探究文書檔案計(jì)量單位的比較

魏秦

摘要：目前，我國(guó)的文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中存在許多的計(jì)量單位，這些計(jì)量單位有些是傳統(tǒng)保留下來(lái)的，有些則是隨著時(shí)代變化新產(chǎn)生的。在某些統(tǒng)計(jì)環(huán)節(jié)中，有些計(jì)量單位已經(jīng)不能夠滿足當(dāng)前文書檔案統(tǒng)計(jì)的實(shí)際發(fā)展需要，因此，必須尋找新的計(jì)量單位加以替代。本文就當(dāng)前文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中使用的計(jì)量單位進(jìn)行分析和比較，使人們更好的了解和認(rèn)識(shí)到各種計(jì)量單位的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而在今后的文書檔案統(tǒng)計(jì)中選擇最佳單位進(jìn)行計(jì)量統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而促進(jìn)和推動(dòng)我國(guó)文書檔案統(tǒng)計(jì)工作更好的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：文書檔案；計(jì)量單位；比較

計(jì)量單位，主要是用來(lái)表示同自身相對(duì)比的同種事物量大小所采用的特定量以及約定的定義。目前，在我國(guó)文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中，常用的計(jì)量單位主要包括有“卷”、“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等，其中，最為常用的就是“卷”和“米”。隨著社會(huì)時(shí)代的發(fā)展，文書檔案的整理、存儲(chǔ)形式較之從前發(fā)生了巨大的變化，而其計(jì)量單位也隨之發(fā)生了相應(yīng)的改變，傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位已經(jīng)不能有效的完全滿足當(dāng)前文書檔案計(jì)量的需求，因此，必須根據(jù)當(dāng)前文書檔案的實(shí)際情況，選擇準(zhǔn)確、有效的計(jì)量單位。本文就當(dāng)前文書檔案統(tǒng)計(jì)中使用的計(jì)量單位進(jìn)行分析和比較，使人們更好的了解和認(rèn)識(shí)到各種計(jì)量單位的優(yōu)點(diǎn)和不足，從而在今后的文書檔案工作中選擇最佳單位進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

1 文書檔案中計(jì)量單位“卷”、“米”、“公斤”之間的比較

1.1 “卷”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“卷”是當(dāng)前我國(guó)文書檔案統(tǒng)計(jì)中最為常用的一種計(jì)量單位，它同“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等相比，在準(zhǔn)確程度上有著較為明顯的優(yōu)勢(shì)，但仍不能夠全面、精確、有效地反映出文書檔案的規(guī)模與數(shù)量。目前，我國(guó)有些部門，尤其是建立時(shí)間較長(zhǎng)的部門，在其所現(xiàn)存的文書檔案中，有很大一部分的存儲(chǔ)形式是厚卷形的，有的卷宗當(dāng)中存儲(chǔ)了多達(dá)八、九十件文件，但卷的一般平均值是不超出3件的，因此，同樣的一卷文書檔案，由于內(nèi)部存儲(chǔ)文件數(shù)量的不同，其計(jì)量結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆痘驇资丁?/p>

1.2 “米”在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“米”作為文書檔案統(tǒng)計(jì)工作中規(guī)模和數(shù)量的計(jì)量單位，是依據(jù)國(guó)際檔案理事會(huì)所規(guī)定的要求進(jìn)行確定的。它對(duì)檔案的計(jì)量方法主要為：將諸多文書檔案進(jìn)行豎向排列，而后再用米尺對(duì)它們進(jìn)行測(cè)量，其所得出的米數(shù)數(shù)值就是該文書檔案的數(shù)量。雖然“米”作為計(jì)量單位，對(duì)其文書檔案的測(cè)量是實(shí)際的測(cè)定，但由于人為因素等原因的影響，它所測(cè)量的結(jié)果的伸縮性較大。例如，當(dāng)所排列的文書檔案較密時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較小，而當(dāng)所排列的文書檔案較疏時(shí)，其所測(cè)量的數(shù)值就較大，有些排列疏密情況差別明顯的，其測(cè)量的結(jié)果甚至?xí)嗖顜妆丁Ａ硪环矫妫捎谀壳皩?duì)文書檔案的排列疏密情況沒有一個(gè)明確、統(tǒng)一、規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，而不同時(shí)期、不同內(nèi)容的文書檔案在材質(zhì)、厚度等方面也存在差異，導(dǎo)致文書檔案的排列長(zhǎng)度沒有可比性，從而導(dǎo)致測(cè)量結(jié)果的不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

1.3 “公斤” 在現(xiàn)代文書檔案統(tǒng)計(jì)中的缺陷

“公斤”也是目前文書檔案計(jì)量工作當(dāng)中的一個(gè)非常重要的常見計(jì)量單位，它的測(cè)量伸縮性較之“米”有所降低，但其測(cè)定結(jié)果所受的影響因素較多，例如文書檔案的載體、卷皮、濕度、裝訂等等，都能夠直接的作用于計(jì)量結(jié)果。“公斤”作為文書檔案的計(jì)量單位，其主要的計(jì)量方式是“稱重”，然而，在實(shí)際工作中，工作人員所得出的重量值，往往不是單純的文書檔案的自身重量，這不僅導(dǎo)致檔案計(jì)量結(jié)果的不精確，同時(shí)由于稱量工作的工作量較大，因此耗費(fèi)了大量的人力、物力和時(shí)間。

2 文書檔案中計(jì)量單位“件”的優(yōu)越性

眾所周知，文書檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位有一個(gè)代表性的基礎(chǔ)特征，就是不可再分性，也就是其統(tǒng)計(jì)結(jié)果不具有伸縮性。而“件”作為文書檔案計(jì)量中最基本、最小的統(tǒng)計(jì)單位恰恰具有這一特點(diǎn)。它是在確保文書檔案依據(jù)和憑證作用前提下的最小計(jì)量單位。同時(shí)，“件”也具有絕對(duì)性，能夠明確、有效的區(qū)分不同的文書檔案，從而更加方便了人們查閱，充分的發(fā)揮了文書檔案的依據(jù)和憑證作用。用“件”作為文書檔案統(tǒng)計(jì)工作的計(jì)量單位，能夠有效的降低和避免“卷”、“米”、“公斤”等計(jì)量單位在統(tǒng)計(jì)工作中存在的缺陷和不足，同時(shí)用“件”作為文書檔案的計(jì)量單位，也能快速、準(zhǔn)確地對(duì)其進(jìn)行整理、歸檔，大大提高了其使用價(jià)值。因此它不光能夠準(zhǔn)確、全面的反映出文書檔案本身的實(shí)際規(guī)模和數(shù)量，加強(qiáng)了文書檔案統(tǒng)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)性和規(guī)范性，也為文書檔案的提供利用創(chuàng)造了價(jià)值。

3 結(jié)語(yǔ)

文書檔案工作作為記錄政府、部門或組織等活動(dòng)歷史的重要資料內(nèi)容，其在內(nèi)容、形式、管理等方面隨著當(dāng)前社會(huì)時(shí)代改變以及高新技術(shù)的發(fā)展也發(fā)生了巨大的變化，最為顯著的就是增加了電子檔案資料的存儲(chǔ)。而這些新出現(xiàn)的文書檔案存儲(chǔ)手段（途徑）也使得計(jì)量單位出現(xiàn)而來(lái)極大的變動(dòng)，導(dǎo)致傳統(tǒng)的一些計(jì)量單位不再適應(yīng)當(dāng)前文書檔案計(jì)量的實(shí)際發(fā)展需求。經(jīng)過(guò)實(shí)際分析討論，“件”這一計(jì)量單位由于能較為準(zhǔn)確、詳細(xì)的反映出文書檔案的規(guī)模和數(shù)量，能夠作為當(dāng)今文書檔案的計(jì)量單位。同時(shí)，隨著時(shí)間的推移，相信還會(huì)出現(xiàn)更加準(zhǔn)確、更加具有說(shuō)服力的計(jì)量單位，從而更好的促進(jìn)文書檔案計(jì)量統(tǒng)計(jì)工作實(shí)現(xiàn)其規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和統(tǒng)一化。

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