論高校檔案信息化與數字檔案館建設

黃少芳，劉曉鴻，張俊芳

中國地質大學（北京）檔案館，北京　100083

教育管理

論高校檔案信息化與數字檔案館建設

黃少芳，劉曉鴻，張俊芳

中國地質大學（北京）檔案館，北京100083

摘 要：在全面推進信息化進程的時代背景下，高校檔案信息化建設不斷深入，加快高校數字檔案館建設成為高校檔案工作的重要內容和命題。本文分析了當前高校檔案信息化建設的現狀，以及應對大數據時代的挑戰，對新時期高校檔案信息化建設的主要任務、建設數字檔案館的目標與措施進行了探討，對推進新時期高校檔案信息化建設具有一定的意義。

關鍵詞：高校；檔案；信息化；數字檔案館

當今社會，信息技術滲透到社會活動方方面面，各領域都面臨著加快信息化進程的形勢，檔案信息化更是如此。檔案作為記載人類社會活動的真實記錄，伴隨著時代的變遷，在形成、傳遞、存儲和利用等過程中必然發生相應變化。檔案工作是高校管理工作的一個重要組成部分，它承載著學校的發展歷史、人文精神、校園文化、科學素養等，在高校工作中起著默默無聞的后臺保障作用，在一定程度上反映了高校的現代化管理水平。當前高校檔案管理的主要任務是充分應用信息技術推進檔案信息化建設，開發利用檔案信息資源，不斷創新檔案管理與服務機制，滿足教學、科研和管理等方面的需要。加快高校檔案信息化進程，建設基于數字校園環境下的數字檔案館給高校檔案管理模式創新與工作機制變革等帶來了機遇與挑戰。

一、當前高校檔案信息化的現狀與問題

新時期加強檔案信息化建設，探索和建立基于大數據時代檔案信息化新理念、新模式和新機制，首先需要認真梳理當前高校檔案工作中存在的問題，分析現狀，結合實際，制定科學的應對措施。以中國地質大學（北京）為例，學校檔案工作在校領導的科學決策、領導的鼎力支持下，各方面工作取得了顯著成效，信息化工作更是積極穩步推進，走在北京市高校檔案信息化的前面。對檔案信息化建設有明確規劃、分步實施，近期目標是完成檔案全文數字化工作，而建立數字檔案館是我們奮斗的目標。特別是近兩年來通過學習、交流、觀摩、培訓等積極措施，檔案信息化邁上了一個新的臺階，為數字檔案館建設奠定了基礎。目前，在北京高校中已率先實現了人事檔案全文信息化管理，并與職能管理部門實現資源共享。綜合檔案全文數字化已完成60%，啟動了照片檔案管理系統，更新了服務器等基礎設施，維護和完善了檔案館網頁，擴展了部分開放檔案在線查詢功能，提高了為教學、科研和管理的服務效率和水平。但是與社會上其他同級單位的資料檔案信息化建設相比較，檔案信息化程度還不高，距離數字檔案館的發展目標還有很大的差距，還有很多空白需要填補，這也是我們未來工作的方向。概括起來，當前高校檔案信息化發展現狀表現為以下三個方面。

1．現行管理方式及理念與當前信息化發展不相協調

高校檔案信息化建設包括檔案資源數字化建設、檔案信息數據庫建設、檔案信息資源的有序組織、檔案信息資源的開發利用以及檔案人才的培養等。在檔案管理理念與方式方法方面，還沒有脫離傳統的檔案工作方式，據作者調研掌握的情況，部分高校的檔案工作還是采取傳統人工紙質的管理理模式，對一些檔案信息還是人工筆錄、歸類以及統計，使得檔案管理的整體效率不高，且易出錯。另外，檔案信息化建設在多數高校已經開始實施，但是由于工作人員對傳統檔案管理模式的沿襲，加上對當前信息化手段的陌生，使得檔案信息化工作模式難以成為檔案工作的主流，造成檔案信息化建設滯后，與當前信息化發展趨勢不相協調。

2．檔案信息化程度不均衡且總體偏低

近年來，在數字校園建設的帶動下，高校檔案信息化建設得到了較快的發展，但從總體情況看，高校檔案信息化發展不均衡，且程度偏低。受各種主客觀因素的影響，各高校檔案信息化發展情況不盡相同。在檔案管理方法和技術方面，依舊依賴傳統紙質檔案管理，其工作模式仍以實體檔案為主，雖然已經開始采用計算機與信息技術進行輔助管理，但多數僅限于對檔案目錄的信息化管理，檔案全文信息化管理還處于起步階段，信息化建設滯后于時代的發展，以數字檔案館和檔案知識服務體系建設為發展目標來衡量，高校檔案信息化發展還有很大的發展空間。

3．實現數字檔案館的基礎建設尚不到位

基礎設施建設是檔案管理信息化的重要保障條件，必須大力加強基礎設施建設，改善軟硬件環境條件，使檔案管理實現標準化、規范化、科學化。增強創新意識，運用先進的技術手段，實現檔案制度創新，建立健全應對信息化大發展環境下的檔案工作機制。

二、大數據時代檔案信息化面臨的挑戰

隨著我國信息化建設的快速發展，檔案工作呈現出新的特點，信息量的海量增長，結構化和非結構化檔案數據并存，存儲模式向著網絡化和電子化轉變，應對當今大數據時代的發展和要求，檔案信息化面臨著新的機遇與挑戰。

1．應對信息化發展和大數據時代檔案內涵在拓寬

檔案是承載社會發展的必然產物和歷史記載，原始記錄性是檔案的自然屬性。在知識經濟和發展信息化的大數據時代，能夠以檔案形式存儲的信息，是人類知識與信息高度濃縮的精華，檔案內涵與范圍大大拓展，信息屬性已成為體現檔案價值的重要因素。檔案信息分析產生的價值具有較強的社會競爭力，給檔案信息化發展帶來機遇與挑戰。

2．知識經濟和知識服務體系推動檔案事業大發展

知識經濟是當代科學智能化、信息化的結果，信息技術已經廣泛應用于檔案管理，在當今信息爆炸的大數據時代，檔案館也匯集了海量數據信息，公共決策最重要的依據將是全面系統的數據和信息，系統采集的數據和科學分析的結果對決策更為重要，新時期的信息化建設將推動檔案管理理念的變革和技術進步，順應大數據時代，創新培育“用數據來說話、用數據來管理、用數據來決策、用數據來創新”的檔案工作理念和檔案數據文化，促進檔案事業大發展。

三、新時期高校檔案信息化建設頂層設計

數字檔案館是高校檔案信息化建設的發展目標，是現代信息技術所支持的數字檔案信息系統，是一種信息環境和基礎設施構建的表征。與傳統檔案館相比，數字檔案館有著豐富的數字化資源、海量的存儲、便捷的檢索、快速的傳輸、開放的理念和信息共享等特點。推進高校檔案信息化和數字檔案館建設成為高校數字校園的重要組成部分，起到承載歷史、服務社會、展示高校人文精神、發展脈絡和文化底蘊的重要作用。高校檔案數字化和信息化建設本著科學管理和挖掘檔案信息資源的原則，以服務于高校教學、科研和管理為宗旨，實現其在決策咨詢、宣傳教育、技術服務、信息傳播、考證利用、學術交流等方面的服務功能。

1．數字檔案館業務流程體系

基于數字檔案館定位，以數字資源為對象，以檔案數據為基礎，在一體化管理系統支撐下，采用基于網絡環境的信息系統對檔案資源進行精細管理，通過在線服務系統和到館服務系統，向用戶提供不斷更新的檔案信息服務。數字檔案館業務流程體系主要包括以下環節。（1）接收：以實體檔案館為中心建立數字檔案接收平臺；（2）鑒定：對所接收的檔案進行系統的鑒定和分類；（3）存儲：將所有結構化數據和非結構化數據數字檔案集中存儲在實體檔案館；（4）管理：對數字檔案分門類分權限建立統一管理平臺；（5）安全維護：圍繞實體館建立安全管理系統；（6）檢索分類：數字檔案資源聚合程度高，分類檢索方便準確；（7）檔案編研：對檔案信息進行組織、存儲、共享和創新，構建以滿足用戶知識需求為目標的檔案知識服務體系。

2．檔案資源數字化與檔案信息資源集成

檔案資源數字化是數字檔案館建設的基本條件和前提，主要包括目錄檢索數字化與檔案全文數字化。檔案數據庫系統建設是構建數字檔案館的核心任務，此外電子文件歸檔和管理也是檔案信息資源建設的一項重要工作。依據國家技術標準《電子文件歸檔與管理規范》，加強檔案信息網絡建設，實現基于網絡環境下電子文件的實時接受、歸檔、管理和利用，確保檔案信息的電子文件及時、完整、真實、有效地存檔入庫，不斷豐富和完善檔案信息資源。

3．檔案綜合管理信息系統建設

高校檔案綜合管理信息系統是實現檔案信息資源采集、管理、開發與利用等功能的樞紐系統，按照工作需求與推進信息化建設的要求，開發建設集檔案綜合管理與應用服務為一體的案綜合管理信息系統，提高檔案現代化水平與服務能力。

4．檔案信息的安全保障體系建設

檔案信息化建設的安全保障包括檔案信息的存儲安全和檔案信息的利用安全，建立完備的安全保障體系，為網絡、計算機、存儲設備和管理系統提供安全保障。網絡系統安全要保障和支撐所有系統的正常運行，數據存儲系統的安全主要包括操作系統、數據庫管理系統、檔案數據儲存、數據備份及轉換的安全。

5．基于數字檔案館的基礎設施建設

基礎設施是檔案信息化建設外部環境條件，主要包括計算機、交換機、路由器、服務器、存儲器、操作系統、數據庫管理系統、安全系統等軟硬件條件，涵蓋了檔案信息化的整個硬件平臺和網絡體系建設。硬件設備應當能夠保障信息化管理的需求，軟件系統能夠滿足數字檔案館的智能化管理與在線應用服務的要求。

6．檔案人才隊伍建設

檔案管理是一項技術性和專業性很強的工作，從事檔案工作既要具有檔案管理的專業知識，還要具備一定的信息技術和電子政務等理論知識，要加強培養錘煉適應高校檔案管理的復合型人才，保障檔案事業可持續發展。

四、加快高校數字檔案館建設的對策與措施

據國內外數字檔案館的定位與建設情況分析，數字檔案館模式主要有基于實體檔案館信息化的數字檔案館和基于檔案信息資源共享的數字檔案館兩種。結合當前我國信息化發展形勢和高校檔案工作實際，本文提出推進高校檔案信息化建設、實現數字檔案館的方針與對策。

1．面向數字檔案館的信息資源建設

數字檔案館信息資源來源多樣化，主要包括傳統載體檔案的數字化、接收的電子文件檔案、館外各立檔單位現行電子文件的直接導入，以及利用知識管理和知識服務理念獲取數字圖書館等其他信息服務機構的信息資源。信息資源建設是數字檔案館建設的基礎，館藏資源的數字化是信息化建設的核心，直接關系到數字檔案館的建設質量與成敗。數字檔案館信息資源建設要以檔案用戶需求為導向，以信息技術為手段，拓寬檔案信息資源的來源渠道，運用知識管理的理念，多角度、深層次整合檔案信息資源，建立信息資源共建共享的開放機制，為不同層次多樣化的用戶提供超越地域、時空限制的便捷化、多樣化、個性化的信息服務。

2．一體化管理系統是數字檔案館建設的關鍵

數字檔案館是存儲和控制檔案信息的數據中心，完善的檔案信息一體化綜合管理系統是數字檔案館的中樞指揮系統，對數字檔案館建設具有極其重要的地位和意義。應用當代先進的信息技術建立檔案信息綜合管理系統，對文字、圖像、音頻、視頻等結構化數據和非結構化數據進行數字化存儲與管理，對多元數據和信息資源進行圖、文、聲、形并茂的集成與加工，豐富檔案信息資源的利用和表現形式，實現檔案信息自動化處理和一體化管理，實現檔案信息高速檢索、遠距離無障礙的傳遞、交流與共享，提升檔案利用服務能力與現代化水平。

3．重視檔案工作標準化

檔案標準化是信息化的基礎，標準化和規范化是數字環境下檔案有序組織與管理的必要條件，檔案信息化發展方向是國際化、標準化、專業化與集成化，實現檔案信息化和現代化管理必須建立在檔案工作標準化的基礎上。在檔案信息采集和利用實現數字化和網絡化的條件下，要保障存取海量數據信息的有效性，必須采用統一的數據格式和元數據標準。應對檔案文本、圖像、音頻、視頻等信息資源的多樣性，只有按照統一的標準規范進行制作，才能使多元的檔案信息資源得以順利存儲、管理和應用。

4．建立檔案工作開放與共享機制

數字檔案館主要保存三種數據信息資源，完全公開的檔案信息、需授權才能利用的保密檔案信息、從外界采集的其他數字化檔案信息。傳統的檔案信息資源的管理和利用是相對封閉的，檔案信息化為檔案工作由封閉型管理向開放型管理提供了技術條件。衡量檔案工作水平，對檔案信息資源的收集、加工整理和保管狀況僅是其中一個方面，更重要的還要看它對館藏檔案信息資源的傳遞和開發狀況，是否可以將檔案信息資源快速、準確、完整地提供給用戶共享與利用。通過專用管理系統，建立檔案工作開放與共享機制，實現對各類檔案信息資源按不同要求進行分類排序、價值鑒定、數據校驗、目錄生成、數據統計、自動標引、檢索利用與信息發布。

5．創新培育知識服務體系

檔案信息化是一項頗具前瞻性、戰略性的艱巨任務，建立科學的檔案服務體系是考核檔案工作成效的依據之一。創新培育檔案知識服務體系，需要拓展服務領域、創新服務機制，把科學服務、規范服務、高效服務貫穿到檔案工作全過程。

五、 結束語

檔案信息化水平是衡量高校檔案管理現代化程度的重要標志，加快高校檔案信息化，建設數字檔案館既是當前大數據時代的需要，也是高校檔案工作不可回避的任務，更是推動檔案事業發展的契機。在新的歷史時期，黨的十八大報告把信息化擺在了更加突出的位置，明確把信息化水平大幅提升納入全面建成小康社會的目標之一，在大力推進信息化進程的時代背景下，高校檔案信息化建設需要進一步轉變觀念、不斷創新，緊跟時代的步伐，運用現代管理的理念和信息技術，按照檔案規范化和標準化的更高要求，推進高校檔案信息化水平躍上一個新的臺階，也以此為契機全面提升我校檔案工作水平和服務能力。

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中圖分類號：G642

文獻標識碼：A

文章編號：1006-9372 （2013）02-0076-04

收稿日期：2013-03-02；修回日期：2013-04-15。

基金項目：北京高校檔案研究會2012年研究課題。

作者簡介：黃少芳，女，講師，主要從事檔案管理與信息化的研究工作。

Discussion on Archival Informationization and Digital Archives Construction in University

HUANG Shao-fang, LIU Xiao-hong , ZHANG Jun-fang
China University of Geosciences, Beijing 100083, China

Abstract：In the times of promoting informationization comprehensively, archival informationization construction is deepening and continuously pushing forward in university. How to accelerate digital archives construction in university becomes an important mission. By the analysis of current situation about archives informationization construction in university, the main task of informationization construction, the development goals and measures of digital archives were discussed in this paper.

Key words：university; fi le; informationization; digital archives