探索基于單套制管理的國有企業電子檔案管理方式及策略

摘 要：本文探討了國有企業電子檔案管理中單套制管理方式的優勢及實施策略。在現代信息技術背景下，實施電子檔案單套制管理可實現電子檔案的全程電子化、無紙化管理，降低行政成本，提高檔案管理效率，提升利用的便利性。然而，部分企業在電子檔案管理過程中仍面臨安全性不高、管理制度機制不健全及信息資源共享能力不足等問題。為解決這些問題，建議構建國有企業電子檔案單套制管理系統，完善安全審計機制，保障電子檔案的真實性和完整性，并利用大數據技術提升電子檔案共享的程度。

關鍵詞：單套制；國有企業；電子檔案；模式創新

在檔案管理中，“套”是指文件歸檔的保存狀態，即歸檔文件的載體類型。單套制是指以電子形式歸檔電子文件和管理電子檔案；雙套制是指同時存在紙質和電子形式。2003年，馮惠玲教授最早將雙套制定義為：雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質版本共同處于存儲和可利用狀態。當前隨著信息技術的不斷發展，文件以電子形式產生，就應以電子形式保存。在這一背景下，國有企業電子檔案管理方式也應該與時俱進地創新，形成單套制管理模式。

1 國有企業電子檔案單套制管理方式

1.1 構建國有企業電子檔案單套制管理系統

1.1.1根據部門構架完善系統框架設計。合理的系統框架設計是保障國企電子檔案單套制管理系統順利運轉的重要前提。國有企業電子檔案單套制管理系統遵循電子文件的生成、流轉、歸檔、存儲、檢索和利用等全生命周期的管理需求，實現功能層面的互動性。此外，根據業務需求，劃分系統的功能模塊，如文件收集、整理、分類、存儲、檢索、利用和審計等模塊，提升單套制管理系統的可擴展性和可維護性。定期進行安全風險評估和漏洞修復，確保國有企業電子檔案信息的安全性。

1.1.2完善國有企業電子檔案管理與歸檔制度。制定和完善國有企業電子檔案單套制管理的相關規章制度，明確電子檔案的歸檔范圍、歸檔要求、管理流程和責任分工等。實現對國企各業務部門的電子文件的自動抓取，支持多種文件格式的相互轉換和解析，有效解決電子文件在傳輸過程中的不兼容問題。采用數字簽名技術，對電子文件進行身份認證和防偽處理，確保電子檔案的真實性和完整性，防止文件被篡改或偽造。

1.1.3重視電子檔案信息的安全性。采用云存儲技術，實現對海量電子檔案信息的存儲。通過定期數據備份和異地備份，進一步提升電子檔案信息的安全性。此外，還要建立完善的安全審計機制，對國有企業電子文檔按單套制管理系統進行實時監控和記錄，確保系統運行的合規性和安全性。同時要設置合理權限，采用基于角色的訪問控制（RBAC）策略，根據國有企業不同職能部門的不同崗位設置不同權限，確保不同人員只能訪問其權限范圍以內的檔案文件，保障檔案數據在利用過程中的安全性。

1.2 利用大數據技術提升電子檔案的共享程度

在數字時代背景下，大數據技術已經成為國有企業電子檔案共享的重要手段。為了更好地實現國有企業電子檔案信息的共享，有必要發揮大數據技術的優勢和特點，提升電子檔案的共享程度。

完善相應電子檔案管理的標準，由于國有企業電子檔案數據來源于不同部門、不同系統，只有實現統一的數據格式和標準才能夠對數據進行轉換和集成。同時通過數據治理對電子檔案數據進行整合，確保電子檔案數據的質量，為后續電子檔案共享提供支持。國有企業電子檔案共享并不是簡單的數據分享，而是基于某些共性問題或具體要求，實現高質量的電子檔案信息的共享，在這一過程中就需要進行數據挖掘，要從海量的國有企業電子檔案數據信息中提煉出有價值的信息，進而為相關業務工作開展提供支持。檔案管理部門可以圍繞生產部門要求對銷售數據和行業發展數據進行分析，通過數據挖掘可以為生產部門共享相關數據，進一步提升生產的科學性和合理性。

2 國有企業電子檔案單套制管理方式的優勢

2.1 電子檔案單套制管理方式有助于節約管理成本

在傳統的雙套制管理模式下，由于大量檔案文件以紙質形式存在，每年增加的紙質檔案需要占用大量的物理空間，還要定期對其進行安全檢查，防止發生發霉變質等問題，無形之中會增加企業的管理成本。同時，在開發利用過程中還需要對其打印，無論是耗材成本，還是設備維護成本都會增加國有企業檔案管理成本。

實施電子檔案單套制管理之后，單套制無需再打印大量的紙質檔案，節省紙張、油墨等耗材成本，避免紙質檔案的存儲、管理和維護等費用。將紙質檔案轉化成為電子檔案存儲到數據庫或檔案管理系統中，不僅能夠節省物理空間，還能夠利用更為先進的技術手段進行合理開發和提供利用。同時，電子檔案單套制管理系統還能夠與辦公自動化系統和業務系統對接，實現電子檔案信息收集、管理和共享的無縫銜接，減少不必要的中間環節，有助于提升電子檔案管理的效率。

2.2 電子檔案單套制管理方式有助于創新管理模式

在單套制管理模式下，國有企業檔案管理部門不必拿出人力、物力和財力對紙質檔案文件進行歸檔整理。同時借助電子檔案單套制管理系統，能夠將單套制管理理念滲入電子檔案的創建、移交、存儲、檢索、共享和傳輸環節，進一步提升電子檔案信息的共享效率，使國有企業電子檔案管理更加高效靈活。電子檔案單套制管理也有助于推動國有企業檔案管理方式創新。通過實現檔案資源的數字化和網絡化管理，進一步增強了電子檔案的利用價值。與傳統檔案管理模式相比，電子檔案單套制管理方式更加智能化、高效化和信息化，在企業電子檔案管理過程中可以與第三方互聯網企業展開合作，圍繞電子檔案管理實際需要對管理模式創新，形成智慧化管理模式，能夠借助智慧技術手段將電子檔案信息開發與企業業務工作、區域經濟社會發展緊密聯系，充分發揮國有企業檔案信息的獨特價值。通過廣泛宣傳，讓社會公眾對國有企業檔案工作有更為深刻的認知。

2.3 電子檔案單套制管理方式有助于提高工作效率

在信息時代背景下，現代信息技術與國有企業電子檔案管理融合得更為緊密，單套制管理模式憑借其較低的管理成本和高效的管理效率，已經成為國有企業檔案管理工作的重要方式。在技術賦能下，能夠進一步提升國有企業檔案工作的效率。首先，國有企業電子檔案單套制管理實質上采用的是“單軌制”的運行模式，管理對象是各類電子檔案，在管理過程中可以利用電子檔案單套制管理系統對各類檔案文件進行收集和整合，降低不必要的人為風險。其次，電子檔案單套制管理方式能夠借助先進的信息技術對各類電子檔案進行整理、開發和利用，大大減輕了國有企業檔案管理人員的工作負擔，減少不必要的資源浪費。

3 國有企業電子檔案管理的難點與瓶頸

隨著云計算、大數據、人工智能等技術的快速發展，電子檔案管理信息系統已經實現更為先進、智能和高效的功能。系統能夠與企業其他信息系統如ERP、CRM等無縫對接，實現數據的實時共享和更新。但在成績的背后也看到國有企業電子檔案管理信息系統在安全性建設、制度機制建設、資源共享方面還存在著具體問題，只有對存在問題進行具體客觀的分析，才能夠發現背后的原因，進而為后續的保障措施制定提供依據。

3.1 國有企業電子檔案管理信息系統安全性有待提升

國有企業電子檔案管理是一項系統工程，在建設過程中會運用到大量的信息技術。在先進技術背后，也對國有企業電子檔案管理信息系統的安全能力提出較高要求。但目前部分國有企業電子檔案管理信息系統還存在一定的安全隱患。特別是在應對新型黑客攻擊、木馬病毒和計算機病毒侵害時，國有企業電子檔案管理信息系統防護措施相對滯后，存在一定的被篡改、被侵入風險。加之國有企業一般規模龐大，相關職能部門較多，在電子檔案信息收集、整理、開發、利用和共享過程中，需要為不同部門的相關人員賦予不同的權限。如果在權限設置過程中不夠嚴謹，會在一定程度上增加人為風險。一旦重要的國有企業電子檔案信息被篡改或刪除，勢必會影響檔案管理的質量，輕則造成經濟損失，重則會對國有企業經營管理造成危害。

3.2 國有企業電子檔案管理制度機制還不夠完善

制度機制建設是否完善對國有企業電子檔案管理質量產生直接影響。當前部分國有企業在電子檔案管理過程中制度機制建設還不夠完善，沒有結合單套制管理的相關要求，對國有企業電子檔案管理制度機制進行優化和完善。部分制度還摻雜著紙質檔案管理內容，這些制度機制已經很難適應新時期國有企業電子檔案管理的實際需要，無法滿足電子檔案管理工作開展的具體要求。長此以往，勢必會影響工作質量，甚至部分檔案工作人員在工作過程中由于沒有規范的制度機制作為依據，電子檔案存儲格式五花八門。同時，電子檔案開發利用存在格式不統一問題，電子檔案共享存在數據不兼容的問題，不利于檔案資源的查詢、調取和利用。

3.3 國有企業電子檔案信息資源共享能力不足

國有企業作為國家經濟發展的支柱，在發展過程中必然與多個經濟主體聯系與互動，對各類信息資源進行整合。但目前部分國有企業在電子檔案信息資源共享方面還存在重視程度不足、人才隊伍建設滯后、技術能力有限的現實困境。部分檔案管理人員由于受到雙套制管理思維的影響，沒有給予電子檔案信息資源共享足夠的重視，導致電子檔案信息共享成效與預期存在著較大差距。加之，部分國企電子檔案管理人員年齡偏大，很多人員屬于“半路出家”，對于電子檔案信息資源共享了解得不夠深入，對于大數據、云計算智能技術掌握得不夠全面，難以為國有企業電子檔案信息資源共享做出貢獻。

4 國有企業電子檔案單套制管理的保障

4.1 從國家層面和行業層面完善標準規范

將單套制管理理念融入國有企業電子檔案管理之中是一項復雜的系統工程，既需要給予單套制管理足夠的重視，也需要形成相應的標準規范，為相關工作落地提供扎實保障。

4.1.1國家層面要以部門規章或標準的形式支持國有企業電子檔案單套制模式落地。通過試點的方式總結相關經驗，形成具有可操作性的規章制度和標準規范，為國有企業單套制管理模式創新提供支持，也能夠讓國有企業檔案管理人員吃下“定心丸”，能夠有更多的精力來研究國有企業電子檔案單套制管理相關的問題。

4.1.2國家或行業層面應制定切實可行的操作規范。為國有企業檔案管理人員參與電子檔案單套制管理提供“指南針”和“說明書”。早在2020年，國家檔案局就將企業電子文件歸檔和電子檔案管理試點作為重點工作部署，并形成了相關成果。因此，國家完全可以將這些成果以標準規范的形式落實，為國有企業電子檔案單套制管理提供支持。

4.2 加強國有企業檔案專業人才隊伍建設

人才是推動科技創新的最核心要素。從國有企業電子檔案單套制管理高質量發展的角度看，應該將人才隊伍建設作為重要方面。

4.2.1要加強對國有企業檔案管理人員的信息素養。電子檔案單套制管理涉及的電子檔案種類多。電子檔案整合、開發和利用過程中需要的技術多，相應地對國有企業檔案管理人員的綜合能力和信息素養提出了更高要求，國有企業在檔案人才培養過程中要將大數據、云計算和人工智能等作為重要培訓內容，同時也要引導檔案管理人員系統地學習單套制管理的相關概念、核心內容和相關技術，并將這些技術和理論主動地運用到國有企業電子檔案單套制管理之中。

4.2.2要加強對國有企業檔案管理人員的安全教育培養。國有企業電子檔案很多信息與企業發展息息相關，這些檔案信息至關重要。因此，有必要加強對檔案管理人員的安全教育培訓，進一步提升檔案管理人員的安全意識，主動規避各種安全風險，切實保障國有企業電子檔案信息的安全。

總之，在信息時代背景下，國有企業電子檔案管理也應該主動適應時代發展的趨勢，充分認識到現代信息技術對電子檔案管理產生的深刻影響，以單套制作為管理思路，以問題為主要導向，將單套制管理思維與國有企業電子檔案管理進行深度結合，運用大數據思維加強對電子檔案的管理，同時提升對國有企業電子檔案信息資源利用的程度，將國有企業電子檔案信息與國有企業的戰略決策、技術創新和未來發展進行深度融合，助力國有企業高質量發展。

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作者簡介：譚英（1975—），大學學歷，四川華能康定水電有限責任公司館員，研究方向：國有企業（水電站、新能源電站）檔案管理，數字檔案館管理。