淺談對做好企業檔案管理工作的認識

李雪

摘 要：企業檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作，本文就工作實際和檔案事業發展現狀，談一點對做好企業檔案管理工作的認識。

關鍵詞：企業發展；檔案管理；方法措施

檔案是反映黨和國家各項工作及人民群眾各方面的真實記錄，是促進我國各項事業科學發展、維護黨和國家及人民群眾根本利益的重要依據。習近平總書記指出：“檔案工作是一項非常重要的工作，經驗得以總結，規律得以認識，歷史得以延續，各項事業得以發展，都離不開檔案，在全面建設小康社會進程中，檔案工作顯得越來越重要。”檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。科學規范的管理檔案，是衡量一個企業業績與管理水平的重要尺度。

企業檔案是指企業在生產經營和管理活動中形成的對國家、社會和企業有保存價值的各種形式的文件材料。記載著整個企業發展史上的優秀成果，對研究本企業的經營業績和科學發展提供了第一手材料，是進行科學分析，揚長避短，制定發展方向的好教材。企業檔案為企業日常生產經營提供了追根溯源和歷史參考的作用，是企業向前發展的后花園。企業中每份檔案都是檔案工作人員粗取精、分析歸納、分類編目、認真整理形成的，也是研究改進企業發展不可多得的寶貴資料。因此，企業在適應現代市場經濟發展的過程中，如何做好企業檔案的管理工作、把檔案作為一項重要的資源為企業發展所用，更好的為企業發展提供信息資源顯得尤為重要。

1 檔案在企業經營過程中的作用

1、行政管理方面的作用，檔案是企業行政工作的工具之一，企業任何規章制度的出臺，都是建立在原有管理系統的基礎上，充分發揮檔案的作用有助于計劃和決策的科學化，有利于提高工作效率和管理水平。

2、項目運營方面的作用，檔案是企業業務活動的記錄，具有憑證和參考作用。項目管理的各個環節都會產生相應記錄，公司品質管理，項目的達標創優工作，都是建立在項目檔案整理和分析的基礎上，檔案整理與運營工作相互促進，才能不斷提升項目的管理水平和盈利能力。圖紙、表單、設備等。

3、企業文化方面作用，檔案與企業文化緊密相連，檔案是企業發展的真實記錄和見證，檔案是企業文化的重要組成部分。通過企業的檔案我們能夠了解到企業的成長歷程，企業的核心價值觀，文化氛圍等。那一張張照片，一段影像，一份份文件，一件件實物，讓員工產生了歸屬感、凝聚力和向心力；讓客戶更感性的了解我們。

4、法律方面作用，檔案是當時、當地和當事人在業務活動中形成的原始記錄，真實可靠，是令人信服的真憑實據。能夠保護企業、員工、業主合法權益不受侵害，明確各方面的責任，減少不必要的糾紛。

5、培訓方面的作用，檔案是一種重要的教育資源，其真實性和原始記錄性，具有不可抗拒的說服力和感染力，一個個真實的案例可以提高的培訓的效率和效果。

2 企業檔案管理工作中存在的問題

1、企業檔案管理工作重視程度低

很多企業在日常管理過程中，從企業領導到管理人員都存在對檔案管理工作的認識偏差問題，認為檔案無實際意義，檔案與工作無直接關系，沒有認識到檔案管理工作的重要性。這樣就直接導致了企業中檔案管理人員配備不足、檔案保管設備設施簡陋、企業檔案管理工作進展困難，不能為企業發展規劃提供第一手資料，不利于企業快速發展。

2、企業檔案管理人員水平參差不齊

由于企業檔案館（室）不同于專業檔案館、檔案局，是非專業性的檔案管理機構，管理人員多為兼職，在做好本職工作的同時兼顧檔案管理，無法做到面面俱到，加之兼職人員有可能因為工作變動調離檔案管理崗位，對檔案管理的連續性造成一定的影響。同時，隨著企業的發展和技術的進步，檔案形式的多樣性和數字化也要求檔案管理人員要有過硬的技術與之相匹配，而實際當中往往達不到最佳的效果。

3、檔案收集管理規范性欠缺

檔案集工作是檔案部門積累檔案的手段，它為檔案工作提供了物質對象，是檔案工作的起點及第一個環節。而在實際進行檔案收集工作時，由于收集方式不同，如很多企業是在各個部門分別收集形成卷后移交檔案室統一編排，容易出現原稿原件遺失的現象。同時，存在缺乏收集歸檔制度的現象，不能保證檔案的完整、準確、系統。

3 做好企業檔案管理工作的方法和措施

1、提高檔案管理重視程度，增強檔案價值意識

檔案管理工作只有收到領導的重視和支持才能有發展的基礎，要從上到下一以貫之，領導加強重視，干部端正態度，真正認識到檔案是企業的寶貴資產，是企業員工在生產、經營過程中總結出來的寶貴財富，是企業發展歷程的真實記錄和客觀評價，也是企業員工經驗和智慧的實體表現。要把檔案工作與業務工作放在同等重要的位置，留出工作時間，給予必要的人員和資金投入，確保檔案管理工作順利有效開展。管理人員要認真做好本職工作，加強技術學習，不斷提高業務水平，樹立大局意識，主動為企業服務，充分發揮檔案事業在企業發展過程中的重要作用。

2、加強干部培訓，提高管理人員工作水平

企業檔案管理人員要與時俱進。檔案管理是一門專業性很強的工作，要求檔案管理人員既要有高度的工作責任感、良好的職業道德、辦事細心的工作態度、樂于奉獻的工作精神，又要檔案管理人員重視業務知識學習，有扎實的檔案管理理論知識、科技知識。因為在科技日新月異發展的今天，傳統的手工整理、檢索檔案的方式已無法滿足現代社會的發展需求，檔案管理逐漸從傳統管理變為現代化管理，因此，實現企業檔案管理現代化是必要的，同時又是迫切的。檔案管理人員必須加強學習，拓寬自身知識層面，不斷“充電”才能提高綜合素質，做好新時期的企業檔案管理工作。

3、規范檔案形成過程，科學管控企業檔案

檔案產生的初期要加強規范，對于檔案形成過程做好詳細的整理規定，檔案管理部門加強監督指導，確保檔案形成在尊重事實的基礎上更加規范、細致、便于利用。建立健全行之有效的檔案管理工作制度，使檔案工作與企業的各項管理活動同步，確保檔案資料的完整、準確、系統。實踐證明，建立完善的檔案管理工作制度，是企業檔案工作逐步實現規范化管理的有力措施和可靠保證。因此對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度，形成網絡體系。要結合企業自身的管理體制、檔案材料的形成規律，建立一個縱橫交織的檔案管理網絡體系，協調企業內部之間的關系，從而做到從上而下，左右協作的檔案傳遞網絡，這是做好檔案收集工作的基礎工作。檔案管理人員不僅要收集文書檔案材料，還要收集企業經營管理檔案、音像材料、實物和電子文件，要特別注重做好重大活動、重大事件、重點工程、重要領導人來訪等形成的珍貴檔案資料的收集，力求收集的檔案資料完整齊全。及時對收集的大量分散的檔案資料進行加工、分析鑒別，從中找出規律性的材料和數據，變死材料為活信息，為開展企業管理工作服務，為企業各項管理工作提供詳細、可靠的檔案信息資源。