基于云計算的檔案管理與數字化策略研究

摘 要：隨著信息技術的快速發展，云計算技術已逐漸成為檔案管理與數字化的重要工具，文章旨在探討基于云計算的檔案管理數字化建設策略，強調提高檔案管理效率、促進檔案信息資源的合理共享與充分利用，通過對“云”概念的解讀和云計算檔案管理特征的分析，明確數字化檔案管理的工作重點，并明確現階段檔案數字化建設困境，最終提出相應的解決策略，以期提高檔案管理人員專業技術水平，促使檔案管理數字化建設的持續發展。

關鍵詞：云計算；檔案管理；數字化策略

人類在社會發展歷程中形成了具有保存價值的各種類型的檔案信息，這些信息是社會發展的見證。因此，檔案管理工作至關重要。信息化時代的到來，傳統紙質檔案管理方式已經無法滿足日益增長的數據存儲、共享與檢索需求，云計算技術的出現以其高效、靈活與可擴展的特點，為檔案管理提供全新的解決方案。基于云計算的檔案管理數字化建設，強調對檔案信息的遠程存儲、快速備份、實時共享和智能檢索，大幅提高了檔案管理的效率和安全性。

一、云計算檔案管理特征

首先，基于云計算可以完成各項資源信息的合理分配。在此模式下，用戶只需考慮自身的使用需求選擇操作方式，無須關注云計算運行的具體程序內容，用個性化服務為數字化檔案管理提供有利條件；其次，云計算可以準確統計、分配與規劃復雜的檔案信息。在處理不同類型檔案的過程中，借助云計算模式科學分配與處理，滿足用戶的選擇需求。同時，用戶只要連接到云中，檔案內部存儲的所有資源都可以由檔案管理者或使用者隨意分配。此外，云計算技術主張智能化操作，提高檔案管理的便捷性與高效性，基于對檔案資料的整合，實現對其自動分類、索引、檢索與統計分析，提升檔案管理的準確性；最后，云計算技術提供高級數據安全措施和權限管理功能，對檔案加密，有效控制訪問和輔助審計，并確保檔案不被篡改或被未授權人員訪問。

二、基于云計算的檔案數字化管理困境

檔案信息龐雜、數據較為分散，導致信息檢索機制難以形成一套完整的體系。同時，檔案的來源較為復雜，且每種檔案的收集與保管方式不統一會增加信息管理的難度。在基于云計算的檔案管理數字化建設中，云計算借助集群應用、網絡文件共享等功能將不同部門、不同類型的檔案集合起來協同合作，共同對外提供數據存儲與業務訪問，隱私問題難以避免，且云計算背景下的數字化檔案管理，每個用戶、檔案管理部門都是網絡節點，一旦安全保護不到位，很容易使檔案系統遭受企業木馬系統侵襲，增加了未經同意隨意調取檔案的概率。

三、基于云計算的檔案管理與數字化策略研究

1.完善云計算檔案管理制度

完善檔案管理制度是云計算背景下檔案管理數字化建設的關鍵環節。在此過程中，需要基于目標的設定和原則的確立而完善制度。檔案管理在云計算環境下存在長期與短期兩個目標，基于提高檔案管理的整體效率、確保檔案數據的安全與完整、優化用戶體驗以及支持組織等長期目標，需要建立統一的檔案管理標準與規范，確保檔案數據的一致性和可比性，再制定詳細的檔案管理流程，明確各個環節的職責和要求。

確認目標后，檔案管理部門需要建立完善的數字化檔案管理制度：（1）檔案管理標準與規范。建立統一的檔案管理與規范，制定檔案數據的分類、編碼、命名和存儲等標準，確保檔案數據的規范性和可檢索性。此外，還要建立檔案質量控制機制，定期檢查與評估數據，確保其完整性、時效性。（2）檔案管理流程規范。制定詳細的檔案管理流程，明確檔案收集整理、鑒定、數字化、存儲、利用和銷毀各個環節的職責和要求，并設立檔案管理崗位，明確各崗位的工作職責與權限，確保檔案管理流程的正常執行，建立檔案管理審核機制，對數據質量實施有針對性的嚴格審核把關。（3）檔案數字化轉化制度。利用高效的數字化設備、軟件，提高檔案數字化轉換質效，對于已經使用云計算技術開展數字化處理的檔案數據，也要開展規范化質量檢查，確保數據的準確性和完整性。

2.設計規范化檔案管理系統

（1）檔案采集

檔案作為組織或個人的重要信息載體，種類繁多，包含實物、電子檔案、紙質文檔、影音資料和圖片資料等，檔案管理員在檔案采集的過程中需要根據檔案具體類型精細化處理。例如，如何高效將紙質文檔轉化為電子形式成為亟待解決的問題，為便于紙質文檔的存儲與檢索，管理人員可以使用OCR技術將文字信息準確轉換，在保留紙質文檔原始內容的前提下，提高用戶對相關檔案信息獲取的便捷性。對于影音資料、圖形資料，則需要在保留其原始介質的前提下，將上傳至云服務器，確保安全性和訪問性，有效阻止數據丟失、損壞，并開發遠程訪問功能。

（2）檔案借閱

對于日常的檔案借閱問題需要設置規范化的管理系統，借閱的步驟如下：第一，用戶注冊與登錄。系統應提供用戶注冊和登錄功能，確保只有經過認證的用戶才能訪問系統，并根據用戶的角色為其分配不同權限，決定可以借閱的檔案類型和數量；第二，提交申請借閱表，填寫檔案編號、借閱理由和借閱期限等信息。系統將申請發送給相應的審核人員，完成審核后通過申請；第三，借閱審核與批準。審核完成后，系統應自動通知申請人審核結果，包括是否批準借閱、借閱期限等。

（3）檔案遠程查詢

以事業單位為例，很多單位經常會向外單位或者個人提供檔案證明，為確保此項工作順利開展，確保工作效率不斷提高，檔案管理部門應該為用戶提供高質量服務，設置遠程查詢功能，做好需求分析、技術評估、系統設計、數據準備、功能開發、測試與部署、合規性考慮以及持續優化與改進工作，提升檔案管理部門的服務質量和用戶滿意度，推動事業單位數字化轉型和信息化建設進程。

3.開發數字化檔案檢索功能

在基于云計算的檔案數字化管理建設中，必須重視對數字化檔案檢索功能的開發，在明確檔案性質、用戶需求的前提下，確定數字化檢索的必備功能，包括關鍵詞檢索、全文檢索、編號檢索和模糊檢索等多種方式，需要確保檢索的準確性。在此基礎上，檔案管理部門選擇合適的技術來開發數字化檔案檢索功能，如使用Elasticsearch、Solr等搜索引擎技術，在有針對性處理大量文本數據后，提供快速的檢索響應和精準的搜索結果。

首先，在開發數字化檔案檢索功能前，管理人員需要確保檔案數據已經完成數字化和規范化處理，將檔案輸出存儲在Amazon S3等云存儲服務中，便于檢索和管理。其次，設計合適的檢索算法，科學應用分詞算法、排序算法等方法，再開發易于使用的Web界面、API接口，提供必要的檢索參數與選項，支持用戶使用多種檢索方法。最后，還要搭建搜索引擎集群、配置檢索參數、編寫檢索代碼，完成這些具體工作，可以保證數字化檔案的檢索功能具有穩定性和可擴展性，可以有效應對大量開發訪問和數據檢索需求。

4.提供個性化的檔案定制服務

在基于云計算的檔案管理數字化建設中，需要管理部門依靠數字化平臺為目標用戶提供個性化的定制服務。此項策略在落實過程中，檔案管理人員需要以滿足用戶多樣化需求為目標，提高檔案管理的針對性與實效性，并對用戶實際情況展開調研，明確知識層次、檢索偏好，深入了解用戶對于檔案信息的具體需求，結合其檔案使用的場景與習慣，明確提供檔案服務的方向與重點。在實際操作中，需要借助云計算計劃開發個性化服務定制功能，云計算技術的靈活性、可擴展性特征便于管理人員開發定制功能，允許用戶根據自己的需求，選擇檔案信息的展示方式，也為提供智能化內容的篩選、更新頻率自主設置的服務，并應設計簡潔明了的用戶界面，方便使用者快速掌握操作技能，減少不必要的步驟與等待時間，從根本上提升用戶的使用體驗。平臺還需要將個性化定制的信息通過用戶喜好的方式傳送，如電子郵件、手機以及平臺通知等，用戶不僅能夠便捷獲得符合個人需求的檔案信息資源，還能基于平臺的推送隨時了解與自己興趣、工作相關的最新動態。

5.構建全方位檔案管理門戶

云計算檔案管理平臺的所有工作都在云端處理，如數據存儲與備份、檔案管理與分類、檔案檢索與引用、數據統計分析、數字化處理以及協作與共享等，管理人員在落實這些工作的過程中必須遵守云服務協議，實時更新Web服務門戶，從而為用戶提供便捷的一站式信息檢索服務。

首先，設計門戶框架。基于對前后端數據處理流程、數據庫設計的合理規劃，構建全方位的檔案管理門戶，并充分考慮門戶的易用性、可擴展性和安全性，對框架展開細致優化處理，為后續各項工作的落實做好鋪墊；其次，合理使用云計算技術，對檔案信息展開集中存儲、高效處理與快速傳輸，為檔案管理門戶提供強大的數據處理功能以及廣闊的數據存儲空間，使用云存儲服務包含檔案數據、使用云服務器處理用戶請求等。在此階段，還需要開發核心功能模塊，將檔案的檢索、借閱、瀏覽、下載以及用戶管理等功能清晰地呈現在門戶上，保證用戶能夠真正按照需求使用這些模塊，并在功能模塊的幫助下高效完成各項任務；最后，為滿足不同用戶的需求，檔案管理部門需要開發出支持用戶跨平臺訪問的功能，基于對移動應用功能的開發、提供Web端訪問等方式，使用戶可以隨時隨地訪問檔案信息，進一步提高檔案管理的便捷性與效率。

6.開發智能化檔案推送服務

在檔案管理部門借助云計算技術輔助各項工作的過程中，可以基于檔案管理平臺為客戶提供精準的智能推送服務，以此為創新點，不斷優化檔案管理體系，確保檔案管理與服務滿足用戶的相關需求。智能化的檔案推送服務能夠基于用戶的個性化需求和檔案資源的特性，主動、精準地向用戶推送相關的信息，從而提高檔案信息的利用率和用戶的滿意度。

首先，在云平臺收集用戶在瀏覽、借閱檔案過程中的行為數據、偏好信息以及檔案資源元數據等，利用數據分析技術深度挖掘數據內涵，以此了解用戶的興趣與需求，并根據使用情況精準定位其檔案資源的特性。其次，基于數據分析結果建構用戶個性化服務，做好智能匹配與推送工作，基于內容、協同過濾與深度學習等多種技術實現智能匹配算法，為用戶推薦與其需求高度相關的檔案信息；最后，檔案管理部門需要分析用戶檔案的具體使用情況，更新用戶畫像與推薦模型，結合真實的推薦結果反饋信息，不斷優化推薦方式與方向，增強智能化服務效果。

7.優化數字化檔案安全管理

通過云計算技術，針對已經開展的數字化檔案管理、服務工作，管理部門還應該從保障檔案信息安全目標出發，開展相應的安全管理工作，具體工作分為兩個部分，需要管理人員逐一探索與落實。

（1）技術層面。采用先進的加密算法對數字化檔案實施加密處理，確保檔案信息在傳輸過程中不會被非法獲取和篡改。應用防火墻、IDS/IPS以及反病毒軟件等網絡安全設備設施，監控和過濾檔案管理系統的網絡流量，以此防止惡意攻擊與非法訪問。同時，實施訪問控制與權限管理，建立嚴格的用戶認證與授權機制，利用身份驗證、RBAC等方式確保只有經過授權的用戶才能訪問數字化檔案，并對檔案管理系統展開定期的安全評估與漏洞掃描，及時發現并處理潛在安全隱患，時刻保證系統的安全性。

（2）非技術層面。不僅要制定安全的政策和流程，使數字化檔案安全管理工作有章可循，還需要增強人員的安全意識，對其定期培訓，通過開展針對性的活動增強檔案管理人員與使用人員的安全意識，使其明確數字化檔案的重要性與風險點。除此之外，建立安全事件響應機制、加強跨部門協作與信息共享、定期審查和更新安全策略，確保檔案信息的完整性和可用性。

四、結論

綜上所述，基于云計算的檔案管理數字化建設為檔案管理工作帶來顯著的效果，通過云計算技術，檔案管理可以實現更高效的數據存儲、備份與恢復和更便捷的信息共享與檢索功能。未來，面對檔案數字化管理的一系列困境，需要深入研究與探索創新策略，不斷完善與優化相關技術和服務，進一步提高檔案管理的工作效率。

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作者單位：山東建筑大學

作者簡介：范利（1977—），男，漢族，山東泰安人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理及數字化應用；張丹丹（1978—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案管理；丁靜（1977—），女，漢族，山東濟南人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案征集與利用管理。