基于數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理研究

摘 要：在新技術(shù)環(huán)境下，高校干部人事檔案管理的環(huán)境發(fā)生顯著變化，這對(duì)于高校檔案管理而言，既是重大的發(fā)展機(jī)遇，也是轉(zhuǎn)型壓力。面對(duì)新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的加速演進(jìn)，高校檔案管理遇到了技術(shù)、機(jī)制、人才和安全等方面的諸多挑戰(zhàn)。為提升高校干部人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平，適應(yīng)數(shù)字時(shí)代發(fā)展的要求，需要在優(yōu)化管理制度、深化技術(shù)應(yīng)用、拓展服務(wù)空間、加強(qiáng)人才培養(yǎng)和安全建設(shè)等方面下功夫，著力打造現(xiàn)代化檔案管理新模式，不斷推動(dòng)高等教育創(chuàng)新發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字技術(shù)；高校；干部人事檔案

基金項(xiàng)目：秦皇島市科學(xué)技術(shù)研究與發(fā)展計(jì)劃，項(xiàng)目名稱：基于數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理研究。編號(hào)：202401A157。

高校干部人事檔案是干部個(gè)人信息的“記錄儀”，是組織上歷史、全面地考察和了解干部、公道正派地選拔和任用干部的“信息源”[1]，也是人事任免、組織調(diào)整和評(píng)估考核的重要參考依據(jù)。做好高校干部人事檔案管理和服務(wù)工作，對(duì)加強(qiáng)高校干部隊(duì)伍建設(shè)、促進(jìn)高等教育創(chuàng)新發(fā)展具有重要作用。立足于數(shù)字時(shí)代的新技術(shù)，對(duì)高校干部人事檔案管理體系重構(gòu)是推進(jìn)干部人事檔案現(xiàn)代化管理的重要途徑。

1 數(shù)字時(shí)代高校干部人事檔案面臨的形勢(shì)與任務(wù)

新時(shí)代的檔案管理呈現(xiàn)制度化、信息化和智能化的趨向，高校要把握好檔案技術(shù)發(fā)展的新動(dòng)態(tài)，明晰形勢(shì)與任務(wù)。

1.1 面臨的形勢(shì)

干部人事檔案是高校評(píng)鑒人才的重要基礎(chǔ)，隨著《干部人事檔案工作條例》（以下稱《條例》）的實(shí)施，推動(dòng)干部人事檔案工作科學(xué)化、制度化和規(guī)范化，成為高校人事管理工作的重要任務(wù)。當(dāng)前，信息技術(shù)不斷更新?lián)Q代，數(shù)字中國戰(zhàn)略深入推進(jìn)，各種先進(jìn)的信息化手段與干部人事檔案工作的深度結(jié)合，新技術(shù)、新模式相繼涌現(xiàn)，高校干部人事檔案管理業(yè)態(tài)發(fā)生了根本性變化。其中，以人工智能、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈為代表的新一輪科技革命主導(dǎo)技術(shù)，賦予檔案管理新的內(nèi)涵，打破了檔案管理利用的時(shí)空限制，推動(dòng)檔案資源要素快捷流動(dòng)和高效匹配，以新質(zhì)生產(chǎn)力創(chuàng)新引領(lǐng)高校干部人事檔案治理體系建設(shè)。面對(duì)新技術(shù)、新產(chǎn)業(yè)、新業(yè)態(tài)和新模式，高校需要擺脫陳舊的干部人事檔案管理模式，加強(qiáng)數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用，加快建設(shè)現(xiàn)代化檔案治理體系，構(gòu)筑干部人事檔案管理新優(yōu)勢(shì)。

1.2 主要任務(wù)

一是加強(qiáng)新技術(shù)與檔案管理的融合。加快檔案資源數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以信息技術(shù)助推檔案現(xiàn)代化管理，推動(dòng)傳統(tǒng)載體檔案“存量數(shù)字化”，用科技賦能檔案新活力[2]。通過對(duì)文字內(nèi)容的智能識(shí)別和檢索，全面提升檔案收集整理、查詢和利用工作的效率。二是推動(dòng)檔案服務(wù)方式變革。在對(duì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行智慧化管理的基礎(chǔ)上，瞄準(zhǔn)干部人事檔案專項(xiàng)審核供給側(cè)需求，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案進(jìn)行智能劃控與檢測(cè)，加速提升檔案審核工作的效率。三是加快新型檔案人才培養(yǎng)。人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，符合新時(shí)代需求的創(chuàng)新型人才是加速干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展的重要因素。高校要促進(jìn)人才結(jié)構(gòu)合理布局和協(xié)調(diào)發(fā)展，努力培養(yǎng)具備數(shù)字技術(shù)與檔案管理知識(shí)的復(fù)合型人才，增強(qiáng)干部人事檔案管理的動(dòng)力。

2 數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案管理存在的問題及原因分析

提升高校干部人事檔案管理效能是落實(shí)立德樹人根本任務(wù)的關(guān)鍵舉措，必須對(duì)照《條例》要求，分析存在的短板弱項(xiàng)，深入挖掘問題產(chǎn)生的原因，提高干部人事檔案管理的質(zhì)量。

2.1 存在的問題

當(dāng)前，多數(shù)高校通過數(shù)字化加工和改造，實(shí)現(xiàn)數(shù)字資源的全流程管理，并將數(shù)字技術(shù)融入檔案管理的實(shí)踐，提升了組織管理效率和開發(fā)利用效能。但是，整體上還存在一些亟待解決的問題。一是檔案數(shù)據(jù)規(guī)模較小。干部人事檔案信息化力度有待加強(qiáng)，對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)資源管理的空間有待拓展。二是干部信息制度建設(shè)尚不完備。未能建立科學(xué)有效的治理體系，干部人事檔案收、管、用等環(huán)節(jié)與現(xiàn)代化要求存在差距，檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用范圍尚未界定，人事檔案數(shù)據(jù)管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。三是高質(zhì)量干部人事檔案數(shù)據(jù)資源供給不足。雖然高校干部人事檔案數(shù)據(jù)資源規(guī)模龐大，但能夠真正成為推動(dòng)高校人才評(píng)價(jià)的數(shù)據(jù)資源占比不高，且數(shù)據(jù)資源供給結(jié)構(gòu)失衡，呈現(xiàn)“基礎(chǔ)數(shù)據(jù)多、分析數(shù)據(jù)少”的現(xiàn)象。四是檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用場(chǎng)景不夠豐富。干部人事檔案利用多為固定質(zhì)態(tài)的查詢，移動(dòng)客戶端利用渠道不足。人事檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用跨領(lǐng)域、跨學(xué)校、跨部門的通道未夠建起來。五是服務(wù)供給能力不足。一方面，檔案收集存在薄弱環(huán)節(jié)，履歷、考核、鑒定、學(xué)籍、培訓(xùn)、黨團(tuán)、獎(jiǎng)勵(lì)、處分、職稱評(píng)定、工資審批和任免等材料資源建設(shè)不夠完整；另一方面，干部人事檔案服務(wù)學(xué)校科研能力提升和教師隊(duì)伍建設(shè)不足，許多學(xué)校對(duì)檔案的利用僅限于干部提拔任用，不善于對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，對(duì)學(xué)科建設(shè)、人才引進(jìn)和政策制定等方面的作用未能體現(xiàn)出來。

2.2 原因分析

一是責(zé)任落實(shí)不到位。高質(zhì)量做好干部人事檔案管理是新時(shí)代高校組織部門的重要任務(wù)，也是履行“一崗雙責(zé)”的必然要求。但是，高校對(duì)干部人事檔案的重要性尚未提高到理性高度，未能將檔案管理與學(xué)校組織人事工作共同部署與安排，特別是在資金、人才和基礎(chǔ)設(shè)施方面的短板較為明顯，工作舉措有待強(qiáng)化，影響了干部人事檔案管理的質(zhì)量。二是基礎(chǔ)保障不夠扎實(shí)。人事檔案信息速度較慢，資源建設(shè)未能做到常態(tài)化，新增干部信息采集不夠及時(shí)。安全保障不夠到位，軟硬件設(shè)施科技含量不高，原始數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險(xiǎn)加大，阻礙了干部人事檔案數(shù)據(jù)化管理進(jìn)程。三是政策宣傳不到位。增強(qiáng)干部職工的檔案法律意識(shí)、營造濃厚的管理氛圍是提升干部人事檔案管理質(zhì)量的重要保障。長(zhǎng)期以來，由于人事檔案工作的神秘性與保密性，干部職工對(duì)檔案工作認(rèn)識(shí)不夠深刻，《條例》實(shí)施后，高校有關(guān)部門宣傳不到位，導(dǎo)致在檔案在收集和利用方面處于被動(dòng)狀態(tài)。一些干部職工對(duì)缺失的檔案補(bǔ)充意識(shí)不強(qiáng)、個(gè)人信息采集不準(zhǔn)確，干部專項(xiàng)審核工作不能如期完成，為干部管理工作帶來負(fù)面影響。四是隊(duì)伍建設(shè)不夠有力。人事檔案是政治性強(qiáng)的工作，必須配備責(zé)任意識(shí)強(qiáng)、政治素質(zhì)高、能力出眾的干部管理。但是，高校管理隊(duì)伍存在著人員流動(dòng)性大、技術(shù)水平不高、人員配備不足的問題。有的管理人員對(duì)干部人事檔案數(shù)據(jù)提取知識(shí)儲(chǔ)備不足，無法提煉鮮活的經(jīng)驗(yàn)供上級(jí)部門參考。高校需要下大力氣加強(qiáng)人員培訓(xùn)，打造專業(yè)化隊(duì)伍。

3 數(shù)字賦能背景下高校干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展路徑分析

3.1 以制度建設(shè)引領(lǐng)干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

加強(qiáng)制度頂層設(shè)計(jì)、推進(jìn)責(zé)任落實(shí)是做好檔案工作的根本保障。一是落實(shí)主體責(zé)任。強(qiáng)化檔案管理的政治屬性，落實(shí)學(xué)校黨委的主體責(zé)任，按照《條例》要求成立主要領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)、分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長(zhǎng)、專職檔案管理員為成員的干部人事檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，形成“三位一體”的檔案管理體系，把人事檔案工作與學(xué)校中心工作同部署、共謀劃。根據(jù)工作新形勢(shì)與新要求修訂完善涵蓋檔案收集、利用、保密和保管等工作的制度，為優(yōu)化檔案治理體系、提升檔案治理效能提供制度保障。二是加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合。檔案管理機(jī)構(gòu)要提高政治站位，建立會(huì)商研判機(jī)制，定期對(duì)干部人事檔案認(rèn)真查漏補(bǔ)缺，采取“逐項(xiàng)校對(duì)、逐頁核查、逐卷清理”的辦法，定期審核反饋干部檔案缺失材料清單，限期催補(bǔ)、動(dòng)態(tài)更新，確保檔案信息真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、及時(shí)。三是強(qiáng)化政策引導(dǎo)。加大《條例》《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的學(xué)習(xí)宣傳貫徹，強(qiáng)化干部職工檔案意識(shí)。四是嚴(yán)格審核認(rèn)定。從嚴(yán)審核認(rèn)定“三齡兩歷一身份”，對(duì)涉嫌涂改造假、重要信息失真、內(nèi)容關(guān)聯(lián)性存疑的，立即查核取證，確保信息認(rèn)定真實(shí)準(zhǔn)確。全面清理干部人事檔案中存在的問題，為推進(jìn)全面從嚴(yán)治黨、從嚴(yán)管理干部提供有力保障。

3.2 以技術(shù)應(yīng)用支撐干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

加強(qiáng)新技術(shù)應(yīng)用是實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)化的關(guān)鍵。一是拓展干部人事檔案應(yīng)用場(chǎng)景。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)有助于實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案的信息挖掘，一方面，該技術(shù)能夠?qū)Σ煌愋偷娜耸聶n案信息進(jìn)行聚類分析、關(guān)聯(lián)性闡釋，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)分類與標(biāo)引，有利于提高干部人事檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性[3]。另一方面，數(shù)據(jù)分析能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案文本的結(jié)構(gòu)化，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注、命名和關(guān)系抽取，將自然語言轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)自動(dòng)分析處理的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，進(jìn)一步提升檔案的價(jià)值和效益。二是提高服務(wù)的精準(zhǔn)度。人工智能技術(shù)能夠?qū)τ脩衾萌耸聶n案數(shù)據(jù)的行為進(jìn)行分析，建立利用者畫像，把握其偏好與需求，為利用者提供精準(zhǔn)化推薦和個(gè)性化服務(wù)。當(dāng)前，高校部門正加緊推動(dòng)“人工智能+”干部人事檔案服務(wù)向更深層次、更寬領(lǐng)域、更豐富的場(chǎng)景發(fā)展，探索構(gòu)建“人工智能+”干部人事檔案“智慧”服務(wù)體系。需要注意的是，要加強(qiáng)利用者隱私的保護(hù)，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)分級(jí)劃控，避免檔案資源濫用。

3.3 以服務(wù)轉(zhuǎn)型助推干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是建立高效的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。當(dāng)前，高校數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)功能較為簡(jiǎn)單，多數(shù)停留在查看圖像、目錄檢索和信息讀取環(huán)節(jié)，距離智慧化管理還有一定距離。高校要在管理系統(tǒng)的功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、存儲(chǔ)介質(zhì)和訪問接口等方面對(duì)標(biāo)數(shù)字時(shí)代要求，推動(dòng)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)清洗、抽取和轉(zhuǎn)換等功能，為干部人事檔案智慧化分析打下基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)規(guī)律性研究。用好新技術(shù)自動(dòng)分析功能，發(fā)現(xiàn)干部人事檔案中高校人才結(jié)構(gòu)和隊(duì)伍建設(shè)的情況。比如，借助語義分析了解高校專業(yè)人才、學(xué)科建設(shè)和繼續(xù)教育等，為制定招才引智政策提供依據(jù)。高校組織部門要善于主動(dòng)作為，圍繞學(xué)校改革發(fā)展任務(wù)，加強(qiáng)干部人事檔案開發(fā)，推動(dòng)學(xué)校人才政策的科學(xué)化。三是強(qiáng)化信息共享。一方面，高校要與組織部門信息管理系統(tǒng)建立通道，實(shí)現(xiàn)在“三齡兩歷一身份”和檔案真實(shí)審核方面的專業(yè)化，增強(qiáng)工作實(shí)效；另一方面，干部人事檔案數(shù)據(jù)信息要在高校職能部門間實(shí)現(xiàn)有序交換，為干部職級(jí)晉升、工資調(diào)整等方面提供查詢服務(wù)。同時(shí)，高校可開辟網(wǎng)絡(luò)通道，對(duì)干部個(gè)人的信息查詢需求給予滿足。四是構(gòu)建聯(lián)動(dòng)機(jī)制。高校組織結(jié)構(gòu)具有復(fù)雜性，決定了干部人事檔案服務(wù)事項(xiàng)多、群體多樣，這就要求高校建立扁平化的人事檔案服務(wù)體系，減少查詢利用的中間環(huán)節(jié)，提高檔案利用效率。

3.4 以安全體系賦能干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是健全防范機(jī)制，強(qiáng)化數(shù)據(jù)安全意識(shí)。嚴(yán)格落實(shí)《條例》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》和《檔案法》，加強(qiáng)檔案管理人員的教育培訓(xùn)。對(duì)照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，制定涵蓋高校干部人事檔案收集與利用的全流程體制，從人事檔案數(shù)據(jù)采集、申請(qǐng)授權(quán)和共享使用等環(huán)節(jié)明確安全責(zé)任認(rèn)定，規(guī)范和促進(jìn)干部人事檔案數(shù)據(jù)資源共享。二是注重核心應(yīng)用，加強(qiáng)安全防護(hù)措施。在內(nèi)網(wǎng)部署安全預(yù)警平臺(tái)，從邊界防護(hù)、訪問控制、入侵防范和安全審計(jì)等方面加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全技術(shù)防控支撐體系建設(shè)。重視紙質(zhì)文件保護(hù)和數(shù)字資源備份，加強(qiáng)權(quán)限控制、防火墻和加密技術(shù)，減少木馬病毒等威脅，防止信息被泄露和損壞。三是加強(qiáng)對(duì)接協(xié)調(diào)。加強(qiáng)與網(wǎng)信、公安和大數(shù)據(jù)部門的交流，及時(shí)處理數(shù)據(jù)安全隱患，做好風(fēng)險(xiǎn)漏洞修復(fù)，從整體上提高檔案數(shù)據(jù)安全防護(hù)水平。四是加強(qiáng)檔案實(shí)體的保護(hù)。實(shí)施物聯(lián)網(wǎng)化改造，推動(dòng)智慧干部人事檔案庫房建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案庫房高效、安全、信息化管理。

3.5 以隊(duì)伍建設(shè)涵養(yǎng)干部人事檔案高質(zhì)量發(fā)展

一是選優(yōu)培強(qiáng)人員，強(qiáng)化業(yè)務(wù)本領(lǐng)。按照《條例》要求，高校要配備政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)熟、作風(fēng)過硬、責(zé)任心強(qiáng)和具有保密意識(shí)的專職人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，并定期對(duì)相關(guān)二級(jí)單位檔案管理人員開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)，在實(shí)踐中不斷學(xué)習(xí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)和政策知識(shí)，注重學(xué)用結(jié)合，深化學(xué)習(xí)效果，做到政策理論知識(shí)與實(shí)際操作能力同步提升。結(jié)合“主題黨日”“干部大講堂”等活動(dòng)，圍繞如何高效管理干部人事檔案交流研討，積極與上級(jí)單位加強(qiáng)業(yè)務(wù)溝通，強(qiáng)化干部任用、入黨、職級(jí)晉升等方面的業(yè)務(wù)知識(shí)，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力，助推檔案工作整體水平的提高。二是強(qiáng)化現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)與鍛煉。主管部門要定期到高校開展資源建設(shè)、數(shù)據(jù)管理和信息安全方面的培訓(xùn)，促使高校在干部人事檔案管理規(guī)范性上下功夫，為檔案管理轉(zhuǎn)型提供人才保障和智力支持。

結(jié)語

數(shù)智時(shí)代，實(shí)現(xiàn)高校干部人事檔案管理現(xiàn)代化，需要管理者樹立現(xiàn)代治理理念，加快各種數(shù)字技術(shù)與檔案管理創(chuàng)新成果的轉(zhuǎn)化和擴(kuò)散，打造現(xiàn)代化高校檔案治理體系，推動(dòng)檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級(jí)。要把安全建設(shè)放在首位，進(jìn)一步轉(zhuǎn)變安全管理理念，時(shí)刻繃緊干部人事檔案安全這根弦，杜絕檔案造假現(xiàn)象發(fā)生，化解干部人事檔案管理領(lǐng)域的安全漏洞。聚焦干部職工的新需求，在檔案資源建設(shè)、智能化服務(wù)、共享利用等方面提檔升級(jí)，增強(qiáng)人事檔案服務(wù)的功能，從嚴(yán)從實(shí)落實(shí)好立德樹人的根本任務(wù)，為辦好人民滿意的教育做出檔案的貢獻(xiàn)。

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作者簡(jiǎn)介：龔海潔（1981—），大學(xué)學(xué)歷，河北建材職業(yè)技術(shù)學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。