關于協同創新背景下的高校接待工作

胡曉娥　李星

摘 要：在當今協同創新成為高校新時期發展的新要求背景下，接待工作逐步發展成為高校管理工作的重要組成部分，成為高校加強對外聯系的橋梁和紐帶。高校接待工作水平的高低，直接反映了高校的文化內涵和管理水平，影響著高校的形象和發展。

關鍵詞：協同創新；高校接待工作；思考

作者簡介：胡曉娥（1969-），江西科技師范大學副教授，碩導，在讀博士，研究方向為馬克思主義原理、高等教育學；李星（1974-），江西科技師范大學教授，研究方向為高職教育。

中圖分類號：G710 文獻標識碼：A 文章編號：1001-7518（2012）35-0015-02

一、對高校接待工作內涵的理解

“高校對外接待工作，是指對來校從事考察調研、出席會議、檢查指導、學習交流等公務活動的專家或領導的接待與服務工作。”[1]當前，高校接待工作早已不是簡單意義上的迎來送往、管吃管住等行政事務性工作，而更多地是成為高校文化內涵的外在表現形式。筆者結合多年來的接待工作實踐，認為接待工作是辦公室的一項經常性工作，也是一項具有豐富內涵的綜合性工作，包括接待主體、接待客體、接待目標、接待內容、接待方式、接待類型等內容。具體地說，從接待主體來看，主要指學校領導、辦公室及相關職能部門的人員、其他參與接待的工作人員；從接待客體來看，主要包括上級教育主管部門、政府部門、兄弟院校、科研機構、企業等外部單位，分團組或個人形式；從接待目標來看，主要是為高校教學、學科、科研及管理等工作提供服務；從接待內容來看，主要是最大限度地滿足客人完成來訪任務的愿望和要求，并為之提供優質服務；從接待方式來看，主要是根據來訪者的情況確定接待規格、程序和方式；從接待類型來看，主要分接待國內來訪、國外來訪和接待上級來訪、平級來訪、下級來訪及群眾來訪。總之，在不同時期、不同地區、不同高校的接待工作各不相同，但從發展趨勢來看，都是大有作為、大有可為的。

二、新時期高校接待工作需把握的幾點原則

一是規范性。規范性是做好接待工作的重要基礎。“接待工作要依據黨和國家的政策法規，根據組織紀律制度進行接待安排。”[2]高校接待工作和其他性質的接待工作一樣，并不是隨意、沒有約束的，而是有法可依、有章可循的。2006年10月，中共中央辦公廳和國務院辦公廳印發了《黨政機關國內公務接待管理規定》，明確規定了公務接待的范圍、原則、標準、程序、紀律等；2012年7月，國務院公布了《機關事務管理條例》，對“三公”經費使用作了明確規定，高校應以此為依據，結合實際，加快制定學校公務接待實施辦法，做到按制度辦事、用規范保證接待工作順利完成。

二是程序性。程序性是做好接待工作的重要保障。沒有規矩，不成方圓。接待工作涉及的人員、環節、流程繁多，如果沒有程序保障，是難以保證各項工作有條不紊地進行。接待工作在程序上主要分前期準備、落實實施、總結提高等階段，具體包括收集來賓情況、制定接待工作方案、準備接待材料、迎接來訪賓客、安排住宿飲食、組織雙方活動、歡送來訪賓客、處理善后工作等事項。只有從接待方案制定到執行，從信息反饋到吃住行安排等各個接待環節上都制定出完備的規則和程序，并嚴格按程序辦事，按規則操作，才能確保接待工作任務順利完成。

三是靈活性。靈活性是做好接待工作的重要保證，也是創新工作的重要形式。接待工作的主體和客體都是人，在接待過程中存在一定的可變性，可能有一些意想不到、突如其來的事情發生，需要接待人員頭腦靈活，隨機應變，在短時間內采取行之有效的應對措施，保證接待工作順利進行。如果接待人員沒有較強的應變能力和協調組織能力，就難以妥善處理好臨時變化或突發事件，最大限度降低對接待工作的影響。如客人的宗教信仰、民族、國別等方面的不同，對住宿、飲食等方面的要求各有所異，如果事先予以考慮安排，就會避免給客人造成不必要的麻煩或不便，讓客人感到溫馨和舒心。

三、對做好協同創新背景下高校接待工作的幾點思考

（一）創新接待工作理念

要做好高校接待工作，創新思想觀念是首要。一是要樹立平等觀念。學校對待任何來訪者，無論是上級機關，還是基層單位，無論是領導干部，還是普通群眾，都應一視同仁，平等相待，熱情服務。二是要樹立以人為本的理念。以人為本落實到接待工作中，就是要以來訪者為本，在接待過程中最大程度地把握人性化特點，體現人性化關懷，做到以情感人，用心接待。三是要樹立大接待的理念。要積極拓展接待的時空，不局限在校園，不局限于校園文化，要把高校接待與地方豐富的自然資源和歷史文化資源結合起來，實現校園文化與地域文化的有機對接，拓展接待工作的外延，提升接待工作的文化內涵。四是要樹立精細化服務的理念。細節決定成敗。接待工作要高標準、嚴要求，考慮周全，力求每一個環節、每一個細節做到精益求精，實現最大限度地為來訪者提供優質服務。五是要樹立特色品牌的理念。要把接待工作作為宣傳學校的平臺，樹立“以特色求發展”的理念，挖掘特色資源，打造特色服務，培育特色品牌，力求做到“人無我有、人有我精、人精我特”，突出“個性化、特色化”服務，把接待工作做出新意、做出精品，以此提升學校的知名度和美譽度。

（二）創新接待工作方式

我們認為，新時期高校接待工作方式既要有校內接待，還要有校外接待。高校接待工作與一般性接待工作相比，不僅僅是迎來送往，更為重要的是樹立學校良好形象，為學校發展創造更好的外部環境，是一個校內接待、校外接待一體化模式。做好校內接待，主要是讓來訪者在較短時間內了解學校的辦學歷史、整體狀況、辦學特色和優勢，實現來訪意圖，這也是高校接待工作的主要方式。做好校外接待，主要是讓來訪者了解學校所在地區的歷史文化、風土人情及自然風光，從而進一步加深對學校的印象。因此，充分利用地區文化旅游資源，讓來訪者在游覽地方名勝古跡、自然山水的過程中切身感受地方豐富歷史文化資源的魅力，加深對學校所在地區的文化了解，這是新時期高校接待工作的拓展和延伸。同時，校外接待還能積極促進高校的發展。一方面，對來訪者來說，不僅會留下深刻印象，還進一步增進與學校的感情和友誼，為學校發展創造更加良好的合作氛圍；另一方面，對學校來說，也是一次難得的學習機會，通過與來訪者更多時間的接觸，學習來訪單位好的經驗和做法，推動學校各項工作的開展。

（三）構建大接待工作機制

我們認為，新時期高校接待工作是一個系統工程，牽涉面廣、工作量大，不僅僅是接待對口部門的事，也是學校各個部門的事，事關全局，需要全校各部門、各單位協調聯動，互相配合，共同完成。新時期高校接待工作的定位要著實高一點，要將其放在學校事業發展的宏觀大局中考量，構建以辦公室統籌，各職能部門、相關單位及有關人員協同的學校大接待工作機制，以提高工作效率和工作水平。一是要設立專門接待工作機構。一般來說，各高校負責接待工作的對口部門是辦公室，由辦公室內設的行政科或綜合科具體實施。隨著高校事業的發展和高校接待任務的日益增多，筆者認為，可以根據學校實際情況，設立專門負責接待的工作機構，為副處級建制，由辦公室副主任兼任負責人，配備專職工作人員，明確工作職責和范圍，負責組織調配全校接待資源，統籌管理學校接待場所，以提高接待工作效率和水平。二是要完善接待工作制度。凡事預則立，不預則廢。要貫徹落實好上級部門關于接待工作的各項政策規定，把建立和完善接待工作規章制度作為一項重要的基礎性工作來抓，對接待工作的范圍、規格、流程、細節、標準進行規定，嚴格規范接待行為，努力在接待中形成按制度辦事，用制度管人的良好氛圍，確保接待工作高效有序進行。三是要嚴格管好接待經費。嚴格管理好和使用好接待經費，是貫徹落實好黨風廉政建設的要求，也是勤儉接待、維護好學校良好形象的需要。要按照“勤儉節約、優質服務、從嚴控制”的原則，對接待經費實行統一管理使用，重點抓好經費管理的關鍵環節，實行經費使用全過程監督。四是要強化組織協調。接待工作面寬、量大，涉及方方面面，需要整合校內接待資源，加強各部門的通力協作、密切配合，同時，也需要密切與賓館、酒店、景區、機場等校外接待場所之間的聯系，做到相關信息掌握及時、準確。五是要提高接待人員綜合素質。通過組織學習培訓、外出參觀考察、參與重大接待等方式，切實提高接待人員的政治素質、知識層面、業務能力和工作作風，做到“內強素質、外樹形象”，以便更好地做好接待工作。

（四）彰顯接待工作特色

精心打造接待工作特色，推動接待工作上層次、上水平，是做好新時期高校接待工作的關鍵所在。一是要充分發揮地方資源的特色和優勢。要積極借力于地方豐富的歷史文化資源和自然山水資源，為我所用，為接待工作創造更加良好、和諧的外部環境，提供更加周到、優質的服務，增進友誼，加深感情。如在用餐場所的選擇上盡量注重地方文化氛圍的營造，在餐飲安排上盡量突出地方特色菜、精品菜，使客人在用餐中領略和感受地方文化特色，加深良好印象。二是要充分發揮專家學者的“名人效應”。“高校接待工作具有明顯的人才培養、科學研究和學術交流特點，具有濃厚的‘學術味，呈現明顯的‘高校特色。”[3]高校是各種人才、精英集中的地方，每所學校都擁有一些社會知名的專家學者。如果在安排接待工作時，適當安排來訪者熟悉或知曉的專家、學者參與，既能增加接待工作的學術性，又能提升接待工作的品位，產生更好的接待效果。三是要充分展示學校的辦學特色。接待工作一定要緊緊抓住高校的性質、特點、作用和要求，在座談交流、介紹情況時充分展示學校的辦學特色和優勢，凸顯辦學特色的成果，讓來訪者感到記憶深刻，不虛此行，有利于提高學校的聲譽和影響力。如筆者所在的學校作為一所培養應用型專門人才的職業技術師范類大學，在旅游管理專業建設上就很有特色，本著“校企結合，產教互促”的思想創建了江西亞細亞國際旅行社，將其作為學生校外實習基地建設，致使課堂教學與實踐環節緊密相結合，學生在學完專業理論知識后，可以進入旅行社實習，不僅能給學生提供旅行社業務的頂崗實訓，而且能夠培養學生的創新意識，增強學生動手實踐能力，把學生打造成為創新型、應有型人才。在介紹學校整體概況后，安排來訪者享受旅行社的全真服務，在領略地方旅游文化的同時，又實地考察了教學成果，極大地發揮了接待工作在學校對外宣傳的獨特作用。

總之，高校接待工作至關重要，但任重而道遠。在協調創新背景下做好高校接待工作，關鍵在于要把接待工作放到圍繞學校中心工作、服務學校改革發展大局的格局中去謀劃，放到充分展示地方歷史文化、促進地方經濟建設的大局中去發展，不斷豐富接待工作內涵，不斷創新接待工作方式方法，不斷提升接待服務水平，以更好地為學校發展和地方經濟建設服務。

參考文獻：

[1]陸穎.新形勢下高校對外接待工作優化淺探[J].中國管理信息化，2012（5）：128-129.

[2]丁坤.新形勢下高校對外接待工作優化的思考[J].文教資料，2010（11）：166-167.

[3]戴育濱.新時期高校接待工作初探[J].長沙鐵道學院學報，2010（6）：232-234.

責任編輯 夏煥堂