高校教學(xué)秘書的角色定位與工作指導(dǎo)

高偉新

（中國防衛(wèi)科技學(xué)院 文物系，北京 101601）

高校教學(xué)秘書的角色定位與工作指導(dǎo)

高偉新

（中國防衛(wèi)科技學(xué)院 文物系，北京 101601）

在高等教育生態(tài)系統(tǒng)中，教學(xué)秘書是教學(xué)管理隊伍中最基層的一環(huán)，其工作質(zhì)量直接關(guān)系到教學(xué)質(zhì)量。為了適應(yīng)高校深化教學(xué)改革、加快推進扁平化管理和教學(xué)秘書隊伍專業(yè)化建設(shè)的新形勢，教學(xué)秘書要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，在工作中理清思路，找準(zhǔn)定位，創(chuàng)新工作，促進學(xué)校教育教學(xué)工作又好又快發(fā)展。

高校教學(xué)秘書 角色定位 工作指引

教學(xué)質(zhì)量和辦學(xué)特色是高校可持續(xù)發(fā)展的生命線與核心競爭力。教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作者，是教學(xué)管理的重要組成部分，也是高校教學(xué)管理工作的樞紐，在教學(xué)運行管理中起著至關(guān)重要的作用，其工作的優(yōu)劣與整個學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量的高低存在高度的正相關(guān)關(guān)系。結(jié)合教學(xué)秘書的崗位職責(zé)，準(zhǔn)確把握自身的角色定位及工作指引，全面加強自身建設(shè)，不斷提高履職能力和水平，是實現(xiàn)教學(xué)管理精細化、科學(xué)化和規(guī)范化的重要保證。

一、角色定位

角色定位是指在一定的系統(tǒng)環(huán)境下（包括時間），在一個組合中擁有相對的不可代替性的定位。人最怕的就是自己不認(rèn)識自己。一個人、一個社會的人，尤其是一個職業(yè)的人，要時常問自己“我是誰”，在組織中扮演怎樣的角色。教學(xué)秘書與各行各業(yè)的秘書一樣，都在從事輔助性、服務(wù)性工作，只是服務(wù)對象和工作內(nèi)容有所不同。作為院系領(lǐng)導(dǎo)的左右手、小管家和大掌柜，教學(xué)秘書的工作貫穿于教學(xué)全過程，涉及學(xué)校教學(xué)管理的方方面面，主要工作范圍包括組織教學(xué)、督促檢查、提供建議和管理檔案等四個方面。

二、崗位要求

基層是一切工作的落腳點。在工作上，教學(xué)秘書作為基層教學(xué)管理工作者，處在“神經(jīng)末梢”，在行政上隸屬于院（系）一級教學(xué)單位，并接受教務(wù)處的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。由于所在部門負(fù)責(zé)教學(xué)管理的領(lǐng)導(dǎo)通常是“雙肩挑”，既要全面主持所在院系的教學(xué)管理工作，同時又要承擔(dān)繁重的教學(xué)和科研任務(wù)，其中一部分領(lǐng)導(dǎo)干部在社會上還有其他兼職，所以教學(xué)管理的日常事務(wù)性工作基本都落到了教學(xué)秘書身上，這就決定了教學(xué)秘書必須是具備較高綜合素質(zhì)的復(fù)合型管理人才，甚至是全才，主要體現(xiàn)在以下四方面。

（一）掄大錘

掄大錘，是抓落實的一種形象比喻，指在工作中既要真抓實干，又要一干到底。各項教育教學(xué)工作的開展，需要多方面的努力，尤其依托于教學(xué)秘書的有力執(zhí)行。沒有基層單位和一線工作人員的落實，再完善的程序設(shè)計和制度安排都是紙上談兵。教學(xué)秘書作為本單位教學(xué)管理工作的具體組織者、實施者，是各項教學(xué)活動計劃、組織、協(xié)調(diào)、控制的第一責(zé)任人，其工作效果直接影響到學(xué)校的教學(xué)活動的順利開展和取得成效，由此可見，教學(xué)秘書需要具備較強的執(zhí)行力。狠抓落實是教學(xué)秘書的首要任務(wù)。教學(xué)秘書在工作中必須遵循教育規(guī)律，嚴(yán)格按照學(xué)校的各項教學(xué)規(guī)章制度辦事，善于領(lǐng)會和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，嚴(yán)格落實教學(xué)常規(guī)，加大督促檢查力度，掄起實干的大錘，保證貫徹執(zhí)行不走樣，不打折扣，才能夯出落實的實績，確保學(xué)校教學(xué)秩序正常運轉(zhuǎn)。

（二）彈鋼琴

彈鋼琴，在管理學(xué)上是統(tǒng)籌兼顧的代名詞。教學(xué)秘書身處基層，是連接上下、溝通左右，聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，在工作上起著“串聯(lián)和并聯(lián)”作用。這要求教學(xué)秘書要具備良好的組織溝通協(xié)調(diào)能力，在日常教學(xué)運行管理中多從大局的角度，用發(fā)展的眼光來考慮和處理各種關(guān)系和事務(wù)。學(xué)會十個手指彈鋼琴，通過自己的積極協(xié)調(diào)、有效溝通，努力構(gòu)建一個開放合作、良性互動的溝通網(wǎng)絡(luò)。同時還要及時化解部門間、人員間、事件間的不同矛盾與沖突，保障正常教學(xué)秩序。在工作中，教學(xué)秘書既要保持與主管領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)院教務(wù)部門的經(jīng)常性溝通，密切與同事（本部門教師和輔導(dǎo)員）之間的聯(lián)系，同任課老師（特別是外聘教師）、學(xué)生打交道，又要強化與學(xué)校其他職能部門（如學(xué)生工作和后勤保障部門等）和各院系的協(xié)調(diào)配合，積極與外校兄弟單位和行業(yè)企業(yè)建立友好合作互促關(guān)系，奏響一曲和諧動聽的鋼琴曲。

（三）出點子

教學(xué)秘書要利用自身良好的邏輯思維與分析能力為領(lǐng)導(dǎo)決策提供重要參考依據(jù)。學(xué)生是學(xué)校教學(xué)活動的主體，他們的學(xué)習(xí)貫穿整個教學(xué)過程，他們對所學(xué)專業(yè)的課程體系和任課教師的教學(xué)方式有著自己的看法和期盼。教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理第一線，經(jīng)常與教師和學(xué)生接觸和溝通，最容易與他們打成一片，在工作中要學(xué)會“一葉知秋”、“舉一反三”，善于發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。一方面應(yīng)盡可能地幫助學(xué)生解決實際困難，尤其是專業(yè)學(xué)習(xí)上的煩惱。另一方面應(yīng)主動傾聽學(xué)生對教學(xué)工作的意見和建議，了解他們的愿望和要求，及時收集匯總各類信息，及時掌握教學(xué)進展情況，及時發(fā)現(xiàn)苗頭性、傾向性的問題，及時找出薄弱環(huán)節(jié)，及時采取有針對性的措施，及時排除工作中的障礙和困難。同時向相關(guān)主管部門報告，不斷推進教學(xué)改革，提高學(xué)校教學(xué)質(zhì)量。

（四）爬格子

坊間習(xí)慣把寫文章叫做“爬格子”。具備較強的文字與語言表達能力幾乎是當(dāng)今職場人士的一項基本功和必備素質(zhì)之一。在實際工作中，教學(xué)秘書不僅要能說會道，而且要能寫會記。一是起草教學(xué)文書的需要。在日常工作中，教學(xué)秘書需要根據(jù)教學(xué)管理的階段性任務(wù)和實際情況，起草一些教學(xué)文書，如請示、報告、通知、學(xué)期工作計劃或總結(jié)等。二是教學(xué)管理研究的需要。隨著工作時間的增加和業(yè)務(wù)的不斷深入，教學(xué)秘書會逐漸形成自己的工作思路和辦事風(fēng)格，應(yīng)當(dāng)主動結(jié)合工作實際，不斷研究教育理論，不斷總結(jié)經(jīng)驗方法，積極撰寫一些教學(xué)管理論文或文章，實現(xiàn)理論和實踐的對接。三是個人全面發(fā)展的需要。從目前高校教學(xué)秘書隊伍的人員構(gòu)成上看，相當(dāng)一部分人所從事的工作與所學(xué)專業(yè)關(guān)聯(lián)度不高。教學(xué)秘書在干好本職工作的同時，應(yīng)根據(jù)自己的專業(yè)特長和興趣愛好，多作調(diào)查研究，多出學(xué)術(shù)成果，拓展自己的發(fā)展空間。

三、工作思路

管理學(xué)中有一句話：正確地做事很重要。同樣一件事，分配給不同的兩個人去完成，效果往往大相徑庭，在這當(dāng)中工作經(jīng)驗和方法起到了決定性的作用。這強調(diào)了工作方法的重要性。明白了這個道理，我們就不難理解為什么企業(yè)在招聘員工時總是習(xí)慣加注上“有經(jīng)驗者優(yōu)先”這樣的字樣或條款。“思路決定出路，成功源于方法”。在現(xiàn)實生活和工作中，方向有了，這時方法就比什么都重要。作為最基層的工作者和各項教學(xué)管理工作的具體實施者，面對紛繁復(fù)雜的日常事務(wù)，教學(xué)秘書要以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，在工作中總攬全局，突出重點，總結(jié)經(jīng)驗，增強教學(xué)管理工作的針對性、靈活性、協(xié)同性和有效性。

（一）針對性

有的放矢，方能事半功倍。管理學(xué)上的“目標(biāo)管理”和“二八定律”告訴我們工作有輕重緩急之分。教學(xué)秘書要重新審視自己的工作時間表，不能“胡子眉毛一把抓”，而要緊抓工作重點，盯住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，把時間和精力優(yōu)先投放在最重要的事情上，只有這樣工作才能達到預(yù)期效果。教學(xué)管理工作以學(xué)年、學(xué)期為周期不停地運轉(zhuǎn)，強調(diào)到什么時候做什么事情，有其例行性和規(guī)律性。每個專業(yè)的不同年級、每個學(xué)期的各個階段按照教學(xué)計劃周期性運行，不同專業(yè)、不同年級、不同階段的實際情況和工作重點不盡相同，需要摸清底數(shù)，有針對性地開展工作。期初的工作重點是全面檢查教學(xué)設(shè)備，維護正常教學(xué)秩序。期中則要把主要精力投放在教學(xué)運行監(jiān)控上，保證教學(xué)進度和教學(xué)質(zhì)量。考務(wù)及學(xué)生成績管理和教學(xué)檔案整理則是學(xué)期末的主要工作。以上這些重點工作教學(xué)秘書要心中有數(shù)，通過找準(zhǔn)抓手，以點帶面的方式帶動整個教學(xué)管理工作健康有序運行。

（二）靈活性

“運用之妙，存乎一心”，這個“妙”，我們叫靈活性。世上沒有一成不變的東西，也沒有一蹴而就、一勞永逸的事情。教學(xué)秘書除了要處理日程性的事務(wù)外，在日常工作中還要見招拆招。其一是“亡羊補牢”，對錯誤和疏漏的彌補。教學(xué)秘書的日常事務(wù)瑣碎而繁雜，出現(xiàn)一些考慮不周全的現(xiàn)象在所難免，一些院系領(lǐng)導(dǎo)和教師也會由于各種各樣的原因出現(xiàn)失誤，這個時候就需要教學(xué)秘書盡早發(fā)現(xiàn)問題，快速作出處理，將不良的影響降到最低，全力保證教學(xué)工作順利進行。其二是“未雨綢繆”，對突發(fā)事件的處理。主要是一些與教學(xué)無關(guān)卻又能影響教學(xué)工作的事件，比如上級領(lǐng)導(dǎo)的突擊教學(xué)檢查，教師或?qū)W生出現(xiàn)教學(xué)或生活上的緊急事件，教學(xué)設(shè)備突然發(fā)生故障，等等，這都需要教學(xué)秘書平時多做功課，做好各種應(yīng)急預(yù)案，問題出現(xiàn)時能及時妥善處理，維護正常的教學(xué)秩序不受影響。其三是“居安思危”，教學(xué)管理工作不能安于現(xiàn)狀。教學(xué)秘書要加強學(xué)習(xí)，勤于實踐，主動將現(xiàn)代教育理念、科學(xué)管理方法和工具應(yīng)用到實際工作中，不斷提高工作成效。

（三）協(xié)同性

“人才培養(yǎng)，需要你我他”。人才培養(yǎng)是一個系統(tǒng)工程，需要各方面的共同努力。教學(xué)秘書處在教學(xué)管理工作的第一線，好比是一座“立交橋”、“一根針”，其作用不可小視。《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要（2010—2020年）》強調(diào)教育首先要教會學(xué)生做人，高校教師的職責(zé)不僅僅是傳授知識和技術(shù)，教輔人員的任務(wù)也不單單是提供管理與服務(wù)，都應(yīng)該成為學(xué)生全面發(fā)展的促進者。加強和創(chuàng)新人才培養(yǎng)，要同做好學(xué)生德育工作緊密結(jié)合起來，深入研究形勢和任務(wù)的發(fā)展變化對人才培養(yǎng)的新要求，積極探索加強和改進人才培養(yǎng)的新途徑、新辦法，把德育工作貫穿到教育教學(xué)與服務(wù)管理各個方面、各個環(huán)節(jié)，努力推動學(xué)校教書育人、管理育人、服務(wù)育人和環(huán)境育人工作取得新成效。教學(xué)秘書雖不直接參與教學(xué)，但可以利用工作中與學(xué)生聯(lián)系廣泛的特點在育人方面發(fā)揮積極作用。在工作中教學(xué)秘書要善于調(diào)動多方面的積極因素，嘗試改變影響教育效益的各個要素之間的組合關(guān)系，打造一個全員參與、齊抓共管的良好氛圍和環(huán)境，形成聯(lián)動育人合力，促進學(xué)校教育教學(xué)改革和發(fā)展。

（四）有效性

有效性是衡量教學(xué)秘書工作的最好標(biāo)尺。教學(xué)秘書工作是教學(xué)運轉(zhuǎn)的神經(jīng)中樞，某個環(huán)節(jié)稍有疏忽，教學(xué)過程就會出亂子，甚至引發(fā)教學(xué)事故，這就要求教學(xué)秘書充分認(rèn)清自己在學(xué)校全面建設(shè)中的地位、作用和責(zé)任，把個人的前途命運和學(xué)校的改革發(fā)展聯(lián)系起來，把領(lǐng)導(dǎo)的信任和自己所擔(dān)負(fù)的責(zé)任聯(lián)系起來，在工作中胸懷全局，統(tǒng)籌兼顧，實施科學(xué)的管理和規(guī)劃，盡可能把問題想在前頭，把事情做在前頭，在狠抓工作落實上下工夫，在增強教學(xué)管理的針對性、靈活性和協(xié)同性上做文章，把各項工作做實、做細、做好，真正做到為學(xué)生服務(wù)、為教師服務(wù)、為教學(xué)服務(wù)。同時提倡在工作中思考問題、研究問題和解決問題，特別進行一些系統(tǒng)的、有深度的、有針對性的思考和研究。對經(jīng)驗，則轉(zhuǎn)化為可操作的措施；對教訓(xùn)，則拿出避免重蹈覆轍的對策。只有這樣，才能不斷推動和促進實際工作，不斷提高教學(xué)管理工作的有效性，為維護學(xué)校正常教學(xué)秩序，促進學(xué)校健康持續(xù)發(fā)展作出貢獻。

“上面千條線，下面一根針”，教學(xué)秘書身處一線，責(zé)任重大，使命光榮。在工作中要順應(yīng)時代潮流，遵循教學(xué)規(guī)律，堅持改革創(chuàng)新，狠抓工作落實，一以貫之走內(nèi)涵式發(fā)展道路，爭當(dāng)教學(xué)管理的行家里手，推動本單位乃至整個學(xué)校的各項工作不斷向前發(fā)展。

［1］張曉梅，賴劍明.高校院系教學(xué)秘書的素質(zhì)和能力探討［J］.教育與職業(yè)，2007，（18）.

［2］徐慶.高校教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀與建設(shè)的思考［J］.文教資料，2009，（35）.

［3］陸瑜芳.秘書學(xué)概論（第二版）［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2006.07.

［4］周三多.管理學(xué)［M］.北京：高等教育出版社，2010.02.

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