企業(yè)合同管理中的潛在風(fēng)險(xiǎn)與破局之道

在現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營階段，合同管理已成為保障商業(yè)交易穩(wěn)定與合法的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。然而，企業(yè)在合同管理過程中仍面臨諸多挑戰(zhàn)，如合同條款潛藏的法律風(fēng)險(xiǎn)、履約期間可能發(fā)生的違約狀況、財(cái)務(wù)與信用方面的風(fēng)險(xiǎn)以及信息管理存在的缺陷等。這些問題不僅會影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益，還可能引發(fā)法律糾紛，損害企業(yè)信譽(yù)。

本文以企業(yè)管理的視角為切入點(diǎn)，審視企業(yè)合同管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)及防控途徑，并結(jié)合實(shí)際案例分析優(yōu)化合同管理的有效方式，試圖為企業(yè)提供科學(xué)合理的管理方針，提高合同管理的規(guī)范性及安全水平。

企業(yè)合同管理中的主要風(fēng)險(xiǎn)分析

法律與條款漏洞風(fēng)險(xiǎn)合同法律風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)運(yùn)營中極為常見且影響重大的風(fēng)險(xiǎn)類型之一。合同作為具有法律效力的文書，條款的嚴(yán)謹(jǐn)程度直接關(guān)系到合同在法律層面的效力。眾多企業(yè)因合同條款表述模糊、邏輯失準(zhǔn)，在合同履行階段產(chǎn)生歧義，導(dǎo)致合同糾紛頻發(fā)。某些企業(yè)未精準(zhǔn)規(guī)定違約責(zé)任，當(dāng)交易一方履行合同出現(xiàn)問題時(shí)，企業(yè)難以實(shí)施有效追責(zé)。若合同條款與最新的法律法規(guī)不一致，可能造成合同部分內(nèi)容無效，使合同執(zhí)行受阻。

履約與違約風(fēng)險(xiǎn)合同履行是否順利，直接影響企業(yè)的交易安全與商業(yè)信譽(yù)。履約風(fēng)險(xiǎn)多表現(xiàn)為合同一方或多方未按照約定履行責(zé)任，使交易目標(biāo)的達(dá)成出現(xiàn)障礙。尤其在供應(yīng)鏈體系復(fù)雜且市場競爭激烈的行業(yè)里，如制造業(yè)和零售業(yè)，合同履約問題尤為突出。2023年，國內(nèi)某大型建筑公司受供應(yīng)商未按合同交付關(guān)鍵材料的影響，工程實(shí)施延遲，造成損失達(dá)數(shù)千萬元。此類履約風(fēng)險(xiǎn)不僅會影響企業(yè)生產(chǎn)運(yùn)營，還可能引發(fā)連鎖反應(yīng)，使企業(yè)因合同違約不得不承擔(dān)額外賠償。合同履行問題還與不可抗力因素有關(guān)，如自然災(zāi)害、經(jīng)濟(jì)狀況的波動(dòng)等，這些無法預(yù)知的因素可能會使合同一方不能履行約定責(zé)任，增加企業(yè)合同風(fēng)險(xiǎn)的量級。

財(cái)務(wù)與信用隱患合同內(nèi)財(cái)務(wù)條款的設(shè)計(jì)是否合理恰當(dāng)，對企業(yè)資金運(yùn)轉(zhuǎn)的安全性起到直接的決定性作用。在眾多商業(yè)合同里，付款方式、賬期安排模式、違約金條款等財(cái)務(wù)條款設(shè)置不當(dāng)，可能會使企業(yè)陷入資金流動(dòng)性風(fēng)險(xiǎn)。若企業(yè)未清晰約定付款時(shí)間，可能引發(fā)回款周期過長，從而影響現(xiàn)金流。就某金融機(jī)構(gòu)的報(bào)告而言，逾四成的中小企業(yè)因應(yīng)收賬款回收周期過長，陷入資金鏈斷裂風(fēng)險(xiǎn)。交易對象的信用狀況同樣是合同財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵要素，企業(yè)若未對合作方信用狀況做充分評估，可能會使合同履行期間出現(xiàn)應(yīng)收賬款拖欠，乃至形成壞賬的局面。特別是在B2B模式的商業(yè)交易情境中，企業(yè)彼此信用管理工作的缺失，容易引發(fā)資金虧損。部分企業(yè)簽訂合同時(shí)未對交易對象開展信用審核，造成合作方因財(cái)務(wù)方面問題無法按期付款，最終產(chǎn)生呆賬，損害企業(yè)整體的財(cái)務(wù)穩(wěn)定水平。

信息管理與內(nèi)部控制漏洞當(dāng)企業(yè)進(jìn)行合同管理時(shí)，信息管理的漏洞與內(nèi)部控制機(jī)制的乏力可能會使合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)一步惡化。許多企業(yè)合同管理仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)存檔或零散電子文件存儲形式，缺少統(tǒng)一的合同管理體系。這種管理方式不僅加大了合同丟失、被不當(dāng)篡改的風(fēng)險(xiǎn)，還影響了合同追蹤、查詢的效率，導(dǎo)致合同履行環(huán)節(jié)中出現(xiàn)信息斷層，影響企業(yè)合同的執(zhí)行成效。某研究機(jī)構(gòu)開展的調(diào)查顯示，超過60%的中小企業(yè)在合同存檔和管理上未采用系統(tǒng)化手段，致使合同查詢效率下滑，乃至在關(guān)鍵交易發(fā)生爭端時(shí)找不到有效的合同文件。企業(yè)內(nèi)部審批流程不規(guī)范，可能會進(jìn)一步加重合同管理的混亂。在部分企業(yè)里，合同起草、審核、審批、簽訂以及執(zhí)行未搭建完整管理鏈條，合同簽訂之際未進(jìn)行充分審查，導(dǎo)致后續(xù)履行過程中察覺到條款漏洞，增添合同執(zhí)行方面的風(fēng)險(xiǎn)。

企業(yè)合同管理風(fēng)險(xiǎn)的防控措施

精準(zhǔn)審查合同條款筑牢法律風(fēng)險(xiǎn)防線合同條款的嚴(yán)謹(jǐn)性與合法性直接關(guān)乎合同的法律效力。若條款存在漏洞，必然會引發(fā)各種爭議，很可能使企業(yè)在履約過程中的法律保障大打折扣。在合同正式訂立階段，應(yīng)確保條款內(nèi)容清晰明了、責(zé)任界定精準(zhǔn)無誤，避免模糊表述引發(fā)履約矛盾。當(dāng)涉及付款條件、違約責(zé)任、爭議解決等關(guān)鍵內(nèi)容時(shí)，必須強(qiáng)化法律審核，保障條款具備可執(zhí)行性。隨著法律法規(guī)的不斷調(diào)整，合同條款也需要定期更新，以適應(yīng)市場環(huán)境與政策的發(fā)展變化。當(dāng)企業(yè)開展國際化經(jīng)營時(shí)，還需關(guān)注不同國家法律適用方面的事宜，杜絕法律沖突對合同履行造成的干擾。

強(qiáng)化履約監(jiān)督減少執(zhí)行偏差履行賦予了合同真正的價(jià)值，但在實(shí)際執(zhí)行過程中，交付滯后、質(zhì)量偏差等問題時(shí)有發(fā)生，對企業(yè)正常運(yùn)營造成干擾。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立履約監(jiān)測體系，將合同執(zhí)行動(dòng)態(tài)納入日常管理工作。在開展供應(yīng)鏈合作時(shí)，定期檢查供貨方的合同履約情況，確保貨物質(zhì)量及交付周期符合合同約定。履約過程中存在較多不確定因素，企業(yè)可通過設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警界限，提前察覺履行的異常狀況，并及時(shí)調(diào)整應(yīng)對策略。部分合同涉及長期合作關(guān)系，為避免市場環(huán)境變化對履約造成阻礙，應(yīng)在合同中添加靈活調(diào)整機(jī)制，使合同能夠貼合實(shí)際情況。

優(yōu)化資金管理降低財(cái)務(wù)損失風(fēng)險(xiǎn)合同交易涉及大量資金的流動(dòng)與轉(zhuǎn)移，若資金處置不當(dāng)，極易引發(fā)違約狀況或財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在開展合同管理工作時(shí)，應(yīng)優(yōu)化付款方式，合理規(guī)劃賬期安排，保持資金流動(dòng)的順暢性。對于高額交易，不妨采用分階段付款模式，減輕一次性付款帶來的現(xiàn)金流壓力。企業(yè)需要構(gòu)建一套信用評估體系，全面考量合作方的財(cái)務(wù)狀況、履約能力及行業(yè)認(rèn)可度，防止因合作方資金緊張?jiān)斐苫乜铒L(fēng)險(xiǎn)。若涉及大額合同，可適當(dāng)引入擔(dān)保方式或金融工具，如商業(yè)保函、信用保險(xiǎn)等，以此增強(qiáng)交易的安全性。在市場環(huán)境波動(dòng)較大的行業(yè)，合同資金條款宜設(shè)置浮動(dòng)調(diào)節(jié)機(jī)制，以降低價(jià)格波動(dòng)帶來的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

推動(dòng)合同數(shù)字化提升管理效率傳統(tǒng)的合同管理模式存在審批流程冗長、存檔混亂、執(zhí)行追蹤困難等問題，影響了合同履行的效率與安全性。企業(yè)應(yīng)借助數(shù)字化技術(shù)，建立高效的合同管理體系，實(shí)現(xiàn)合同從起草、審批、履行到存檔全流程的信息化。電子合同系統(tǒng)可確保合同內(nèi)容不被違規(guī)篡改，提升合同的法律效力，而且便于開展遠(yuǎn)程簽約，縮短合同落地周期。數(shù)字化管理還能進(jìn)一步強(qiáng)化合同履約的監(jiān)測工作，依靠數(shù)據(jù)分析掌握合同履行進(jìn)度，及時(shí)察覺潛在風(fēng)險(xiǎn)并調(diào)整策略。針對過往合同數(shù)據(jù)，企業(yè)可借助智能分析工具，優(yōu)化現(xiàn)有的合同模板，減少常見條款存在的漏洞。

實(shí)踐案例與效果分析

案例背景A公司是一家國內(nèi)知名的機(jī)械制造企業(yè)，業(yè)務(wù)涵蓋設(shè)備生產(chǎn)、供應(yīng)鏈管理以及工程項(xiàng)目承接。由于業(yè)務(wù)規(guī)模較大，合同種類繁多，但管理體系相對滯后。合同審核主要依賴人工，存檔采用紙質(zhì)方式，且缺乏統(tǒng)一的合同管理流程。在一次大型設(shè)備采購事務(wù)中，A公司與供應(yīng)商B簽署了一份價(jià)值2000萬元的采購合同。在合同履行階段，B公司未按約定時(shí)間交付設(shè)備，且部分產(chǎn)品質(zhì)量與合同要求存在差距，導(dǎo)致A公司生產(chǎn)計(jì)劃嚴(yán)重受阻。由于合同條款未對逾期交付的違約責(zé)任作出明確規(guī)定，A公司在向供應(yīng)商索賠時(shí)陷入被動(dòng)，甚至面臨法律訴訟。

因缺乏有力證據(jù)，A公司存在敗訴風(fēng)險(xiǎn)。此外，A公司對供應(yīng)商信用狀況評估不充分，導(dǎo)致B公司因經(jīng)營不善資金鏈斷裂，部分貨款追討無果。這一事件讓A公司深刻認(rèn)識到合同管理漏洞的嚴(yán)重性，遂決定對管理體系進(jìn)行系統(tǒng)性優(yōu)化。

改進(jìn)措施其一，強(qiáng)化合同條款審核，明確法律責(zé)任。A公司組建了專業(yè)的法律審核團(tuán)隊(duì)，確保所有合同在簽約前進(jìn)行嚴(yán)格的法律審查。公司制定了標(biāo)準(zhǔn)化合同模板，對付款條款、違約責(zé)任、爭議解決等關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化，增加了延遲交付違約賠償條款，明確了供應(yīng)商未按期完成合同約定時(shí)的賠償金額及處理流程。同時(shí)，公司與外部法律專家合作，定期更新合同條款，以符合最新出臺的法律法規(guī)，保障合同在法律層面具有更高的約束效力。

其二，建立履約監(jiān)測機(jī)制，提高執(zhí)行透明度。為防范類似的履約風(fēng)險(xiǎn)，A公司引入了合同履約跟蹤系統(tǒng)，對合同執(zhí)行全過程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。公司確定了履約環(huán)節(jié)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如設(shè)備制造進(jìn)展、物流實(shí)時(shí)狀態(tài)、驗(yàn)收環(huán)節(jié)等，要求供應(yīng)商定期提交進(jìn)展報(bào)告。采購部門與項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)協(xié)同合作，每周召開例會評估合同執(zhí)行進(jìn)展，確保潛在問題能在早期階段被發(fā)現(xiàn)并解決。此外，公司對所有供應(yīng)商建立了履約信用評分體系，根據(jù)以往合同的執(zhí)行情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)考評。針對履約情況不佳的供應(yīng)商，采取預(yù)警乃至終止合作的措施。

其三，優(yōu)化付款方式，加強(qiáng)資金安全。鑒于供應(yīng)商信用審核存在不足，A公司調(diào)整了合同的付款模式。過去采用的模式是簽訂合同后支付50%預(yù)付款，而新模式采用分階段付款方式：將首付款降至30%，設(shè)備交付且驗(yàn)收合格后支付40%款項(xiàng)，余下30%待設(shè)備正常運(yùn)行滿6個(gè)月后支付。這一調(diào)整極大地降低了企業(yè)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，保障了資金支付與合同執(zhí)行相匹配。同時(shí)，公司與第三方信用評估機(jī)構(gòu)合作，對新簽約的供應(yīng)商進(jìn)行信用評估審核，并引入商業(yè)擔(dān)保機(jī)制，降低因合作方財(cái)務(wù)狀況惡化而引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)。

其四，推行數(shù)字化合同管理，提高管理效率。A公司合同存檔大多依賴紙質(zhì)文件，查閱困難且易丟失。在此次改進(jìn)實(shí)踐中，公司上線了一套合同管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了合同的電子化存儲、審核及歸檔。所有合同審核均通過數(shù)字化流程完成，審批層級更加清晰，審批周期由原先的5～7天縮短為2～3天。此外，公司引入了電子簽約技術(shù)，增強(qiáng)了合同簽訂的安全性與便利性。同時(shí)，系統(tǒng)會自動(dòng)提醒合同到期時(shí)限，防止因合同管理疏漏引發(fā)法律風(fēng)險(xiǎn)。

效果分析經(jīng)過一年的改進(jìn)，A公司合同管理水平顯著提升，合同執(zhí)行的穩(wěn)定性及安全性大幅增強(qiáng)。合同糾紛數(shù)量減少了60%，索賠成功率提高了40%，法律為合同執(zhí)行提供的保障明顯增強(qiáng)。供應(yīng)商按時(shí)交貨的成功率從70%提升至95%。付款方式調(diào)整后，公司資金流轉(zhuǎn)的安全性提高，降低了因供應(yīng)商資金鏈斷裂引發(fā)的損失金額，同時(shí)為企業(yè)財(cái)務(wù)管理增添了靈活性。實(shí)施數(shù)字化合同管理方案后，合同存檔及查閱效率得到優(yōu)化，審批周期縮短了一半，合同執(zhí)行的透明度大幅提升。企業(yè)合同管理體系進(jìn)一步完善，整體運(yùn)營效率顯著提高。

合同管理關(guān)乎企業(yè)的交易安全和運(yùn)營穩(wěn)定，管理不善往往會導(dǎo)致法律糾紛、履約風(fēng)險(xiǎn)和財(cái)務(wù)損失。企業(yè)要在復(fù)雜的市場環(huán)境中穩(wěn)健發(fā)展，必須提升合同管理的規(guī)范性和執(zhí)行力。清晰嚴(yán)謹(jǐn)?shù)暮贤瑮l款有助于降低法律風(fēng)險(xiǎn)，完善的履約監(jiān)督機(jī)制能夠提升合同執(zhí)行的可靠性，合理的資金管控可確保交易安全，數(shù)字化管理則能提高效率，減少人為失誤。合同不僅是商業(yè)合作的保障，更是企業(yè)競爭力的重要支撐。只有不斷優(yōu)化管理體系，企業(yè)才能在市場變化中保持穩(wěn)健，提升長期發(fā)展能力。

作者單位：天津星城投資發(fā)展有限公司