貨幣資金內部會計控制方法

翟立文

摘要：貨幣資金是企業擁有的流動性最強的資金，主要包括庫存現金、銀行存款和其他貨幣資金。會計部門負責貨幣資金的管理和核算，應該認真執行貨幣資金管理辦法和結算制度，做好貨幣資金的核算和內部控制工作，隨時掌握貨幣資金的收支動態和余額，搞好企業貨幣資金的調度和收支平衡，保證生產經營的資金供應。

關鍵詞：貨幣資金；內部控制；關鍵控制點

中圖分類號：F230文獻標志碼：A文章編號：1673-291X（2012）21-0078-04

貨幣資金主要包括現金、銀行存款和其他貨幣資金。這部分資金屬于企業的流動資金。其收、付控制對企業資金的運用、管理有十分重要的意義。本文僅就現金和銀行存款控制的內容和關鍵控制點介紹貨幣資金的內部會計控制方法。

一、貨幣資金內部控制的內容

（一）現金內部控制的內容

收支兩條線控制。現金收、支分離是現金內部控制的重要內容，也是現金安全使用的保證。中國《現金管理暫行條例》明確規定了企業現金收、付的范圍。凡在《條例》規定范圍內的現金收、付可以使用現金；凡不在《條例》規定范圍的現金收、付均不得使用現金，必須通過銀行轉賬結算。《條例》還規定，企業不得以現金收入直接進行支付，即不得“坐支”。

現金收入的控制：企業現金收入的運動過程主要經過業務執行部門、財務部門和銀行等環節，做好現金收入控制應注意以下幾個方面：（1）業務執行部門要根據經濟活動的交易情況取得發票、收據等憑證，填制現金收入的詳細記錄，并傳遞給財務部門；（2）出納根據收到的原始憑證收取現金，然后存入銀行并取得銀行回單；（3）會計根據收到的原始憑證和銀行回單，編制記賬憑證，最后登記現金日記賬和現金總賬；（4）為了保證現金收入及時正確存入銀行，對于金額較大的收入，會計部門應該逐筆與銀行確認款項的收入情況。

現金支付的控制：（1）制定明確的現金支出范圍，首先要遵循《現金管理暫行條例》的規定，其次對例外事項進行特殊規定，保證滿足所有現金支出的需要；（2）現金的支出必須要申請，審批之后才能支付；（3）明確規定具有審批權的人員、機構以及它們的審批權限；（4）已經批準的現金支付項目需要經過審核，檢查支出范圍、審批權的使用、執行程序是否正確，另外還要驗證有關文件資料的真實合法性；（5）出納人員負責現金的支付，首先應該復核支付申請和審批意見；其次按照批準的金額支付現金；最后記錄現金日記賬。

（二）崗位、人員分工

現金收支活動具有非常高的風險，企業的各業務部門都與現金打交道，增加了人員、部門關系的復雜性，為此必須建立嚴格的崗位責任制，明確現金使用程序和損失責任。另外，不相容職務分離是內部會計控制的重要內容，也是貨幣資金控制制度的基礎，特別是出納、會計、審核、審計這幾個主要的關鍵控制環節，必須做到相互制衡。

1．出納與會計的職務分離。出納人員主要負責現金的收付、現金收付單據的編制和現金日記賬的登記，同時經常與開戶銀行發生業務關系；會計人員主要負責有關憑證、總賬、報表的編制，對現金收支業務進行賬務處理以及會計檔案的保管。會計和出納的工作具有內在的稽核關系，會計不得兼任出納工作。

2．內部審計與會計的職務分離。內部審計負責會計信息系統的監督工作和會計人員工作效率的考核，內部審計應該從實質上獨立于財務會計部門。會計部門應該配合內部審計工作，設計合理的會計檔案使用規定和程序。

3．人員的聘任與崗位轉換。辦理現金業務需要配備合格的會計人員，并定期進行崗位轉換。出納和會計人員必須持有會計從業資格證書，具有相關的專業知識、技能，熟悉國家有關的法律、法規和制度，同時具備良好的職業道德，廉潔自律，遵紀守法，并能夠不斷提高道德水平。

（三）會計系統控制

現金收支業務具有可計量性強、容易反映的特點，會計系統記錄有關會計信息，監督業務活動過程。具體包括：

1．會計記錄。會計信息的質量要求中，最重要的是真實、合法性，相關性和及時性。會計記錄廣義上講包括：憑證、賬簿和報表，結合會計信息的要求可以從以下幾個方面控制。（1）會計憑證。保證現金收付憑證的真實、合法和及時傳遞，內容包括：各類現金憑證都要按照發生順序進行編號；出納人員根據經批準的支付申請填制收付款單據，并及時傳遞給會計人員；現金業務主管審核原始憑證的真實、合法、完整、準確性，然后作審核標記并編制現金記賬憑證；會計部門主管應對現金收付的原始憑證和記賬憑證的進行審核，確認無誤后才能進行傳遞和相關的賬務處理。（2）會計賬簿。明細賬、總賬的登記是對會計憑證的再分類和匯總，同時也是編制會計報表的基礎。控制內容如下：出納人員按照現金收付單據登記現金日記賬，現金主管會計正確編制記賬憑證匯總表；會計部門主管審核匯總表分類的恰當性、數據的準確性，并簽字蓋章以示審核；現金主管會計按時登記總賬，定期結賬。（3）會計報表。期末，現金主管會計根據管理需要編制有關報表。應注意以下幾個方面的控制：現金主管會計要對會計憑證、賬簿進行總體分析，最后形成會計報表；會計部門主管應該考察會計報表信息披露的合法性和完整性；會計部門主管對會計報表信息的真實、合法性，完整、準確性負責。

2．授權審批。為了保證現金收支業務的規范，首先，要對接近現金資產的人員進行控制，業務經辦人員辦理現金收支業務要經過授權批準，任何未經授權的人員、部門不得進行現金收支；其次，有關業務部門使用現金要提出用款申請，說明用途、金額、收付方式，同時要與現金預算相結合；最后，為了明確責任，業務經辦人員應該在現金收付的原始憑證上簽字，業務經辦部門的主管要審核原始憑證并簽字蓋章。

3．會計憑證、賬簿的核對。會計憑證、會計賬簿的核對，有利于保持會計信息的可靠性。內容主要有：（1）證證核對。審核人員應該對現金收支業務的原始憑證進行檢查，在記賬之前要核對原始憑證與記賬憑證，保證兩者在金額、經濟內容上的一致性，以及相應原始憑證的完整性。（2）賬證核對。審核人員應該對現金原始憑證和現金記賬憑證的數額、內容進行逐筆核對，同時會計部門主管應該審核記賬憑證和總賬。（3）賬賬核對。審核人員應該組織賬簿核對，并監督會計和出納核對現金總賬和現金日記賬的發生額及余額，最后各自取得對方的簽章，以示經過核對。

4．會計檔案的保管。會計憑證、賬簿、報表是重要的會計檔案，是企業內部管理、外部審計的重要依據。企業應該遵循有關的規定保管會計檔案，同時對現金類會計檔案的接近進行限制。出納人員不得兼管會計檔案。

5．盤點與清查。出納在每個工作日結束后，清點庫存現金并與現金日記賬數額進行核對，保證賬實相符；會計部門主管應組織清查小組定期或不定期清查庫存現金，并與現金日記賬進行核對；對清查結果進行反映，編制現金盤點表，記錄現金盤盈、盤虧情況，然后進行分析和處理。

（四）銀行存款內部控制的內容

按照銀行開戶辦法的規定，企業應該申請開立銀行結算賬戶，發生的各項業務收支活動，除允許用現金結算方式直接以現金收支外，其余款項必須經過銀行轉賬。另外，還應該加強銀行存款內部控制，建立銀行存款管理責任制，會計部門的出納人員專門負責辦理銀行存款的收支業務。會計部門應該認真執行銀行賬戶管理辦法和結算制度，做好銀行存款的核算工作，隨時掌握銀行存款的收支動態和余額，搞好企業貨幣資金的調度和收支平衡，保證生產經營的資金供應。具體控制內容如下：

1．收支兩條線。銀行存款的收支數額相對較大，如果將收支活動互相交叉會導致銀行存款的損失，企業必須與銀行配合完成銀行存款的收、支分離。銀行存款收入的控制：（1）開立賬戶的控制。企業的銀行存款賬戶按照性質可以分為基本存款賬戶、一般存款賬戶和臨時存款賬戶，企業的現金收入、轉賬收入都可以根據具體情況存入以上賬戶。企業應該明確銀行存款賬戶的使用范圍，保證按用途使用銀行結算賬戶。（2）賬戶設置控制。在企業中經常出現業務部門收款不入賬的現象，各部門私設“小金庫”，虛列企業流動資產。出納和會計應該督促有關執行人員及時將現金收入交存到企業的各類銀行結算賬戶，嚴格控制現金收入不及時交存，不按規定交存，私設“小金庫”等現象發生，嚴禁企業“坐支”現金。（3）內部審計。很多企業都進行利潤的預算考核，銀行存款的收入經常與利潤的實現掛鉤，內部審計部門應該通過分析會計記錄證實收入的真實性。銀行存款支出的控制：（1）申請控制。業務部門使用銀行存款必須提出申請，出納人員收到銀行存款使用部門主管審核批準的文件后，經會計部門主管復核才能支付款項；銀行存款的支出申請人和審核人要職務分離；（2）銀行對賬控制。企業應該指定專門人員定期從銀行取得對賬單，然后與企業的銀行存款日記賬進行核對，并編制“銀行存款余額調節表”，使銀行對賬單與銀行存款日記賬核對相符，如果存在差異則要檢查是否有未達賬項和記賬錯誤或挪用舞弊；（3）銀行存款支出的效益控制。銀行存款支出是形成企業投資和有關生產資料的基礎，在注重支出安全性的同時還應該考慮支出效益。

2．不相容職務分離。（1）出納人員不得負責收取銀行對賬單。企業的出納人員與銀行非常熟悉，如果由出納負責收取銀行對賬單，就有可能發生篡改的可能性。因此，企業必須委派專人負責銀行的對賬工作，并定期輪換。（2）出納與會計職務分離。與現金的收支控制相似，當發生銀行存款的收支時，出納負責到銀行辦理款項的存取和轉賬，并編制記賬憑證和登記銀行存款日記賬；會計人員根據復核后的銀行存款收支原始憑證，編制記賬憑證并交給會計部門主管審核，最后登記銀行存款總賬。（3）業務經辦與授權審批職務分離。經辦人員提出用款申請后，必須得到本部門主管的批準，部門主管不得單獨辦理銀行存款的收支，這種相互制約能夠有效監控銀行存款的流入和流出。（4）出納人員不得兼管會計檔案保管和銀行存款的清查工作。

3．會計系統控制。（1）授權審批。發生銀行存款收支業務的部門主管要對銀行存款業務進行審批，并簽字蓋章以明確責任；（2）憑證記錄控制。主管銀行存款業務的會計應該審核出納提供的銀行存款收支原始憑證，驗證業務內容的合法性、真實性以及憑證內容的完整性，同時，還應該核對銀行結算單據與原始憑證的一致性，最后簽字蓋章以示核對完畢；（3）收支業務控制。企業出納人員復核業務執行人員提供的原始憑證后，及時取得并填制結算單據，完成銀行存款收付后要在結算單據和原始憑證上加蓋“收訖”或“付訖”印章，并簽章；（4）憑證與賬簿的核對。為了減少會計記錄的錯誤，保證會計信息的可靠，會計部門要定期進行核對工作，核對之后要簽章以示工作完成。通過核對做到證證、賬證、賬賬相符。

二、貨幣資金內部控制關鍵點

對貨幣資金的每一個收支環節進行控制既不現實也不符合經濟性原則，縱觀貨幣資金相關的控制我們可以發現，通過對審批、審核、復核、實際收支、會計記錄、憑證賬簿核對、清查盤點這些環節的控制活動，能夠達到全面控制的效果，這些環節就是控制的關鍵點。

（一）現金控制的關鍵點

現金的關鍵控制點主要是對現金收付過程中高風險環節的控制，針對這些主要的環節開展控制活動能夠把握住問題的關鍵。一方面，對整個現金業務流程進行全面控制；另一方面，對關鍵的現金業務控制點進行重點控制。這就為控制資源的使用指明了方向，在關鍵控制流程上花費較少的成本就能夠達到很好的效果。

1．現金流入點控制。作為高風險資產，現金的流入控制是重要的現金控制點，主要是對銷售活動中的現金收入進行監控，目的在于保證現金收入要按照國家現金管理的規定及時存入銀行，避免“坐支”現金，避免將企業收入的現金存入個人銀行結算賬戶，降低資產損失風險。

2．批準控制。作為高風險資產，現金具有易攜帶，易存取的特性，因此就必須對現金資產的接近、使用進行嚴格的授權批準控制。現金收付業務的執行往往涉及權力的分配，如果沒有對權力的相應約束就很可能導致權責混亂和濫用。審批關鍵點主要體現在以下幾個方面：制定現金的接近限制措施，業務人員進行業務活動時應該得到授權審批，任何未經授權的人員不得辦理現金收付業務；各個部門在使用現金之前都要向財務部門和上級主管提出申請，說明金額、用途等內容；財務部門主管和經辦業務部門主管負責有關原始憑證的審批監督。

3．收付控制。現金的收付在多數情況下意味著現金所有權的流入和流出，對現金收付進行控制能夠把握現金流動的來龍去脈。出納、會計和經辦人員共同參與到這個過程中。具體程序是：出納人員按照審核后的現金收付款原始憑證收款和付款，并對實際收付的原始憑證作標記，同時對收付的現金業務進行備查登記，并按一定順序編號；會計人員要及時、準確地將現金收付業務反映在記賬憑證和有關賬簿中，定期與出納人員核對現金收付款憑證與賬簿資料。

4．復核控制。復核控制是現金收、付過程中重要的控制點，是減少錯誤的重要措施。從企業內部來看，主要有兩種類型的復核：一種是縱向復核，即上級主管對下級活動的復核，也可稱為審核；另一種是橫向復核，即不同人員活動的相互核對，主要體現在財務系統內部的核對，審核的重點是：現金的收入是否存在“坐支”現象；現金的使用是否符合有關法規規定；現金收付的憑證是否真實、完整，現金使用責任是否明確；現金銷售收入是否足額、及時存入銀行賬戶。

5．記賬控制。現金憑證、賬簿記錄是綜合反映企業現金流入、流出的信息源，企業的管理工作需要真實的會計記錄，如果對記賬環節的控制松懈，很可能導致整個會計控制制度的失效。記賬環節的控制主要體現在以下幾個方面：出納人員根據經過審核的現金收付款憑證登記現金日記賬，同時負責檢查日記賬與原始憑證的一致性；會計人員根據編制的記賬憑證登記現金總賬，并定期核對總賬與明細賬。

6．對賬控制。對賬是企業內部保證賬簿記錄信息質量的最后環節，也是保證賬實、賬賬相符的措施。在會計期末，在專門的稽核人員的監督下，記錄現金賬簿的會計人員與出納人員核對總賬與日記賬的發生額、余額；出納人員根據核對的結果與庫存現金的實有數進行對比，對于存在的差異作出記錄并報告財務部門主管，待批準后處理。

7．盤點控制。財務會計部門應該定期和不定期核對庫存現金，以防錯誤、舞弊的發生，通過現金盤點，能夠從不同角度了解現金的收入、支出、結存情況，是保證現金安全的重要控制點。企業應該成立專門的財產清查機構，監督會計人員盤點庫存現金，根據盤點的結果編制現金盤點報告表，對發現的問題進行查明原因及時處理。

（二）銀行存款控制的關鍵點

保證安全性是銀行存款內部會計控制的首要目標，所以銀行存款控制的關鍵點都與安全性相關。

1．收支活動審批控制。把銀行存款收支審批作為其關鍵控制點，其實是同時控制了銀行存款的流入和流出。審批權限的合理劃分以及對權力的監督是保證銀行存款業務順利開展的前提條件。審批控制是銀行存款內部會計控制的第一層次，收支活動的具體執行處于較低的層次。審批活動具體包括以下幾個方面：發生銀行存款業務活動部門的主管人員應該加強對銀行存款事項的審批，審批合格后簽章以明確責任；建立具體的審批權限使用規范，確定不同管理人員審批權力的范圍、重要程度。

2．復核控制。與現金的復核控制類似，銀行存款的復核控制包括橫向和縱向控制兩種類型。橫向控制主要指：主管銀行存款業務的會計人員應該審核有關的原始憑證和銀行存款結算憑證的內容完整性、手續齊備性、業務活動的合規合法性；會計人員應該檢查業務活動中銀行存款收付金額與原始憑證記錄的金額是否相符。縱向控制在財務會計部門體現。主要有：專門的稽核人員負責審核銀行存款收付記賬憑證所附的原始憑證和結算憑證是否完整、計算是否準確，同時還要查看會計核算是否正確；主管會計人員還應該負責考察票據、憑證的處理是否符合有關法規的規定，是否有簽發空頭支票、外借銀行賬號的行為，支票的使用、簽發、作廢是否符合規定，對于作廢的支票一定作出標記，防止丟失和濫用。

3．結算環節控制。結算環節控制包括企業內部和外部兩個方面，其中外部控制尤其重要。資金的結算標志著企業經濟交易活動的完成，企業大部分經濟交易都是通過銀行存款進行的結算，所以銀行存款的結算是關鍵控制點。內部結算主要是企業內各部門之間資金的轉移、分配，特別是實行財務集中管理的企業，內部結算的頻率、數額所占比重很大，因此出納人員在辦理收付款結算時應該審核有關的原始憑證、結算合同，審核無誤后再辦理款項收付；對于結算完成的憑證、票據應該作出標記，加蓋“收訖”、“付訖”印章。外部結算控制主要是對企業與銀行的資金往來各環節進行控制。企業的銀行存款都存放在銀行，所以銀行存款的存取、結算都要通過銀行完成，對銀行的結算環節控制能夠有效保護存款的安全，防止套取銀行存款、出售銀行賬戶和非法轉讓支票等舞弊行為的出現。具體措施有：嚴格貫徹國家有關銀行存款使用的規定，制定適應企業自身情況的存款使用程序；對于執行銀行存款業務的人員應該定期輪崗，針對不同銀行應該委派不同的業務人員；轉賬支票和結算憑證必須按編號順序連續使用，作廢的轉賬支票應加蓋“作廢”戳記；收付款項后應在憑證上加蓋“收訖”、“付訖”戳記，非出納人員不得經管銀行存款業務。

4．記賬控制。記賬環節的重要性已經在現金控制中作了說明。銀行存款的記賬控制主要包括以下幾個方面：出納人員應該根據銀行存款收、付款記賬憑證登記銀行存款日記賬，銀行存款主管會計應該根據收、付款憑證登記有關明細賬；總賬會計登記銀行存款總分類賬，各個記賬人員要在記賬憑證、有關單據上簽章。登記銀行存款賬可以保證銀行存款收支業務的可查性，防止或發現結算弊端，及時提供可靠的銀行存款核算信息。

5．對賬控制。銀行存款對賬控制包括的內容很多，既包括賬賬核對、賬證核對，又包括賬表、表表核對，把握住對賬環節，能夠保證銀行存款業務賬務處理的正確和核算資料準確，防止非法銀行存款業務發生。企業的財務會計部門應該設計專門的對賬程序，明確對賬稽核人員。由非出納人員逐筆核對銀行存款日記賬和銀行對賬單，并編制銀行存款余額調節表，調整未達賬項和雙方出現的錯弊；出納與主管會計還應該在有關人員的監督下核對銀行存款日記賬和總賬金額，并根據核對結果進行相應的會計處理。

總之，通過對貨幣資金的收支控制，使企業貨幣資金的收、付能夠嚴格遵守國家對貨幣資金管理的法律、法規；通過對貨幣資金管理崗位的控制，使不相容職務相分離，最大程度的避免了職務犯罪；通過對貨幣資金的記賬控制，既可以隨時掌握銀行存款的收支動態和余額，搞好企業貨幣資金的調度和收支平衡，保證生產經營的資金供應，又可以避免貨幣資金過剩產生不必要的機會成本。

參考文獻：

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