高校公務卡與POS機聯用推廣的實踐與建議

韓朋吉 趙芷馨

【摘 要】 現今POS機被廣泛應用于商業領域并得到政府及企事業單位的認可，而高校也較早與POS結算系統接軌，利用公務主卡和子卡進行相關的劃撥和報銷結算，實現公務卡和POS機聯用成為未來高校財務結算的趨勢。基于這種情勢，從公務卡和POS機自身的特點和聯系上分析兩者的兼容性，分析現階段公務卡和POS機聯用存在的接受程度、使用機制及套現的風險，據此來提出高校公務卡和POS機聯用推廣的合理化建議。

【關鍵詞】 高校； 公務卡； POS機； 推廣

近年來，隨著我國財政國庫收付制度改革的推進，為了實現對資金的有效監控和管理，國家加快了財政性資金納入統一賬戶體系的步伐。現階段，高校的預算從零余額中提現后，財政部門對這部分資金的監控失力現象顯現，為解決這種監管的真空狀態，國家推行公務卡制度。在實踐中，高校在日常的核算和報銷上基本還是以提現為主，公務卡的優勢無法真正地發揮出來。隨著POS機的推廣和使用，現金支取部分的透明度低的問題雖然有所改變，但是漏洞明顯，現階段實現透明消費仍有困難。公務卡的推廣和建立能夠有效彌補POS機上支出透明消費的問題。因此，如何解決運用POS機結算系統有效地實現公務卡的推廣和使用，成為了將公務支出置于陽光下的重點，這也會更有效地發揮公務卡在結算方式上便捷性、支付透明、便于消費監控的特點。

一、高校公務卡與POS機之間的聯系

公務卡作為一種結算支付方式，主要是向單位客戶發行的，以卡片為介質，憑密碼為客戶辦理相關聯賬戶支付結算及法人理財業務的賬戶，是集合管理、使用的工具，具有身份識別、轉賬匯兌、現金存取、信息報告、投資理財等功能。公務卡的一張卡片可同時關聯客戶名下多個賬戶，實行統一管理，并可根據客戶內部資金管理不同級別、不同權限的使用需求，配發主卡、子卡。

公務卡在實際結算中同普通信用卡的用途相類似，針對其主要用于公務日常支出和財務核算報銷的特點，在實際的消費使用中具有授信消費和財務監管的功能，并依據統一的電子支付轉賬系統實現結算效率的提升。對于高校日常發生的差旅費、會議費、招待費和零星采購支出等費用的報銷，要積極地推廣使用公務主卡進行劃撥結算，子卡進行報銷的制度。

POS（Point Of Sales）機作為現今流行于商業的支付結算方式，在個人金融領域發揮著重要的作用，但在高校的應用上目前還處于探索階段。究其本源即是一種在單位主卡與子卡之間的現金轉賬業務，通過網上銀行及電子商務的一系列金融管理的優勢平臺，充分地利用銀行的強大網絡功能實現公務現金劃撥。在高校財務向信息化普及的趨勢下，利用POS機在結算上的優勢可以更加方便單位與個人之間，單位主卡與子卡之間的業務結算，并在其實際運行中將單位與教職工個人間債權債務關系轉變為銀行與客戶間的債權債務關系，與傳統的現金結算相比，使用POS機結算系統的公務卡在與其的配合中具有如下優勢，如表1所示。

目前，高校公務卡支取結算的范圍主要是基層單位中使用現金結算的科研、教學、行政和后勤等公用經費支出，主要包括差旅費、加班費、會議費、稿酬、招待費、獎勵及其他的零星購買支出等。公務卡分為主卡和子卡，主卡主要針對某一個科研、教學、行政和后勤部門的財務劃撥收支，子卡主要是針對報銷時使用的卡片，兩者都要使用財務POS報銷系統進行結算，兩者的主要功能一樣具備了簽到、簽退、雙向轉賬、查問交易明細以及打印等，客觀上提高了會計核算中從審核到復核的工作效率。

二、公務卡在POS結算系統中的應用

公務卡在實際的操作中，一直以來堅持采取“銀行授信額度，個人先行支付，單位審核報銷，財政實時監控”等的操作管理機制。因此，在高校推行公務卡的過程當中為實現經濟業務的真實性、透明性，要圍繞著POS機的結算功能，設立相應會計科目來進行核算，并在使用機制上設計基于POS機結算系統的報銷流程。由于公務卡在POS機的報銷流程與過去現金報銷的流程上有很大的不同，對于公務卡主卡中的金額撥付到子卡進行公務經費轉賬，經辦人在購買后要上交銀行卡POS付款憑條，并與相應的發票等報銷原始憑證進行對賬并核銷，按照高校規定的財務報銷程序審批辦法，在與批發零售商對賬后，確保銀行信息核對無誤后用子卡進行報銷，將發票和POS付款憑條一并作為原始憑證，并將報銷金額從主卡劃入相應的公務子卡內。

工作時，將POS結算系統主卡在POS機上刷卡并輸入有關結算金額、使用密碼等業務信息，在此期間，由POS機結算系統將獲得的消費信息通過網絡傳送到銀行對賬的主機，再刷報賬經辦人員的子卡，接受POS機系統返回的處理結果，實現主卡與子卡之間資金的實時劃轉。經辦人員按規定使用公務卡刷卡后，取得相應的報銷原始憑證和POS機消費憑條，解決了以往實撥資金使用后拖延報銷的問題，到財務部門報銷，財務部門將金額從主卡劃撥到子卡上，也減少了報銷人攜帶和管理現金的風險。同時也可對公務人員的消費清單進行詳查，在不同程度上解決了“坐支”和“虛報冒領”等現金使用問題，減少了傳統為報銷出現的湊票、多開、虛開發票的現象。基于公務卡的及時性、低風險、透明化和低成本的特性，推廣公務卡與POS機聯用優勢更加顯性。

三、高校公務卡與POS機聯用機制上的制約因素

公務卡作為未來各單位結算的主要媒介，POS機作為消費的接受手段，已成為貨幣交易的新生事物，雖然在使用過程中快捷、方便，在交易過程中降低了風險，但在公務的報銷推廣中還存在一定的難度，有以下制約因素：

（一）公務卡與POS機聯用的認同度較低

受傳統報銷方式的影響，領取現金的結算方式一直是報銷的主要手段，特別是對于一些年紀大的教職員工很不適應持公務卡消費的習慣，對公務卡的認識不到位，且有些教職員工完全不清楚公務消費的便利特點，“一手交錢一手交貨”的陳舊落后主流的消費模式根深蒂固，對公務卡的信用消費方式存在認識誤區，對手續費、罰息、滯納金等費用的產生不甚了解，認為還是報銷后拿到現金比較可靠，限制了在公務卡進行各項教學、科研、行政和后勤等結算上的使用。同時，在教職工下鄉調研時，許多中小城市公務卡刷卡網絡系統建設較為落后，POS機覆蓋率低，在調研與考察過程中不是所有的場所都提供刷卡消費，使公務卡的消費受到限制，而且商家出于逃稅、減少銀行手續費等各種目的不愿刷卡結賬，“吃回扣”、利用POS機套現等犯罪行為，也威脅著公務卡的使用頻度，這也無形中限制了公務卡的推廣使用。

（二）POS機使用機制的不健全，影響公務卡使用的安全性

在現階段，銀行對公務卡的使用也處于推廣階段，辦理、注銷、查詢等業務沒有統一的管理辦法和服務指南，對于出現的問題不能及時處理，也沒有有效的處理機制。大多數教學、科研支出的經辦人在消費后沒有留POS機憑條的習慣，在報銷時就不能提供相關刷卡消費憑據，而對于這種情況，高校多用白條抵付，無法正確地反映會計信息，違反了會計的真實性原則。同時教職員工現有的各種銀行卡太多，每年要繳納銀行卡的年費，無形中產生了大量的費用，而且在實際購買付款過程中不能使用公務卡的情況下，在無POS機消費的地區，需要在就近銀行提取一定量現金的消費，無形之中增加了大量的交易費用，提取現金需要手續費也多數無法在報銷中實現核銷，在報銷過程中也容易使教職工產生抵觸情緒，與財務人員產生沖突。因此POS機和公務卡的使用機制急需健全。

（三）POS機消費存在利用公務卡套現的風險

當前，我國公辦高校的收入以財政撥款（預算資金）和預算外資金為主，財政撥款納入國庫單一賬戶體系管理，公務卡具有財政監管的獨特屬性，授信額度一般高于普通信用卡，具有取現、轉賬、消費等普通信用卡的共同屬性。基于這種信用功能，持公務卡的教職員工可以在一定的消費場所進行套現，將原本用于公務的消費用于個人消費，如果個人消費沒有按時償還，高校不僅要協助銀行追償欠款，甚至有可能要承擔一部分連帶責任。銀行要向高校按照刷卡金額的一定比例，收取一定的POS機使用費，致使高校無形中增加了大量的財務費用，如對教職員工進行費用的轉移，這就增加了購買者的采購成本。這在一定程度上增加了高校相關部門的工作負擔，也間接影響高校在銀行系統的信用。這為以后高校獲取銀行貸款的難度埋下了伏筆，還會導致籌資成本增加，不利于高校教學科研事業的發展。

四、公務卡與POS機聯用推廣使用的合理性建議

在公務卡的使用中，高校在會計核算中可以通過銀行憑條等會計記錄來真實地反映公務卡的劃撥和報銷過程中的信息，根據POS機的運用實現消費信息的有效跟蹤，以實現相互牽制各單位消費比例的情況來保障經濟業務的真實性、合法性和完整性。基于此，可以看出在實際使用中公務卡的推廣利大于弊，因此，財務部門要加強單位內部預算劃撥和報銷流程的設置以保證公務卡進一步的使用和推廣。

（一）嚴格界定POS機和現金支出的使用范圍

為確保POS機結算系統的科學規范使用，應從制度上界定公務卡結算和現金的使用范圍，高校要按照國務院頒發的《現金管理暫行條例》規定，根據不同的情況來區分使用POS機和現金支取，針對POS機和現金結算制定使用范圍，同時根據內控會計制度的規定，學校教職員工實行公務卡后將現金結算最小化，并且強制規定不得用于個人的消費結算。在公務卡推廣的過渡階段，除特殊情況，經單位領導與財務審核同意后，嚴格限制在教學科研等經費支出上的現金的使用。

（二）核定主卡的轉入金額和子卡報銷金額進行合理預算

高校應結合本單位的財務制度，明確主卡的預算及轉入金額數量，建立健全子卡報銷制度，建立一套明確合理的用卡范圍和報銷程序。高校在保證日常報賬業務運行的情況下，建立一定的現金需求量制度，財務部門要編制相關預算，嚴格根據預算指標來實現分配，確定授信額度，對主卡的轉入金額應有明確的規定，如果超過預算規定的限額，則需要報財務部門領導批準后，方可辦理相關轉入手續。同時按照銀行核算的有關規定，子卡只能使用專用POS機進行操作，對報銷的時間性差異所造成的損失由報賬人個人承擔責任。在明確公務卡的使用范圍上，嚴格執行“一人一卡”的實名制子卡管理制度，對于借調、調離、聘用、離職、離退休人員不得開設公務卡，并將相關信息錄入國庫集中支付系統，鎖定公務卡在POS機上的透支能力。將公務卡結余作為下年度的預算，并且在會計賬務上，重新在借方列到“銀行存款——基本戶”上。

（三）進一步完善高校內部財務控制制度

高校在進一步深化預算改革過程中，應該根據單位的合理情況編制預算，完善關于在使用公務主卡過程中發生的轉賬結算、公務卡結算和公務卡結算后的庫存現金使用規定，充分發揮預算在資源配置中的主導作用，合理估計現金庫存，強化預算執行，嚴格控制支出。通過公務主卡與子卡之間的劃撥關系，監督公款使用提升專款專用的效率，防止公款私用。對于超限的現金支出應增加公務卡使用的彈性機制建設并統一規范，在POS機上明確其消費范圍，加強現金提取的審批制度，控制現金使用范圍和額度，對公務卡消費行為進行合法性、合規性、合理性審核，充分利用POS機的追蹤特點，監督公務卡的使用范圍，將公務卡的使用和管理納入年度財務檢查和審計范圍，檢查核實公務消費的真實性、合理性。

（四）加大對公務卡和POS機聯用推廣的優點宣傳

強化高校財務管理，結合本單位的實際和業務特點，宣傳和推廣公務卡，完善POS機結算系統網絡，將兩者有效地結合聯用。加強財政部門、高校和代理銀行之間的合作，充分利用網絡來宣傳和推廣公務卡在POS機結算系統上的應用，加強公務卡的管理制度、完善POS機操作流程。對財務人員、教職工進行相關的系統培訓，對高校教職員工所遇到的問題能夠及時地解決，讓持卡的教職員工充分理解公務卡的管理要求，POS機實現便利的同時，規范其用卡行為，對于借款可以明確其歸還期限，對于超過借款期限的，財務應減少下一階段的預算額度，將借款額扣除并列入個人年度考評項目中，約束持卡人的借款額度，提高其信用意識，為更好地推廣公務卡和POS機的聯用做準備。

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