新時(shí)期高職院校教學(xué)秘書管理工作優(yōu)化策略探析

摘"要：隨著高等職業(yè)教育事業(yè)不斷發(fā)展與改革，對新時(shí)期的教學(xué)秘書工作也提出了更高的要求。教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)工作中最為基礎(chǔ)的環(huán)節(jié)，是學(xué)校管理部門與二級學(xué)院、教學(xué)院長與專業(yè)教師以及教師與學(xué)生之間相互溝通的橋梁與紐帶。本文通過對教學(xué)秘書工作職責(zé)進(jìn)行了深入分析，探究了其工作特點(diǎn)，進(jìn)而從提升信息化辦公水平、完善相關(guān)培訓(xùn)活動、提升自身職業(yè)素質(zhì)等方面提出改進(jìn)策略，旨在提高教學(xué)秘書工作效率和質(zhì)量，以更好地適應(yīng)職業(yè)教育發(fā)展的新形勢。

關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書；教學(xué)管理；優(yōu)化策略

一、概述

高等職業(yè)教育作為我國教育體系的重要組成部分，肩負(fù)著為社會培養(yǎng)高素質(zhì)技能型人才的重要使命。在高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展的時(shí)代，教學(xué)質(zhì)量是衡量學(xué)校辦學(xué)水平的關(guān)鍵指標(biāo)，直接關(guān)系到學(xué)校的聲譽(yù)以及未來的發(fā)展。在教學(xué)管理中，教學(xué)秘書則發(fā)揮著不可或缺的作用，他們是教學(xué)工作正常運(yùn)行的保障，也是連接教務(wù)處與二級學(xué)院的橋梁紐帶。作為教學(xué)一線工作者，教學(xué)秘書工作涵蓋了教學(xué)計(jì)劃制訂與執(zhí)行、教學(xué)資源管理、信息收集與反饋等多個(gè)方面，內(nèi)容煩瑣復(fù)雜，要求他們具備較強(qiáng)的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。然而，在實(shí)際工作中，由于多種因素的影響，教學(xué)秘書還會面臨許多困難與挑戰(zhàn)，如任務(wù)與人員匹配不足、缺乏明確的工作標(biāo)準(zhǔn)、溝通協(xié)調(diào)難度較大等。為了更好地發(fā)揮教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的作用，提升教學(xué)管理質(zhì)量，本文將全面分析教學(xué)秘書工作，分析存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施。

二、高職院校教學(xué)秘書的工作職責(zé)

教學(xué)管理工作屬于高校教育教學(xué)的重要內(nèi)容，更是核心工作內(nèi)容［1］。因此，教學(xué)秘書需要明確自己的工作職責(zé)，準(zhǔn)確定位崗位特點(diǎn)，同時(shí)結(jié)合二級學(xué)院的實(shí)際情況，積極參與教學(xué)管理，充分發(fā)揮輔助教學(xué)的作用。

（一）教學(xué)服務(wù)工作

教學(xué)服務(wù)工作貫穿著整個(gè)教學(xué)活動的過程，是各個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)有序開展的有效保證。整個(gè)教學(xué)過程中，教師是主導(dǎo)，學(xué)生是主體，而教學(xué)秘書則是教師與學(xué)生之間溝通的橋梁，需要對教師的教學(xué)過程進(jìn)行有效管理，并提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，同時(shí)也要保障學(xué)生學(xué)習(xí)過程的順利。因此，在教學(xué)過程中需要處理大量的事務(wù)性工作，例如，（1）學(xué)期初為教師提供教師手冊、教學(xué)任務(wù)書、課程資料、課程表等相關(guān)教學(xué)材料；（2）學(xué)期初安排補(bǔ)考、課程重修以及期末考試和全國各類大型考試的考務(wù)工作；（3）學(xué)生畢業(yè)資格審核和畢業(yè)證書發(fā)放；（4）下一學(xué)期的課務(wù)安排工作等。

（二）教學(xué)溝通協(xié)調(diào)

教學(xué)秘書是教學(xué)管理工作中多主體之間的溝通協(xié)調(diào)者，是教務(wù)處與二級學(xué)院之間溝通的紐帶，同時(shí)也是學(xué)院與教師、教師與學(xué)生之間相互溝通的橋梁，承擔(dān)著信息反饋?zhàn)饔?。第一，教學(xué)秘書應(yīng)與教務(wù)處保持緊密溝通，及時(shí)準(zhǔn)確地將教務(wù)處下發(fā)的教學(xué)任務(wù)傳達(dá)給學(xué)院的相關(guān)教師和學(xué)生，同時(shí)還要通知相關(guān)部門將教學(xué)任務(wù)執(zhí)行情況進(jìn)行上報(bào)，并做好信息反饋等［2］。第二，教學(xué)秘書需要跟各教學(xué)單位和教學(xué)對象保持密切聯(lián)系，同時(shí)向雙方傳達(dá)教學(xué)活動的相關(guān)重要信息，以確保教學(xué)活動能夠順利開展。例如體育學(xué)院的公共課程，需要將選課信息發(fā)布給各教學(xué)單位，學(xué)生選課后還要根據(jù)選課人數(shù)對部分課程進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整。另外，還有個(gè)別學(xué)生不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成選課，后續(xù)還要進(jìn)行課程補(bǔ)選。第三，教學(xué)秘書還要跟任課教師和學(xué)生保持聯(lián)系，主要是一些涉及停課、調(diào)課通知的發(fā)布與傳達(dá)。同時(shí)，還要協(xié)助學(xué)生向任課教師反饋一些教學(xué)意見。在整個(gè)溝通過程中需要注意的是，教學(xué)秘書要明確好自己的定位，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

（三）教學(xué)質(zhì)量監(jiān)督

為了保證高校高質(zhì)量和高水平的教育教學(xué)活動，一方面要提升教師的教學(xué)能力，另一方面則是要根據(jù)學(xué)校自身的實(shí)際情況建立合適的考核機(jī)構(gòu)，教學(xué)秘書則參與了教學(xué)管理工作的所有重要教學(xué)環(huán)節(jié)，自然也承擔(dān)著定期檢查和隨機(jī)抽查的重要任務(wù)。第一，教學(xué)秘書要協(xié)助學(xué)校教學(xué)質(zhì)量管理部門和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)質(zhì)量的深入調(diào)查，對發(fā)現(xiàn)教學(xué)過程中存在的不足，必須及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)當(dāng)事人，并督促整改落實(shí)。第二，教學(xué)秘書要不定期地深入課堂當(dāng)中，對學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和任課教師進(jìn)行檢查和監(jiān)督，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部分反饋實(shí)際檢查情況。第三，為了進(jìn)一步提升教學(xué)管理效果，教學(xué)秘書要組織開展師生座談會，及時(shí)掌握教師和學(xué)生對當(dāng)面教學(xué)管理方面的意見和建議，對于發(fā)現(xiàn)的管理問題，需要詳細(xì)分析原因，從根源上解決問題，并提出合理的改進(jìn)策略。

（四）檔案管理

檔案管理是教學(xué)秘書日常工作的重要內(nèi)容之一，對于保障正常教學(xué)秩序、總結(jié)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)、提高教學(xué)質(zhì)量以及為學(xué)校發(fā)展提供決策依據(jù)具有非常重要的意義。檔案管理的主要任務(wù)分為五部分。（1）教學(xué)文件檔案管理：培養(yǎng)方案與教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱與課程標(biāo)準(zhǔn)；（2）教學(xué)業(yè)務(wù)檔案管理：教學(xué)任務(wù)安排與課表、教學(xué)檢查與評估材料、教學(xué)改革與研究項(xiàng)目檔案；（3）學(xué)生成績檔案管理：學(xué)生課程成績、學(xué)籍異動與畢業(yè)資格審查；（4）教師教學(xué)檔案管理：教師基本信息、教學(xué)工作量與教學(xué)質(zhì)量評價(jià)；（5）考試與試卷檔案管理：考試安排與試卷命題、試卷批改與成績登記、試卷保存與查閱。檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)。（1）保障教學(xué)秩序的穩(wěn)定運(yùn)行：通過對教學(xué)文件、教學(xué)任務(wù)安排、課表等檔案的有效管理，能夠確保教學(xué)活動按照預(yù)定計(jì)劃有序進(jìn)行；（2）促進(jìn)教學(xué)質(zhì)量提升：通過對教學(xué)檔案的分析，學(xué)校能夠發(fā)現(xiàn)教學(xué)中存在的問題，采取相應(yīng)的措施加以解決，推動教學(xué)質(zhì)量不斷提升；（3）為學(xué)校決策提供數(shù)據(jù)支持：學(xué)生成績檔案、教師教學(xué)檔案等包含豐富的信息，經(jīng)過整理分析，可以為學(xué)校在師資隊(duì)伍建設(shè)、教學(xué)資源配置等方面提供有力數(shù)據(jù)支撐。

三、高職院校教學(xué)秘書的工作特點(diǎn)

（一）服務(wù)性

服務(wù)是教學(xué)秘書應(yīng)該具備的最基本職能。高校的教學(xué)管理工作都是以學(xué)生的發(fā)展為基礎(chǔ)展開的，而教學(xué)秘書不僅要服務(wù)教學(xué)工作，還要全方位地服務(wù)教師和學(xué)生。因此，教學(xué)秘書的服務(wù)對象則顯得更加多樣化，包括教學(xué)院長、教研室主任、專業(yè)教師、輔導(dǎo)員以及全體學(xué)生。另外，教師群體的年齡、職稱及學(xué)歷也各有差異，進(jìn)一步增加了服務(wù)的難度。這就要求教學(xué)秘書需要具備一定的奉獻(xiàn)精神，增強(qiáng)服務(wù)意識，做到全心全意為學(xué)生的發(fā)展、教師的工作而服務(wù)，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

（二）時(shí)效性

時(shí)效性也是高校教學(xué)秘書工作中非常重要的一方面。一般情況下都會有多項(xiàng)工作在同步進(jìn)行處理，這就對工作的效率和時(shí)效性提出了較高的要求［3］。在工作中，對于那些有嚴(yán)格時(shí)間要求的任務(wù)，務(wù)必要做到及時(shí)響應(yīng)與高效處理。所以，如果教學(xué)秘書無法確保緊急事務(wù)的及時(shí)處理，就很容易引發(fā)教學(xué)事故。

（三）準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性直接影響到教學(xué)秩序的正常運(yùn)行和教學(xué)質(zhì)量的保障。在課程安排方面，教學(xué)秘書需要準(zhǔn)確地安排課程的時(shí)間、地點(diǎn)授課教師等相關(guān)信息。一旦出現(xiàn)錯誤，很可能導(dǎo)致教師和學(xué)生時(shí)間或地點(diǎn)的沖突，影響正常教學(xué)。在學(xué)生成績管理上，準(zhǔn)確性更是容不得任何差錯。教學(xué)秘書要準(zhǔn)確記錄學(xué)生的考試成績、補(bǔ)考成績，確保每一個(gè)環(huán)節(jié)不

出差錯，任何一點(diǎn)差錯都可能影響學(xué)生的就業(yè)和未來的發(fā)展。在教師與學(xué)生的溝通中信息的高度準(zhǔn)確性也至關(guān)重要。例如，傳達(dá)學(xué)校的教學(xué)通知、政策變動等，若傳達(dá)不準(zhǔn)確，也會造成誤解和不必要的麻煩?？傊挥斜３指叨鹊臏?zhǔn)確性，才能為學(xué)校的教學(xué)工作提供有力支持和服務(wù)。

（四）綜合性

教學(xué)秘書的任務(wù)繁雜，服務(wù)對象多，因此，教學(xué)秘書工作的綜合性比較強(qiáng)，不僅需要具備良好的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力，還需要熟悉教學(xué)管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握一定的信息技術(shù)，能夠熟練使用相關(guān)的教學(xué)管理軟件。這就要求教學(xué)秘書應(yīng)具備過硬的崗位技能和綜合素質(zhì)，能夠獨(dú)立分析并解決問題，保證教學(xué)工作的順利進(jìn)行。

（五）靈活性

溝通方式的靈活性。與不同人員的溝通是教學(xué)秘書工作的重要組成部分。面對教師、學(xué)生、上級領(lǐng)導(dǎo)等不同的溝通對象，教學(xué)秘書需要采用靈活多樣的溝通方式。應(yīng)對突發(fā)事件的靈活性。在教學(xué)過程中，不可避免會出現(xiàn)一些突發(fā)事件，教學(xué)秘書需要在第一時(shí)間做出靈活反應(yīng)，采取有效措施解決問題?？傊?，教學(xué)秘書工作的靈活性是保障教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要因素。只有具備這種靈活性，教學(xué)秘書才能在復(fù)雜多變的教學(xué)環(huán)境中出色地完成各項(xiàng)任務(wù)。

四、高職院校教學(xué)秘書工作的改進(jìn)措施

（一）提升信息化辦公水平

在數(shù)字化快速發(fā)展的新時(shí)代，信息技術(shù)在各行各業(yè)都有著廣泛應(yīng)用，并取得了顯著的效果，同樣也深刻地改變著教學(xué)管理的模式和方法。教學(xué)秘書是教學(xué)管理的關(guān)鍵執(zhí)行者，其教學(xué)管理的效率、質(zhì)量與工作的信息化程度密切相關(guān)。為了提升信息化辦公的策略，可以考慮以下幾方面：首先，要加強(qiáng)培訓(xùn)與學(xué)習(xí)。學(xué)校要定期為教學(xué)秘書提供信息化培訓(xùn)，主要包括相關(guān)軟件的操作、教務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用以及信息安全等方面的培訓(xùn)；同時(shí)還要鼓勵教學(xué)秘書自主學(xué)習(xí)，參加相關(guān)在線課程的培訓(xùn)和活性。例如，組織“信息化辦公技能提升月”活動，通過集中授課、實(shí)踐操作和案例分享等方式，可以有效提高教學(xué)秘書的信息化水平。其次，要完善信息化管理制度。建立健全教務(wù)相關(guān)的信息化辦公規(guī)章制度，明確信息錄入、審核、更新、備份等流程和責(zé)任，確保信息的準(zhǔn)確性和安全性。例如，制定嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理制度，規(guī)定不同人員對教學(xué)信息訪問和修改的權(quán)限。再次，優(yōu)化信息化辦公系統(tǒng)。學(xué)校要根據(jù)實(shí)際應(yīng)用需求，對現(xiàn)有的信息化辦公系統(tǒng)進(jìn)行不定期優(yōu)化升級，提高系統(tǒng)的便捷性和功能性。另外，也需要與軟件供應(yīng)方加強(qiáng)溝通與合作，能夠及時(shí)解決系統(tǒng)運(yùn)行過程中出現(xiàn)的各種問題［4］。最后，強(qiáng)化信息安全意識。學(xué)校相關(guān)部門要定期開展信息安全宣傳教育活動，提高教學(xué)秘書對信息安全重要性的認(rèn)識，掌握基本的信息安全防護(hù)技能。

（二）完善相關(guān)培訓(xùn)活動

隨著高等教育的快速發(fā)展與改革的不斷深入，教學(xué)秘書也面臨著越來越多的新挑戰(zhàn)與新要求。開展系統(tǒng)、有效的培訓(xùn)對于提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力具有重要的意義。首先，要明確培訓(xùn)目標(biāo)，學(xué)校需要根據(jù)教學(xué)秘書的工作需求和個(gè)體的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，制定明確、具體且可衡量的培訓(xùn)目標(biāo)。入職培訓(xùn)：要讓新入職的教學(xué)秘書了解教學(xué)管理的工作內(nèi)容、基本流程以及明確的崗位定位等；短期培訓(xùn)：培訓(xùn)目標(biāo)可以是掌握某一特定教學(xué)管理系統(tǒng)的操作技能；長期目標(biāo)：可以是提升綜合管理能力，成為教學(xué)管理領(lǐng)域的專家。其次，采用多樣化的培訓(xùn)方式。集中授課：邀請一些專家學(xué)者或具有豐富經(jīng)驗(yàn)的教學(xué)秘書進(jìn)行面對面的講解；在線學(xué)習(xí)：利用豐富的網(wǎng)絡(luò)平臺學(xué)習(xí)資源，方便教學(xué)秘書靈活自主學(xué)習(xí)；實(shí)踐操作：通過實(shí)踐操作練習(xí)，鞏固之前所學(xué)的理論知識和技能；案例分析：通過對實(shí)際工作中的典型案例進(jìn)行分析，提高解決問題的能力；交流研討：組織各二級學(xué)院教學(xué)秘書之間的交流與研討，相互分享經(jīng)驗(yàn)與心得體會。再次，要建立完善的培訓(xùn)評估機(jī)制。培訓(xùn)效果評估：通過考試、實(shí)際操作等方式，檢驗(yàn)教學(xué)秘書對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度；反饋收集：通過問卷調(diào)查、面談等方式，收集教學(xué)秘書對培訓(xùn)活動的意見和建議；持續(xù)改進(jìn)：根據(jù)評估結(jié)果和反饋的意見，及時(shí)調(diào)整和優(yōu)化培訓(xùn)方案，提高培訓(xùn)質(zhì)量。

（三）提升自身職業(yè)素質(zhì)

教學(xué)秘書肩負(fù)著協(xié)調(diào)教學(xué)運(yùn)行、保障教學(xué)秩序、服務(wù)師生等重要職責(zé)。隨著高等教育的快速發(fā)展和改革的不斷深入，提升自身素質(zhì)已成為教學(xué)秘書適應(yīng)新形勢、應(yīng)對新挑戰(zhàn)、提高工作質(zhì)量和效率的必然選擇［5］。（1）學(xué)習(xí)意識。在知識快速更新的時(shí)代，教學(xué)秘書必須具備強(qiáng)烈的學(xué)習(xí)意識。一方面，要不斷學(xué)習(xí)新的教育教學(xué)理念和管理方法，以適應(yīng)高校教育改革的發(fā)展。例如，隨著在線教育的興起，教學(xué)秘書需要了解相關(guān)的教學(xué)平臺和技術(shù)，以便更好地協(xié)助教師開展線上教學(xué)活動。另一方面，要深入學(xué)習(xí)所在高校的教學(xué)規(guī)章制度和專業(yè)知識，熟悉學(xué)校的各項(xiàng)政策和規(guī)定，能夠準(zhǔn)確地為師生答疑解惑，避免工作中的失誤。（2）責(zé)任意識。責(zé)任意識是教學(xué)秘書做好工作的關(guān)鍵，這直接關(guān)系到工作效率和質(zhì)量。教學(xué)秘書的工作涉及教學(xué)計(jì)劃的執(zhí)行、教學(xué)資源的調(diào)配、考試安排等諸多環(huán)節(jié)，任何一個(gè)細(xì)小的失誤都可能影響教學(xué)秩序和教學(xué)質(zhì)量。因此，教學(xué)秘書要有高度的責(zé)任心，認(rèn)真對待每一項(xiàng)工作任務(wù)。例如，在安排考試時(shí)，要仔細(xì)核對考試時(shí)間、地點(diǎn)和考生名單，確保考試的順利進(jìn)行。（3）服務(wù)意識。教學(xué)秘書的工作本質(zhì)上是為師生提供服務(wù)，要有主動服務(wù)的意識，想師生之所想，急師生之所急。例如，及時(shí)為教師提供教學(xué)資料和設(shè)備支持，為學(xué)生辦理學(xué)籍異動等相關(guān)手續(xù)，以熱情、耐心和細(xì)致的態(tài)度為師生解決問題，提高服務(wù)滿意度。（4）質(zhì)量意識。教學(xué)管理的質(zhì)量直接關(guān)系到人才培養(yǎng)的質(zhì)量。教學(xué)秘書應(yīng)樹立質(zhì)量意識，注重工作的規(guī)范化和精細(xì)化。在教學(xué)檔案管理方面，要保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性；在教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控中，要協(xié)助學(xué)校建立科學(xué)的評價(jià)體系，及時(shí)反饋教學(xué)中存在的問題，并推動整改措施的落實(shí)。（5）法律意識。隨著教育法律法規(guī)的不斷完善，教學(xué)秘書要有法律意識。在工作中，要嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和學(xué)校的規(guī)章制度，保護(hù)師生的合法權(quán)益。比如，在處理學(xué)生的成績和學(xué)籍問題時(shí)，要遵循相關(guān)的法律法規(guī)和程序，確保公正公平?？傊瑢W(xué)習(xí)、責(zé)任、服務(wù)、質(zhì)量和法律意識是教學(xué)秘書必備的素養(yǎng)。只有不斷強(qiáng)化這些意識，教學(xué)秘書才能更好地適應(yīng)工作的要求，為高校的教學(xué)管理工作貢獻(xiàn)力量，促進(jìn)高等教育事業(yè)的發(fā)展。

結(jié)語

高職院校教學(xué)秘書是學(xué)校、教師和學(xué)生之間相互溝通的橋梁和樞紐，是教學(xué)工作有序運(yùn)行的重要保障。對于新時(shí)期的教學(xué)秘書，在保質(zhì)保量完成本職工作的基礎(chǔ)上，還需要不斷探索教學(xué)管理中的新方法、新思路、新手段。本文探討了教學(xué)秘書的工作職責(zé)、工作特點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上提出了提升教學(xué)管理的有效方法，從而助力學(xué)校相關(guān)教學(xué)工作順利進(jìn)行。

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作者簡介：冒辰辰（1988—"），女，漢族，江蘇南通人，本科，研究實(shí)習(xí)員，研究方向：高等職業(yè)教育。