電子商務平臺下會計電算化系統研究

戴建忠

摘 要:我國最早在1979年把計算機在會計中的應用簡稱為“會計電算化”(Accounting by Electronic Data Processing)。隨后借鑒國外的提法,出現了“電算化會計”(Electronic Data Processing Accountant)的概念。隨著電腦技術的飛速發展,電子商務(E-business)和會計電算化的關系顯得愈加突出。文章通過對電子商務和會計電算化領域相關問題的深度分析,系統地探討了企業中以管理部門、財務部門為中心的電算化會計信息系統如何有效適應電子商務的問題,以期為企業的發展指點迷津。

關鍵詞:會計電算化 電子商務 平臺

中圖分類號:F230 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)07-161-02

電子商務,作為非常敏感的網絡話題,總是頻頻出現在各類IT媒體上。究其實質而言,實為利用Internet的信息資源和數字技術而進行的商務活動和企業資源管理分配的交易模式。電子商務絕非商業領域獨有的寵兒,在各個領域包括單位內部也都存在電子商務的縮影。尤其在會計電算化(AEDP:Accounting by Electronic Data Processing)穩步發展的今天,電子商務和會計電算化的關系顯得愈加突出。本文通過對電子商務和會計電算化領域相關問題的深度分析,系統地探討了企業中以管理部門、財務部門為中心的電算化會計信息系統如何迎娶“電子商務”的問題,以期為企業的發展指點迷津。

一、略談電子商務

對于目前許多媒體中所語電子商務及其分類等,筆者不敢茍同。當前的許多媒體將電子商務從交易對象來看,通常分為三類:BToB(商家與商家)、BToC(商家與顧客)、CToC(顧客與顧客),或者從電子商務中交易形式來看,分為“集體議價”(group price)和“零售獨賣”(sale along)的形式。很顯然,這是從商業領域即銷售領域談及的電子商務。而目前電子商務的表現形式又主要集中于這一領域,因此,在許多的印象概念上,也就將商業領域中的電子商務當作真正意義上的電子商務了。筆者在此要談的電子商務,是一種建立在商業領域的電子商務的基礎上,同時,是面對企業而言的真正意義上的電子商務,其不僅針對商業領域,也針對了單位電算化會計信息系統內部各環節或子系統間的電子商務。

當前的電子商務以其“來勢兇猛、發展迅速、前景看好”的特點已經開始為各方面人士所贊同、認可并在各行各業廣泛采用。而對于企業而言,電子商務主要表現了以下特有的優點:

1.提高了資金的運轉速率、縮短了運轉周期。電子商務,以其所賴以生存的基礎——Internet的快捷、準確、方便、靈活的特點,可以在交易發生后最短的時間內,使資金到賬,而再也不用過分考慮以前的在途資金了。資金的高速率運轉和周期的縮短,顯示了時間的相對性和靈活性,不僅為企業的后續生產提供了有力的資金保障,而且對整個企業、商業領域而言,都注入了生機和活力,從而加速了市場的資金流動,為信息時代企業的電算化會計信息系統的效益發揮提供了有利的技術保障。

2.降低了產品的生產和銷售成本。在現代的市場經濟社會,降低產品的生產和銷售成本已經成為司空見慣的問題了。據日本一家金融機構調查、統計和核實顯示:電子商務的出現,對于產品的生產、銷售成本降低幅度從2%～36%不等。對企業而言,電子商務的出現,不僅加速了企業對原材料的采購、運輸以及銷售環節中制成品的出售,同時也將反映企業內部各生產環節的產品、半成品的轉移情況。電子商務將以數據化的形式將材料半成品傳遞到下一環節的子系統模塊上,參與該模塊的運作,并將數據通過企業的電算化會計信息系統存儲起來,以用于企業整體數據化管理運行。

3.使交易過程無形化、國際化,交易程序電子化。在電子商務的交易過程中,交易雙方都是通過互聯網絡各自了解對方的情況,并通過數據的發送來完成交易。交易的雙方是通過鼠標的點擊,根據國際通用的商業標準和互聯網數據傳輸協議來提醒對方交易的結果,而自己全然不知對方是在隔壁的房間還是在地球的另一端。同樣,電子商務交易過程中,交易雙方都按照約定的規定、規則、程序來進行。各程序段都通過電子商務數據來確認對方的合法性和可行性。因此,整個電子商務交易過程、交易程序都實現了無形化、國際化和電子化。這里的“無形化”是一種形象的說法,只是相對于人類的感官來說的。面對如今電子商務的特點,及其所依賴的核心基礎——Internet技術,建立在企業級Intranet和國際Internet上的企業電算化會計信息系統如何達到與電子商務自然默契的配合呢?電算化會計信息系統如何“迎娶”電子商務呢?

二、會計信息系統如何適應電子商務的挑戰

電算化會計信息系統本身就是依賴于企業的LAN信息網絡,將企業從內部和外部WAN骨干網絡接受到的各種信息數據進行加工、處理、捆綁、打包,并通過該網絡對外發送數據鏈。其運行的工作基礎就是企業級局域網絡LAN以及其所掛接的WAN骨干網(通常指現行的Internet和Intranet),而電子商務其實質也是基于Internet核心技術的一種新型商業、貿易、工程、作業的交易。兩者從本質、核心來看都有一種質的聯系——網絡系統。那么,企業電算化會計信息系統如何才能適應和利用電子商務這一工具呢?

1.會計信息系統的網絡運行情況。電算化會計信息系統是一種基于企業局域網(LAN)的綜合信息處理母系統。其功能就在于將系統接受的各種數據進行篩選、分類、處理、捆綁、打包,并形成一種新的分析數據,對企業的各項措施、計劃、方案等進行調度、管理,為企業的管理決策提供參考數據。網絡技術的發展給電算化會計信息系統的發展提供極其優越的外部環境和技術支持。電算化會計信息系統的功能,也從最初的財務數據處理型向業務數據、信息數據綜合分析處理,并提供分析數據的管理型子系統方向發展;從結算型向決策型方向發展。系統的運行環境也從企業的內部局域網(LAN)向廣域網(WAN),也即當前的國際互聯網Internet發展。

網絡技術的發展給系統的運行環境提供了有力的保障,網絡范圍的擴大使系統有了更廣闊的數據來源和發送對象,也給系統能夠更好地“迎娶”電子商務時代創造了有利的條件,但在現有狀況下,當前企業中構成“信息管理系統”的核心模塊組件卻存在著以下的缺陷:

(1)企業的業務數據無法自主進行雙向交換。當前狀況下,企業的一些業務數據(需求、采購、供應、銷售、生產等)往往都是通過將數據置于企業的Web頁面,而外界要獲取企業的業務狀況數據就必須直接訪問企業的Web頁面,并由之進入到企業的Web子頁面,才能將數據取出。但電子商務的出現是要求數據能雙向自主、自由的進行交換,要求商家(賣家)與客戶(買家)能夠互相獲取對方的數據來達到實現交易電子化的目標,其實質是簡化交易的程序和時間,而實現這一點在現有的條件下有一定的困難。客戶即使可以很方便的將數據獲取,而對企業來講,卻不能將某些數據自主的發往目的地和從目的地獲取必要的認證數據。這就使得企事業的電算化會計信息系統的管理、調度功能有所減弱,企業電子商務的實現心有余而力不足。

(2)企業的資金不能通過系統自主調度和劃撥。由于網絡技術和系統技術在微觀層面上存在的先天不足,電子商務的實現又是網上交易,網上直接支付。因而給AEDP造成了很大的困惑,企業電算化會計信息系統不能自主的通過系統所運行的局域網及局域網所掛接的骨干網絡來實現資金的劃撥和收付,這就需要單位再人為的將資金通過銀行劃撥到對方的賬戶上并得到確認后才能獲取和發出必要的發貨通知單。這一缺陷成了阻礙企業電算化會計信息系統發展的最大障礙,也是解決企業電子商務問題的當務之急。

(3)對外采購和發貨仍無法通過網絡直接進行。當企業發生對外采購業務或者對外發送貨物行為時,往往很難直接通過網絡得到確認。目前的企業電算化會計信息系統只能將企業的產品數量、型號、規模等通過網絡對外公布,在獲取對外的采購消息后,通常還需要得到銀行的資金確認通知后,才能發貨。同樣,當企業對外進行采購時,仍無法直接根據外界傳送過來的數據進行確認,從而對商品的采購作出最后決定,因而仍然需要有關的專門采購人員和銀行的資金服務項目來輔助實施,這就使AEDP的發展受到阻礙。總之一點,目前影響企業的電算化會計信息系統完全適應、利用電子商務的因素很多。而許多是與企業本身電算化會計信息系統的功能、數據類型的不配套有關。因此改進企業電算化會計信息系統的數據接口技術、發送的速率和網絡技術的支持對于系統“迎娶”電子商務起著很重要的作用。

2.如何改進會計信息系統以“迎娶”電子商務。電于商務時代的出現,經濟的一體化(EconomicIntegration)使得我們的企業在激烈的市場競爭中趨于白熱化。信息時代的企業競爭特點要求我們的企業必須改進自身系統功能和提高網絡技術來迎接電子商務時代的到來,并在Internet的海洋里破浪前進。

(1)提高數據的標準接口技術,增強數據的共適性。互聯網上的數據形式雖然都服從WWW協議,但其類型還是多種多樣。如對應的貨幣性數據,其數據精確程度,對應的數據單位等都有好幾種。而這幾種類型的數據組合在被系統接受時往往因為精確度或使用單位不符合而被予以拒收和報錯。因此應提高數據的標準接口技術,在對接受的數據進行核實后,根據對方的類型自動對其進行調整,并記載數據類型,以便在恢復和返回數據時,能夠按照原標準進行發送。同樣道理,當企業內部通過電算化會計信息系統的對外接口來對外發送數據時,其數值類型也要有所選擇。首先,通過接口端軟件進行模擬測試,獲得對方數據接受類型后,將調整后的數據類型進行發送。因此,增強系統的數據共適性,就成了促進企業網絡數據的雙向交換和電子商務順利實施的必不可少的因素。

(2)將企業的資金賬戶與系統掛鉤,推進網上收支的直接性。電子商務的一個重要體現就是實現了網上迅速快捷的賬務直接收支和現金的直接交易。對于單位而言,將企業的局域網定向到銀行的賬戶上,能夠在網上直接進行資金的劃撥和收入,提高了企業的資金周轉率,確保了網上交易的順利實施。而對此領域技術開拓的一個明顯的問題是安全與保密問題,因此,必須對系統的內部管理、安全防護等進行改革,防止數據的泄密和密碼的被破譯。同時系統應對銀行賬戶進行實時或定期的核對,當發現數據有異時,將立即封鎖銀行賬戶并進行檢測和適時解封。當然,以上這一切都可以通過系統的數據接口端核查模塊來自動實現完成。電子商務在系統內實現的另一個途徑就是讓系統與銀行或中介機構系統的企業賬戶發生掛鉤,將需處理的業務變成數據包的形式傳送到銀行或中介機構的系統內部進行處理。此類做法可以降低數據傳輸過程中被竊取的比率,因為許多數據的操作都在銀行或中介機構系統內部進行處理,途中傳送逗留時間減少。

(3)內部各環節傳輸實現數字化標準管理。電子商務的實現,不僅表現在企業對外界的交易電子化,也表現于事業單位內部各生產環節或事業部門間的產品物資等的數字化傳輸。內部數字化標準的實施不僅有利于系統內部進行全面、科學的數字化管理,也有利于將其產生的各項數據作為對外交易的數據參考和標準,以免產生不必要的損失。

參考文獻:

林名馳,藏春峰等.電算化會計信息系統如何迎娶“電子商務”.www.studa.com

(作者單位:山東理工大學法學院 山東淄博 255049)

(責編:賈偉)