企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法探究

張衛(wèi)芳

摘要:內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法是指各單位實(shí)施內(nèi)部會(huì)計(jì)控制所采取的手段、措施及程序等。近幾年來,我國企業(yè)會(huì)計(jì)信息失真的現(xiàn)象非常嚴(yán)重,都與內(nèi)部控制嚴(yán)重薄弱有著密切關(guān)系。文章對企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的方法進(jìn)行了探究。

關(guān)鍵詞:內(nèi)部控制;不兼容職務(wù)分離;授權(quán)批準(zhǔn);會(huì)計(jì)系統(tǒng);財(cái)產(chǎn)保全

中圖分類號:F239文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A 文章編號:1674-1145(2009)18-0182-02

一、不兼容職務(wù)相互分離控制

不兼容職務(wù)分離控制,要求企業(yè)按照不兼容職務(wù)相互分離的原則,合理設(shè)置會(huì)計(jì)及相關(guān)工作崗位,形成相互制衡機(jī)制。不兼容職務(wù)是指若由一個(gè)部門或人員擔(dān)任,既可能發(fā)生錯(cuò)誤或舞弊,又可能掩蓋其錯(cuò)誤或舞弊行為的職務(wù)。如出納負(fù)責(zé)銀行存款支出的簽發(fā),銀行存款收入的簽收和銀行存款日記賬的記錄,如果該出納還負(fù)責(zé)與銀行對賬單對賬,那么他就有機(jī)會(huì)偽造憑證,貪污企業(yè)的賬款,再如在貨幣資金業(yè)務(wù)中,若一個(gè)會(huì)計(jì)人員既保管支票,又負(fù)責(zé)簽發(fā)支票;既記錄支票登記簿,又登記銀行存款日記賬;既負(fù)責(zé)編制會(huì)計(jì)憑證,又負(fù)責(zé)企業(yè)與銀行之間賬目的審核與對賬等工作,就不符合不兼容職務(wù)相互分離的控制原則,很有可能導(dǎo)致舞弊行為的發(fā)生。不兼容職務(wù)分離要求管理人員在設(shè)計(jì)企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程時(shí),應(yīng)先確定哪些職務(wù)為不兼容職務(wù),然后明確規(guī)定各職務(wù)崗位的職責(zé)權(quán)限,使各部門或人員之間能夠互相監(jiān)督檢查,及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊,防止錯(cuò)誤和舞弊的發(fā)生。但應(yīng)當(dāng)注意采用不兼容職務(wù)控制有可能會(huì)因?yàn)閾?dān)任不兼容職務(wù)的職工互相串通勾結(jié)而失效。

二、授權(quán)批準(zhǔn)控制

授權(quán)批準(zhǔn)指單位在辦理經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的時(shí)候,需要按照授權(quán)經(jīng)過規(guī)定的程序?qū)彶榕鷾?zhǔn),并且以一定的形式,如管理制度或崗位職責(zé)予以明確。單位的授權(quán)批準(zhǔn)體系通常包括以下內(nèi)容:(1)授權(quán)批準(zhǔn)的范圍。單位所有的生產(chǎn)經(jīng)營與業(yè)務(wù)活動(dòng)都屬于授權(quán)批準(zhǔn)的范圍。這樣,既可以使所有生產(chǎn)經(jīng)營與業(yè)務(wù)活動(dòng)都在授權(quán)批準(zhǔn)控制范圍之內(nèi),又可以讓各項(xiàng)活動(dòng)的經(jīng)辦責(zé)任落實(shí)到人。(2)授權(quán)批準(zhǔn)應(yīng)有層次,防止獨(dú)斷專權(quán)現(xiàn)象出現(xiàn)。應(yīng)當(dāng)根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)金額的大小和其重要性決定授權(quán)的層次,以保證各管理層權(quán)責(zé)相當(dāng),防止“一支筆”現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次,在劃分授權(quán)層次時(shí),應(yīng)當(dāng)注意其連貫性,避免出現(xiàn)“真空地帶”,明確各人的權(quán)責(zé)。(3)每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均應(yīng)有明確的授權(quán)批準(zhǔn)程序。企業(yè)任何業(yè)務(wù)活動(dòng)都應(yīng)有明確、具體的運(yùn)行程序,企業(yè)管理階層應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)授權(quán)的規(guī)定,制定各類業(yè)務(wù)活動(dòng)的操作流程,經(jīng)辦人員按程序辦事,避免越權(quán)和違規(guī)事件的發(fā)生。(4)發(fā)生違規(guī)行為,必須追究當(dāng)事人的責(zé)任。若經(jīng)辦人員未按照規(guī)定的程序的辦理或不經(jīng)相關(guān)授權(quán)責(zé)任人的授權(quán)批準(zhǔn)就擅自辦理,為嚴(yán)肅企業(yè)的規(guī)章制度,不管其后果如何,均應(yīng)追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。

三、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制

會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制需要企業(yè)依據(jù)《會(huì)計(jì)法》的規(guī)定,來制訂適合本企業(yè)的會(huì)計(jì)制度,實(shí)行會(huì)計(jì)人員崗位責(zé)任制,充分發(fā)揮會(huì)計(jì)的監(jiān)督職能。會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制的內(nèi)容有:(1)合理設(shè)置會(huì)計(jì)崗位。在崗位分工明確的基礎(chǔ)上,制定各會(huì)計(jì)崗位的職責(zé)權(quán)限,相互監(jiān)督、相互制約。(2)規(guī)范會(huì)計(jì)處理程序。對于每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理,應(yīng)按照《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》的規(guī)定辦理,有效地反映企業(yè)的經(jīng)濟(jì)狀況和經(jīng)營狀況,了解企業(yè)各項(xiàng)資產(chǎn)、負(fù)債的緣由,保證企業(yè)資產(chǎn)的安全、完整。(3)會(huì)計(jì)憑證的控制。企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定合理的會(huì)計(jì)憑證傳遞程序,預(yù)先對會(huì)計(jì)憑證進(jìn)行連續(xù)編號,明確會(huì)計(jì)憑證的取得和填制、審核人員的權(quán)限和相應(yīng)的責(zé)任,及時(shí)將會(huì)計(jì)憑證送交財(cái)務(wù)部門入賬,財(cái)務(wù)人員應(yīng)認(rèn)真審查該會(huì)計(jì)憑證的合法性和合理性,了解、控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生、發(fā)展,對不符合公司規(guī)定的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)及時(shí)向相關(guān)部門匯報(bào)。(4)會(huì)計(jì)賬簿是編制會(huì)計(jì)報(bào)表的重要依據(jù),也是對會(huì)計(jì)進(jìn)行審查的重要依據(jù),采用復(fù)式記賬的方法,使每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)均在兩個(gè)以上相對應(yīng)的賬戶中得到反映,可以有效提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量。(5)會(huì)計(jì)資料的保管。企業(yè)應(yīng)當(dāng)按照有關(guān)會(huì)計(jì)資料檔案的保管規(guī)定保管會(huì)計(jì)資料,確保會(huì)計(jì)資料的安全,不會(huì)被毀損、篡改。加強(qiáng)對會(huì)計(jì)系統(tǒng)的控制,可以有效地了解、控制經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生,而且定期編制、按時(shí)披露、按規(guī)定保管的各項(xiàng)會(huì)計(jì)資料也可將企業(yè)所發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完整、準(zhǔn)確地記錄下來。

四、財(cái)產(chǎn)保全控制

財(cái)產(chǎn)保全控制要求單位限制未經(jīng)授權(quán)的人員直接接觸財(cái)產(chǎn),采取定期盤點(diǎn)、財(cái)產(chǎn)記錄、賬實(shí)核對、財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)等措施,確保各種財(cái)產(chǎn)的安全完整。財(cái)產(chǎn)保全控制主要應(yīng)抓好以下環(huán)節(jié):(1)限制直接接觸。單位要嚴(yán)格限制無關(guān)人員對實(shí)物資產(chǎn)的直接接觸,只有經(jīng)過授權(quán)批準(zhǔn)的人員才能接觸資產(chǎn)。限制直接接觸的資產(chǎn)主要包括現(xiàn)金、有價(jià)證券、其他易變現(xiàn)資產(chǎn)與存貨。(2)定期盤點(diǎn)。單位要建立資產(chǎn)盤點(diǎn)制度,定期對資產(chǎn)實(shí)物進(jìn)行盤點(diǎn),并將盤點(diǎn)結(jié)果與會(huì)計(jì)記錄進(jìn)行比較。對盤點(diǎn)中出現(xiàn)的差異應(yīng)進(jìn)行調(diào)查,對盤虧資產(chǎn)應(yīng)分析原因、查明責(zé)任。(3)記錄保護(hù)。單位應(yīng)對各種文件資料,尤其是資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)等資料,要妥善保管,避免記錄受損、被盜、被毀。對某些重要資料應(yīng)留有備份,以便在遭受意外損失或毀壞時(shí)重新恢復(fù)。(4)財(cái)產(chǎn)保險(xiǎn)。通過對資產(chǎn)辦理保險(xiǎn),如火災(zāi)險(xiǎn)、盜竊險(xiǎn)、責(zé)任險(xiǎn)等,限制或降低實(shí)物受損成本,保護(hù)財(cái)產(chǎn)實(shí)物的安全。

五、改善人力資源的管理機(jī)制

企業(yè)人力資源質(zhì)量直接影響著企業(yè)員工的業(yè)績和表現(xiàn),良好的人力資源管理機(jī)制對提高企業(yè)員工的素質(zhì),執(zhí)行內(nèi)部控制有很大幫助。所以,我國企業(yè)的管理者和員工必須依靠人才市場,引入競爭機(jī)制來配置。在企業(yè)內(nèi)部,根據(jù)市場競爭、優(yōu)勝劣汰的原則,形成任人唯賢的用人機(jī)制,為企業(yè)的發(fā)展壯大配置合格的人才。管理者的素質(zhì)不同,對企業(yè)發(fā)展產(chǎn)生的影響也不相同。管理者的素質(zhì)直接影響到企業(yè)的行為,進(jìn)而影響到企業(yè)內(nèi)部控制的效率和效果,應(yīng)盡快提高企業(yè)管理者的素質(zhì)。企業(yè)管理者的素質(zhì)不僅僅是指知識(shí)與技能,還包括操守、道德觀、價(jià)值觀、世界觀等各個(gè)方面。企業(yè)承受營業(yè)風(fēng)險(xiǎn)的種類、整個(gè)企業(yè)的管理方式、企業(yè)管理層對法規(guī)的反應(yīng)、對企業(yè)財(cái)務(wù)的重視程度以及對人力資源的政策及看法等,都深深地影響著內(nèi)部控制的成效。

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