新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式的改革探討

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

近年來，由于全球信息化進程加速，大數據技術等新興科技不斷涌現，公眾已不再滿足于簡單的檔案查閱，要求事業單位檔案管理不僅要做到信息的準確記錄與保存，還要注重信息的開放共享與深度挖掘，更要積極創新，實現檔案信息的快速檢索與高效利用。通過檔案管理創新，不僅可以提高內部運營效率，優化管理流程，減少不必要的行政成本，還可以增強公眾的信任，促進社會和諧發展。如何在遵守法律法規的前提下，充分利用政策紅利，創新檔案管理機制，優化服務模式，成為事業單位檔案管理部門必須考慮的問題。

一、當前事業單位檔案管理存在的問題

1.管理工作比較被動

管理工作比較被動主要體現在事業單位在檔案管理工作中缺乏主動性，往往是在上級要求或特定任務壓力下才被動開展相關工作。具體來說，往往是在事件發生后才展開資料的搜集與整理，而非提前規劃、主動收集，使得檔案資料的完整性和時效性大打折扣。深究其背后原因，主要是工作人員對檔案資料重要性的認識不足。由于缺乏對檔案管理價值的深刻理解，許多工作人員將檔案管理視為一項邊緣化、輔助性的工作，缺乏足夠的責任心和積極性，使得檔案管理工作長期處于被動應對的狀態。由于檔案資料信息處理效果不理想，信息的準確性、完整性和可利用性受到嚴重影響，難以滿足單位內部管理和外部服務的需求。另外，由于缺乏工作的主動性，檔案管理相關的制度、流程以及標準等可能無法及時跟進和更新，難以適應新形勢下對檔案管理的新要求和新挑戰。

2.管理技術有待提升

盡管信息技術的發展推動了電子檔案管理模式的普及，但部分事業單位在實際操作中，電子檔案的利用效果并不理想，主要表現為電子檔案的檢索效率低下、信息安全性難以保障以及與業務流程的融合度不高等問題。這些現象反映出即便采用了先進的電子檔案管理系統，但由于缺乏有效的管理和技術手段，電子檔案管理的優勢并未充分發揮。深入探究其原因發現，因為長期習慣于傳統的檔案管理方式，部分檔案管理人員對電子檔案管理持懷疑態度，且由于檔案管理人員對電子檔案管理系統的操作不熟練，所以導致檔案信息的準確性和完整性受到影響，進而影響檔案的利用價值。同時，由于缺乏先進的管理技術，容易使檔案管理人員在應對大數據、云計算等新技術挑戰時顯得力不從心，難以適應新時代對檔案管理的要求。

3.缺少專職管理人員

就目前來看，事業單位檔案管理缺少集中性，很大程度上源于沒有專職的管理人員負責此項工作。具體來說，在日常工作中，檔案管理工作往往由其他部門的工作人員兼職完成，容易導致檔案管理工作缺乏連續性和穩定性，且檔案資料的收集、整理和歸檔等環節容易出現疏漏，進而影響了檔案管理的整體水平。具體分析發現，事業單位在人員配置上存在的不合理問題，是導致檔案缺少專職管理人員的主要原因。也就是說，由于檔案管理在事業單位往往被視為輔助性工作，其重要性沒有得到充分認識和重視。因此，在人員安排上往往被邊緣化。事業單位的人員編制有限，往往難以單獨設立檔案管理崗位，只能由其他部門的工作人員兼職負責，這進一步加劇了檔案管理缺少專職管理人員的問題。此外，由于兼職管理人員往往缺乏信息技術知識和技能，難以有效利用現代信息技術手段對檔案展開數字化、網絡化管理，制約了檔案管理效率的提升和檔案信息的共享利用，阻礙了事業單位在信息化時代背景下的創新發展。

4.管理機制較為落后

研究發現，大部分事業單位在開展檔案管理工作時并未建立完善的管理制度和管理體系，導致其人事管理機制相對落后，無法為檔案管理工作提供有力的制度保障。在實際操作中，如果檔案管理流程不規范，檔案資料的收集、整理和歸檔等環節缺乏明確的標準和程序，就會難以保證檔案管理工作的質量和效率。在事業單位的日常工作中，檔案管理長期以來被視為一項輔助性工作，未被納人事業單位的核心管理體系，因而在具體實踐中，常出現制度設計和體系建設投人不足、關注不夠的問題，進而導致管理機制相對滯后，難以適應新時代對檔案管理的要求。就其后果來看，檔案管理作為事業單位內部管理的重要組成部分，其不規范、不科學的管理狀態將會直接影響事業單位整體管理水平和運行效率。

二、新形勢下事業單位檔案管理創新與服務模式改革路徑

1.信息技術的應用

根據事業單位的具體情況，制訂適合的信息化檔案管理計劃是首要步驟。每個事業單位的業務范圍、檔案規模和管理需求都有所不同，因而在引入信息技術時，必須充分考慮這些因素，量身定制信息化檔案管理方案。建立專門的網站是提升檔案管理服務質量和效率的重要手段。該網站應提供檔案信息的在線查詢、數字化申請等功能，方便用戶隨時隨地獲取所需檔案，同時還可以作為檔案管理部門與用戶溝通的橋梁，及時發布檔案管理政策、更新通知等，增強檔案管理的透明度和互動性。構建全面的信息化檔案管理系統是實現檔案管理現代化的關鍵措施。事業單位應建立電子檔案管理體系，通過引入先進的掃描技術和OCR識別技術，將紙質檔案轉化為電子檔案，實現檔案的數字化管理。利用云計算和大數據技術構建云存儲平臺，是提高檔案管理服務水平和能力的有效途徑。云存儲平臺可以實現檔案信息的遠程備份和共享，打破地域和時間的限制，并實現對檔案信息深度挖掘和利用，為事業單位提供決策支持、業務優化等方面有價值的信息。

2.檔案管理方法的革新

明確檔案管理的核心價值與目標，是檔案管理方法革新的前提和基礎。在新形勢下，檔案管理的核心價值在于為事業單位提供決策支持、促進知識共享以及保障信息安全等，因而在信息化創新的過程中，必須清晰地認識檔案管理的目標，滿足事業單位日益增長的信息需求。建立科學的檔案分類與編碼體系，是檔案管理方法革新的重要環節。在實際操作中，要根據檔案的內容、來源及時間等因素分類，同時采用合理的編碼規則對檔案標識，以實現檔案信息的快速定位和準確查找。加強檔案管理的流程優化和標準化建設，是檔案管理方法革新的關鍵所在。在實際操作中，要借鑒先進的檔案管理經驗，結合自身的實際情況，梳理和優化檔案管理流程，并制定詳細的操作指南和考核標準，以確保檔案管理工作的質量和效果。建立檔案管理的持續改進機制，是檔案管理方法革新的重要保障。在實際操作中，要設立專門的檔案管理評估小組，定期對檔案管理工作展開檢查和評估，并建立有效的反饋渠道，鼓勵用戶和管理人員提出意見和建議，幫助及時發現和解決檔案管理中存在的問題和不足。檔案管理人員具有正確的觀念，是檔案管理方法革新的內在動力。只有管理人員具備正確的觀念，才能夠積極推動檔案管理方法的革新工作。因而加強對檔案管理人員的培訓和繼續教育，提高他們的檔案管理意識和能力至關重要。

3.管理人員素質的提升

重視網絡技術人才的專業化培養是提升管理人員素質的重要途徑。事業單位應積極通過組織專業培訓、參與行業交流以及引進優秀人才等措施，提高管理人員在網絡技術應用方面的能力，為檔案管理的信息化、智能化提供有力支持。提高管理人員對檔案工作的重視度是提升素質的關鍵。檔案管理是事業單位運營的重要組成部分，直接關系單位的信息資源管理和決策支持能力。在實踐過程中，可將檔案管理納入日常工作的重要議程，確保檔案管理工作的順利開展。相關工作人員的良好網絡安全意識是提升管理人員素質的必然要求。在信息化檔案管理中，網絡安全是保障檔案信息安全、防止數據被泄露的關鍵，管理人員應具備良好的網絡安全意識，了解網絡安全的基本知識和防范措施，能夠識別并應對網絡攻擊和威脅。強化檔案管理專業知識培訓是基礎。事業單位應定期組織檔案管理專業知識培訓，提升管理人員對檔案管理的全面認識和實際操作能力，為檔案管理的規范化、標準化提供有力保障。此外，建立績效考核和激勵機制是提升管理人員素質的保障，有助于形成良性競爭氛圍，推動整個檔案管理團隊的整體素質提升。

4.動態管理機制的實施

動態管理機制是一種具有自我調整和優化特性的管理系統，其核心在于實時監控、分析和調整檔案管理過程，以適應不斷變化的環境和需求。在實施動態管理機制時，事業單位應明確其目標，并利用信息化手段對檔案信息實行實時監控。監控內容應包括檔案的存儲狀態、訪問記錄及修改歷史等，以確保檔案的完整性和安全性。同時，還要通過數據分析，及時發現檔案管理中的問題和風險，為后續的調整和優化提供依據。事業單位還應該根據監控體系提供的數據和分析結果，建立定期評估和反饋機制，靈活調整檔案管理策略。

5.檔案信息資源的利用

真有正確的觀念是做好檔案信息資源利用的前提。事業單位應樹立檔案信息資源是寶貴資產的理念，并通過宣傳教育和內部培訓，增強全體員工的檔案意識，形成重視檔案、利用檔案的良好氛圍。對事業單位的運行展開有效改革和創新是提升檔案信息資源利用效能的關鍵。事業單位應根據自身業務特點和需求，改革和創新檔案管理流程、服務模式等。在利用檔案信息資源的過程中，考慮檔案的安全、加強管理并針對檔案管理的安全問題展開分析是不可或缺的。事業單位應建立完善的檔案信息安全保障體系，并加強對檔案管理人員的安全培訓和教育，增強他們的安全意識和操作技能，確保檔案信息資源在利用過程中的安全性、完整性和可用性。深化檔案信息資源的整合與共享是提升利用價值的重要途徑。在具體實踐過程中，事業單位應加大對檔案信息資源的整合力度，加強與外部機構的合作與交流，形成檔案信息資源的規模效應和協同效應，提高檔案信息資源的利用價值和利用效率。優化檔案信息服務模式是提高利用效率的有效手段。事業單位應根據用戶需求和服務場景的變化，不斷創新檔案信息服務模式，提升檔案信息服務的質量和效率，促進檔案信息資源的有效利用和可持續發展。

6.完善單位網絡建設

事業單位在開展網絡建設時，應明確其服務于檔案管理創新與服務模式改革的目標，規劃既符合當前需求又具前瞻性的網絡架構。這一架構還能夠支持檔案信息資源的數字化、網絡化存儲與傳輸，確保檔案信息的高效流通與共享。加強網絡安全防護，確保檔案信息安全，是保障檔案信息資源有效利用的核心。在網絡環境中，事業單位要構建完善的網絡安全防護體系，并采用先進的加密技術等手段，確保檔案信息在傳輸、存儲過程中的安全性。同時，要加強網絡安全管理，定期開展安全審計與風險評估，及時發現并應對潛在的安全威脅，為檔案信息資源的安全利用提供有力保障。而優化網絡性能，提高檔案管理效率，是推進檔案信息資源利用的關鍵。在具體實踐過程中，事業單位可以通過采用先進的網絡技術，如光纖傳輸、高速以太網等，降低網絡延遲，提高數據傳輸效率，并通過優化檔案管理系統，實現檔案信息的快速檢索與智能分類，進一步提高檔案管理的效率。促進網絡資源共享，推動檔案管理創新，是拓展檔案信息資源利用的重要方向。事業單位應建立統一的檔案管理平臺，通過構建跨部門的資源共享機制，打破信息孤島，鼓勵檔案管理人員積極利用網絡技術手段提供更加個性化、便捷化的檔案信息服務，滿足用戶的多樣化需求。此外，加強網絡運維管理，保障網絡穩定運行，是確保檔案信息資源持續利用的重要保障。在具體實施過程中，事業單位應通過定期巡檢、預防性維護等措施，確保網絡設備的穩定運行。

三、結束語

綜上所述，隨著信息技術的飛速發展和社會環境的不斷變化，事業單位檔案管理面臨著前所未有的挑戰與機遇。檔案管理不僅關乎信息的保存與傳承，還是推動事業單位高效運行、服務升級的關鍵環節。展望未來，隨著大數據、云計算及人工智能等先進技術的廣泛應用，檔案管理將實現更加高效、精準的信息處理與利用，且服務模式也將更加注重用戶體驗和需求導向，提供更加個性化、便捷化的檔案信息服務。

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作者單位：石林彝族自治縣法學會