芻議企業檔案信息化建設的有效途徑

瞿曉菁

[摘要] 隨著企業軟文化力量建設重要性在新時期的逐漸提升，檔案作為記錄企業成長及發展的關鍵資料，在企業當前的建設中發揮的作用越來越重要，而我國各企業也紛紛地加強了對于檔案管理工作的重視力度。本文主要是以信息化的企業檔案建設為切入點，分析了企業目前開展此種信息化建設的必要性，并著重探討了其具體建設的幾點途徑，希望可以為企業的檔案管理人員提供一定的助益。

[關鍵詞] 企業； 檔案管理； 信息化建設； 必要性； 有效途徑

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2012 . 22. 048

[中圖分類號]G275[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194（2012）22- 0086- 01

檔案是一個企業生存與發展中強有力的無形資產，檔案管理人員通過對企業的各種資料構建完善的檔案信息，不僅方便企業進行全方位的精細化管理，還可以使企業在以后的發展中對各種經營管理的問題進行經驗的借鑒，幫助企業在激烈的競爭中少走彎路，實現最為簡潔高效的可持續性穩定發展。而且，當前社會發展的大趨勢也要求國家各企事業單位實施有效的檔案管理工作，企業如果不能積極地迎合這一潮流需求，必定會導致其在未來的發展中嚴重地落后于其他同行，因此，企業構建有效的檔案建設是極其必要的。本文主要是以企業新時期實施信息化的檔案建設為內容，分析了其信息化建設的必要性及途徑，以求推動企業檔案建設工作順利有效的開展。

1企業當前實施信息化檔案建設的必要性分析

21世紀，社會已經開始在各個方面實現高科技的信息化建設，企業推動檔案管理工作的信息化建設是一種順應時代潮流的表現，也是企業自身的發展為企業提出的又一必然要求。企業實施信息化的檔案建設主要就是借助于網絡技術以及信息技術等高科技的手段，來處理檔案資料的相關收集、整合、保存以及管理和利用等工作，從而使企業的檔案工作得以實現效率的有效提升。本文下面就具體分析一下當前企業進行信息化檔案建設的必要性：

（1） 社會當前向信息化方向的全面高速邁進，使得全球各項事業都開始被卷進信息化建設的工作中，積極地做好檔案建設的信息化是社會對企業發展提出的必要任務。檔案記錄著企業在建立之初到發展的當下所經歷的全部事情，對于企業未來的發展是一種有效的信息平臺，尤其是對于發展時間較長的大中型企業來講，這種檔案資料更是意義重大。而且，我國為了加強企業對檔案信息化建設的重視，還在檔案建設的“十五”計劃中，對此項工作做出了明文規定。因此，企業必須迎合時代的要求，來推動檔案信息化建設。

（2） 企業自身在當前社會環境中的經營管理，要求其各項工作的開展必須利用現代化、信息化的方式，否則就會陷入落后的狀態。對企業的檔案工作來講，傳統的檔案管理方式以及管理經驗已經被時代逐步淘汰，無紙化及自動化的檔案辦公成為了一種時代的必然，這種信息化的辦公方式不僅能夠為檔案的相關工作提供完善通常的系統，還可以幫助企業達到對于檔案信息的及時高效的利用以及修正、完善，從而為企業進行各項經營管理工作提供先進、準確、便利、安全的資源借鑒。

2企業當前開展信息化檔案建設的相關途徑

2.1為信息化建設構建暢通的機制

企業當前在開展檔案信息化建設的過程中，由于此項建設工作還未能使相關的領導及管理人員做到全面關注，從而導致了其運行機制的不暢，嚴重地影響了其具體的建設工作，企業必須構建一個暢通高效的機制來為信息化建設提供一個完善的環境。

（1） 企業應該從檔案的信息采集、儲存、加工、整合、形成、保存等全部環節，來為檔案工作設定必要的工作要求以及工作規范，并且設立專門的負責人員對各項工作進行負責，保證檔案工作實現主動有效的開展。同時，企業要切實地將檔案全部工作的順序理順，并以清晰明確的制度來輔助及監督其開展，從而使其工作的流程得以完善。

（2） 企業還必須為信息化的檔案建設來設定有效的標準，使檔案信息建設的各項工作能夠有規范可以依照，并且幫助監督控制人員及時地針對這些規范對建設中存在的各項問題進行及時地揭露及完善，最終推動檔案建設全方位、多層次、高領域的各項工作的順利開展。

2.2完善信息化建設的意識及理念

信息化的檔案建設是當前時期各個企業都已經開始實施的工作，然而，這項工作的具體實施由于缺乏必要的意識和觀念作為保障，致使其中呈現出了諸多的缺陷，不能真正達到對于建設質量的有效提升。所以說，企業還必須通過完善其信息化檔案建設意識及理念來推動建設工作的高質量落實。

（1） 企業相關的檔案工作人員必須意識到當前時代傳統的人工檔案管理已經不能夠適應時代發展的需求，只有真正地借助于工作人員與高科技信息手段雙方面的力量，使檔案工作實現從手工開展轉移到信息化實施、從單重管理工作到管理利用雙側重、從封閉到開放模式等各方面的意識的有效轉變。

（2） 企業的檔案負責部門及人員必須轉變其工作的理念，避免簡單地將檔案工作當作一種可有可無的存在，或者是迎合國家政策導向的形式化工作，而是立足于檔案的有效利用以及其作用的全面發揮來開展新時期的檔案工作，使檔案得以在各個環節實現對于信息化手段的全面有效利用。

2.3加強信息化的設施及人員配備

（1） 企業必須為信息化的檔案建設引進足夠的計算機設備以及數據處理軟件，并保證軟件涵蓋住檔案的自動壓縮、解壓縮及監控需求，并且根據時代發展要求以及企業經營管理狀況的要求，來對這些設備及軟件進行及時地更新換代，使檔案工作能夠始終得到硬性的基礎設備支撐。

（2） 企業還要努力地引進先進的高素質的檔案管理人才，使這些人才從專業的檔案知識以及熟練的管理建設經驗方面實現對于檔案的全面的信息化建設。同時，企業還要積極地對檔案人員進行繼續教育培訓，避免人員的工作理念以及工作手段產生與時代的脫節。

3結語

檔案工作對企業的發展至關重要，企業在新時期一定要采取有效的手段，全面推動檔案的信息化建設的高效實現。