新一代信息技術賦能人事檔案業務創新研究

課題項目：2024年河南省檔案科技項目“新一代信息技術在人事檔案收集、保管、查詢業務中的應用研究”（項目編號：2024-X-021）。

在當今數字化時代，信息技術飛速發展，新一代信息技術逐漸成為各領域變革的關鍵驅動力。人事檔案業務作為組織管理的重要組成部分，面臨著從傳統模式向數字化模式轉型的迫切需求。傳統人事檔案管理在收集效率、保管安全和查詢便捷性等方面存在諸多不足，而新一代信息技術的興起為解決這些問題提供了新的思路和方法，對其深入研究具有重要意義。

1新一代信息技術的定義與發展

1.1新一代信息技術

新一代信息技術是國務院確定的七個戰略性新興產業之一，國務院要求要加大財稅金融等扶持的政策力度。新一代信息技術分為六個方面，分別是下一代通信網絡、物聯網、三網融合、新型平板顯示、高性能集成電路和以云計算為代表的高端軟件。新一代信息技術是一個在傳統信息技術基礎上不斷演變與拓展的綜合性技術體系，涵蓋了大數據、人工智能、區塊鏈和物聯網等核心領域。這些技術的融合與創新，不僅推動了信息技術的進步，也在各行各業引發了深刻的變革。

1.2新一代信息技術的發展

大數據的崛起源于互聯網和移動設備的廣泛普及。如今，海量、多樣且快速增長的數據被稱為大數據，涵蓋了社交媒體、傳感器、交易記錄等形式。其核心技術包括數據采集、存儲、處理和分析。這些環節通過先進的算法和模型，提取數據中的潛在價值，為決策提供科學依據。數據挖掘技術的發展，使得企業能夠在復雜的市場環境中做出更為精準的判斷，從而實現業務優化。例如，零售行業通過分析消費者行為數據，能夠精確制定營銷策略，以提高客戶滿意度和提升銷售額。

人工智能作為模擬人類智能的科學，經歷了從符號主義到連接主義的演變，并隨著深度學習等技術的融合取得了突破性進展。深度學習利用神經網絡的多層結構，通過大量數據的學習，使機器具備了自我學習和推理的能力。這種能力在圖像識別、語音識別、自然語言處理等領域得到了廣泛應用。例如，在醫療領域，人工智能通過分析醫學影像，能夠輔助醫生進行疾病診斷，提高了診斷的準確性和效率。進一步而言，人工智能的應用正在推動自動駕駛、智能客服等新興行業的發展，展現出其廣泛的應用潛力2。

區塊鏈技術以其去中心化和安全性正在重新定義傳統的交易與數據管理模式。作為一種分布式賬本技術，區塊鏈利用密碼學確保數據的安全與不可篡改。這一特性使得區塊鏈在金融、供應鏈管理等領域得到了廣泛應用。在金融行業，區塊鏈技術能夠減少交易的中介環節，降低交易成本，提高交易效率。在供應鏈管理中，通過區塊鏈技術，實現了對商品流動全過程的透明追蹤，增強了各方的信任度。區塊鏈的去中心化特征打破了以往中心化系統的局限，為構建更加開放、透明的商業環境提供了新的可能。

新一代信息技術的相互關聯與協同發展，不僅推動了技術本身的進步，也促使了整個社會的數字化轉型。在教育、醫療、金融、制造等領域，這些技術的應用正不斷深化，影響著人們的生活方式和社會結構。

2人事檔案業務的數字化轉型需求

2.1人事檔案收集方面

人事檔案收集是檔案管理的起始環節，在數字化時代面臨著全新的需求。傳統的收集方式多依賴于紙質材料的人工遞交，這種模式效率低下且容易出現信息缺失或錯誤。如今，隨著組織規模的擴大和人員流動的頻繁，信息來源愈發多樣化，從招聘環節的在線簡歷、各類資格證書的電子文檔，到員工在日常工作中產生的績效數據、培訓記錄等，都需要納入檔案的收集范疇3

在招聘階段，線上招聘平臺成為人才信息的重要來源，這些平臺存儲著應聘者豐富的背景資料，包括教育經歷、工作履歷、技能證書等。將這些電子信息直接整合到人事檔案中，可避免重復錄人的煩瑣過程。對于新人職的員工，可通過設定統一的電子檔案導人模板，引導其準確上傳各類資料，如身份證掃描件、學歷學位證書電子版等，系統能夠自動識別并提取關鍵信息。同時，與企業內部的人力資源管理系統集成，使得員工在日常工作中產生的績效評估結果、培訓課程完成情況、崗位晉升信息等數據能夠實時同步到人事檔案中，確保檔案信息的及時性和完整性。這不僅提高了收集效率，還能減少因人為因素導致的信息誤差，為后續的檔案管理工作奠定堅實基礎。

2.2人事檔案保管方面

人事檔案保管的數字化轉型需求主要體現在安全與存儲優化上。傳統紙質檔案保管面臨諸多風險，如火災、潮濕、蟲害等可能對檔案造成不可挽回的損害，而且紙質檔案需要大量的物理空間存放，長期保管成本高昂。

數字化保管則通過數據加密技術確保檔案內容的保密性。采用高級加密標準（AES）等加密算法，對檔案數據在存儲和傳輸過程中加密，只有經過授權的用戶通過特定解密密鑰才能訪問。同時，利用冗余存儲技術，如分布式存儲系統，將檔案數據分散存儲在多個節點上，避免因單點故障導致數據丟失。通過定期的數據備份和災難恢復機制，即使在遇到系統崩潰、網絡攻擊等極端情況時，也能迅速恢復檔案數據。此外，數字化檔案的存儲不再受物理空間限制，可以根據組織的發展靈活擴展存儲容量。通過建立數據倉庫，對檔案數據進行分類存儲，根據檔案的類型（如員工基本信息、績效檔案、培訓檔案等）、時間范圍等因素進行分層管理，提高數據檢索和調用的效率，實現檔案保管的高效化和安全化。

2.3人事檔案查詢方面

在人事檔案查詢環節，數字化轉型迫在眉睫。傳統的紙質檔案查詢需要人工翻閱目錄和檔案卷宗，這種方式在面對大量檔案時耗時費力，且難以滿足快速查詢的需求。

數字化的查詢系統需要具備強大的搜索引擎功能。通過對檔案內容進行全文索引，不僅可以根據員工姓名、工號等基本信息查詢，還能依據關鍵詞搜索檔案內容，如查找特定項目參與人員、具備某一技能的員工等。引入智能檢索算法，能夠自動識別用戶的查詢意圖，提高查詢結果的準確性5。同時，為了方便不同權限用戶的查詢需求，可設置分層級的查詢界面。例如，普通員工可以查詢自己的基本檔案信息和部分與自身發展相關的培訓、績效記錄；部門主管可以查詢本部門員工的詳細檔案信息，用于人員管理和績效評估；而人力資源管理人員和高層領導則可以對全公司的人事檔案進行全面查詢和分析。此外，查詢系統應具備查詢記錄功能，以便對檔案的訪問情況進行審計和監控，確保檔案信息的使用符合組織規定和安全要求。通過數字化查詢系統的建立，能夠極大地提高人事檔案的利用效率，為組織的人力資源管理和決策提供有力支持。

3新技術對人事檔案業務的賦能

3.1人工智能在檔案管理中的應用

3.1.1人工智能在人事檔案數據處理與分析方面展現出卓越能力。在數據處理環節，機器學習算法可對大量非結構化數據，如簡歷、工作報告等進行預處理。例如，自然語言處理技術中的命名實體識別算法能夠準確提取檔案文本中的姓名、職位、技能等關鍵信息，將其轉化為結構化數據，便于后續存儲和管理。對于圖像形式的檔案資料，如員工證件照、證書掃描件，計算機視覺技術可識別其中的文字信息和圖像特征。在分析層面，通過深度學習算法構建預測模型。以員工績效預測為例，模型可以分析員工的歷史績效數據、培訓記錄、工作經歷等多維度信息，挖掘數據間的潛在關聯，從而預測員工在未來特定工作場景下的績效表現。這種基于大數據的分析結果為人力資源管理提供了精準的參考依據，改變了傳統依靠經驗和簡單統計的分析模式。

3.1.2人工智能驅動的信息檢索系統為檔案查詢帶來質的飛躍?；谡Z義理解的搜索引擎利用知識圖譜技術構建檔案知識網絡，它能理解用戶查詢意圖的語義內涵，而非僅僅匹配關鍵詞。當查詢“有項目管理經驗且具備高級編程技能的員工”時，系統可以準確地在檔案知識圖譜中搜索出符合條件的人員信息，大大提高了檢索效率和準確性。在決策支持方面，人工智能系統可根據不同的管理場景生成分析報告。例如，在人才選拔決策中，系統通過分析候選人員的檔案數據，對比崗位需求模型，給出每個候選人的匹配度評分和詳細分析，包括優勢和潛在風險，幫助管理者做出更科學合理的人才選拔決策，優化人力資源配置。

3.2大數據技術的利用

3.2.1大數據技術為提升人事決策的科學性提供有力支持。它能夠整合多源數據，包括員工在企業內部各個業務系統產生的數據（如辦公自動化系統、項目管理系統）以及外部招聘平臺的數據等。通過數據挖掘算法，可以發現隱藏在這些海量數據中的模式和規律。比如，分析員工在不同項目中的角色、工作時長、項目成果等數據，可確定員工的專業技能優勢和發展潛力。同時，聚類分析可根據員工的行為特征、績效表現等將員工劃分為不同類型，如高績效穩定型、高潛力成長型等。這些分析結果為制定個性化的員工發展計劃、薪酬福利策略等人事決策提供了豐富的信息，避免了決策的盲目性，使決策更加貼合組織和員工的實際情況。

3.2.2大數據技術實現對人事檔案信息的實時監控和動態反饋。通過在各個業務環節設置數據采集點，可實時獲取員工的工作狀態信息。例如，對員工在辦公軟件中的操作記錄進行實時分析，若發現某員工頻繁訪問與工作無關的網站或操作效率異常低下，可及時反饋給管理者，以便進行相應的溝通和管理調整。在培訓效果評估方面，通過實時收集員工在培訓后的工作表現數據、業務考核數據等，與培訓前的能力水平進行對比分析，快速評估培訓效果，進而優化培訓內容和方式。這種實時監控和反饋機制使人事管理從靜態的事后分析轉變為動態的過程管理，增強了組織對人力資源的把控能力。

3.3區塊鏈技術的引入

3.3.1區塊鏈技術為人事檔案數據安全提供可靠保障。其分布式賬本的特性使檔案數據存儲在多個節點上，每個節點都保存了完整或部分數據副本。這種去中心化的存儲結構避免了因單點故障或惡意攻擊導致的數據丟失或篡改風險。例如，即使某個存儲節點遭受黑客攻擊，其他節點的數據依然完整，系統可通過共識機制迅速恢復數據。同時，區塊鏈采用密碼學技術對數據進行加密，每一筆檔案數據的修改都需要經過復雜的加密驗證過程。在數據透明度方面，區塊鏈上的所有交易記錄（即檔案數據的更新操作）都是公開透明且可追溯的。每一次檔案信息的修改、查詢等操作都會在區塊鏈上留下不可篡改的記錄，管理者和授權人員可以清晰地了解檔案的歷史變化情況，確保檔案數據的真實性和完整性。

3.3.2區塊鏈技術在人事檔案領域有力地促進了信息共享和信任機制的形成。在跨組織或部門的信息共享場景中，如集團公司內部不同子公司之間、企業與政府人力資源管理部門之間，區塊鏈可作為共享平臺。基于區塊鏈的智能合約機制，各方可以在滿足預先設定的條件下安全地共享人事檔案信息。例如，當子公司需要向總公司共享員工績效數據時，智能合約會自動驗證數據的合法性和訪問權限，只有符合條件的請求才能獲取數據。這種機制消除了信息共享過程中的信任障礙，因為所有參與方都信任區塊鏈的技術特性，所以無需擔心數據被濫用或篡改，從而提高了信息共享的效率和范圍，為人力資源的協同管理和宏觀決策提供了便利。

結語

新一代信息技術為人事檔案業務帶來了前所未有的機遇，從數據處理到決策支持，從安全保障到信息共享，其在各個環節的應用都展現出巨大潛力。通過充分利用這些技術，人事檔案業務能夠突破傳統局限，實現更高效、安全和智能的管理模式，進而推動人力資源管理水平的提高，促進組織在數字化時代的可持續發展。

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作者簡介：毛茂（1983—），碩士研究生學歷，商丘醫學高等?？茖W校人事處副處長、館員，研究方向：檔案管理。