信息化下的高校檔案管理對(duì)策研究

李保存

[摘要]高校檔案信息化建設(shè)存在問(wèn)題頗多,對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的建議有如下:加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為高校檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ);完善制度建設(shè),健全工作體系,為高校檔案信息化建設(shè)提供保障;建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息化的關(guān)鍵;加強(qiáng)安全措施建設(shè)確保高校檔案信息化建設(shè)安全、實(shí)效。

[關(guān)鍵詞]信息化 高校檔案管理 對(duì)策研究

一、高校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及存在問(wèn)題

以河北省為例,高校檔案信息化工作起步較早,目前絕大部分院校已經(jīng)使用了計(jì)算機(jī)管理檔案目錄,河北大學(xué)、河北師范大學(xué)、邢臺(tái)職業(yè)技術(shù)學(xué)院等高校還完成了文件級(jí)的檔案錄入,變“案卷級(jí)目錄”為“文件級(jí)管理”。有相當(dāng)一批院校建立使用了“OA”系統(tǒng)。各高校檔案館還加強(qiáng)了檔案館還加強(qiáng)了檔案信息化制度建設(shè)。如河北大學(xué)、河北師范大學(xué)等一批高校檔案館的門(mén)戶網(wǎng)站也陸續(xù)建立開(kāi)通。以河北大學(xué)為例,河北大學(xué)數(shù)字檔案館門(mén)戶網(wǎng)站2006年下半年對(duì)外開(kāi)放,到2007年末,可供查詢的檔案目錄數(shù)據(jù)就達(dá)118500條,其中“電子文件中心”提供近6000余份校發(fā)電子文件。在文檔的網(wǎng)絡(luò)管理方面,不少院校采取了河北省檔案局“科怡之星”網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng),河北大學(xué)檔案館于2008年6月正式在全校范圍內(nèi)啟用部門(mén)預(yù)立卷遠(yuǎn)程歸檔系統(tǒng)和數(shù)字檔案管理系統(tǒng),并對(duì)學(xué)校各立卷部門(mén)電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)。

總體上看,高校檔案信息化建設(shè)還處于初級(jí)階段,與機(jī)關(guān)、銀行等部門(mén)的檔案信息化建設(shè)水平相比還存在著很大差距:檔案信息化建設(shè)意識(shí)淡薄,思想觀念跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要;缺乏統(tǒng)一的檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范;信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)薄弱;經(jīng)費(fèi)和技術(shù)保障還不夠有力,信息化安全保障體系建設(shè)不完善:檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)需進(jìn)一步加強(qiáng)。

二、對(duì)高校檔案信息化建設(shè)的建議

高校檔案信息化建設(shè)是高校信息化建設(shè)的組成部分,建設(shè)過(guò)程中要把握以下原則:一是全局性原則,檔案信息化建設(shè)須納入高校信息化建設(shè)整體規(guī)劃,與學(xué)校信息化同步發(fā)展。二是標(biāo)準(zhǔn)化原則,加強(qiáng)各類標(biāo)準(zhǔn)的制定工作,以有效實(shí)現(xiàn)信息互通資源共享。三是經(jīng)濟(jì)性原則,建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)要與本單位的具體情況相結(jié)合,追求投入最小化,效益最大化。四是安全性原則,采取必要措施,確保信息安全,數(shù)字檔案可靠和內(nèi)容的真實(shí)。

1.加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),為高校檔案信息化建設(shè)打牢基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)必須建立在一整套現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備基礎(chǔ)上,此外,實(shí)現(xiàn)信息資源的共享還需要特定技術(shù)環(huán)境一一高速的數(shù)字通信網(wǎng)絡(luò)。它主要通過(guò)三個(gè)層次來(lái)建設(shè):一是學(xué)校檔案館范圍內(nèi)的檔案局域網(wǎng)式的自動(dòng)化集成管理,面向檔案館內(nèi)的整理、編目、利用等主要業(yè)務(wù)工作環(huán)節(jié),使全館業(yè)務(wù)管理在自動(dòng)化的基礎(chǔ)上形成一個(gè)整體,并向來(lái)館的利用者提供檢索和查詢等向聯(lián)機(jī)服務(wù)。二是通過(guò)校園網(wǎng)面向?qū)W校各教學(xué)、科研、管理和服務(wù)部門(mén)提供服務(wù),用戶可在各自辦公室甚至住宅、宿舍內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)工作站上對(duì)館藏檔案進(jìn)行網(wǎng)上利用等服務(wù)。檔案館還要通過(guò)校園網(wǎng)支持的各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)、如校園管理信息系統(tǒng)、校園圖書(shū)情報(bào)系統(tǒng)等來(lái)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子子文件的收集、歸檔。三是通過(guò)校園網(wǎng)連接互聯(lián)網(wǎng),開(kāi)展合作業(yè)務(wù),實(shí)現(xiàn)全球高校檔案資源共享。

2.完善制度建設(shè),健全工作體系,為高校檔案信息化建設(shè)提供保障

檔案信息化建設(shè)目前還缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn),在原有的檔案管理規(guī)章制度已不適應(yīng)檔案信息化需要的情況下,高校應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn),注意吸收相關(guān)行業(yè)的管理標(biāo)準(zhǔn)和經(jīng)驗(yàn),制定完善的符合實(shí)際需要的標(biāo)準(zhǔn)和制度,以保障檔案信息化建設(shè)工作安全、有序地開(kāi)展。

首先是數(shù)字化檔案的收集。收集手段主要通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理來(lái)完成。由于高校校園網(wǎng)建設(shè)已達(dá)成熟階段,學(xué)校各部門(mén)均已接通,所以數(shù)字化文件歸檔將是一種很便捷的方式,只需各單位文書(shū)處理人員在完成本單位形成的電子文件后,通過(guò)校園網(wǎng)再轉(zhuǎn)發(fā)一份到檔案管理部門(mén)即可。

其次是數(shù)字化檔案的保管。由于數(shù)字檔案載體的特殊性,檔案存放方式由檔案柜架變?yōu)橛脭?shù)字存儲(chǔ)器存儲(chǔ),保管的重點(diǎn)是保證數(shù)字檔案的可讀性和可利用性。

最后是數(shù)字化檔案的利用。文件制作與檔案管理采用同一系統(tǒng)軟件,在文件制作的工作平臺(tái)上,將文件內(nèi)容已包含的檢索字節(jié),如文號(hào)、題名、密級(jí)、作者、時(shí)間等用一定的格式固定下來(lái)再加上檔案管理的部分編號(hào)如檔號(hào)等,做到文件制作與編制檢索工具基本同步。

3.建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是高校檔案信息化的關(guān)鍵

檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是一個(gè)有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合,目前高校要建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù),其信息一方面來(lái)源于現(xiàn)有的館藏檔案,利用數(shù)字化技術(shù)將其他形式存儲(chǔ)的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息,通過(guò)手工著錄、掃描等形式,轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤(pán)、磁盤(pán)等各類存儲(chǔ)器中,完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化;另一方面,通過(guò)對(duì)電子文件的收集,按照數(shù)字化管理體系進(jìn)行歸檔、整理轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,建立相應(yīng)的數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

根據(jù)高校的特點(diǎn),所建成的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)至少要包括以下內(nèi)容:首先要建立數(shù)字化館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)學(xué)校各類檔案基本情況,通過(guò)著錄標(biāo)引,建立以原始檔案保存狀態(tài)為編目單位的各種檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù),即傳統(tǒng)手工案卷目錄和卷內(nèi)目錄的數(shù)字化,且能通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索與編目。其次要建立各類專題數(shù)據(jù)庫(kù)。根據(jù)學(xué)校現(xiàn)代化管理與發(fā)展要求,建立一系列專題數(shù)據(jù)庫(kù),從目錄到檔案全文內(nèi)容齊全。最后要建立檔案全文原貌的數(shù)據(jù)庫(kù)。把學(xué)校館藏珍貴的黨政檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案以及人事檔案等類原件或?qū)嵨?通過(guò)掃描或數(shù)碼相機(jī)攝錄等方式,把檔案原件以圖形方式存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī),并為其編制題名、責(zé)任者、關(guān)鍵詞等索引,建立相應(yīng)數(shù)據(jù)庫(kù),實(shí)現(xiàn)檔案全文原貌的管理。

4.加強(qiáng)安全措施建設(shè)確保高校檔案信息化建設(shè)安全、實(shí)效

檔案實(shí)行信息化管理具有快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的特點(diǎn),但也存在安全問(wèn)題。一方面,采用必要的技術(shù)手段加以防范。當(dāng)前各種技術(shù)防范手段不斷推出,升級(jí)更新,包括加密技術(shù)、簽署技術(shù)、防寫(xiě)措施、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)和訪問(wèn)權(quán)限控制技術(shù)等,都是有效的手段,應(yīng)該充分綜合運(yùn)用,提高安全性。另一方面,通過(guò)建立完善的安全管理理制度加以防范。檔案工作部門(mén)應(yīng)建立一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的管理制度,對(duì)每份電子檔案均實(shí)行“全過(guò)程管理”,從每一個(gè)環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。