內部控制視角下審計在采購管理過程中的價值及實踐

【摘要】采購管理活動是企事業單位生產經營活動順利進行的關鍵。鑒于企事業單位發展的內在需求、經濟形式發展以及市場經濟下行業間競爭的加劇，企事業單位在采購管理活動中遭遇的風險日益增加。基于此，加強采購管理活動的審計工作，不僅能夠提升工作效率，還能促進日常工作流程的規范化。此外，這也有助于對財務支出活動進行有效監管，進而最大限度地提高運營效率和效益，對經營活動產生積極影響。

【關鍵詞】內部控制；審計；采購管理

在市場經濟持續發展和現代企事業單位制度日益完善的當下，強化對采購行為的規范管理以及對內部管理的監督，已成為一項至關重要的任務。采購部門作為企事業單位的核心部門之一，其流程的規范性與操作的合法性直接關乎正常運營。面對日益激烈的市場競爭，必須采取多樣化策略以增強自身的核心競爭力，確保在競爭中占據有利地位。

一、采購管理及其審計概述

采購管理是對采購活動過程進行組織、實施與控制的管理過程。采購管理涉及采購需求、采購計劃、采購實施、合同管理、履約驗收、合同支付等采購活動全過程的管理控制。而采購管理審計則主要是對采購活動過程的各個環節開展評估審計，以確保采購活動的合規合法有效，這一過程通常涉及采購計劃、采購實施過程、供應商選取、合同審計等多方面，是企事業單位開展采購工作的重要管理保障手段。

二、審計采購管理對內部控制的意義

1.規避運營風險

在單位內部，審計工作扮演著至關重要的角色，特別是在協助單位規避經營風險方面具有顯著意義。內部審計部門作為關鍵部門，梳理查找采購工作制度和采購流程的漏洞和廉政風險點，持續加強采購和合同管理制度建設，優化關鍵節點質量和審批控制，從源頭上降低采購廉潔風險；通過全流程監督采購活動流程的規范性，參與市場調研，共同制定采購控制價，有效減少采購管理過程中的風險，進而提升經營效率和成本控制能力。

2.輔助財務決策

采購管理審計有助于根據市場發展趨勢，及時調整和優化自身的財務管理策略。通過這種方式，逐步提升財務、采購等部門的運作效率，確保資金使用的合理性，并以有效的資本運營為支撐，推動單位朝著可持續發展的方向邁進。例如，采購管理審計工作的實施，能夠對醫療機構的采購活動進行全面評估，判斷其是否符合法律法規的要求，進而規范采購流程，預防違規行為，有效控制藥品及醫用耗材的采購成本，并提出相應的改進措施，輔助財務決策。

3.能夠有效應對政策變化

近年來，一系列政策、法規的相繼出臺，有效地解決了醫療器械材料價格虛高的問題，減輕了廣大群眾的負擔。但是，醫療器械材料全面集中批量采購的常態化實施，必然會對醫院產生一定的影響。所以，進一步加強醫療器械材料的管理已經成為必然趨勢。而作為洞察醫院經濟活動的重要窗口，內部審計部門可以用系統規范的方式對采購活動進行嚴格的審查和評估，確保采購活動的科學性、合理性和完整性，促進醫療器械物資采購管理工作的不斷改善，使其發揮應有的作用。

三、內部控制視角下審計在采購管理過程中的實踐要點

1.前期審計工作要點

（1）開展多元化調研。為確保采購管理投標過程的公正性和全面性，必須在投標文件發布前對項目進行深入且多元化的市場調研。在引用技術要求相關資料時，應于引用后添加“相似”或“等同”等表述，以避免誤解。同時，必須對投標文件進行嚴格審核，確保其中不包含違反商業慣例的附加條件，也不應設定超出投標內容特性和要求的業績指標。為此，可從兩個方面著手改進。首先，招標采購辦公室嚴格規范前期流程管理，重點在于選擇合適的調研方法，并在調研結束后進行詳盡的總結，所有這些都需事先進行周密的規劃和安排，以保證流程的規范性、有序性和效率。其次，應加強對招投標團隊成員業務能力的全面提升。

（2）采購立項審計。在執行采購活動前，必須對采購項目進行立項。立項過程涵蓋項目立項及審批、組織專家評審、以及基于評審結果作出采購決策等多個階段。在這一流程中，項目審核工作將圍繞上述環節展開。審計的主要內容包括：首先，核實項目申報流程的執行情況及申報材料的完整性；其次，確認是否由專家組進行了全面的可行性評估；最后，審計專家組的評估結論，確保其符合審計相關規定與單位發展計劃需求，并考慮資金狀況進行合理規劃；對于大型設備，還需進行市場調研和用戶調研，對性能指標、技術參數、規格型號、售后服務等關鍵要素進行細致的驗證和分析。在這一過程中，所有采購資金的使用亦將接受核查。

（3）招標文件審計。在采購過程中，招標文件扮演著至關重要的角色，對招標成果產生了深遠的影響。因此，對招標文件的審計成為一項關鍵任務，具體而言，審計流程應包含以下內容：首先，評估申請人的資格條件是否恰當。研究招標文件中是否存在不合理的“最低標準”，這可能導致潛在投標人的資格被不公正地剝奪，或存在對特定投標人的明顯偏袒。其次，對標書的條款內容進行詳盡檢查，確保其完整性和合規性。必須明確投標書的準備條件、投標保函的支付方式、投標截止時間、開標的時間和地點。最后，對投標中的控制價格進行細致審查，以確保其合理性。審計材料的數量、價格、人工、安裝費和其他各項費用及稅費的合理性。

2.中期審計工作要求

（1）投標文件審計。投標書作為投標者對招標文件的回應及承諾，是確定中標者后簽訂合同的關鍵基礎。因此，在審計過程中，必須詳盡地檢驗投標書中所載明的各項相關資質證明。同時，亦需核實中標單位的投標書是否全面滿足招標文件的所有條款和條件。

（2）評、定標審計。在評標過程中，需重點關注評標專家組的構成是否合規，評標過程是否客觀，以及是否公正和合法，確保評標結論的準確性，建立評標評判準則是至關重要的步驟。審計內容涵蓋以下幾個方面：首先，對審計委員會成員的構成及其資質進行審查；其次，重點審計項目評標小組的構成，確保包括適當比例的投標人代表和技術經濟領域的專家；此外，嚴格審計評委的抽取程序，確保其符合相關法律法規，并依法排除可能產生利益沖突的人員。進一步通過細致研究評標委員會成員的審核活動，確保其依據標書和評分細則，以較低成本、高效率對提交的標書進行客觀、公正的評分。最終，對所有評委提交的評審報告進行審計，以確保報告內容的科學性、完整性和合理性。

（3）采購合同審計。與供應商簽訂的采購合同，是構成了雙方“供需關系”的重要法律依據。合同審計的核心在于確保合同簽訂過程的合規性、合同的合法性及合同條款的完整性和標準化。采購合同審計工作主要包括以下方面：首先，對合同簽訂過程的合規性進行審計，對合同的簽署是否遵循招標文件和中標單位的標書進行擬定，并對合同條款的描述內容進行全面、嚴密審查，以確保合同簽訂過程的合規性、有效性；其次，是對采購合同的合法性進行審計，要求在簽訂合同時，必須嚴格遵守單位的采購預算以及相關法律法規，并確保合同的關鍵條款與投標文件的要求保持一致；最后，對《招標投標法》的相關條款及其具體內容進行了深入的分析，主要關注合同條款的完整性、清晰度以及表述的準確性。

3.后期審計工作要點

（1）采購驗收審計。采購驗收被視為對合同履行至關重要的環節，其體現了整個采購管理活動的最終成效。為確保采購流程的公正性和合法性，對于所采購的貨物、工程和服務，由指定的專業人員進行驗收，審計人員參與驗收或者進行專項審計，以保障驗收活動中的記錄和報告的準確性、真實性和完整性。對于規模較大的工程項目，還應邀請專業的第三方審計機構參與驗收工作。采購部門需嚴格遵循采購計劃，在品種、數量、質量和時間等方面及時完成采購任務，并對采購事項的規格、技術性能等關鍵參數是否與投標、合同進行一致性審計。最終還需對采購方案進行復核，以確保其實施過程與相關要求及程序相符。

（2）采購付款審計。在合同履行過程中，采購付款環節審計至關重要。對其進行審計時，應重點檢查支付金額是否符合采購合同所規定的各項支付條款及付款條件，必須確保其滿足投標文件及合同的相關要求。同時，需對項目的結算過程進行細致審查，確認預付款項是否得到妥善扣減，是否已為履約保證金、質量保證金作出適當安排，并檢查是否存在異常的提前支付情況。

四、結語

作為企事業單位內部控制重要構成部分，采購管理審計具備重要價值意義。良好的采購管理審計可有效控制規避運營風險、輔助財政決策、應對政策變化，從而實現企事業單位采購管理控制的可靠推行。本文建議從事前、事中、事后三階段入手，以建設完全的內部控制制度體系，滿足企事業單位采購管理審計需求，并在未來的審計工作開展中，注重對內部控制制度、風險管理體系、責任追究制度等予以完善，最大限度發揮審計工作的優勢作用。

········參考文獻·····················

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（作者單位：連云港徐圩新區人民醫院）