論高校教學秘書隊伍的培養

許海嵐 肖同亮

摘要:隨著高等教育事業的不斷發展,高校教學秘書在高校教學管理中發揮著越來越重要的作用。高校應注重對教學秘書的培養,建設高素質、高水平的教學秘書隊伍;同時,教學秘書也要不斷提升自身的綜合素質。

關鍵詞:教學秘書;教學秘書職能;教學秘書素質;培養

作為教學管理的最基層人員,教學秘書肩負著維持高校正常教學秩序、促進教學質量穩步提升的重要使命。當前,高校加強教學秘書隊伍建設、提高教學秘書人員素質,對提高教學質量和辦學水平具有重大意義。

一、高校教學秘書的職能與作用

(一)教學秘書的職能

1.統籌管理職能。作為基層教學管理者,教學秘書協助領導管理著教學方面的常規事務。高校教學事務頭緒繁多,教學秘書要對各時段經常性的事務做到心中有數,對突發事件采取的相應處理措施和制定的方案應合乎情理并具有可行性與可操作性,還要考慮到學校各職能部門與院系教學部門的關系,做到統籌安排。

2.組織協調職能。教學任務經常是由多個部門共同完成的,教學秘書協調著教務處、各院系、教研室、師生之間的關系,充分發揮著上傳下達的作用。同時,教學秘書要協助院系做好各項教學管理工作,如教學計劃和人才培養方案的落實、教材的征訂、學籍檔案的管理等。

3.檢查監督職能。教學秘書承擔著對教師的教學情況、學生的學習情況定期檢查的任務。其不僅要監督教學環節及相關科研項目等的落實情況,而且發現問題后要及時反饋、及時處理。

(二)教學秘書的作用

1.橋梁與紐帶作用。教學秘書在工作中既與領導接觸又與教師、學生接觸,既要把領導的決策向下傳達又要把師生的建議和意見向上反饋。因此,其在院系各部門、領導與師生間起著上傳下達的橋梁與紐帶作用。

2.參謀與助手作用。在工作中,教學秘書有義務當好院系領導的參謀與助手,并要根據自身的實際工作經驗,積極主動地向領導提出合理的意見與建議。

3.全方位服務作用。教學秘書的工作是將統籌管理與服務融為一體的工作。在日常教學管理中,教學秘書既要為教學、科研服務,又要為師生服務,而教學運行管理、教務工作管理、課程評估管理、科研立項管理等工作中均體現了教學秘書的服務性。

二、高校教學秘書隊伍存在的問題

(一)工作受重視程度不夠

高等教育的發展和教學改革的深入使得教學秘書的工作量不斷加大,而教學秘書的編制卻沒有相應增加,他們大多是一個人干幾個人的工作。而不少人卻對教學秘書的工作缺乏正確的認識和評價,認為教學秘書是打雜人員。教學秘書在基層的作用得不到足夠的重視,導致其精神壓力大、思想負擔重、工作積極性不高。

(二)教學秘書整體素質難以提高

由于教學秘書的工作是從屬性、服務性的,因此教學秘書缺乏光榮感和責任心,能勝任高校教學秘書工作又在該崗位上努力奉獻的人不多。加之工作量大,為避免教學事故的發生,他們多是疲于應付各項工作,導致其個人管理水平停滯不前、難以突破,因此教學秘書整體素質難以提高。

(三)工作程序不規范

規范的工作程序是提高工作效率的前提。教學秘書屬于院系的辦公室人員,但業務上卻受教務處領導。加之大部分教學秘書所學非本院系的專業,專業知識的匱乏和教學管理研究意識的淡薄,也在一定程度上影響了工作程序的規范性。

(四)研究方向不明確

目前,高校教學人員可以讀研讀博,輔導員也可以攻讀思政或者公共管理專業的碩士學位,而屬于教學秘書的相關進修、培訓卻少之又少。教學秘書的工作性質決定了其工作量大、經常超負荷工作,而在業績評比上他們卻處于劣勢,既無法同教學人員一樣以工作量化來權衡,又無法同機關人員站在同一起跑線上類比。因此,教學秘書的專業研究方向不明確,取得相應科研成果的機會不多。

三、高校教學秘書的素質要求

(一)思想政治素質與修養

如果沒有良好的思想政治素質與修養,教學秘書就難以準確把握黨和國家的教育方針和相關政策。因此,教學秘書必須樹立正確的人生觀、價值觀和道德觀,忠誠黨的教育事業;以科學發展觀為指導,加強思想作風建設,以黨和國家的方針、政策為前提開展工作;樹立服務、協調、管理、改革的思想意識和不計名利得失的獻身精神。工作中難免會遇到一些困難和挫折,教學秘書不能因此而喪失對本職工作的信心和激情,要有強烈的光榮感和自豪感,對工作盡職盡責。

(二)綜合素質

教學秘書應具備良好的文字表達能力、口頭表達能力、組織協調能力等。教學秘書是整個教學管理活動的參與者與組織者,要落實每一項工作要求,在實踐中更要努力培養自己分析問題的能力和獨立工作的能力。同時,教學秘書要注重提高自身的創新能力,不斷探討教學管理工作的規律和拓展教育教學管理工作的新途徑,尋找新的管理措施與方法,善于發現和吸收新知識、新信息,積極開展教學研究、學術研究。

(三)科學管理水平

學習科學管理知識特別是教育行政管理和教學管理方面的專業知識,能提高教學秘書管理工作的科學性。教學秘書要堅持管理育人、服務育人的原則,使管理工作制度化、規范化和科學化。隨著現代科技的迅猛發展,計算機在教學管理中的應用越來越廣泛,教學秘書應具備熟練使用文字表格處理、數據庫、教務管理系統、網絡辦公系統等現代管理軟件的技能,不斷提高管理工作的效率。

四、高校教學秘書隊伍的培養

(一)學校重視

學校要充分肯定和評價教學秘書的工作業績,提高教學秘書的工作待遇和地位。學校有關職能部門應重視教學秘書的選聘工作,充分考慮人才的專業結構和學歷結構,引進優秀人才,提高教學秘書的檔次,以建設高素質、高水平的教學管理隊伍。

(二)有計劃地交流與培訓

要注重對教學秘書進行在職培訓和繼續教育,讓其系統地學習相關教育管理知識,提高其理論研究的能力和理論指導實踐的能力。院系可舉辦各種形式的短期培訓班、教學管理專題講座,組織教學秘書參加一些重創新、重實效的學術交流活動。這些都能促使教學秘書在各自的崗位上多鉆研、多學習,不斷提高他們的業務水平和工作能力。

(三)完善管理制度,建立競爭機制

要明確教學秘書的職、責、權,賦予他們相應的管理權,提高教學秘書的地位,增強他們的主人翁意識,充分調動他們的工作積極性,推動教學管理事業的發展。要制定行之有效的教學管理工作規章制度,使教學管理工作有章可循、有法可依。要建立目標競爭機制,促進教學秘書綜合素質與管理水平的提高。如開展崗位爭優活動:對工作懶散、不負責任、管理能力差的堅決按章處分;對工作認真負責、業績突出、業務水平高的給予嘉獎,在職稱評定時給予優先考慮;對管理能力突出的提供晉升機會,增強其工作的成就感。

(四)增強創新意識

隨著教學改革的深化,高校不僅要注重學術和科研上的創新,也要注重教學管理方面的創新。教學秘書要在做好服務、協調和輔助工作的基礎上,充分發揮自己的主觀能動性,善于發現新情況、思考新問題、提出新方法。在遵從教學管理規律的基礎上,教學秘書應主動從工作觀念、工作方法、工作手段上尋求創新,創造性地開展工作,協助院系制定完善的教學管理方案。

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責編:曉嵐