基礎工作條件和工作環境的變化來思考，結合時代背景做好對檔案管理工作的優化，從而為機關事業單位檔案信息資源的開發利用提供相應的基礎條件。文章就機關事業單位檔案信息資源開發利用實踐展開研究，以期推進我國機關事業單位檔案管理工作的合理優化，確保在單位內部能夠做好對檔案信息資源的利用，將信息資源發揮出更大的價值，進而實現對機關事業單位檔案管理工作各方面情況的有效應對。

關鍵詞：機關事業單位；檔案信息資源；資源開發；資源利用；工作實踐

引言

機關事業單位是國家的重要組織機構，需要嚴格按照國家的要求落實好單位內外部各項工作，進而有效保障機關事業單位的穩定運行，為綜合職能的發揮奠定重要基礎。結合機關事業單位在實際運行過程中的具體工作表現、落實情況及其帶來的影響來看，需要高度重視檔案管理工作，做好檔案信息資源開發利用，有序推進機關事業單位整體運行的合理優化。

一、機關事業單位檔案信息資源開發利用的重要意義

1.確保機關事業單位綜合職能的正常發揮

機關事業單位必須保證自身的綜合職能能夠正常發揮，并為當地人民群眾提供高質量的社會服務，助力實現機關事業單位社會效益、經濟效益的全面提升。隨著當前我國機關事業單位整體發展情況的全面優化，機關事業單位在自身工作落實過程中需要考慮的內容也在不斷增加，且涉及多個方面，導致檔案管理工作的復雜性越發顯著。在機關事業單位檔案管理工作中，需要通過對檔案管理信息化系統的合理利用提高檔案管理工作效率，梳理檔案管理工作中存在的問題，為機關事業單位綜合職能的正常發揮提供相應的措施。

2.為檔案管理工作的有效落實提供助力

檔案信息資源開發利用是機關事業單位檔案管理工作中的重要內容，借助單位檔案信息管理系統的支持，相關信息資源開發利用情況也能得到進一步優化，從而為檔案管理工作的落實提供有效助力。檔案管理工作與信息化建設的有效結合能夠調整機關事業單位常規檔案管理模式，將紙質檔案管理模式轉變為信息數據檔案管理模式，從而在一定程度上降低了機關事業單位保管紙質檔案資料的壓力。同時，信息化管理辦法能夠將資料通過掃描、傳輸的方式完成紙質資料的轉化，將大量的數據資料保存到信息化設備中，顯著提升檔案資料的儲存量，有效降低了檔案管理工作的成本，還能夠通過備份的方式提升檔案數據資料的安全性。

3.充分挖掘檔案信息資源的重要價值

在機關事業單位檔案管理工作中，檔案信息資源開發主要指單位檔案管理部門利用多種檔案管理手段和方法，將單位內部檔案資料數據中存在一定價值的信息挖掘出來，從而為機關事業單位內外部多項工作提供一定的數據支持，滿足社會或信息使用者對機關事業單位資料數據的需求。

隨著我國計算機、信息技術的不斷發展，加上國家對機關事業單位工作、服務的重視，機關事業單位利用檔案信息資源庫，按照相關管理人員及注冊人員的權限開展檔案信息管理，充分利用計算機、信息技術和互聯網平臺，保障檔案信息開發和利用效率，更好地滿足大眾在檔案信息方面的需求。

二、機關事業單位檔案信息資源開發利用存在的問題

1.機關事業單位檔案信息被泄露或丟失

由于機關事業單位的檔案信息資源開發利用是基于計算機、信息技術來落實工作的。因此，該項工作也會具備計算機、信息技術類似的特點，即計算機信息技術的通用性和共享性。可能會有不法分子利用信息技術入侵機關事業單位檔案信息管理系統，導致檔案數據資料遭到破壞或者出現丟失的情況。如果涉事單位的關鍵性資料發生此類問題，極有可能對國家經濟安全和穩定的社會環境造成威脅。目前，該問題尚無法實現全面解決，究其原因，在于我國網絡安全制度并未做好對各方面問題的全面覆蓋，導致部分工作在細節中存在漏洞，難以得到有效處理。

2.部分事業單位檔案管理信息化建設水平不足

機關事業單位檔案信息資源的開發利用需要有完善的信息化建設作為支撐。但是，就目前部分機關事業單位的信息化建設水平來看，由于近年來并未開展全面的優化提升，導致設備設施、技術依舊停留在初始階段，加上檔案數據資料的類型和總量仍在不斷增加，部分事業單位的檔案資料信息化處理能力呈現出嚴重不足的情況。目前，紙質檔案資料管理模式已經很難適應復雜的檔案管理工作，很容易出現檔案資料數據處理不及時或其他方面的問題，檔案管理信息化建設工作也因此出現了趨于形式化的問題。

3.檔案管理人員綜合素質與工作要求之間存在明顯差距

由于機關事業單位檔案信息資源的開發利用對檔案管理人員的綜合素質有較高的要求，需要檔案管理人員在檔案管理和計算機、信息技術方面均具有較高的專業能力。結合目前機關事業單位內部檔案管理人員的能力來看，大多數檔案管理人員具有檔案管理專業方面的能力，但在計算機、信息技術方面能夠達到工作要求的檔案管理人員相對較少。加上部分機關事業單位對檔案管理工作的重視程度不足，在檔案管理人員的聘用上過于寬松，導致許多并不具備較強綜合素質的人員也會進入檔案管理工作崗位，甚至可能出現檔案管理工作人員是臨時抽調或者選擇事業單位人員結構以外的人員來完成工作，導致檔案管理工作的專業性和嚴謹性受到嚴重影響。并且，還有可能因為人員方面的問題而出現重要信息被人為泄露的情況。

4.檔案信息資源未能得到充分利用

機關事業單位檔案信息資源開發利用工作的核心在于檔案信息資源，必須做好對檔案信息資源的有效整合，才能保證檔案信息資源能夠得到合理利用，避免出現部分重要資料數據未能集中處理的情況，進而影響檔案管理工作的實際效果。

結合機關事業單位檔案管理工作的實際狀況來看，出現上述問題的根源主要在于以下三個方面：第一，對機關事業單位內部情況分析不足，在短期內片面追求信息化建設，不僅導致大量資源被浪費，還會對機關事業單位的正常運行造成一定的負擔；第二，檔案管理信息化平臺的建設情況相對較差，其中對信息檢索功能的設計問題尤為顯著，未能做好及時的更新優化，導致部分用戶的合理需求難以得到有效滿足；第三，檔案管理部門并未有效宣傳檔案信息資源相關內容，導致大眾對檔案信息資源管理和利用情況沒有較為全面的了解。

三、機關事業單位檔案信息資源開發利用工作的優化實踐

1.高度重視檔案信息化建設，提升資源保護力度

通過基礎安全措施的進一步完善，為安全防護工作實效性的提升奠定堅實基礎，有序推進檔案信息化建設工作，并針對現階段基礎安全措施的具體建設情況和特點做好考慮，從而為檔案信息化建設的順利落實提供重要參考。

在上述基礎工作落實效果得到有效保障的前提下，需要規范檔案管理信息化建設，通過建立健全安全管理制度，明確在檔案管理工作中可能出現的問題和意外狀況，并將其作為完善制度建設的重要參考，確保安全管理制度具有較強的應用性，以免影響機關事業單位檔案管理工作的落實。此外，在檔案信息資源開發利用管理制度上還需要做好對崗位職責的劃分，明確相關崗位工作人員的具體職責，確保所有檔案管理人員在實際工作中都能按照職責來開展工作，有效減少人員原因所帶來的工作失誤。同時，在明確的崗位職責劃分制度指導下，一旦部分工作出現問題，也能按照職責劃分找到具體工作的負責人和相關工作人員，借此推動責任追溯機制的完善。通過明確的崗位職責劃分制度和完善的責任追溯機制確保檔案管理人員能夠在各項工作落實過程中始終堅持嚴謹的工作態度，從而有效降低工作失誤的發生率。

2.持續提高檔案信息化建設水平，完善檔案管理信息化系統

由于信息技術仍在不斷地變化和發展，機關事業單位檔案信息資源開發利用的基礎條件也會因此而出現一定的變化。為保障機關事業單位檔案信息化建設水平，避免在工作過程中出現檔案信息化建設與工作需求不符的情況，必須全面、詳細地調查當前我國信息技術領域的發展情況，在保證相關計算機、信息技術的應用價值和應用效果得到充分肯定和認可的情況下，再將其應用到檔案信息化建設工作中，有效完善機關事業單位檔案管理信息化系統。

機關事業單位在信息化建設方面的專業性相對薄弱，想要有效完善檔案管理信息化系統，保證檔案信息化管理系統能夠全面覆蓋機關事業單位內部各方面工作，可以通過與專業互聯網公司合作的方式，建立健全機關事業單位信息化系統。在此過程中，應當采用標準化招投標的方式來選擇合適的互聯網公司，按照互聯網公司給出的參考方案和機關事業單位檔案信息資源開發利用工作的具體需求展開比對，分析方案的性價比以及能否完全滿足檔案管理工作的現實需求等一系列情況，并在招投標完成后展開技術交底，保證技術的先進性。此外，為保障檔案信息化建設水平，還需要明確檔案信息化管理系統的優化完善是一項長期性的工作，在相關技術、設備設施出現重大更新時，必須及時優化調整。

3.注重對檔案管理人員綜合素質的培養，構建成熟的人才隊伍

檔案管理人員作為機關事業單位檔案信息資源開發工作中的關鍵性人物，必須保證其具有較強的綜合素質。因此，機關事業單位需要注重對檔案管理人員綜合素質的培養，并完善對其能力的培養和培訓工作，保證考核、培訓工作的定期性，通過考核的方式明確機關事業單位檔案管理人員的專業能力水平，并針對檔案管理人員的能力薄弱環節開展針對性培訓，提升檔案管理人員的綜合素質。此外，在現階段檔案管理工作中，需要檔案管理人員在具有檔案管理專業知識技能的同時，還要掌握一定的計算機、信息技術。通過培訓，促進機關事業單位檔案管理人員思想意識、觀念的有效調整，盡可能做好對檔案管理人員終身學習習慣的培養，實現機關事業單位檔案信息資源開發與利用效果的全面提升。

在構建成熟人才隊伍的過程中，應保證整個隊伍的綜合素質水平和隊伍人員結構動態穩定性，始終以職業道德、專業素養、專業理論和技能水平等關鍵要素為考核標準，確保檔案管理隊伍的所有成員均具有較強的能力。如果部分成員存在無法達到考核標準的情況，則需要重新培訓，待到其能力達標后再重新將其安排到檔案管理工作體系中，以免因為成員能力問題影響到檔案管理工作的實際落實效果。

4.建立健全檔案信息資源管理體系，保障信息資源利用效果

基于當前機關事業單位檔案信息資源開發利用工作中存在的實際問題，應當建立健全檔案信息資源管理體系，保障信息資源利用的效果。

第一，加強對機關事業單位內部情況的全面調查。了解當前機關事業單位內部在檔案信息管理方面的基礎，分析在檔案信息資源管理體系建立健全過程中需要重點調整和補充的內容，確保相關建設均具有一定的針對性和有效性；第二，做好與工作人員的溝通交流，并收集一線工作人員的具體感受。通過這種方式了解檔案信息化管理系統在實際使用過程中存在的問題，為系統功能的完善提供詳細的資料支撐；第三，加大宣傳力度，圍繞檔案信息資源管理方式的變化展開廣泛宣傳，采用傳統講座、主題會議以及傳統媒體、新媒體等多種宣傳渠道并用的方式，使人們對檔案信息資源管理工作有更加深入的了解。

四、結語

綜上所述，在我國計算機、信息技術不斷發展的背景下，機關事業單位作為我國重要的社會組織需要明確信息技術的重要價值，主動將計算機、信息技術應用到實際工作中，并圍繞檔案管理工作的需求，構建完善的檔案管理信息系統，確保在檔案管理工作中充分應用計算機、信息技術及其設備設施，進一步提升工作質量。同時，也要明確機關事業單位檔案管理工作具有較強的復雜性，為保證檔案信息資源的開發利用效果能夠達到預期目標，必須保證相關工作人員在計算機、信息技術和檔案管理方面具有較強的專業能力。通過對檔案管理信息化系統的合理運用，充分開發與利用檔案信息資源，為機關事業單位綜合職能的發揮奠定基礎。

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作者單位：臨沂市園林環衛保障服務中心

作者簡介：王洪英（1977—），女，漢族，山東臨沂人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。