探究文書檔案計量單位的比較

魏秦

摘要：目前，我國的文書檔案統計工作中存在許多的計量單位，這些計量單位有些是傳統保留下來的，有些則是隨著時代變化新產生的。在某些統計環節中，有些計量單位已經不能夠滿足當前文書檔案統計的實際發展需要，因此，必須尋找新的計量單位加以替代。本文就當前文書檔案統計工作中使用的計量單位進行分析和比較，使人們更好的了解和認識到各種計量單位的優點和不足，從而在今后的文書檔案統計中選擇最佳單位進行計量統計，進而促進和推動我國文書檔案統計工作更好的發展。

關鍵詞：文書檔案；計量單位；比較

計量單位，主要是用來表示同自身相對比的同種事物量大小所采用的特定量以及約定的定義。目前，在我國文書檔案統計工作中，常用的計量單位主要包括有“卷”、“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等，其中，最為常用的就是“卷”和“米”。隨著社會時代的發展，文書檔案的整理、存儲形式較之從前發生了巨大的變化，而其計量單位也隨之發生了相應的改變，傳統的一些計量單位已經不能有效的完全滿足當前文書檔案計量的需求，因此，必須根據當前文書檔案的實際情況，選擇準確、有效的計量單位。本文就當前文書檔案統計中使用的計量單位進行分析和比較，使人們更好的了解和認識到各種計量單位的優點和不足，從而在今后的文書檔案工作中選擇最佳單位進行統計。

1 文書檔案中計量單位“卷”、“米”、“公斤”之間的比較

1.1 “卷”在現代文書檔案統計中的缺陷

“卷”是當前我國文書檔案統計中最為常用的一種計量單位，它同“米”、“捆”、“箱”、“公斤”等相比，在準確程度上有著較為明顯的優勢，但仍不能夠全面、精確、有效地反映出文書檔案的規模與數量。目前，我國有些部門，尤其是建立時間較長的部門，在其所現存的文書檔案中，有很大一部分的存儲形式是厚卷形的，有的卷宗當中存儲了多達八、九十件文件，但卷的一般平均值是不超出3件的，因此，同樣的一卷文書檔案，由于內部存儲文件數量的不同，其計量結果甚至會相差幾倍或幾十倍。

1.2 “米”在現代文書檔案統計中的缺陷

“米”作為文書檔案統計工作中規模和數量的計量單位，是依據國際檔案理事會所規定的要求進行確定的。它對檔案的計量方法主要為：將諸多文書檔案進行豎向排列，而后再用米尺對它們進行測量，其所得出的米數數值就是該文書檔案的數量。雖然“米”作為計量單位，對其文書檔案的測量是實際的測定，但由于人為因素等原因的影響，它所測量的結果的伸縮性較大。例如，當所排列的文書檔案較密時，其所測量的數值就較小，而當所排列的文書檔案較疏時，其所測量的數值就較大，有些排列疏密情況差別明顯的，其測量的結果甚至會相差幾倍。另一方面，由于目前對文書檔案的排列疏密情況沒有一個明確、統一、規范的標準，而不同時期、不同內容的文書檔案在材質、厚度等方面也存在差異，導致文書檔案的排列長度沒有可比性，從而導致測量結果的不準確、不規范。

1.3 “公斤” 在現代文書檔案統計中的缺陷

“公斤”也是目前文書檔案計量工作當中的一個非常重要的常見計量單位，它的測量伸縮性較之“米”有所降低，但其測定結果所受的影響因素較多，例如文書檔案的載體、卷皮、濕度、裝訂等等，都能夠直接的作用于計量結果。“公斤”作為文書檔案的計量單位，其主要的計量方式是“稱重”，然而，在實際工作中，工作人員所得出的重量值，往往不是單純的文書檔案的自身重量，這不僅導致檔案計量結果的不精確，同時由于稱量工作的工作量較大，因此耗費了大量的人力、物力和時間。

2 文書檔案中計量單位“件”的優越性

眾所周知，文書檔案統計工作的計量單位有一個代表性的基礎特征，就是不可再分性，也就是其統計結果不具有伸縮性。而“件”作為文書檔案計量中最基本、最小的統計單位恰恰具有這一特點。它是在確保文書檔案依據和憑證作用前提下的最小計量單位。同時，“件”也具有絕對性，能夠明確、有效的區分不同的文書檔案，從而更加方便了人們查閱，充分的發揮了文書檔案的依據和憑證作用。用“件”作為文書檔案統計工作的計量單位，能夠有效的降低和避免“卷”、“米”、“公斤”等計量單位在統計工作中存在的缺陷和不足，同時用“件”作為文書檔案的計量單位，也能快速、準確地對其進行整理、歸檔，大大提高了其使用價值。因此它不光能夠準確、全面的反映出文書檔案本身的實際規模和數量，加強了文書檔案統計的標準性和規范性，也為文書檔案的提供利用創造了價值。

3 結語

文書檔案工作作為記錄政府、部門或組織等活動歷史的重要資料內容，其在內容、形式、管理等方面隨著當前社會時代改變以及高新技術的發展也發生了巨大的變化，最為顯著的就是增加了電子檔案資料的存儲。而這些新出現的文書檔案存儲手段（途徑）也使得計量單位出現而來極大的變動，導致傳統的一些計量單位不再適應當前文書檔案計量的實際發展需求。經過實際分析討論，“件”這一計量單位由于能較為準確、詳細的反映出文書檔案的規模和數量，能夠作為當今文書檔案的計量單位。同時，隨著時間的推移，相信還會出現更加準確、更加具有說服力的計量單位，從而更好的促進文書檔案計量統計工作實現其規范化、標準化和統一化。

參考文獻

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