人社局電子檔案安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防控策略

摘 要：電子檔案在機(jī)關(guān)單位中的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，成為檔案管理工作的新模式。隨著信息技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)的逐漸發(fā)展，電子檔案也會(huì)面臨更多的網(wǎng)絡(luò)攻擊風(fēng)險(xiǎn)。尤其是人社局的電子檔案資料涵蓋大量個(gè)人信息，一旦被泄露將會(huì)造成嚴(yán)重的影響，電子檔案安全管理工作就愈發(fā)顯得重要。文章闡述了電子檔案的基本概念、特點(diǎn)和分類(lèi)，并以人社局電子檔案安全現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，詳細(xì)論述了電子檔案安全管理的策略與創(chuàng)新方法，并提出了電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控措施，助力人社局電子檔案安全管理工作找到新的提升方向。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)安全；電子檔案；風(fēng)險(xiǎn)防控

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算的發(fā)展，讓電子檔案進(jìn)入了全新的階段。如何有效控制網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題、保障人社局檔案資料的準(zhǔn)確與完整、避免和防范檔案數(shù)據(jù)被泄露和丟失值得每一名檔案管理者深入研究。本文通過(guò)對(duì)人社局電子檔案安全管理與風(fēng)險(xiǎn)防控策略的研究，發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前檔案安全管理工作中的問(wèn)題，也找到了一些新技術(shù)與新方法。

一、電子檔案概述

1.電子檔案的基本概念

“電子檔案”就是借助計(jì)算機(jī)等數(shù)字化電子設(shè)備，實(shí)行歸納、整理、傳輸和儲(chǔ)存等功能的數(shù)字格式信息記錄。電子檔案是21世紀(jì)科技飛速發(fā)展的產(chǎn)物，其改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的“存在形態(tài)”和“容量限制”，利用數(shù)字編碼功能，實(shí)現(xiàn)終端的記錄、各端口傳輸和數(shù)據(jù)庫(kù)讀取。電子檔案的成熟與發(fā)展，讓檔案管理工作水平達(dá)到了新的高度，不僅極大地增加了檔案數(shù)據(jù)信息儲(chǔ)存的容量與效率，還讓檔案利用、檢索及共享等方面變得更為高效與便捷。

2.電子檔案的特點(diǎn)

電子檔案相較于傳統(tǒng)檔案來(lái)說(shuō)具有諸多優(yōu)點(diǎn)。

第一，動(dòng)態(tài)可修改方面。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在難以修改、書(shū)寫(xiě)難度大等問(wèn)題。電子檔案在這方面具有優(yōu)勢(shì)，可以根據(jù)實(shí)際情況和具體需求，在管理部門(mén)審批允許的前提下，隨時(shí)對(duì)電子檔案進(jìn)行編輯、更新或修改，從而讓檔案內(nèi)容具有實(shí)時(shí)性，并更加準(zhǔn)確可靠。

第二，多媒體集成方面。電子檔案不僅可以保存文字檔案信息，還可以歸檔保存視頻資料、音頻數(shù)據(jù)、照片圖片等格式，可以讓檔案信息建設(shè)更加立體，內(nèi)容更全面，便于后期有效利用。

第三，共享功能更強(qiáng)。電子檔案可以隨時(shí)被利用和分享，并且可以傳輸給多人，實(shí)現(xiàn)信息的即時(shí)傳輸與遠(yuǎn)程訪問(wèn)。

第四，儲(chǔ)存便捷的特點(diǎn)。這也是電子檔案最大的優(yōu)勢(shì)，電子檔案的儲(chǔ)存形式使其不受限于“物理空間”，這種方式可以讓龐大的數(shù)據(jù)信息保存于極小的電子設(shè)備中，從根本上改變了檔案管理的相關(guān)工作內(nèi)容，做到了提質(zhì)增效，讓檔案管理水平有所提高。

3.電子檔案的分類(lèi)

（1）按形成方式劃分。可以將電子檔案分為次生電子檔案和原生電子檔案。次生電子檔案指的是將紙質(zhì)檔案等傳統(tǒng)“檔案載體”轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子文件；原生電子檔案是檔案信息直接由系統(tǒng)終端或者檔案系統(tǒng)平臺(tái)直接錄入。（2）按儲(chǔ)存介質(zhì)劃分。電子檔案可以分為云儲(chǔ)存、光盤(pán)儲(chǔ)存和硬盤(pán)儲(chǔ)存。尤其是當(dāng)前大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈技術(shù)不斷成熟，云儲(chǔ)存已經(jīng)成為檔案管理的主要方式之一，其數(shù)據(jù)存儲(chǔ)量大、可擴(kuò)展性強(qiáng)及聯(lián)通便捷的特點(diǎn)，成為檔案管理系統(tǒng)的良好解決方案。（3）按照內(nèi)容劃分。電子檔案可以分為科技檔案、文書(shū)檔案、生產(chǎn)檔案和人事檔案等。同時(shí)，還分為完全開(kāi)放檔案、部分開(kāi)放檔案和限制開(kāi)放檔案。

二、人社局電子檔案的安全現(xiàn)狀分析

1.當(dāng)前電子檔案安全管理的主要措施與成效

目前，大部分的人社局電子檔案管理已逐漸穩(wěn)定成熟，通過(guò)國(guó)家相關(guān)部門(mén)的指導(dǎo)和支持，開(kāi)展了一系列科學(xué)方法和應(yīng)用，電子檔案安全管理方面成效顯著。具體來(lái)說(shuō)，一方面，建立健全了電子檔案的“安全管理制度”，發(fā)布了電子檔案安全管理層面的流程、職責(zé)和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案，讓電子檔案的安全管理有了基礎(chǔ)的管理保障；另一方面，各地區(qū)人社局還積極組建了網(wǎng)絡(luò)信息數(shù)據(jù)安全團(tuán)隊(duì)，強(qiáng)化了病毒防護(hù)、入侵監(jiān)測(cè)、防火墻以及信息技術(shù)防護(hù)等方面的力量，有效抵御了不法分子的攻擊和惡意軟件的入侵。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)開(kāi)展安全漏洞掃描和系統(tǒng)測(cè)試，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)潛在的安全隱患，從而極大地降低了數(shù)據(jù)被泄露、篡改和丟失的風(fēng)險(xiǎn)，保障了電子檔案的完整性和真實(shí)性。

2.存在的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

雖然人社局在電子檔案安全管理工作方面取得了不小的突破與成績(jī)，但深入研究后，還是會(huì)發(fā)現(xiàn)一些問(wèn)題，面臨不小的挑戰(zhàn)。

技術(shù)層面的問(wèn)題。伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)病毒與其他網(wǎng)絡(luò)威脅也隨著科技的進(jìn)步而不斷升級(jí)，這些安全威脅隱蔽性強(qiáng)、攻擊手段豐富、破壞性大、危害嚴(yán)重，如果不時(shí)刻保持電子檔案安全的“防護(hù)網(wǎng)”，那就會(huì)產(chǎn)生不可預(yù)估的風(fēng)險(xiǎn)。

管理層面的問(wèn)題。從當(dāng)前人社局的電子檔案安全管理工作來(lái)看，整體方面無(wú)大漏洞，但部分地區(qū)的管理工作還需要繼續(xù)加強(qiáng)。一些地方雖然有安全管理制度，但執(zhí)行落實(shí)不到位，安全意識(shí)淡薄，存在安全責(zé)任不明確、安全措施落實(shí)慢以及執(zhí)行差的問(wèn)題。

人為因素層面。部分人社局管理人員存在疏忽大意或者操作失誤，導(dǎo)致電子檔案損毀甚至被泄露，平時(shí)工作細(xì)致程度不足，安全意識(shí)亟待提升。

三、人社局電子檔案安全管理策略與創(chuàng)新

電子檔案安全工作十分重要也十分必要，尤其是人社局屬于公共服務(wù)信息機(jī)構(gòu)，電子檔案的安全性直接關(guān)乎著我國(guó)勞動(dòng)力人才的信息安全，影響著我國(guó)全方位的安全戰(zhàn)略體系。由此可見(jiàn)，建立健全人社局電子檔案安全管理機(jī)制，并做到安全管理工作的創(chuàng)新、有效和全面刻不容緩。

1.安全技術(shù)防護(hù)的策略

（1）加密技術(shù)的引進(jìn)與深化

在數(shù)字化持續(xù)發(fā)展的今天，以往的加密方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)當(dāng)前電子檔案的安全標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)此，人社局應(yīng)當(dāng)組織技術(shù)部門(mén)引入最新的加密技術(shù)，如量子密鑰分發(fā)技術(shù)、AES-256位加密技術(shù)等。通過(guò)構(gòu)建強(qiáng)大的安全防護(hù)網(wǎng)，保障電子檔案信息在傳輸、利用及分享過(guò)程中避免被篡改和盜用。另外，對(duì)于云數(shù)據(jù)庫(kù)、云儲(chǔ)存或云服務(wù)器終端下的電子檔案，也可以采用文件加密與磁盤(pán)加密等多重手段，有效防止檔案數(shù)據(jù)在“靜態(tài)”儲(chǔ)存下被非法訪問(wèn)。

（2）云計(jì)算與分布式存儲(chǔ)技術(shù)

云計(jì)算與分布式存儲(chǔ)技術(shù)是近年來(lái)較為尖端的檔案安全管理方法，這種技術(shù)將電子檔案數(shù)據(jù)分散儲(chǔ)存在多個(gè)地理位置的服務(wù)器中，能夠有效避免單點(diǎn)故障導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。一方面，云計(jì)算平臺(tái)具有的“彈性擴(kuò)展功能”，可以讓人社局檔案管理工作根據(jù)業(yè)務(wù)的需求動(dòng)態(tài)調(diào)整存儲(chǔ)資源，實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的拓展性；另一方面，云計(jì)算與分布式存儲(chǔ)技術(shù)還有十分強(qiáng)大的“數(shù)據(jù)恢復(fù)”功能，在遇到自然災(zāi)害或是人為損毀時(shí)，能夠迅速啟動(dòng)備份，確保數(shù)據(jù)安全、穩(wěn)定。

（3）建立智能監(jiān)控與預(yù)警系統(tǒng)

全面建立智能監(jiān)控與預(yù)警系統(tǒng)是提升人社局電子檔案安全管理的有效技術(shù)手段。利用集成網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控、日志審計(jì)等多種技術(shù)手段，檔案安全管理部門(mén)可以實(shí)現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)全方位、全時(shí)段、全端口的智能監(jiān)控。這種技術(shù)可以有效應(yīng)對(duì)機(jī)關(guān)單位網(wǎng)絡(luò)的異常行為，并對(duì)威脅提前預(yù)警。當(dāng)網(wǎng)絡(luò)攻擊出現(xiàn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)立刻傳遞信號(hào)，并觸發(fā)預(yù)警機(jī)制，安全管理部門(mén)會(huì)收到信息，及時(shí)采取相應(yīng)措施。另外，該項(xiàng)技術(shù)還具有自適應(yīng)與自學(xué)習(xí)功能，可以實(shí)時(shí)優(yōu)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控策略和預(yù)警方法，從而提高安全防護(hù)的準(zhǔn)確性與效率。

（4）電子檔案安全防護(hù)技術(shù)創(chuàng)新研究

各地區(qū)人社局可以對(duì)區(qū)塊鏈技術(shù)在電子檔案防篡改、溯源等方面的應(yīng)用開(kāi)展研究。區(qū)塊鏈技術(shù)與電子檔案安全管理方面的應(yīng)用，是未來(lái)發(fā)展的主要方向，其具有不可篡改和去中心化的特征。人社局可以將電子檔案以哈希值的方式存儲(chǔ)在區(qū)塊鏈之中，形成不可篡改的電子密鑰，如果任何未知IP對(duì)電子檔案展開(kāi)攻擊，都會(huì)導(dǎo)致哈希值的變化，從而確保電子檔案的安全。另外，區(qū)塊鏈上的時(shí)間戳功能還可以為電子檔案提供準(zhǔn)確的創(chuàng)建和修改時(shí)間記錄，便于后續(xù)的溯源和審計(jì)。通過(guò)這種方式，可以大幅提升電子檔案的真實(shí)性和可信度。

2.管理制度策略

在人社局電子檔案安全管理策略中，除了技術(shù)層面的策略方法，還需要管理層面的深化改革。

一是完善電子檔案管理制度。人社局應(yīng)當(dāng)充分研究電子檔案安全管理的各項(xiàng)原則，包括流程、職責(zé)和目標(biāo)等。并且，該項(xiàng)制度需要涵蓋電子檔案在收集、整理、歸檔、借閱以及銷(xiāo)毀等全部環(huán)節(jié)，保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)均有章可循、有跡可查。另外，該制度尤其要注意管理權(quán)限與職責(zé)方面的劃分，杜絕出現(xiàn)權(quán)限交叉或職責(zé)不清而產(chǎn)生的檔案安全管理漏洞。

二是加強(qiáng)檔案管理一線職員的考核與培訓(xùn)工作。檔案管理一線人員既是電子檔案使用與管理的直接執(zhí)行者，又是電子檔案安全的參與者，他們的安全技術(shù)知識(shí)與安全管理意識(shí)直接影響人社局電子檔案的安全水平。對(duì)此，人社局需要提高檔案管理人員的考核和培訓(xùn)頻率，切實(shí)提升一線員工的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。比如加強(qiáng)檔案管理知識(shí)、電子檔案特征、電子信息安全及網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)等方面的培訓(xùn)。考核方面可以采用定期考核與不定期抽查的方式，從而確保一線員工可以勝任電子檔案安全管理工作的需要。

三是積極研究實(shí)施“動(dòng)態(tài)調(diào)整機(jī)制”。針對(duì)復(fù)雜多變的信息技術(shù)環(huán)境，人社局應(yīng)該勇于創(chuàng)新，適應(yīng)新的檔案安全和管理需求。首先，應(yīng)當(dāng)密切關(guān)注新技術(shù)的發(fā)展和政策變化，從而動(dòng)態(tài)調(diào)整檔案安全管理策略。其次，建立定期評(píng)估與反饋機(jī)制，對(duì)電子檔案管理策略開(kāi)展有效性評(píng)估。最后，要積極鼓勵(lì)單位內(nèi)部技術(shù)人員提出創(chuàng)新性的管理思路和技術(shù)方案，并給予資金支持，優(yōu)化電子檔案安全管理策略的實(shí)施效果。

四、人社局電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控措施

人力資源和社會(huì)保障局是國(guó)家信息管理的重要機(jī)構(gòu)，在數(shù)字化時(shí)代，電子檔案的使用范圍越來(lái)越廣，將會(huì)面臨網(wǎng)絡(luò)黑客非法入侵等方面的威脅。因此，開(kāi)展電子檔案的安全管理尤為重要。為了保障人社局電子檔案的各項(xiàng)安全，需要建立一套全面、綜合、系統(tǒng)以及高效的風(fēng)險(xiǎn)防控策略。

1.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與識(shí)別

第一，采用科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估方法。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估工作是人社局電子檔案風(fēng)險(xiǎn)防控的起始環(huán)節(jié)，通過(guò)科學(xué)評(píng)估可以有效減少后期風(fēng)險(xiǎn)的損失。通常來(lái)說(shuō)，可以利用定量風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、定性風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的綜合方法開(kāi)展評(píng)判。這兩種方式可以較為系統(tǒng)地評(píng)估電子檔案?jìng)鬏敗?chǔ)存和利用等環(huán)節(jié)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，從而為后續(xù)的科學(xué)防控工作提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)支持。

第二，識(shí)別潛在風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)源。電子檔案的存儲(chǔ)方式相對(duì)安全，應(yīng)主要防控網(wǎng)絡(luò)攻擊、黑客入侵和數(shù)據(jù)篡改等方面的風(fēng)險(xiǎn)。但對(duì)于部分經(jīng)濟(jì)欠發(fā)達(dá)地區(qū)的人社局來(lái)說(shuō)，電子檔案多數(shù)還是保存在硬盤(pán)中，就需要加強(qiáng)對(duì)物理災(zāi)害和人為失誤的風(fēng)險(xiǎn)管控，明確各個(gè)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的“位置”，從而降低危害程度、風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生概率和影響范圍。

第三，明確風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)與影響范圍。在完成風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別工作后，人社局需要進(jìn)一步對(duì)電子檔案的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別實(shí)施等級(jí)評(píng)判，依照風(fēng)險(xiǎn)的不同程度、可能造成的后果、發(fā)生頻次等指標(biāo)，可以將電子檔案風(fēng)險(xiǎn)分為高、中、低三級(jí)。然后，按照業(yè)務(wù)類(lèi)別、數(shù)據(jù)分類(lèi)和人員職責(zé)劃定風(fēng)險(xiǎn)范圍，并為防控工作提供依據(jù)。

第四，引入大數(shù)據(jù)、人工智能技術(shù)，提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的準(zhǔn)確性與效率。人社局可以借助大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，將海量的電子檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)關(guān)聯(lián)分析，找到潛在的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)律與趨勢(shì)，并借助人工智能的機(jī)器學(xué)習(xí)算法和智能決策支持系統(tǒng)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估過(guò)程實(shí)行自動(dòng)化、智能化處理，提高風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的精度和效率。

2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)與恢復(fù)

一是要制訂應(yīng)急響應(yīng)計(jì)劃。人社局應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部制定完善的電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)機(jī)制，并制定科學(xué)的風(fēng)險(xiǎn)響應(yīng)組織架構(gòu)、應(yīng)急流程、應(yīng)急方案和人員職責(zé)等。尤其是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急人員要定期組織培訓(xùn)并開(kāi)展演習(xí)演練，從而切實(shí)提高風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)急人員的實(shí)操能力及風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)能力，從而保障電子檔案在發(fā)生各種風(fēng)險(xiǎn)時(shí)可以及時(shí)有效地應(yīng)對(duì)。

二是實(shí)施數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)。數(shù)據(jù)的備份是應(yīng)對(duì)電子檔案損毀風(fēng)險(xiǎn)的便捷手段。人社局需要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，并定期安排專(zhuān)人將電子檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到安全的終端。此外，還需要制定詳細(xì)的數(shù)據(jù)恢復(fù)策略和流程，確保在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)的完整性和可用性。

三是加強(qiáng)與第三方安全機(jī)構(gòu)的合作。人社局領(lǐng)導(dǎo)層要重視電子檔案安全管理工作，劃撥專(zhuān)項(xiàng)資金，公開(kāi)招標(biāo)具有專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的團(tuán)隊(duì)和具有豐富數(shù)據(jù)應(yīng)急處理經(jīng)驗(yàn)的第三方機(jī)構(gòu)，為單位提供及時(shí)、專(zhuān)業(yè)、高效的技術(shù)支持。尤其要明確第三方機(jī)構(gòu)應(yīng)負(fù)責(zé)專(zhuān)業(yè)網(wǎng)絡(luò)安全部門(mén)的培訓(xùn)工作，以提高他們的技術(shù)水平。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，機(jī)關(guān)單位的電子檔案安全管理工作需要進(jìn)一步提質(zhì)增效。人社局要增強(qiáng)全員檔案數(shù)據(jù)安全意識(shí)，建立健全安全防護(hù)機(jī)制，積極引進(jìn)最新、最先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，加快云數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈和人工智能的應(yīng)用。另外，還要構(gòu)建完備的檔案數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，做到早識(shí)別、早處理、早控制，避免電子檔案信息被泄露或損毀。在未來(lái)，人社局的電子檔案工作還要繼續(xù)深化，完成在儲(chǔ)存、傳播、共享和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)的安全管理，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案信息的安全。

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作者單位：?jiǎn)慰h人力資源和社會(huì)保障局

作者簡(jiǎn)介：劉平（1990—），男，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。