基于預算管理一體化的高校電子會計檔案管理研究

［摘 要］隨著數智化時代的到來，高校會計檔案管理邁向紙質檔案影像化管理階段，越來越多會計檔案信息以電子形式存在。2022年，部分高校開始全面使用預算管理一體化系統，逐步搭建完善的電子會計檔案數據平臺，高校會計檔案管理的形式與內容得到轉變。文章基于預算管理一體化現狀，介紹現階段電子會計檔案管理的概念，然后分析高校電子會計檔案管理現存問題，最后提出基于預算管理一體化的高校電子會計檔案管理策略。

［關鍵詞］電子檔案管理；會計檔案；預算管理一體化；高校

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2024.14.028

［中圖分類號］G647 ［文獻標識碼］A ［文章編號］1673-0194（2024）14-00-03

1" " "預算管理一體化現狀

2019年6月，財政部開始部署預算管理一體化建設工作。2020年，財政部印發《預算管理一體化規范（試行）》和《預算管理一體化系統技術標準V1.0》。2023年，財政部先后印發了《預算管理一體化規范（2.0版）》和《預算管理一體化系統技術標準V2.0》。在此背景下，根據教育部的統一安排，部分高校開始使用預算管理一體化系統。

預算管理一體化將預算編制、預算執行、決算和財務報告等環節整合到一起，為實現會計數據全要素和監管全流程創造了條件。一是數據全要素。目前，預算管理一體化系統涵蓋基礎信息管理、項目庫管理等多個業務模塊，各模塊又包含豐富的數據信息。在預算管理一體化系統應用之前，高校基礎信息多由學校人力資源管理系統、資產管理系統等獨立系統掌握，財務系統被動獲取數據。通過整合接入基礎數據，高校預算管理一體化系統有望形成電子會計檔案數據中心。二是監管全流程。對內，預算管理一體化系統明確了預算項目是預算管理的基本單元，要求學校針對各類資金進行分級和分類，以及建立項目庫，并從項目儲備至項目結束進行全生命周期管理［1］，使各項資金的收入和支出均有跡可循，保證會計信息鏈條完整；對外，2022年1月，財政部、人民銀行印發《中央財政預算管理一體化資金支付管理辦法（試行）》，對資金支付實行全流程電子化管理。預算管理一體化系統將全流程記錄高校會計信息，保證電子會計檔案的完整性。

2" " "電子會計檔案管理概述

傳統財務概念中，會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告以及其他會計資料［2］。但隨著信息技術的發展和預算管理一體化的推進，會計檔案的概念也在變化，增加了電子會計檔案的內容。2015年12月，《會計檔案管理辦法》提出，滿足條件的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案。2020年，《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》肯定了電子會計檔案的法律效力。2023年，財政部等9部門聯合印發了《關于聯合開展電子憑證會計數據標準深化試點工作的通知》（財會〔2023〕7號），21所高校參與試點工作。在此背景下，電子會計檔案逐漸被接受和重視，電子會計檔案管理模式應運而生。而電子會計檔案管理是指利用計算機技術，對組織的會計檔案進行全面、系統、規范和自動化的管理和處理的一系列活動總稱。目前，電子會計檔案管理的主要流程包括數據采集、數據整合、檔案保管、檔案維護與使用、檔案銷毀等，具體如圖1所示。

另外，會計檔案管理大致經歷3個階段：紙質會計檔案管理階段、紙質會計檔案影像化管理階段、會計檔案電子化管理階段［3］。目前，高校電子檔案管理總體處于較為傳統的紙質管理階段。盡管有相當一部分高校實現紙質會計檔案影像化管理，但與電子開票、線上審批核銷、實時更新和維護信息的會計檔案電子化管理仍存在較大差距。具體差距如下：一是會計資料承載主體仍為紙質材料，僅新增一步掃描流程，無法完全擺脫紙質檔案的局限性；二是缺乏明確的電子會計檔案管理制度，大部分高校檔案管理重心仍聚焦于紙質與電子檔案的銜接，未及時更新制度。

3" " "高校電子會計檔案管理現存問題

3.1" "電子會計檔案數據采集階段的問題

（1）數據冗余、混亂。高校會計檔案類型豐富，數據信息錯綜復雜，職能部門出于各自使用需求登記相同數據，一方面造成存儲資源浪費，另一方面增加數據同步難度。例如，高校科研項目預算信息在科研服務系統和財務預算系統中均有存儲，教師在科研系統調整項目預算后，若未及時更新預算系統數據，會造成項目預算執行混亂。

（2）電子票據輸入錯誤。電子發票可多次打印，易重復報銷。針對這個問題，高校常見的解決方式是在內部系統以發票號建立臺賬進行登記。但認證、查驗會耗費大量時間，且容易出現忘記錄入、輸入錯誤等問題。

3.2" "電子會計檔案數據整合階段的問題

（1）電子憑證二次數字化。電子會計憑證以云端為媒介，本身便可實現數字交互。但由于高校日常報銷中存在大量高鐵票、機票行程單等紙質憑證，電子憑證不得不“向下兼容”，先打印成紙質，與其他紙質材料全部審核無誤后，再經掃描形成電子檔案。這就形成了電子—紙質—電子的流程，使原本可一步到位的電子憑證二次數字化，存在資源浪費的現象。

（2）電子憑證重復上傳。在同一合同事項分多次報銷的情況下，慣常做法是要求師生初次報銷就提供合同原件，后續報銷提供復印件。會計憑證影像化之前，因為檔案查詢不方便，為確保經濟事項真實有效，不得不重復索要合同復印件，導致電子憑證重復上傳。

（3）影像化人員綜合素養不高。高校會計檔案影像化需要普遍借助第三方機構對紙質會計檔案進行全掃描，但影像化人員大多不了解財務知識，制約了財務憑證影像化的準確性。例如，在錯賬更正中，作為附件放置的原錯賬憑證容易被掃描人員誤認為是獨立的記賬憑證。

3.3" "電子會計檔案保管階段的問題

高校電子會計檔案保管階段的問題主要是檔案存儲風險。高校會計檔案影像化后，檔案存儲對軟件、硬件的依賴性增強，現有會計檔案管理人員對電子檔案保管缺乏經驗，懂計算機的檔案管理人員尚未配備，對突發斷電、數據庫容量不足等問題無法及時有效解決，可能造成數據丟失。

3.4" "電子會計檔案維護與使用、檔案銷毀階段的問題

高校在電子會計檔案維護與使用、檔案銷毀階段存在的問題是信息泄露風險較大。紙質會計檔案查詢時，師生在特定時間、特定地點，憑單位開具的查詢申請單在工作人員的監督下進行，會計檔案的使用與傳播有所約束。影像化后，師生登錄財務系統即可在線查閱，會計檔案可得性、暴露性增強，容易受到黑客、木馬病毒等的襲擊，造成師生重要信息被竊取。

4" " "基于預算管理一體化的高校電子會計檔案管理策略

4.1" "建立高校會計檔案管理系統

高校要以預算管理一體化系統為中心，以預算管理一體化系統十大模塊為邏輯主線，分別與學校各系統建立數據通道，最終建立多接口的高校會計檔案管理系統，同時要明確管理主體，維護檔案信息，具體如表1所示。

4.2" "強化頂層設計，規范電子會計檔案管理口徑

①規范電子會計檔案管理行為。教育主管部門可以《會計檔案管理辦法》為指導，出臺電子會計檔案管理指南；各高校根據自身特點，制定電子會計檔案管理規定。②明確各部門職責。高校要梳理電子會計檔案管理全流程涉及的職能部門，明確各部門主體責任，加強電子會計檔案管理。③制定數據標準規范。高校可通過制定數據接口標準，明確數據接口標準元素清單，規范數據要素和數據結構，確保數據在不同系統間高效傳輸和利用。例如，統一項目名稱與概念、代碼、編碼等，增強數據的可比性與可遷移性［4］。

4.3" "強化電子會計檔案的利用和保護，打造復合型管理團隊

一是強化電子會計檔案的利用和保護。①高校管理人員應當重視對電子會計檔案的充分利用。合理利用電子會計檔案，主動分析預算分配合理性、項目執行科學性等信息，以便高效配置資金與規劃項目。②校內檔案管理部門要確保電子會計檔案的安全性。定期維護、更新電子會計檔案存儲介質，做好數據加密備份，利用防火墻、電子簽名、系統訪問日志等技術保障電子會計檔案安全。

二是建設復合型管理團隊。①引進懂會計、懂業務、懂信息技術、懂檔案管理的復合型人才。②針對性培養現有檔案管理人才，如定期邀請專家對會計檔案管理人員進行信息技術培訓，對檔案掃描人員進行財務知識傳授等。③鼓勵一線人員實踐探索，更新電子會計檔案管理知識，開拓電子會計檔案管理新思路。

4.4" "打破信息壁壘，搭建輔助性系統

高校財務部門應以預算管理一體化系統為基礎，主動打破數據壁壘，將一體化的概念融入電子會計檔案管理各環節，與人事、科研、資產管理等部門加強溝通協作，將數據匯聚融合到預算管理一體化系統中，實現電子會計檔案信息互聯互通［5］。

另外，高校要開發輔助性系統。①建立電子票據管理平臺，實現電子票據查驗、報銷、入賬、歸檔全流程管理，形成電子票據全鏈條數據流［6］。②在財務記賬系統中嵌入附件管理系統，使原始憑證與記賬憑證根據實際一對一、一對多、多對一關聯。這樣一來，需要二次使用的原始憑證可隨時調取并與新增核算事項關聯，確保憑證檔案簡潔、準確。

主要參考文獻

［1］翟春怡.預算管理一體化背景下高校預算管理模式探究［J］.中國總會計師，2023（12）：135-137.

［2］王文杰，孫衛紅.會計檔案管理辦法深度解析［J］.機電兵船檔案，2018（5）：49-52.

［3］吳燕萍.會計檔案電子化管理的實踐探索［J］.中國檔案，2018（11）：62-63.

［4］王云霄.高校會計檔案電子化管理研究：以Y大學為例［D］.昆明：云南大學，2022.

［5］張建臻，賈華.中央預算管理一體化系統的實踐與思考［J］.中國農業會計，2023（21）：15-17.

［6］李佳一.會計電子檔案管理在高校的實施探討［J］.中國總會計師，2022（5）：153-155.