急救中心檔案管理工作的重要性及開展策略分析

摘 要：急救中心在日常工作中產生了大量具有保存價值的檔案信息，如病歷、車輛調度記錄以及物資儲備信息等，這些檔案是支持醫療救治、法律保障、保險理賠及醫學研究的重要依據。然而，傳統檔案管理模式存在重業務輕檔案、管理意識不足以及信息化水平滯后等問題，無法滿足急救中心現代化發展的需求。通過引入信息技術，急救中心可以優化檔案管理模式，提高資源利用效率，實現檔案資源的實時共享與安全存儲。在加強檔案基礎設施建設的同時，還應健全管理制度、培養專業人才，推動檔案的開發利用，將其轉化為醫療救治和社會服務的核心資源。

關鍵詞：急救中心；檔案管理；信息化建設；數據安全

中圖分類號：R197.6;G271 文獻標識碼：A

急救中心是應對突發事件和危重疾病的重要機構，其高效運轉關系到患者的生命安全和醫療服務的質量。在日常工作中，急救中心會產生大量具有保存價值的檔案信息資源，包括患者病歷、救護車輛調度記錄、物資儲備信息以及相關規章制度等。這些檔案資源是急救中心業務記錄和發展的重要載體，也是評估工作質量、制定政策和提供法律依據的核心支撐。隨著急救任務復雜性的增加和信息技術的快速發展，傳統檔案管理模式逐漸顯現出難以適應現代化需求的問題。傳統紙質檔案管理方式在保存和使用過程中面臨諸多挑戰，不僅影響了急救中心在突發事件中的快速響應能力，還制約了檔案資源的有效利用。與此同時，隨著法律法規的不斷完善和公眾對醫療服務透明度要求的日益提升，檔案管理亦面臨著更為嚴格的標準與規范。信息技術的引入，不僅能夠優化檔案管理模式，提高資源利用效率，還可以實現檔案資源的安全存儲和共享利用，從而更好地支持急救中心在醫學研究、疾病治療和法律保障等領域的核心職能。

一、院前急救檔案的內容

院前急救檔案涵蓋了急救中心在履行醫療救援職責過程中形成的各種信息資源，是記錄院前醫療活動的重要載體。其內容主要包括以下幾個方面：第一，機構與人員信息。檔案記錄了參與急救過程的人員基本信息，包括醫生、護士、司機及救護員等。同時，還涉及組織機構沿革資料，如急救站點的成立時間、資金投入、建造圖紙及相關影像資料等，為人員調度和歷史追溯提供依據；第二，車輛與設備信息。車輛檔案記錄了救護車的類型、保險及年檢等信息，確保一車一檔。設備檔案則涵蓋車載醫療設備、通信工具及急救箱的使用記錄，為車輛保養和設備維護提供基礎數據；第三，指揮調度信息。作為院前急救的核心環節，檔案詳細記錄了接警電話錄音、派車單、急救車行車軌跡以及突發事件應急轉運等內容，這些信息是指揮調度工作的真實反映；第四，業務管理信息。病歷檔案、藥品耗材使用記錄、無償救助、重大活動保障記錄及相關視頻資料等，都是反映急救中心業務運行的重要資料。此外，還包含外部部門，如公安、保險公司調取信息的登記記錄。院前急救檔案內容復雜，覆蓋了急救工作的全過程，是醫療救治、法律保障和科學研究的基礎信息資源。

二、急救中心檔案管理工作的重要性

1.為醫療工作提供支持

急救中心檔案管理是醫療工作順利開展的重要支撐。院前急救檔案記錄了患者從發病到被轉運至醫院的全過程，包括急救措施、生命體征監測數據以及急救出診病志等。這些內容不僅為院內醫療工作提供了第一手參考資料，還為院內外的醫療團隊在患者轉運交接中建立了規范化的信息對接機制。例如，在患者被轉入急診科時，院前急救記錄能夠幫助急診醫生快速掌握患者病史和急救過程中的關鍵細節，從而為制定更精準的診療方案提供重要依據。此外，完善的檔案管理能夠顯著提高急救中心的效率，通過科學記錄和調度優化資源配置，確保患者能夠在黃金時間內得到及時救治。檔案管理工作還為突發事件中的醫療救援提供支持，如對突發公共衛生事件的人員信息和轉運記錄實行高效管理，有助于實現人員分類和救治的高效協同。

2.在法律和保險中的作用

急救中心檔案具有法律效力，是處理醫療糾紛和保險理賠不可或缺的證據。在醫療糾紛中，院前急救檔案，如急救出診病志、派車單以及行車記錄視頻等，真實客觀地記錄了患者的急救全過程，包括呼救時間、病情描述、急救措施以及轉運路徑等，這些信息能夠為還原醫療事實提供有力支持，避免醫患雙方因信息不對稱引發矛盾。此外，在保險理賠中，急救檔案也具有重要作用。許多患者購買商業保險后，需要提供詳細的醫療記錄作為理賠依據。急救檔案中的派車單、診療記錄等內容，不僅能幫助患者快速完成理賠手續，還能有效保障其合法權益。特別是在涉及交通事故等特殊情況時，急救檔案還能為交警部門和法院提供客觀的證明材料，幫助明確責任歸屬。

3.促進醫學研究與決策

急救中心檔案蘊含了大量與醫學研究相關的珍貴數據，是臨床醫學和公共衛生研究的重要資源。例如，院前急救檔案記錄了各種疾病的急性發作情況、轉運時間、患者年齡分布以及疾病處置過程，這些數據為流行病學調查、疾病預防控制和公共衛生決策提供了基礎支持。通過對急救檔案的統計分析，可以了解某地區疾病高發種類、發病時間分布以及患者轉運效率等，從而為醫療資源的合理配置提供科學依據。此外，急救中心檔案還對優化醫療機構的管理決策具有重要意義。例如，通過分析檔案中的派車率、空返率和救治效率等數據，急救中心可以有針對性地調整車輛調度策略、優化急救流程，進一步提高服務水平。對于政府和相關衛生機構而言，急救檔案的數據支持還能夠為制定區域性醫療規劃和政策提供參考，如突發公共衛生事件的應急預案制定和資源調配。

三、當前急救中心檔案管理存在的問題

急救中心檔案管理工作在實際運作中面臨多方面問題，嚴重影響了其效率和功能發揮。一是管理意識不足，導致檔案管理被長期忽視。部分機構過于注重業務工作，對檔案管理的重要性認識不到位，僅在上級檢查時臨時整理檔案，缺乏系統性和主動性。經費投入不足更是普遍問題，許多急救中心未能配備專用的檔案設施，檔案室條件簡陋，存儲環境不達標，難以滿足檔案長期保存需求；二是缺乏專業檔案管理人才是另一大瓶頸。檔案管理工作常由人事或財務部門兼職人員負責，這些人員既缺乏專業知識，又缺乏明確分工，導致檔案收集不完整和管理效率低下；三是管理制度不完善也加劇了問題，缺乏統一的規范和標準，檔案歸檔、保存及利用流程不清晰，監督機制不足，管理質量難以保障。檔案管理分散的現象尤為突出，文書、人事以及病歷等檔案分別由不同部門負責，未能統一整合，利用效率低。同時，檢索工具不足，查閱檔案耗時費力，進一步限制了檔案的實際應用價值；四是信息化水平滯后成為制約檔案管理現代化的關鍵問題。傳統存儲技術難以應對龐大的數據量，聲像檔案等特殊數據的存儲空間不足，數據丟失和安全性問題頻現。這些問題的存在，使急救中心檔案管理難以適應現代急救工作高效化、精細化的需求，亟須改進和優化。

四、急救中心檔案管理的策略分析

1.加大投入力度，完善檔案基礎設施

急救中心檔案管理涉及大量病歷、車輛信息以及設備檔案等內容，對設施和技術設備的要求較高。當前，部分急救中心檔案室條件簡陋，缺乏規范的存儲環境，紙質檔案容易受潮、損壞甚至丟失。為此，應加大對檔案管理工作的資金投入，改善檔案室的基礎設施條件。具體而言，要購置耐久性強的檔案柜、防潮防火設施以及適用于電子檔案的專用服務器。同時，應定期檢查檔案室的消防安全，配備煙霧報警器和滅火設備，確保檔案室符合相關安全標準。此外，針對急救中心檔案類型多樣和數據量大的特點，還需引入專用的檔案管理硬件設備，如高分辨率掃描儀和條碼打印機等，支持檔案數字化和檢索的高效化操作。為了保障檔案的長期存儲，應采用云存儲技術，構建安全可靠的電子檔案數據庫。在硬件投入之外，還需建立規范的檔案管理操作規程，明確檔案的存儲、查閱、借閱及銷毀的流程。

2.提升管理意識，健全制度建設

檔案管理意識的提升和制度建設的健全是確保檔案管理工作規范化的關鍵。由于急救中心的檔案管理工作在實際中常因意識不到位而被忽視，導致檔案的收集、整理和歸檔工作滯后，甚至部分檔案未能形成完整記錄。因此，急救中心需要通過加強管理層的宣傳教育，提高全體工作人員對檔案管理重要性的認識，將檔案管理納入日常工作考核體系，確保檔案管理工作貫穿急救流程的各環節。同時，應建立健全檔案管理制度，明確檔案管理的職責分工和工作規范。例如，可根據檔案類型，制定病歷檔案、車輛檔案以及業務檔案等的歸檔范圍、保管期限及調閱流程。對于重要檔案，要建立專門的保密制度，確保信息不外泄。此外，應制定檔案考核和監督機制，對檔案管理人員的工作實行定期檢查和評估，采用獎懲措施激勵檔案管理人員的積極性。針對急救中心24小時輪班制的特點，可以建立檔案交接班制度，確保檔案及時整理和歸檔。同時，應設置檔案管理的應急預案，以應對突發狀況下檔案的保護和調取需求。

3.推動檔案信息化建設

信息化建設是現代檔案管理發展的必然趨勢，通過信息技術的應用能夠顯著提高檔案管理的效率和安全性。急救中心應加快推動檔案信息化建設，構建完整的檔案管理信息化系統，包括檔案錄入、存儲、檢索、更新以及共享等功能模塊。具體而言，可以采用云計算技術搭建電子檔案數據庫，將傳統紙質檔案轉化為數字化文件，同時建立統一的檔案管理平臺，實現跨部門檔案資源的實時共享和高效協同。檔案信息化建設的重點在于提高檔案的檢索效率和安全性。急救中心可以引入大數據和人工智能技術，通過關鍵詞搜索和分類索引等方式，使檔案的查閱更加便捷和精準。同時，應配備多重加密和權限管理功能，確保機密檔案的安全性，如根據人員級別設置調閱權限，對重要檔案實行訪問記錄留存和自動備份。信息化建設還可以實現檔案的遠程訪問和即時更新功能。例如，在突發公共衛生事件中，可通過信息化平臺實時獲取患者轉運記錄和疾病流行趨勢，為醫療救援提供及時的數據支持。為了確保信息化系統的有效運轉，還需加強對硬件設施和軟件系統的維護，并安排專人負責檔案信息化系統的日常管理和更新工作。信息化建設的推進將為急救中心檔案管理的現代化發展提供技術支撐，提高檔案的利用效率和管理水平。

4.加強人才隊伍建設

檔案管理工作的開展離不開一支高素質的專業人才隊伍。目前，急救中心檔案管理工作多由兼職人員負責，缺乏專職檔案管理人員，導致管理不規范、檔案利用率低等問題。為此，急救中心應加強檔案管理人才隊伍建設，通過引進、培養和考核等多種方式，提高檔案管理人員的專業水平。應在招聘中設立檔案管理崗位，優先錄用檔案管理或相關專業的畢業生，確保檔案管理工作由具備專業素養的人才負責。對于現有的檔案管理人員，可以通過定期培訓增強其檔案管理技能和信息化技術應用能力，如數字化檔案管理、數據安全與加密等專業知識。同時，還應組織人員參與外部的檔案管理交流與學習，借鑒其他機構的先進經驗，提高檔案管理工作的整體水平。還可以建立人才激勵機制，通過績效考核和崗位晉升等方式，調動檔案管理人員的積極性。根據檔案整理和歸檔工作的完成情況以及檔案利用效率設立獎懲措施，鼓勵檔案管理人員不斷提升工作質量。對于表現突出的人員可提供專業發展機會，如晉升至更高的管理崗位或資助其進修深造。此外，應注重復合型人才的培養，即在檔案管理隊伍中加入具備醫療和急救專業知識的人員，以便更好地理解檔案內容的專業性和價值，從而提升檔案管理工作的科學性和實用性。

5.促進檔案的開發利用

檔案的開發利用是體現檔案管理價值的核心目標。急救中心檔案涵蓋了豐富的醫療、車輛、設備和人員信息，是服務于醫療救治、保險理賠以及疾病研究等多領域的重要資源。然而，傳統檔案管理模式下，檔案往往停留在收集和整理階段，開發利用程度不足。急救中心應通過多種方式積極推動檔案的開發利用，編制科學的檔案檢索工具，方便檔案的查閱和使用。例如，可根據檔案類型、時間和車輛編號等分類制定索引目錄，實現多維度檢索功能，減少檔案查閱的時間成本。對于高頻使用的檔案，可以采用數字化標簽和快速檢索工具，提高檔案的利用效率。還應推動檔案資源的共享和協作。在急救中心建立統一的檔案管理平臺，實現部門間檔案資源的實時共享。例如，在患者轉運途中，將其病情信息、轉運記錄等數據傳至醫院，幫助醫生提前制定治療方案。此外，在突發公共衛生事件中，可通過檔案信息共享實現多部門協作，為疫情防控和緊急救援提供支持。還應開展檔案資源的深度分析與研究，如通過統計分析檔案中的疾病分布數據和救援效率指標，為醫療資源配置和急救流程優化提供科學依據。檔案管理人員還可以將部分檔案信息用于醫療科普宣傳或學術研究，進一步提升檔案的社會價值和應用范圍。

五、結論

綜上所述，急救中心檔案管理是其高效運轉的重要支撐，既服務于醫療救治和科學研究，又為法律保障和社會服務提供了關鍵依據。通過信息化建設和制度完善，可以顯著提升檔案管理質量和利用效率，解決當前存在的問題。未來，應進一步深化信息技術的應用，結合大數據和人工智能等先進手段，構建安全和智能的檔案管理系統。同時，加強專業人才培養和跨部門協作，全面挖掘檔案資源的潛力，助力急救中心在應急救援、醫學研究及公共衛生事業中的發展，最終實現檔案管理的規范化、智能化和服務化，為人民健康保障提供有力支持。

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作者單位：濟南市急救中心

作者簡介：陳珊（1982—），女，漢族，山東濟南人，本科，檔案館員，研究方向：院前急救、120調度系統、120調度信息化、檔案管理、電子病歷。